建设项目档案管理实务

建设项目档案管理实务2019年9月“各种之最”—港珠澳大桥总长55公里，是世界最长的跨海大桥中国建设史上里程最长、投资最多、施工难度最大的跨海桥梁桥梁——人工岛——海底隧道获得1000项专利，达到世界水平镜头回放开发区某企业数条生产线突发火灾，当大火扑灭之后，企业相关人员立即乘坐119消防车迅速来到我馆查询厂房竣工图，用于分析火情、计算过火面积、进行保险理赔事宜等；镜头回放当全国各地多次出现不明原因的地面塌陷之后，开发区MSD地下交通工程为防止因地下工程施工引发次生灾害，在开工建设之前，启动了勘察周边建筑的基础类型、桩基埋深等工作，我馆为此提供了周边十几个建筑的原始数据；镜头回放开发区某住宅项目总包单位拖欠分包单位民工队78万元工资，在民工队起诉后一审败诉的情况下，来到档案馆，我馆工作人员通过系统检索、人工核查等方式为民工队提供了原始签认文件，使民工队在二审中胜诉…….9主要内容一、建设项目基本流程二、新形势下建设项目的特点三、建设项目档案管理法规、规章四、建设项目档案工作的组织与管理创新五、建设项目文件的归档范围招商立项征地规划审批招投标开工施工竣工验收产权登记一、建设项目基本流程1112项目档案：指经过鉴定（具有保存价值）、并系统化整理、归档的项目文件项目文件是项目档案的前身，项目档案是有保存价值的项目文件的归宿项目文件与项目档案的关系：

二、新形势下建设项目特点

1、投资规模大、建设水平高、施工难度大南港工业区（效果图）2、专业分工细，管理链条长从桩基、土建、设备安装、智能建筑到钢结构、玻璃幕、装饰装修等参建单位众多。如何将项目档案与项目管理融为一体？如何督促众多参建单位保质保量完成项目档案的归档与报送？如何确保项目档案完整、准确、系统？2、专业分工细，管理链条长MSD（现代服务产业区）A、B区项目建筑面积44万m²（4栋楼宇）总承包商——中建六局、中建二局、浙江中成等3家专业分包单位——杭萧钢构、江河幕墙、北京安装、天津盛达、丽贝亚等24家2、专业分工细，管理链条长从投资立项、征地、开工建设，到项目验收、投产，管理链条越来越长。开发区建设工程质量竣工验收备案环节，需要21项“前置附件”还涉及到环保部门，档案馆、消防部门、卫生检疫等，以及有关建筑节能、民工工资支付证明（办理施工许可证之前须建立农民工工资储蓄账户）、防雷、人防工程验收证明等。于家堡金融区天际线设计——美国SOM公司地下空间和管网共同沟设计——日本日建公司沿河堤岸景观设计——美国易道公司区域交通规划、慢行交通体系——香港MVA公司中国科学院吴良镛院士、彭一刚院士等组成的专家团队提供技术支持EPC模式、BOT模式、BLT模式Engineering(设计)——Procurement(采购)——Construction(施工)

Build(建设)——Operate（经营）——Transfer（转让）Build(建设)——Lease（出租）——Transfer（转让）3、外资参与多，技术难度大日本株式会社竹中工务店——一汽丰田皇冠项目、斯坦雷电气技术中心工程、天津养乐多乳品有限公司丹麦的恩宜珐玛（天津）工厂有限公司——维斯塔斯风力发电项目、诺维信生物制剂4、新型项目多，结构复杂，工期紧我市首个跨海隧道—滨海新区中央大道海河隧道各类新型轨道交通，包括轻轨、地铁、快轨、高铁、磁悬浮各类生态环保项目，地源热泵、光伏电源水工项目，码头、泊位、港池，防波提、10万吨级航道建设南港工业区公共管廊工程南港防波堤三、建设项目档案管理

应遵循的法规规章

全面依法治国大背景，档案的凭证价值得以凸显“铁证如山”，定分止争，维护各方权益有法可依，有章可循、合理合规重要文件公证后封存药明康德——科技小巨人企业新药研发——核心文件所有测试记录、实验报告均保存并经公证处公证后封存国务院279号令《建设工程质量管理条例》建设部90号令《建设部关于修改<城市建设档案管理规定>的决定》建设部136号令《城市地下管线工程档案管理办法》2005年5月1日实施天津市人大常务会《天津市城乡规划条例》天津市人民政府10号令《天津市城市建设档案管理规定》建设项目档案管理法规、规章279号令第十六条建设工程竣工验收应当具备下列条件：（一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容；（二）有完整的技术档案和施工管理资料；（三）有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；（四）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（五）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。《天津市城市建设档案管理规定》第十七条建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其它有关部门移交建设项目档案。第五十九条违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其它有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。返回279号令《建设工程质量管理条例》建设部90号令《城市建设档案管理规定》第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

第九条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。返回经营文件设备档案业务技术档案城市基础资料建设工程档案建设项目档案城建档案项目档案、城建档案与工程档案三者的关系《城市地下管线工程档案

