深圳市智慧园区开发运营有限公司报账流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司概况................................................................................................................1

2财务报账现状.......................................................................................................1

2.1差旅费报销.................................................................................................2

2.2会议(集体活动)费报销...............................................................................3

2.3招待费报销.................................................................................................4

2.4其他费用类.................................................................................................5

3报账流程存在的问题............................................................................................6

3.1信息传输受阻............................................................................................6

3.2财务咨询回复效率低.................................................................................8

3.3报销业务流程繁复.....................................................................................9

4报账流程的优化设计..........................................................................................11

4.1系统互联互通...........................................................................................11

4.2报销咨询即时回复...................................................................................11

4.3业务流程自动化.......................................................................................12

5总结.....................................................................................................................16

参考资料.................................................................................................................17

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深圳市智慧园区开发运营有限公司报账流程

优化设计

1公司概况

深圳市智慧园区开发运营有限公司是一家综合性开发经营企业，成立于

1979年，在交通运输、金融保险、工业制造、贸易、旅游、地产等多个领域均

有涉猎。近年来，企业将主要业务界定为园区开发与运营、社区开发与运营和

邮轮产业建设与运营三大业务板块，以建设智慧城市、智慧商圈、智慧街区等

为战略目标，推动城市升级发展，业务规模稳步扩张。

图1-1公司组织架构图

2财务报账现状

按照深圳市智慧园区开发运营有限公司将报销业务类型划分为四大类:差旅

费报销、业务招待费报销、会议(集体)费用报销以及其他费用报销，并分别制定

