项目研发报告-基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统

《基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统》研发报告综合科研项目研发报告项目名称：基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统申报单位：负责人：项目经费：完成时间：2020年12月科技中心研发背景中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中指出，干部人事档案是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有，组织人事部门及干部人事档案工作机构应当加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输及利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事档案信息化管理体系。人事档案是公司在组织建设、人事管理及人才服务等工作中形成的反映员工政治品质、学习工作经历、专业技能、工作实绩、家庭及社会关系等的记录材料，是公司教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的基础资料，是维护员工合法权益的重要依据。因此公司高度重视人事档案的信息化工作，目前已经实现了人事档案条目的基础数据库建设，并研发了与其他类型档案关联查询的利用系统。但是在人事档案管理的全过程中仍凸显出来一些问题。通过现状调研分析及对标标准，目前在馆共约1000余册人事档案管理中存在接收归档效率偏低、利用转递审批过多、归档范围不明确、人事档案整理环节多效率低、库房管理现代化水平不足四类问题。（一）人事档案接收归档效率偏低人事档案接收归档采用线下归档方式，由人事部门填写档案材料移交表，双方核对后签字移交。线下移交归档方式存在几个问题：1.查验核对不便。随人事档案移交的归档纸质台账不便于查验核对；2.归档流程涉及的节点及手续过多。移交的人事档案，需要先由数字档案馆整理、编号、制作目录等，后由人事部门借出进行电子化扫描，人事部门完成电子化扫描后再将人事档案转交数字档案馆，最后由数字档案馆进行装订、整序保管。档案材料要反复借出归还，造成了管理上的难题。以下是人事档案归档流程图。3.材料数据台账与材料移交台账缺乏关联，造成台账制作的重复性工作较多，且误差风险较大。同时人事档案的归档审批信息不能实时共享利用，引起信息知悉的不对称问题。（二）利用转递审批过多目前借阅、查阅、转递人事档案经办过程是填写利用档案审批表进行线下审批，线下审批不仅增加办事成本，而且不利于管理档案利用数据。这种线下审批模式存在以下几个问题：1.审批单据填写的规范性不高，人工校验后的往复修改产生较高的时间和沟通成本；2.线下审批单据流转需要持单跑岗，进一步增加了审办双方的时间成本；3.查借阅人事档案的审批事项相对稳定，日常查借阅没有预授权机制使审批效率较低，急需将常规审批和特殊审批进行区分，开辟“快速通道”。线上利用审批有利于提供定向、准确的档案利用服务，以及根据人事档案管理的特点建设申请-审批-反馈-办结的全程利用工作流程，同时实现数据联动，将在库档案数据与借还信息全面的展示出来。（三）归档范围不明确、内容审核不严谨按照规定专业技术职务材料应存档1份之前档案中存档了2份，就失业证、养老保险手册按照规定应不纳入归档范围之前档案中也有归档，工程荣誉获奖证书、公司个人先进证书归档不连续。部分证书类文件复制件未加盖印章，存在形式上不规范的情况。人工审核的错误率偏高。按照规定专业技术职务材料存档份数有误，就失业证、养老保险手册按照规定应不纳入归档范围目前也在归档。（四）人事档案整理缺少信息技术手段的支持每年归档的零散人事档案材料件数约在600至800件，整本人事档案大约在20-40本，且人事档案材料形成的时间不固定。在人事档案整理方面，需要不定时的对归档职工的人事档案材料进行收集、核查、归卷、分类、编目编码、装订及上架。纯手工操作的情况下，管理员不便对每年各个时间节点归档人事档案的类型进行归纳总结，同时由于每年归档材料繁多、缺少复核复查环节，上架过程中容易出现错插及漏插的情况。且不能利用已登记过的归档数据对干部人事档案目录进行编目、分类编码的经验不能固化与积累。（五）库房管理现代化水平不足人事档案库房库位标识不统一，目前只通过实体标签标识库位与档案的关联对应关系。排架库位号受实体标识影响相对僵化，不易进行变更调整，同时档案库位号与档号杂糅使用，且不具有唯一性，无法进行精准定位。在实际库房管理的过程中经常出现人事档案编号重复、库房排架库位不固定、倒架频繁的问题。在开展档案盘点需要持人员名单一一盘点，对1000余册人事档案材料进行盘点效率低且误差率高，鉴于以上原因人事档案库房管理中不便于上架倒架、调阅利用及统计盘点，因此，需要应用信息技术手段对库房进行规范化管理。鉴于以上原因人事档案库房管理中不便于上架倒架、调阅利用及统计盘点，因此，需要应用技术手段对库房进行规范化管理。