财务会计档案保管与查阅制度

财务会计档案保管与查阅制度财务会计档案保管与查阅制度一、目的为了加强公司财务会计档案的科学管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及的财务会计档案的保管与查阅管理。三、职责分工1.财务部负责财务会计档案的整理、装订、归档和保管工作。制定并执行财务会计档案保管期限表，确保档案按规定期限保存。受理公司内部各部门及外部有权机构的会计档案查阅申请，并按规定程序办理查阅手续。2.档案管理部门负责对财务会计档案的管理工作进行监督、指导和检查。协同财务部对超过保管期限的会计档案进行鉴定和销毁处理。3.公司其他部门有查阅财务会计档案需求时，应按规定填写查阅申请，并遵守相关查阅规定。四、财务会计档案的范围财务会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括但不限于：1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。五、财务会计档案的整理与装订1.财务部应定期对各类财务会计资料进行收集、整理，确保资料的完整性和准确性。2.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证及原始凭证汇总表，进行折叠、粘贴整齐，定期（一般为每月）装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。3.会计账簿应在年度终了后，打印装订成册，每本账簿应填写“账簿启用及交接表”，注明单位名称、账簿名称、账簿编号、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。4.财务报告应按年度、季度、月度分别装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、季度、月度、报告所属期间、送出日期等，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。六、财务会计档案的保管1.保管地点与设施公司应设立专门的财务会计档案保管室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防鼠等设施，确保档案保管环境安全。档案保管室应保持清洁、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。2.保管期限财务会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照《会计档案管理办法》所附的《企业和其他组织会计档案保管期限表》执行。公司应根据实际情况，制定详细的财务会计档案保管期限表，并严格按照规定的期限进行保管。3.档案编号与存放对已整理装订好的财务会计档案，应进行统一编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和查找。档案应按照类别、年份、编号顺序进行存放，建立相应的档案索引目录，以便快速准确地查找所需档案。4.定期盘点与检查财务部应定期（至少每年一次）对财务会计档案进行盘点，确保档案的数量、完整性与档案索引目录一致。在盘点过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。七、财务会计档案的查阅1.内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅财务会计档案时，应填写《财务会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案名称、查阅时间范围等信息，经部门负责人签字后，报财务部门负责人审批。审批通过后，查阅人员应在财务部指定人员的陪同下，在档案保管室进行查阅。查阅过程中，不得擅自将档案带出保管室，不得在档案上进行涂改、圈划、批注、污损等操作。如需复印或摘录档案内容，应在申请表中注明，并经财务部门负责人再次审批。复印或摘录的内容应登记备案，由查阅人员签字确认。2.外部查阅公司外部有权机构（如审计机关、税务机关、司法机关等）因工作需要查阅公司财务会计档案时，应出具正式的查阅公函，并注明查阅目的、查阅档案范围等信息。财务部应及时将外部查阅公函报公司领导审批，经批准后，安排专人负责接待，并协助查阅。查阅过程中，应严格按照外部机构的要求提供档案资料，但不得擅自提供与查阅目的无关的档案信息。外部机构如需复印或带走公司财务会计档案，必须经公司领导书面同意，并办理相关手续。财务部应留存外部机构查阅、复印或带走档案的记录，以备日后查询。八、财务会计档案的移交与销毁1.移交当年形成的财务会计档案，在会计年度终了后，可由财务部临时保管一年，期满之后，应当由财务部编制会计档案移交清册，移交本公司档案管理部门统一保管。