申请人部门/项目财务部财务部财务部财务部

不同的报销流程。基本流程是由员工登入共享平台填制报销单信息，再进行初负责人初审复核经理总监

报审与复核。经审批通过的报销申请，将交回财务科出纳付款，同时会计人员进

销行账务处理。从总体上看，深圳市智慧园区开发运营有限公司报销流程环环相开始

申

扣，在多个控制节点设置审批程序，保障费用支出的真实合理，避免各环否否否否否节可

请

填写报1

销单

报是是是是

销审核审核审核审核审核

审

核

出纳付款

支是是

付

登记入账

款

项

结束

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能出现的违规现象。具体流程见图2-1所示。

图2-1线上财务报销基本流程

2.1差旅费报销

差旅费报销业务主要是指员工因公异地出差、工作调动、学习培训等产生

的差旅费、住宿费、差补等报销核算。具体报销流程如下图2-2所示。

2

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申请人部门/项目财务部财务部财务部

负责人初审复核经理

报

销开始

申否否否否

请

填写报

销单

报是是是

销审核审核审核审核

审

核

出纳付款

支

付

登记入账

款

项

结束

图2-2差旅费报销流程

2.2会议(集体活动)费报销

会议(集体活动)费是因工作或业务需要召开的会议(集体活动)产生的所有合

理费用，包括会议场所租赁费、会务资料费、交通费、咨询费、茶水费、餐费、

住宿费等。具体报销流程如下图2-3所示。

3

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部门/项目财务部财务部财务部分管公财务部

申请人

负责人初审复核经理司领导总监

报

1.报销预否

销

算申请审核

申

请通过

填写报否否否

销单

报是是是是是

销审核审核审核审核审核审核

审

核

出纳付款

支是是

登记入账

付

金额≦10000<

款

10000金额≦金额>30000

项结束

30000

图2-3会议(集体活动)费报销流程

2.3招待费报销

招待费是指为企业生产经营和管理需要，与接待客户、合资合作方以及其

他外部相关人士开展的商务活动产生的费用。主要包括接待活动过程中发生的

餐饮、住宿、参观考察、交通、礼品等费用。具体报销流程如下图2-4所示。

4

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部门/项目财务部财务部财务部分管公财务部

申请人

负责人初审复核经理司领导总监

报

销开始

申

请

填写报否否否否否否

销单

报是是是是是

销审核审核审核审核审核审核

审

核

出纳付款

支

登记入账

付

1500<金额≦

款金额≦金额>3000

15003000

项结束

图2-4招待费报销流程

2.4其他费用类

其他费用类报账业务主要是指除差旅费用、招待费用级会议(集体活动)费用

报账业务之外的项目。可能涉及员工的市内打车费、市外出差租车费用、设计

制图费用等。具体报销流程如下图2-5所示。

5

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申请人部门/项目财务部财务部财务部分管公

负责人初审复核经理司领导

报

销开始

申否否否否否

请

填写报

销单

报是是是是

销审核审核审核审核审核

审

核

出纳付款

支登记入账

付

款

项

结束

图2-5其他费用类报销流程

3报账流程存在的问题

3.1信息传输受阻

目前深圳市智慧园区开发运营有限公司财务共享平台拥有近20个信息系

统和功能模块，功能多且操作较复杂。然而，系统间的点对点互联只能实现基

本共享，具体信息无法有效互通，导致系统间耦合度高、数据利用率低、信息

滞后。如果财务共享平台不能很好地实现信息互通，存在系统共享壁垒，也就

偏离企业建立数据集成平台的初衷。

6

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3.85%

17%

11.22%

40.38%

40.38%

完全不便捷不便捷一般比较便捷完全便捷

图3-1信息调阅便捷性

4%

8.65%

12.18%

41.03%

34.29%

完全不完善不完善一般比较完善完全完善

图3-2系统间的衔接情况

7

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3.2财务咨询回复效率低

员工通过社交软件或打电话咨询时，遇到财务人员开会、请假或是来电占

线，咨询将被迫停止，这不仅会造成报销质量低下，也可能加剧部门间的信息

不对称。同时，深圳市智慧园区开发运营有限公司财务人员需要回复的通常是

