XXX公司公文处理办法

-18-关于印发《XXX公司公文处理办法》的通知公司各部门、各单位：为了提高公司公文处理工作的质量和效率，根据“制度建设年”工作要求及公司规章制度工作计划安排，修订后的《XXX公司公文处理办法》经2021年第11次总经理办公会会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。XXX公司2021年12月20日XXX公司公文处理办法第一章总则第一条为提高XXX公司（以下简称公司）公文处理工作的质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），结合公司工作实际，制定本办法。第二条公司、公司委员会（以下简称公司党委）、纪律检查委员会（以下简称公司纪委）应执行本办法。第三条公司、公司党委、公司纪委公文是实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。第四条公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条公司办公室是公文处理工作的管理部门，并负责指导各部门和各单位的公文处理工作。第七条公司各部门、各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，严格执行本办法并加强对本部门、本单位公文处理工作的指导和检查。第八条公司各部门、各单位应当指定专职或兼职人员负责本部门、本单位公文校核工作。负责公文校核的人员，应当忠于职守，熟悉公文处理的有关规定，并保持相对稳定，人员变动时，要做好工作交接。第二章公文种类形式第九条公文种类主要有：决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等10种。（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）通知适用于印发规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和调配干部等。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（五）报告（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复适用于答复公司各单位的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十）纪要适用于记载会议情况和议定事项。第十条公文的主要形式为文件式公文、信函式公文、传真文件、专用文件、签报、部门信函式公文。第十一条各类公文的适用范围：（一）文件式公文。用于向有关部门、上级单位呈报请示、报告和意见，传达贯彻国家、上级单位等路线、方针、政策，印发公司、公司党委、公司纪委制定的规章制度和规范性文件，作出重要工作安排，奖惩有关单位和人员，公司有关人事任免，答复公司各单位报请审批事项，通知重要事项，转发有关主管部门重要文件等。（二）信函式公文。用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；转发有关主管部门事务类文件；向公司各单位布置事务类工作等。（三）传真文件。用于紧急情况下发送的公文。（四）专用文件。指在一定范围内使用、有特别版头和处理程序的公文。须经公司批准的常用性审批公文，主管部门应当采用专用文件。（五）签报。用于公司各部门向公司领导请示问题或报告工作等。（六）部门信函式公文。用于各部门依据部门职责，对职权范围内的事项与部门之间商洽工作、征询意见或答复问题，向公司各单位布置事务类工作、征询意见或答复问题等。第三章公文格式第十二条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标明份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注密级和保密期限。公司不具有确定国家秘密的权限，但应遵从国家秘密事项，根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”；涉及公司商业秘密的事项，应当按照公司商业秘密保护有关规定，根据涉密程度分别标注“核心商秘”“普通商秘”。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年；商业秘密的保密期限，可以预见时限的以年、月、日计，不可以预见时限的应当标注“长期”或者“公布前”。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”（7个工作日办结）、“加急”（10个工作日办结）；传真文件应当分别标注“特提”（24小时办结）、“特急”（3天办结）、“加急”（5天办结）、“平急”（7天办结）。（四）发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或规范化简称；联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，主办单位排列在前，也可以单独用主办单位名称。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。其中发文单位可视情况加以省略，但应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般用2号小标宋体字，采用前置介词结构形式，通常使用介词“关于”，分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不宜多头主送。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件（不包括转发、印发、报送件），在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。联合行文时，发文单位均要署名。（十二）成文日期。署发文单位负责人签发的日期或会议通过日期为准。成文日期一般右空四字编排。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。年、月、日要完整，不得省略。（十三）印章。公文除“纪要”和传真文件外，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合行文时，发文单位均要加盖印章。（十四）附注。公文需要说明的其他事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（十五）附件。公文正文的说明、补充或参考材料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。转发、印发或报送的文件，应当随同印发，但不必标明“附件”字样。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。（十七）印发单位和印发日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第十三条公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准执行。第十四条公文用纸幅面采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。第十五条规章制度格式标准执行公司规章制度制定办法的相关要求。第四章行文规则第十六条行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。第十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十八条向上级单位行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位、同级单位及公司领导，不得抄送公司各单位。（二）公司各单位的请示事项，如需以公司名义向上级单位请示的，应当提出倾向性意见后，由公司有关职能部门按公司发文工作流程上报，不得原文转报上级单位。（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（四）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送公文，不得以公司负责人名义向上级单位报送公文。（五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。