邵阳市红旗食品厂存货管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1邵阳市红旗食品厂简介..............................................1

2邵阳市红旗食品厂存货管理的现状分析................................1

2.1存货的采购...................................................1

2.2存货的保管及出入库...........................................2

2.3存货的会计记录...............................................2

2.4存货的期末盘点...............................................2

3邵阳市红旗食品厂存货管理存在的问题及原因..........................3

3.1存货采购管理制度不够完善.....................................3

3.2存货的仓管制度不够合理.......................................3

3.3实物记录与账面记录存在差异...................................3

3.4期末盘点不及时...............................................3

4存货管理制度优化设计..............................................4

4.1存货采购管理制度优化设计.....................................4

4.1.1完善存货采购审批制度，部门间相互牵制...................4

4.1.2完善存货验收制度.......................................4

4.2存货保管制度优化设计.........................................5

4.2.1岗位分离，相互牵制.....................................5

4.2.2授权审批制度...........................................5

4.3存货原材料仓储记录与财务记录优化设计.........................6

4.3.1编制原材料入库单.......................................6

4.3.2编制原材料出库单.......................................7

4.3.3编制会计分录...........................................7

4.4存货盘点优化设计.............................................7

5优化设计后成效....................................................8

参考资料............................................................9

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邵阳市红旗食品厂存货管理制度优化设计

1邵阳市红旗食品厂简介

邵阳市红旗食品厂位于邵阳市大祥区雨溪镇，成立于2016年2月21日，

法定代表人李嘉怡，注册资本为200万，主要生产曲奇饼以及无糖饼干，线上

线下销售。食品厂以“诚信销售，惠及千家万户”为宗旨，该厂的饼干利用传

统的工艺和优质的原料产成，产品口感极好，适合各种消费群体，尤其无糖饼

干对患有糖尿病人群也可以食用，该厂地理位置非常优越，周围环境优美。

2邵阳市红旗食品厂存货管理的现状分析

2.1存货的采购

采购部根据仓库库存以及生产需求进行存货的采购，因为是食品加工厂对

原料有一定的要求，所以原材料需要查看供应商的生产许可证以及食品安全许

可证是否齐全，合格则签订合同。原材料到货后，仓库验收，查验原材料数

量、金额，以及是否有误毁损，审核无误后，仓库验收入库，登记原材料明细

账及总账。仓管员把原材料放进仓库进行保管。具体步骤如图2-1所示。

采购需求

寻找供应商

签订采购合

同

供应商发货到货验收入

入库登记

库

完成

图2-1邵阳市红旗食品厂存货采购流程图

1

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2.2存货的保管及出入库

该厂在原材料入库后仓管员按类别进行分类，然后摆放到相对于的存放地

点，然后标明材料名称，对于类似的原料容易混到一起难以区分，不便于原材

料的管理，在发料时容易导致原材料混乱，不能快速精确地找到需要的原材

料，容易发错料。在期末盘点时工作量也非常的大。

2.3存货的会计记录

在原材料采购入库时，仓管部和采购部一一核对到达的原材料是否与采购

合同约定的一致，相符则入库，并同时归集好物料卡，在财务部收到采购部的

原始凭证后，首先审核原始凭证是否齐全、合法，然后根据原始凭证进行编制

记账凭证以及明细账等。

原材料出库时，发到生产车间的材料由仓库人员进行清点，并做好标识。

车间在收到原材料时，应当对材料品种和数量进行核对，并在出库单上签字确

认。然后财务部根据传来领料单、出库单编制记账凭，再登记原材料明细账和

总账。原材料价值表如表2-1所示。

表2-1邵阳市红旗食品厂原材料价值表

存货来源存货价值

存货成本=购买价款+相关的税费

外购取得存货（不包括可抵扣进项税额）+运输途

中的运输费+保险费+其他相关费用

存货成本=直接材料+直接人工+制造

自制取得存货

费用

投资者投入取得存货存货成本=合同协议价/公允价

盘盈取得存货存货成本=重置成本

2.4存货的期末盘点

该厂为食品加工厂，期末进行实地盘点，确定账存与实存是否一致，在进

行存货清查工作时，由财务部、生产车间、仓库以及管理层成立清查小组，在

清查前做好准备工作，将存货明细账登记齐全，并且核对清。准备好盘点报单

和盘点需要用的辅助工具等，进行盘点时先将存货进行分类，再按类别分小组

进行盘点，比如分为原材料、库存商品、低值易耗品，盘点完之后在“存货盘

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点报告单”上登记，再与明细账进行核对，对于账面数与实际数不相符的存

