文秘档案管理规章制度范文（2篇）

文秘档案管理规章制度范文第一章总则第一条为确保文秘档案管理的规范化，维护机关和企事业单位文秘工作的有序运行，特制定本规定。第二条本规定适用于所有机关和企事业单位的文秘人员。第三条文秘档案管理应遵循合法性、规范性、高效性和保密性的原则。第四条各机关和单位需设立专门的文秘档案管理部门，负责制定、执行和监督文秘档案管理的具体措施。第五条档案管理需建立科学、完整的制度，以确保档案的有效利用和长期保存。第二章文秘档案的归档和整理第六条文秘档案应按类别和重要性进行归档处理。第七条归档前，需对档案进行整理，剔除冗余和无用信息。第八条归档时，应按照统一的分类标准进行文件分类，并在文件夹上注明文档基本信息。第九条归档后，文件夹应存入专用档案柜，同时做好标注和登记工作。第三章文秘档案的借阅和查询第十条文秘档案的借阅和查询需遵循审批流程，借阅人需填写申请并获主管批准。第十一条借阅期限通常为七个工作日，如需延长，需提前向部门申请。第十二条借阅期间，借阅人应确保档案的完整性和安全性，禁止对文件进行涂改或损坏。第十三条查询文秘档案由专门人员负责，查询结果应及时反馈给申请人。第四章文秘档案的转移和销毁第十四个文秘档案的转移应按照内部规定，由管理部门统一安排执行。第十五条转移档案时，需制定详细转移计划，包括档案数量、种类、接收方和时间等，严格按计划执行。第十六条档案销毁应遵守相关法律法规，确保合法、安全和环保的销毁过程。第十七条销毁过程中，需有专人监督销毁数量，销毁后应及时制作销毁证明。第五章文秘档案的安全保密第十八条文秘档案应存放在专用保密柜中，以保障档案安全。第十九条保密柜的使用需严格权限管理，每次开启应记录并确保保密柜的密封性。第二十条文秘档案的借阅和查阅需遵循保密审批制度，禁止泄露、外借和篡改档案。第二十一条档案传输和交流应采取安全措施，禁止使用非安全通道和设备。第六章文秘档案的电子化管理第二十二条文秘档案的电子化管理需建立完善的电子档案系统，确保档案的安全、准确和使用便捷。第二十三条电子化管理应遵循规定的格式和标准，对档案进行数字化、归类和存储。第二十四条电子档案的备份和恢复应定期进行，备份数据应存放在安全的地方，防止数据丢失。第七章监督与责任追究第二十五条监督人员应定期检查评估文秘档案管理工作，发现问题及时整改。第二十六条对违反本规定的行为，将依据单位规定进行纪律和责任追究。第二十七条对档案管理部门和人员的失职、渎职行为，将依法追究法律责任。第八章附则第二十八条本规定的解释权归机关和企事业单位文秘工作部门所有。第二十九条本规定的修订需经过单位内部合法程序，并报相关主管部门备案。文秘档案管理规章制度范文（二）一、目标与适用范围本规定旨在规范秘书部门的档案管理工作，以确保档案的完整性、安全性和精确性，为组织的日常运营提供坚实的支撑和保障。本规定适用于所有从事秘书工作的员工。二、档案管理原则1.职责担当：每位秘书人员需妥善执行档案管理任务，确保档案的完整性和保密性。2.标准操作：处理档案时，应遵循既定的程序和标准，避免非正规操作导致的档案损毁或遗失。3.保密安全：严格保护档案的机密性，禁止私自复制、泄露或传播档案内容。4.定期整理：定期对档案进行系统性的整理和归档，以保持档案的有序性和可检索性。5.准确记录：在处理档案过程中，需准确记录相关档案信息，以保证档案的真实性和可靠性。三、档案分类与归档1.根据档案的性质和用途，将档案划分为不同类别，如行政文件、会议记录、合同协议等。2.类别划分原则是相同性质和用途的档案应归入同一类别。3.对归档文件进行统一编号，并在封面注明档案名称、编号及存放位置。4.档案归档应遵循时间顺序，确保先产生的文件先归档。四、档案管理与交接1.档案管理由专人负责，档案管理人员应具备一定的档案管理知识和经验。2.管理人员需制定并执行档案管理计划，确保档案的及时整理和归档。3.在工作交接时，档案管理人员需确保档案信息的准确性，并确保档案安全交接。五、档案的保管与查阅1.档案应存放在专用的档案室内，以确保其安全。2.定期对档案室进行安全检查，以执行有效的防火、防潮和防盗措施。3.未经许可，任何人不得擅自进入档案室。4.档案室内应按分类和编号有序存放，并做好标识和记录。5.需要查阅档案时，需向档案管理人员申请，经批准后方可查阅，查阅后应立即归还。六、档案的保密与复制1.档案管理人员应保守档案机密，严禁私自复制、泄露或传播档案内容，必要时需采取相应安全措施。2.对于需要复制的档案，需经过合法授权，并在复制过程中做好记录和登记。七、档案的销毁与报废1.对过期或不再需要的档案，应及时进行销毁或报废处理。2.档案的销毁和报废需经过审批，并按照规定程序进行，以确保档案的安全处理。八、档案管理考核与奖惩1.档案管理人员应接受定期的档案管理考核，以保证管理工作的质量和效果。2.对于违反规定的行为，应及时处理和纠正，并可依据情况实施相应的奖惩措施。九、附则本规定自发布之日起