第十九条向公司各单位行文，应当遵守以下规则：（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送公司领导。（二）公司各部门职权范围内的事项依据部门职责可以非正式文件的形式对公司各单位行文，但只限于一般通知事项，凡涉及管理制度、规定等重要事项，应以公司的名义正式行文。（三）行文涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。第二十条平行文应当遵守以下规则：（一）平行文主要指不相隶属单位之间、部门之间的行文。（二）不相隶属单位之间、部门之间可以相互行文，一般以“函”行文。（三）对不相隶属单位、部门之间的行文，不得有指令性内容。第二十一条同级党、政、工、团组织可以联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。同级党、政之间不能相互行文。党、政部门依据职权可以互相行文。第二十二条凡能发文件的，不得发传真文件；必须发传真文件的，不再发文件；传真文件不得有涉密内容。第二十三条使用“签报”应当遵循以下规则：（一）“签报”须有主办部门主要负责人签字，如事项涉及其他部门职能，应会签有关部门。（二）“签报”不得同时分送两位以上公司领导审批。（三）起草、送审公文时，相关的“签报”应当随公文一并流转并归档。第五章公文拟制第二十四条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十五条公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策、地方政策法规和XXX总公司及公司的有关规定。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施、办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）对涉及其它部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。（七）公司领导应当主持、指导重要公文起草工作。第二十六条公文文稿签发前，应当由发文部门公文专兼职校核人员、发文部门主管负责人、法律审查、发文部门负责人、公司办公室公文处理人员、会签部门负责人、公司办公室（党群工作部、纪委办公室）负责人依次审核。审核重点依次是：（一）发文部门公文专兼职校核人员主要审核：是否符合行文规则和公文起草的有关要求，公文格式是否符合要求。（二）部门主管负责人主要审核：行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文方式与内容是否妥当。（三）法律审查主要审核：是否符合相关法律法规要求。（四）发文部门负责人主要审核：法律审核意见修改情况、行文内容是否妥当。（五）会签部门负责人主要审核：与本部门职责相关内容是否妥当。（六）公司办公室公文处理人员主要审核：是否越级行文，文种使用是否正确，主送单位是否正确规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确，文字、数字、计量单位、标点符号、附件及附件说明等用法是否规范。（七）公司办公室（党群工作部、纪委办公室）负责人主要审核：公文主旨是否清楚，各环节审核意见是否落实，行文主要内容是否符合公司相关规定，涉及其它部门职责范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见，是否有明显语言文字缺陷、层次不清、逻辑混乱。第二十七条拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。第二十八条文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第二十九条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新送审。第三十条以公司、公司党委、公司纪委名义制发的公文，依次由公司总经理、公司党委书记、公司纪委书记签发。公文文稿，一经签发即为定稿，具有正式文件效力。第六章公文办理第三十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第三十二条收文办理主要程序（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息（公文标题、密级、发文字号、发文机关、来文日期、收文编号）和办理情况应当详细记载，一般事务性来文可视情况确定是否登记。（三）初审。对收到的公文应当进行审核，初审的重点是：是否应由本单位、本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定等。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）分办。经审核，对符合规定的公文，应当根据文件内容及部门职责提出处置意见，呈公司领导批示或者送有关部门办理。分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办部门。凡需要限时办理的公文，应当明确办理时限。（五）承办。承办公文应当做到（具体按首办责任制规定执行）：1.承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的,应当在规定时限内办理完毕，确有困难的，应当及时说明；2.需请示公司领导的事项，承办部门应当先行提出处理意见；3.对领导的批示意见或文件办理完毕，应当在文件批转处理单上简要签注承办结果，并签注姓名和日期；4.涉及其他部门职责的，主办部门应当主动与有关部门协商；不能取得一致，报请公司领导协调或裁定；5.审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知；6.对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的公文，应当及时退回公司办公室（党群工作部、纪委办公室），并说明理由。（六）传阅。对需要传阅的公文应当及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。公文的传阅顺序原则上按照公司领导的排序由前向后（办件由后向前）传阅；时限紧急的，由公司办公室（党群工作部、纪委办公室）同时送领导阅批，待领导阅批后收回统一整理。公文传阅过程中，公司领导批示有关部门阅处的，一般需待公文传批完毕后再转相关部门，时限紧急的，由公司办公室（党群工作部、纪委办公室）先行将复印件送承办部门办理，原件继续传阅。应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容：1．上级机关下发的重要文件；2．涉及公司全局利益或局部重大利益的事项；3．无明确归口管理部门，需要领导批示的事项；4．特别紧急的需要领导批示的事项；5．领导交办的事项；6．其它需要领导批示或阅知的事项。（七）催办。公司办公室（党群工作部、纪委办公室）及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。（八）答复。承办部门应当将公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。第三十三条发文办理主要程序（一）复核。已经公司总经理、公司党委书记、公司纪委书记签批的公文，印发前公司办公室（党群工作部、纪委办公室）应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。公文一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效力，需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、印制份数并详细记载。公司、公司党委、公司纪委发文由公司办公室（党群工作部、纪委办公室）登记。（三）印制。纸质文稿由公司、公司党委、公司纪委根据实际需要印制。电子文稿由各部门承办人从办公平台下载已签发鉴印后的PDF文稿自行印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当使用符合保密要求的设备、在符合保密要求的场所印制。（四）核发。需要印制的公文由承办人负责校对，校对人应当对所校文件文字、格式、印制质量进行检查，确认并签字后分发。上行文或其他重要公文，由公司办公室（党群工作部、纪委办公室）进