货，登记盘盈、盘亏的数量，并且查明原因，然后确定盘盈、盘亏存货的价值

然后进行账务处理，将账面记录与实际调为一致。因为该厂为食品加工厂所以

出现存货变质、损坏等现象也需要查明原因然后进行账务处理。

3邵阳市红旗食品厂存货管理制度存在的问题及原因

3.1存货采购管理制度不够完善

首先该厂在存货管理制度上没有明确的采购授权与采购审批制度，采购计

划由一人拍板，缺乏监督机制，这样采购和供应商容易勾结在一起，采购员容

易从中获得回扣。其次该厂的采购流程不够合理，从询问供应商价格和供应商

报价，到报价评估和供应商谈价，再到签合同整个业务流程缺乏明确的程序规

定，因此将会导致存货采购成本增加、采购的存货质量不符合要求等问题。

3.2存货的仓管制度不够合理

该厂对于存货的仓管有相对应的管理制度，但是该制度还是存在一些问

题，没有解决实际的问题。首先对于存货储存问题仓库没有引起重视，入库的

原材料非常相像的原料没有做到特别的标记，造成原料混乱。其次仓库门禁非

常混乱，时常有非仓库人员进出人仓库，该厂本就为食品加工厂，存货几乎都

是可以直接食用或者二次加工食用的，这样一来容易造成存货丢失，期末盘点

的时候缺口极大。再者该厂发货没有考虑到原料变质的因素，没有将早入库的

原料早发出，造成许多原材料变质，浪费了原料提高了成本。

3.3实物记录与账面记录存在差异

造成账实不符的主要原因是出库和入库没有登记，第一种是登记的“时间

差”导致的，在原材料送至仓库入库时，由采购员和仓管员进行交接，原始凭

证也是给的仓管员，因为仓库没有及时将原始凭证和编制好的入库单交接给财

务部，财务部没有及时根据原始凭证进行账务处理，由此导致了账实不符的结

果。第二种是在原材料出库时，仓库将原材料发给生产车间，没有及时归集好

当日发出的原材料进行出库单的编制，没有将出库单交接给财务部，导致信息

不对称所以账实不符。

3.4存货盘点不及时

该厂为食品加工厂原材料的保质期是有限的，该厂只是对存货进行一个定

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期的期末盘点是不够的，食品变质的风险很高。盘点存货不仅需要盘点存货的