一些琐碎、重复的咨询问题，导致财务人员在工作时间里忙忙碌碌，但工作成

效并不明显。其次，由于负责报销的财务人员较多，但专业知识水准与工作经

验却良莠不齐，财务人员在回复报销咨询问题时，对解决方案的口径可能不一

致，使报销人一头雾水，问题也没有得到解决，从而降低对财务部门的满意度。

7%

12.18%

8.01%

62.18%

27.88%

微信、QQ等社交软件电话咨询面对面咨询自行查资料从未咨询过

图3-3财务咨询方式的选择

8

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3.85%

8.97%

13.46%

39.10%

34.62%

完全不便捷不便捷一般比较便捷完全便捷

图3-4财务咨询便捷性

3.3报销业务流程繁复

从前文企业报销业务现状可以了解到，现有的报销管理审批流程中，企业

根据报销金额划分审批节点，如会议(集体)费用类报销的审批节点多达6个,其他

类型的报销一般也需要经过至少三位领导或负责人审批而四种类别的费用报销

需要经手的签批领导又不完全相同，整个报销流程较为繁琐。

对于报销员工而言，线上提报后，还需要将报销单打印出来提交至计划财

务部进行审核，部分类型报销单可能需要先找签批领导审核签字或提交相应说

明，层层把关，但多层审批是为了明确责任划分、保证签批领导的知情权，并

不能保证审批一定真实有效。全部审批完成后，出纳才能进行资金支付和账务

处理环节，整个资金结算环节最快也需要1-2天，若遇上签批领导出差的情况，

整个流程更会延误多天。再次，深圳市智慧园区开发运营有限公司报销管理的

多层审批的制度可能造成报销资金到账慢，进而影响员工个人财务统筹安排，

降低员工对财务服务的满意度。

对于财务人员而言，自共享中心上线后，其工作重心理应由线下转为线上，

然而事实上，由于各流程节点上仍然存在大量依赖人工的低附加值工作，财务

人员工作量并没有得到明显减轻。比如单据审核过程中，财务人员需根据线上

填报内容再次核对纸质发票信息，这意味着在传统报销中能够一次性完成的工

作，被拆分为两个平行的过程去操作，导致财务人员的工作更加繁重。

9

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9%

12.18%

21.79%

24.68%

32.37%

完全不满意不满意一般比较满意完全满意

图3-5审批效率满意度

8%4.49%

18.27%

31.09%

38.14%

完全不满意不满意一般比较满意完全满意

图3-6资金结算效率满意度

10

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4报账流程的优化设计

4.1系统互联互通

深圳市智慧园区开发运营有限公司财务共享服务中心目前处于运行改善阶

段，各系统之间并不能充分实现信息共享和数据自动采集。因此，打通各个系

统间“无形的墙”便是发挥财务共享服务价值的关键。同时，深圳市智慧园区

开发运营有限公司因系统集成度有待提高，企业员工在报销时无法及时从申报

界面调阅预算数据，对报销过程有疑问的地方不能及时获得解答，差旅报销无

法直连外部商旅，缺失票据影像管理的功能性需求，系统间信息传输受阻。为

保证数据信息传递的畅通和报销业务的规范与标准，企业应采用先进的信息集

成技术实现数据实时共享，将影像管理、预算管理、咨询交互等功能连接，打

破财务部门与业务部门之间的信息壁垒，确保数据的传输畅通，减少冗余环节。

具体情况如下表4-1所示：

表4-1系统互联互通问题和解决方案优化

问题解决方案

各系统之间信息共享和数据采用先进的信息集成技术实现数据实时共享，打

采集不足通各个系统间的“无形的墙”

员工报销时无法阅览和与预实现预算管理系统与报销系统的无缝连接，确保

算数据员工可以及时调阅预算数据

差旅费报销无法直接连外部实现商旅管理系统与报销系统的无缝连接，实现

商旅差旅报销直连外部商旅

缺失票据影像管理的功能性实现票据影像管理系统与报销系统的无缝连接，

需求确保票据影像资料可以快速上传

系统信息传输受阻通过信息集成技术实现系统间信息传输畅通，减

少冗余环节，确保数据传输畅通

4.2报销咨询即时回复

报销业务涉及到的人员多、范围广，对报销规范化的相关咨询需求也很大，

大此企业需要一套智能化咨询系统，能够及时便捷地为需要咨询的员工答疑解

惑，同时也能防上财务人员工作时被频繁干扰而造成的审核工作中新或审核出

现错误。基于知识图谱技术的信息咨询系统可以实现跨地域、跨部门、跨组织

的远程协作，以提升信息交流效果，并降低沟通成本。在财务共享中心报销模

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块中，智能咨询系统的应用可以使深圳市智慧园区开发运营有限公司对不同部