档案管理部门接收财务会计档案时，应按照移交清册所列内容进行核对验收，确保档案的数量、完整性与移交清册一致。核对无误后，双方在移交清册上签字盖章。2.销毁财务会计档案保管期满需要销毁的，由档案管理部门会同财务部共同进行鉴定，并编制会计档案销毁清册。销毁清册应详细列出拟销毁档案的名称、编号、形成日期、保管期限、应销毁时间等内容。会计档案销毁清册报公司领导审批后，由档案管理部门和财务部共同派员监销。监销人员在销毁前，应按照销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司领导。保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。九、监督与处罚1.公司审计部门应定期对财务会计档案的保管与查阅情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.对违反本制度规定，擅自销毁、涂改、伪造、隐匿、转移财务会计档案，或者在档案管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的单位和个人，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十、制度的评审与修订1.本制度应定期进行内部评审，一般每[X]年评审一次，以确保制度的有效性、适应性和充分性。评审工作由财务部牵头，会同档案管理部门及其他相关部门共同进行。2.在制度执行过程中，如发现与国家法律法规、行业标准或公司实际情况不符的条款，应及时进行修订。修订后的制度应经公司管理层审批后发布实施。3.制度的修订情况应及时通知公司各部门，并对涉及制度变更的内容进行培训和宣传，确保员工了解和遵守新的制度要求。十一、实施计划1.制度发布阶段（[具体时间区间1]）完成《财务会计档案保管与查阅制度》的编制工作，并经内部评审、法律审核和相关部门反馈后，正式发布实施。向公司各部门发放制度文件，组织相关人员进行集中学习，确保员工了解制度的主要内容和要求。2.培训阶段（[具体时间区间2]）根据培训方案，组织对涉及财务会计档案管理和查阅的相关人员进行培训，包括财务部人员、档案管理部门人员、各部门有查阅需求的员工等。培训方式可采用集中授课、线上学习、实际操作演示等多种形式，确保培训效果。3.制度执行与监督阶段（长期）各部门按照制度要求，开展财务会计档案的保管与查阅工作。财务部和档案管理部门应加强对制度执行情况的日常监督和检查，及时发现和解决问题。定期对制度执行情况进行总结和评估，根据实际情况对制度进行优化和完善，确保制度的有效执行。十二、培训方案1.培训目标使学员了解财务会计档案保管与查阅制度的重要性和必要性。帮助学员掌握财务会计档案的整理、装订、保管、查阅、移交和销毁等具体操作流程和要求。增强学员的档案管理意识和法律意识，确保制度的有效执行。2.培训对象财务部全体员工档案管理部门相关人员公司其他部门有财务会计档案查阅需求的员工3.培训内容财务会计档案管理相关法律法规和政策解读，如《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等。公司《财务会计档案保管与查阅制度》详细讲解，包括制度的目的、适用范围、职责分工、档案范围、整理与装订、保管、查阅、移交与销毁等内容。财务会计档案整理、装订、保管的实际操作演示，包括凭证装订、账簿打印与装订、报表整理等。财务会计档案查阅流程和要求的讲解，包括内部查阅和外部查阅的申请、审批、查阅操作等。案例分析，通过实际案例分析，加深学员对制度的理解和应用能力。4.培训方式集中授课：邀请制度制定人员或专家进行集中授课，系统讲解财务会计档案保管与查阅制度的相关知识和操作要点。线上学习：制作线上培训课程，供学员随时学习和复习。线上课程可包括视频讲解、课件下载、在线测试等功能，方便学员自主学习。实际操作演示：在培训现场，由专业人员进行财务会计档案整理、装订、保管、查阅等实际操作演示，学员可现场观摩并进行实际操作练习，确保掌握实际操作技能。案例分析与讨论：选取典型的财务会计档案管理案例，组织学员进行分析和讨论，引导学员提出解决方案，加深对制度的理解和应用能力。5.培训时间安排集中授课：安排[X]天时间，分[X]个场次进行，每次授课时间为[X]小时。线上学习：线上课程开放时间为[X]周，学员可根据自己的时间安排自主学习。实际操作演示：安排[X]天时间，分[X]个场次进行，每次演示和练习时间为[X]小时。案例分析与讨论：安排[X]次案例分析与讨论会议，每次会议时间为[X]小时。6.培训效果评估考试评估：在培训结束后，组织学员进行书面考试，考核学员对财务会计档案保管与查阅制度相关知识的掌握程度。考试成绩作为培训效果评估的重要依