数量还需要盘点它的质量，是否有无毁损或者变质等情况。如果有定期和不定

期两种盘点可以让我们更加得了解我们仓库里的存货，从而更加清楚我们的需

求，仓库在发料时也会将日期近一点的原料先发出，减少产品的变质风险节约

成本。

4存货管理制度优化设计

4.1存货采购管理制度优化设计

4.1.1完善存货采购审批制度，部门间相互牵制

该厂可以设定一个特别授权，当达到一定需求的采购量需要指定的人员提

出请购，请购单须由预算主管签字批准。然后采购部根据批准好的请购单,向供

应商发出订货意向，采购部门应当确定最佳供应商，对于达到一定金额的采

购，要采取竞价的方式来确定供应商，这样可以保证供货的质量和最优价格。

订购单需要一式多联，明确写好购买商品的信息以及供应商的信息，然后由被

授权的采购人员签名，随后需要有关人员进行一个订购单的检查，以确定收到

的商品是否一致并且正确入账。同时采购部门应当在与供应商打交道时对对方

公司有一个评估，从而建立一个供应商档案这样子的资料，不断的去优化我们

合作的供应商。采购合同签订流程如图4-1所示。

图4-1邵阳市红旗食品厂采购流程图

“以销定产”确寻找供询价比合格验收入库

定采购需求应商价或退货

预算审批请采购员审

购单批订购单

4.1.2完善存货验收制度

为了使验收存货制度更加完善选择一个独立的员工或者有需求的话可以设

立一个独立的验收部门，在存货到达仓库时由单独的人员验收，验收人员应当

对比所收到商品与订购单上的商品名称、数量等是否相符。该批货物收妥后，

编制一式多联的验收单，将所购货物送交仓库时，仓管员需在验收单上签名，

以明确各个仓管员的保管责任,验收后将其中的一联验收单送至财务部进行账务

处理以及之后的付款程序。原材料验收步骤如图4-2所示。

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开始验收人员编制验收

验收单

进行账务将原始凭证交完成验收

处理付财务部交付仓库

图4-2邵阳市红旗食品厂原材料验收图

4.2存货保管制度优化设计

4.2.1岗位分离，相互牵制

在企业的存货管理过程中，一般会存在一个“谁管理谁”的问题，因为存

货成本是在各个环节的成本中占比较大的部分。由于存货成本由多个环节共同

组成，所以我们就可以将整个流程划分为三个相互牵制的主要阶段：采购、生

产、销售。这三个阶段虽然各有不同，但如果能够有效地将各个环节进行控

制，则能够使企业在存货成本控制上取得更好的效果。因此，该厂的各个岗位

应当岗位分离相互牵制，要求各级管理人员要按照工作职责分工与组织架构设

置相匹配的不相容岗位，并在组织结构和人员配置上相互分离，以保证各岗位

在组织内部有适当区分、各自分工；同时，也要建立定期混岗制度。混岗时，

要严格按照规定执行轮岗计划；对于混岗后的结果评价，应建立反馈机制。混

岗结束后，由各部门管理人员对混岗结果进行评价，提出改进意见和建议；对

于反馈意见建议进行整改；最终混岗结果通过人力资源部审核后向各单位发

布。

4.2.2授权审批制度

该厂存货管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任，采购人员必须

在授权范围内办理业务。授权审批的范围应当包括该厂的所有存货经营活动。

同时，授权审批的层次应当根据存货经营活动的重要性以及金额的多少划分为

不同层级。被授权者在行使授权审批职责时应当明确职责权限，避免出现职责

交叉、权责不明的情况。授权应由上至下逐级分解下达，原则上不应越级授

权。人员岗位职责权限如表4-1所示

表4-1玉文桥食品厂人员职责权限表

岗位职责权限

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领导厂部经营活动、确定公司发展方向和管理目标，制

总经理

定发展规划和年度计划

贯彻执行厂部各项规章制度，组织制定仓储部和采购部

副总经理

以及生产部的各项管理制度

管理厂部账务、税务、银行账户及厂部审计、登记、变

财务部

更等事物

仓储部制定仓储部各项收、发、存的工作流程和管理制度

生产部制定厂部新产品的年度开发计划，并按计划完成任务。

销售部负责销售产品

采购部分析原料品质、市场价格等，寻找优质供应商

4.3存货原材料仓储记录与财务记录优化设计

4.3.1编制原材料入库单

编制原材料入库单是产品出厂前的重要资料之一，是生产单位对采购材料

验收入库后，进行质量检验的原始凭证。入库单记录着采购单位和供应单位的

各种资料，是生产过程中使用物资的主要依据。原材料入库单也是原材料入库

后会计进行账务处理的主要依据之一。仓储部验收存货核对原料名称、数量以

及金额是否正确，质量是否达标等问题，核对好后填写入库单。入库单一式三

联，仓库存根（白色联）财务用以编制记账凭证以及明细账（红色联）

采购部用以备查（黄色联）.材料入库表如表4-2所示。

表4-2邵阳市红旗食品厂材料入库表

实际成本数量

材料材料计量装

购买相关运杂其总成单位

编号名称单位卸应收实收

价款税费费他本成本

费

100051145

101黄油盒130010045.8250250

000

低筋

150051645

105面袋13505060.4250250

000

粉

质检员：杨大毛采购员：杨二毛仓管员：杨静

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4.3.2编制原材料领料单和出库单

根据客户的订单来进行领料，领用原材料时，防止造成不必要的浪费。采

取材料领用登记申请制度，申请由相关人员进行采购审批。材料领用单上由领

用部门签字、仓管员签字确认后办理出库手续。材料出库单上应当填写领取材

料的名称、材料编号、领用数量、领用金额、领用签名、仓管员签名。出库单

应当一式三联，仓管部存根（白色联）财务部编制记账凭证以及登记明细

账（红色联）领用部门用以备查（黄色联），仓库应当严格把控材料的出、入

库,并及时统计是否还需要进行材料的采购，以及需要采购的材料的品种和数量

等相关信息上交采购部,防止企业采购过剩等情况，占用流动资金。避免领料部

门浪费原料在中浑水摸鱼，材料在办理退库时应当填写材料退库单,并且详细列

出材料的相关信息及数目。清点完毕后办理交接。清点完毕后办理交接。邵阳

市红旗食品厂原材料出库表如表4-3所示。

表4-3邵阳市红旗食品厂材料出库表

材料编材料名计量单领用数量领用金额

号称位请领实领单价总金额

101黄油盒10010045.84580

低筋面

105袋101060.4604

粉

领用人：杨珊仓管员：杨静

4.3.3编制会计分录

财务人员应当根据发票、合同、入库单填制会计分录

借：原材料——xx材料

应交税费——应交增值税

贷：银行存款等

领料时：

借：生产成本等

贷：原材料——xx材料

4.4存货盘点优化设计

该厂为食品厂原材料种类繁多原材料较为复杂，材料收发频繁容易出现差

错，食品变质的风险也较高。为了保证该厂存货账实相符，该厂设定定期盘点

和不定期盘点两种盘点方法进行存货的盘点。定期盘点与不定期盘点的结合，

大大保证了盘点时间的全面覆盖，大大减小了物料在某个特定时间遭到损坏、

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破坏的可能性。增加存货盘点次数，由原来的只是期末进行存货