合同管理制度范本

合同管理制度范本合同编号：__________甲方（卖方/提供服务方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：电子邮箱：乙方（买方/接受服务方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：电子邮箱：一、总则1.目的和依据为了规范合同管理，维护公司的合法权益，根据相关法律法规，特制定本合同管理制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各单位对外签订的各类合同。3.基本原则（1）合法性原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规和政策的规定。（2）平等自愿原则：合同当事人在法律地位上是平等的，应遵循自愿、公平、等价有偿、诚实信用的原则订立合同。（3）风险防范原则：在合同签订和履行过程中，应充分考虑可能出现的风险，并采取相应的防范措施。二、合同管理机构及职责1.合同管理部门的设置公司设立合同管理部门，负责公司合同的统一管理工作。2.合同管理部门的职责（1）制定和完善合同管理制度，规范合同管理流程。（2）参与重大合同的谈判、起草和审核工作，提出法律意见和建议。（3）负责合同的登记、编号、归档和保管工作，建立合同管理台账。（4）监督合同的履行情况，及时发觉和解决合同履行中出现的问题。（5）处理合同纠纷，维护公司的合法权益。3.其他相关部门的职责（1）业务部门负责合同的起草、洽谈和初步审核工作，保证合同内容与业务需求相符。（2）财务部门负责合同的财务审核工作，审查合同中的价款、支付方式、发票等财务事项。（3）审计部门负责对合同的签订和履行情况进行审计监督，防范合同风险。三、合同的起草与审核1.合同起草的要求（1）合同起草应做到内容完整、条款明确、语言规范、权利义务对等。（2）合同起草人员应了解合同涉及的业务内容和相关法律法规，保证合同的合法性和有效性。2.合同审核的流程（1）合同起草完成后，由业务部门进行初步审核，审核通过后提交合同管理部门进行审核。（2）合同管理部门对合同进行法律审核，审核通过后提交财务部门进行财务审核。（3）财务部门对合同进行财务审核，审核通过后提交公司领导审批。3.审核内容及要点（1）合同主体的资格和资质是否合法有效。（2）合同内容是否符合国家法律法规和政策的规定，是否存在违法违规条款。（3）合同条款是否完整、明确，权利义务是否对等，是否存在歧义或模糊不清的条款。（4）合同的履行方式、期限、地点等是否明确合理。（5）合同的违约责任是否明确、合理，是否具有可操作性。（6）合同的争议解决方式是否合法有效，是否有利于维护公司的合法权益。四、合同的签订与履行1.合同签订的程序（1）经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代理人签订。（2）签订合同应使用公司统一制定的合同文本，如确需使用对方提供的合同文本，应经合同管理部门审核同意。（3）合同签订后，应加盖公司合同专用章或公章。2.合同履行的监控（1）合同签订后，业务部门应负责合同的履行工作，及时跟踪合同履行情况，保证合同按时履行。（2）合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发觉和解决合同履行中出现的问题。（3）如发觉对方可能违约或已经违约，业务部门应及时采取措施，防止损失扩大，并及时通知合同管理部门。3.合同变更与解除（1）合同变更或解除应符合法律法规和合同约定的条件。（2）合同变更或解除应由双方协商一致，并签订书面协议。（3）如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，应及时通知对方，并按照法律法规和合同约定处理。五、合同的档案管理1.合同档案的收集（1）合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料移交合同管理部门。（2）合同管理部门应负责收集合同履行过程中的各类文件和资料，如验收报告、付款凭证、变更协议等。2.合同档案的整理（1）合同管理部门应按照合同编号和类别对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录。（2）对合同档案中的文件和资料应进行装订或归档，保证档案的完整性和安全性。3.合同档案的保管与利用（1）合同档案应妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。（2）公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写查阅申请单，经合同管理部门负责人批准后查阅。（3）如需复制合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并办理登记手续。六、合同的纠纷处理1.纠纷的预防（1）在合同签订前，应充分了解对方的资信情况和履约能力，避免与信誉不良或履约能力差的单位签订合同。（2）在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调，避免产生纠纷。（3）加强对合同管理人员和业务人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范能力。2.纠纷的处理流程（1）当合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。（2）合同管理部门应及时进行调查核实，分析纠纷产生的原因和责任，并提出处理意见。（3）如双方能够协商解决，应签订书面协议，明确解决纠纷的方式和结果。（4）如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。3.纠纷处理的责任划分（1）因合同签订或履行过程中一方违反法律法规或合同约定而导致纠纷的，由违约方承担相应的责任。（2）如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致纠纷的，双方应按照法律法规和合同约定分担责任。七、合同的监督检查1.监督检查的内容（1）合同管理制度的执行情况，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节是否符合制度规定。（2）合同的履行情况，包括合同当事人是否按照合同约定履行义务，是否存在违约行为。（3）合同档案的管理情况，包括合同档案的收集、整理、保管和利用是否符合规定。2.监督检查的方式（1）定期检查：合同管理部门定期对公司及所属各单位的合同管理情况进行检查。（2）不定期抽查：根据工作需要，对部分合同的签订和履行情况进行抽查。（3）专项检查：针对合同管理中的重点问题或薄弱环节，进行专项检查。3.问题整改与责任追究（1）对监督检查中发觉的问题，合同管理部门应及时下达整改通知书，要求相关单位和人员限期整改。（2）对违反合同管理制度的单位和人员，应按照公司有关规定追究责任。八、合同的授权管理1.授权的范围与程序（1）公司根据业务需要，对合同签订人员进行授权。授权范围包括合同的签订、变更、解除等事项。（2）授权程序为：由被授权人提出申请，经所在部门负责人审核，报公司领导批准后，由合同管理部门办理授权手续。2.授权的变更与终止（1）如授权事项发生变化或被授权人不再具备授权条件，应及时办理授权变更或终止手续。（2）授权变更或终止应由被授权人提出申请，经所在部门负责人审核，报公司领导批准后，由合同管理部门办理相关手续。3.越权签订合同的处理（1）对越权签订合同的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。（2）如越权签订的合同给公司造成损失的，由越权签订合同的人员承担相应的赔偿责任。九、合同的保密管理1.保密义务的范围（1）合同当事人在合同签订和履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密和其他机密信息。（2）公司内部涉及合同管理的相关人员对合同内容和合同管理信息负有保密义务。2.保密措施的实施（1）合同当事人在签订合同时应签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。（2）公司内部应建立健全保密制度，加强对合同管理人员和业务人员的保密教育，提高其保密意识。3.违反保密义务的责任（1）如合同当事人违反保密义务，应按照保密协议的约定承担违约责任。（2）如公司内部人员违反保密义务，应按照公司有关规定追究责任，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。十、合同的信息化管理1.信息化管理的目标通过建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和自动化，提高合同管理效率和质量。2.信息系统的建设与维护（1）公司应投入必要的人力、物力和财力，建设合同管理信息系统。（2）合同管理信息系统应具备合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、统计分析等功能。（3）公司应指定专人负责合同管理信息系统的维护和管理，保证系统的正常运行。3.数据安全与备份（1）公司应加强对合同管理信息系统数据的安全管理，采取必要的安全措施，防止数据泄露、丢失或损坏。（2）公司应定期对合同管理信息系统数据进行备份，保证数据的安全性和完整性。十一、附则1.解释权本合同管理制度由公司合同管理部门负责解释。2.修订与完善本合同管理制度根据国家法律法规和公司实际情况进行修订和完善。3.生效日期本合同管理制度自发布之日起生效。十二、附件1.相关表单及模板（1）合同审批表（2）合同变更申请表（3）合同解除申请表（4）合同纠纷处理