管理办法》第一条建设单位在申请领取建设工程规划许可证前，应当到开发区档案馆及供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线专业管理单位查询或实测施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状档案。建设项目的分类按性质分为：建筑物、构筑物、市政项目按规模分为：大型(包括特大型)、中型和小型三类。按用途分为：工业建筑、民用建筑。按性质分为：新建、改建、扩建、续建等概念所谓构筑物就是不具备、不包含或不提供人类居住功能的人工建筑物，比如水塔、水池、过滤池、澄清池、沼气池等。第二条建设单位在申请领取建设工程规划许可证时，应当向规划主管部门报送地下管线现状档案。《城市地下管线工程档案

管理办法》供水、排水、燃气、热力、电力、通信、广播电视、工业管线等8大类20余种管线保障城市运行的重要基础设施和“生命线”大雨内涝、管线泄漏爆炸、路面塌陷等事件严重影响了人民群众生命财产安全和城市运行秩序《关于加强城市地下管线建设管理的指导意见》《天津市城乡规划条例》相关条款第17、66、68、81条对建设工程档案管理做出了明确规定，其中也包含处罚规定涉及办理建设工程规划验收、工程质量竣工验收备案等环节《天津市城乡规划条例》相关条款17条-----区域规划文件向档案馆归档66条-----档案预验收是办理规划验收合格证的要件之一68条-----建设工程档案向档案馆移交81条-----不移交档案的，处一万元以上十万元以下罚款一制三化便利化、标准化、智能化一、《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014

二、《建设项目档案管理规范》DA／T28—2018三、《天津市建设工程文件归档整理规程》（天津市地方标准DB/T29-86-2011)建设项目档案国标、行标

成为档案专业和建筑专业的复合型人才

学习项目管理及建筑工程相关知识《建筑工程施工质量验收资料管理规程》（DB/T29-209-2011）四、建设项目档案工作的组织与管理创新

（一）与建设工程部门建立联动机制

——源头控制策略

建设项目档案归档范围

与排列顺序一、工程立项与管理文件二、设计基础材料及设计文件三、竣工验收及备案文件四、施工技术管理文件五、质量控制文件六、竣工图纸七、监理文件八、设备安装调试文件（一）与建设主管部门建立联动机制——源头控制策略

将项目档案与项目管理相融合，从源头控制,形成长效机制必须与工程管理部门联动，从源头控制，并建立“项目档案管理合同制”中石油、中石化所属项目合同实行“档案保证金”制度上海通用汽车总公司以5%的工程款作为项目档案押金（二）“寓管理于服务之中”——主动服务策略

提前介入，过程控制，主动服务定期检查、督促建设项目档案的收集、整理情况根据项目进度，定出时间表确保档案齐全、完整、准确实现“一次性告知”实现“零距离”服务，降低企业办事成本。2、在档案馆一楼大厅设置城建档案咨询、指导服务台：“一条龙”服务指派“大堂经理”6部热线咨询电话（二）“寓管理于服务之中”——主动服务策略

3、开展业务咨询和人员培训：“走出去、请进来”定期免费举办全区在建工程项目档案管理培训利用档案馆网站挂接工程档案培训视频课件（二）“寓管理于服务之中”——主动服务策略

开发区建设项目档案培训场景公用事业局节能办公室拟为投资服务中心安装光伏电源1、营造让相关部门都来重视、支持档案工作的氛围2、编制《档案工作简报》南港开发公司、泰达发展有限公司及时展示、总结档案部门近期的工作以图文并茂的简报方式向公司领导、横向各部门以及下属分公司发送（三）营造良好公共关系——品牌营销策略

南港5000吨级建材码头3、“三会多训”：“建设项目档案工作推动会”“企业服务见面会”“新报建企业前期业务流程宣讲会”“多形式、多层次、多角度组织建设项目档案管理培训”。（三）营造良好公共关系——品牌营销策略

南港企业服务见面会——宣讲档案馆职能请进来、走出去的多元化、定单式培训：举办全区在建工程档案管理集中培训定期组织“建设工程档案推动会”深入施工现场，上门服务做好工程档案技术交底（三）营造良好公共关系——品牌营销策略

一汽丰田皇冠项目工地现场培训4、当好“三员”把好“四关”“宣传员”、“协调员”和“服务员”报建关、启动关、节点关、验收关被人需要→离不开（三）营造良好公共关系——品牌营销策略

（四）坚持“以点带面”————范例引领策略

组织召开了“开发区北区（现代产业区）在建项目档案工作推动会”——

特邀上海通用汽车公司档案中心工作人员

介绍经验和做法组织召开了“南港工业区建设项目档案工作推动会”——

中石化股份天津分公司介绍经验和做法五、强化建设项目电子文件归档及数据库管理从建设项目报建开始进行数据库动态管理一方面，实现建设项目文件目录级管理，满足各方面需求；另一方面，确保电子文件（CAD图纸、数码照片、音视频文件、PPT、BIM等）归档受控。明确责任分工，动态跟踪工程报建任务分配咨询指导档案预验收档案审核正式验收发证档案著录档案接收入库《天津开发区城建档案信息管理系统》与规划行政主管部门共享数据，实现高效率、低成本接收、审核电子目录→自动著录，彻底解决档案馆海量数据著录难题工程概况——工程级著录