门、不同地域的报销员工提供即时、无障碍的财务咨询服务，高效处理好报销

事项:对于财务人员而言，咨询系统的上线释放了部分工作压力，统一了报销业

务标准不必因沟通问题占用过多有效工作时间。

4.3业务流程自动化

业务流程自动化是深圳市智慧园区开发运营有限公司报销流程最紧迫的需

求。报销员工首先需要填写报销单和上传原始票据的影像资料，再由系统依次

传递至项目负责人、部门领导及财务人员进行报销事项的审核与签批，审核通

过的报销单将进入资金结算。随着RPA技术的兴起，大量基于规则的重复性任

务可以被RPA机器人所取。经专业的参数设置与调试，RPA机器人可以模拟人

工自动读取并核验发票信息真伪，审核报销金额等，同时将处理结果信息发送

至相关人员或管理层，以备查阅。

深圳市智慧园区开发运营有限公司将自身报销类型划分为差旅费报销、会

议(集体)费用报销、招待费报销以及其他费用报销共四类，但其实各类报销费用

在审批流上互有交叉，报销流程优化的最终目的是简化报销业务，所以本文将

结合深圳市智慧园区开发运营有限公司自身特点，建议其报销业务分为会议(集

体)费报销以及通用类报销两大类别，并分别对应不同的报销流程。因此本节将

分别描述会议(集体)费报销和通用类报销的流程优化。

（1）会议(集体)费报销流程优化

报账人首先需要在报销系统内填写电子报账单，并注明出差事由、出差时

间、出差地点、交通方式、住宿、补贴等各类信息，并提交发票等实物单据。

员工填写无误后，在提交单据时受费用预算控制，检查是否超预算，超出时系

统会进行提示或拒绝提交，如果所报销金额未超预算，单据将自动流转。线上

申报完成后，报销人需打印带有条形码的报销单据，并将附件粘贴在汇总单后

面，提交给初审员进行票据初审与扫描。当单据流转到初审后，初审员对原始

票据和报账单据进行核验与审查，补录必要信息，采集原始票据，确认原始票

据电子影像无误后对单据进行提交，初审完成后，报账单流转到审批节点并进

行多人多级领导审批。基于RPA流程自动化技术的引入，到达审批节点时，系

统将自动读取票据信息，归集并整理附件，再依次传送给相关签批领导完成审

批;最后由RPA机器人自动完成付款操作，并由其将付款信息发送至出纳处以记

录流水，同时RPA机器人将协助财务人员完成账务处理并保存相关电子信息，

以备后续业务查阅，流程描述见表4-1。

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表4-1会议费报销流程优化

编号流程名称关联内容规则操作描述

1读取录入扫描票据信息预定义的票据自动从图像

票据信息形成电子图像模板配置资料上抓取票

据各栏目的关

键信息

2自动验证报销系统内置的报系统内置的报将报销费用金

标准销预算数据销预算数据额与系统内预

算标准进行比

对比检验

3自动核查读取的票据信预定义的检核将发票信息自

发票真伪息、发票查验流程和接口动上传至发票

网站查询网站进行

对比检验

4自动记录审批过程记录预定义的处理分类整理票据

审批信息与保存流程表单并记录流

程节点上的审

批活动

5自动账务处理审批流、支付预定义的账务自动生成会计

流的活动记录处理流程记账凭证、进

行账务处理

6自动发送付款查看前面流程预定义的数据将报销明细信

信息的报销明细结构表格息和付款信息

发送至相应人

员

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7自动保存报销该报销涉及人预定义的数据对报销明细进

信息员、金额相关结构表格行保存统计，

信息刷新信用评级

记录

（2）通用类报销流程优化

报销人(代报人)根据费用的发生情况，在系统内选择对应的单据类型填写单

据:报账平台可以自动默认部分个人信息，如费用对应的个人报销账户等;同会议

类报销一样，员工在填写无误后，提交单据时自动受费用预算控制，预算控制

检查是否超预算，超出时进行提示或拒绝提交，如果费用未超预算，单据将自

动流转，提交给初审员进行票据初审与扫描。当单据流转到初审后，初审员对

原始票据和报账单据进行核验与审查，补录必要信息，采集原始票据，确认原

始票据电子影像无误后对单据进行提交，初审完成后，进入审批阶段。审批阶

段RPA机器人将会对单据事由、财务分摊金额、电子影像真伪等内容进行自动

查验，查验通过的单据会被系统自动分送到相关签批领导处进行签批。领导审

批时可直接查看附件、原始票据的高清影像、费用预算的执行占用情况，查看

之前审批人的审批意见，为审批提供依据，直到最后一个审批节点完成。签批

完成，系统将自动根据结算方式，进入资金结算环节。流程描述见表4-2。

表4-2通用类费用报销流程优化

编号流程名称关联内容规则操作描述

1自动读取扫描后相关附预定义的票据自动扫描图像

票据信息件和票据，并模板设置资料上读取出

形成完整图像票据各栏目的

资料关键信息

2自动录入从图像资料上预定义的数据整理筛选出有

票据信息提取的各栏目结构表格效信息并录入

关键信息

填充对应模板

3自动核验票据影像信息、系统预设的查自动提取发票

发票真伪发票查询网站验流程和接口号码等信息并

上传发票查询

网站进行比对

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查验

4自动进行整理归集报销系统预定义的对该笔报销的

附件归集申请单、发票附件归集流程