因此，在具备理念、人才、基础设施建设及技术保障等成熟条件基础上提出研发与建设基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统的需求。研发概况（一）建设目标应用现代信息技术，建设一个融合业务流程、业务数据、信息资源、业务人员的高度集成化和系统化的平台，从收集归档、整理登记、数字化管理、利用审批、转递统计、库房上架盘点，实现前端控制和全程管理，并提高人事档案管理的标准化及规范化水平，同时实现其提升全过程管理水平、降低管理成本、提供优质服务的目标。（二）项目建设的必要性人事档案作为重要的企业资产，呈现出数量逐年增多、类型更加广泛、过程复杂等特点，导致了管理的高难度和利用的复杂性。只有利用现代信息技术，建设一个集成化平台，才能从收集归档、整理登记、数字化管理、利用审批、转递统计、库房盘点严把关和高要求，实现前端控制和全程管理。基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统将有效的提升人事档案管理的标准化、规范化、系统化水平，同时实现其提升全过程管理水平、降低管理成本、提供优质服务的目标。也符合企业精细化管理的要求。建设基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统，贯通相关部门、破除信息孤岛并有力管控，才能持续提升企业内部管理能力，推动企业信息化与管理工作的深度融合，实现业务流程的优化与变革，推进质量化进程。（三）项目建设的可行性针对此次项目的研究课题，项目组通过不同角度对相关的国内外成果进行了筛选与分析研究。目前国内来讲，人事档案管理系统在高校、政府、医院、企业中的应用非常普遍，研究焦点主要集中在人事档案的数字化包括数据的登记、采集、挂接、维护等方面，整个集团的人事档案管理系统应用也不例外，其在全程管理及自动、流程化管理方面缺乏成熟的研究与实践。国外非常重视人事档案的集中管理，国外人事档案管理系统建设工作主要由政府、高校等机构主持实施，实施重点在于人事档案信息的建立、管控和利用，以及系统的统一化、规范化。因此，基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统开发的需求分析、顶层设计、应用和技术实现形式都应该从国外人事档案管理系统建设的实践中汲取经验。本次申请的基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统建设项目，可行性分析如下：第一，理念先进。本系统的建设是基于提质增效的理念，以信息化、流程化为手段，管控人事档案的全生命周期，降低能耗，增强企业发展动力，是适应企业管理理念的业务平台；第二，人才队伍保障。结合业务实际积极开展档案管理人员业务技能、信息化技能的培养。通过人才队伍建设、激励机制、教育培训建设确保有一支专门的档案管理专业人才队伍；第三，基础设施建设保障。公司为档案部门配备了“三网”网络支持系统,其中支持档案系统运行的网络与互联网物理隔离，网络性能适应各门类电子档案管理、利用要求。根据档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备局域网和生产网服务器等设备；第四，数据基础。本系统有广泛的人事档案管理过程中的累积数据做基础。保证了基础数据的相对完整、准确；第五，系统开发应用部分与专业软件开发公司合作，对于系统开发的需求、设计、建模、开发、测试与运维等环节具有丰富经验与技术实力。从管理定位方面，公司倡导与现代信息、网络技术接轨，本项目发展目标与公司理念契合；从生产经营方面，人事档案管理系统作为管理工具有助于切实完善管理机制、提高工作效能、促进生产经营工作；从技术管理方面，系统开发从战略、成本、风险等方面能够得到有效控制，并且体系健全、具备创新能力、人员到位。经过综合分析，建设基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统的各项指标已经较为成熟。（四）运行环境简要说明本系统的运行环境(包括硬件环境和支持环境)的规定操作系统：Windows7Professionalx64及以上版本操作，或Windows2008Serverx64及以上版本操作系统。数据库管理系统：Mysql8.064位及以上版本，或Mariadb10.064位及以上版本。开发平台：JavaEE1.8及以上版本三、研（一）需求说明人事档案管理系统主要针对人事档案的收集归档、自动分类识别、信息检验、统计分析、利用审批、借阅归还、自动管理台帐、库存管理等人事档案管理工作的各个环节程序系统化及程序辅助功能的技术实现。系统要求实现提示信息推送，实现利用审批、档案催还等相关业务的消息提醒功能。系统要求实现对人事档案材料录入的审核功能，主要包含两个方面的内容：第一、实现零散材料录入的自动鉴别分类功能，根据文件名称与系统内置材料分类表自动判别文件的分类，系统中如无相关分类，可进行新增更新等操作，固化已有的分类及积累相关知识；第二、根据录入的材料时间（年、月、日）自动判断材料的顺序是否正确，如不正确提醒用户进行排序调整。系统要求实现人事档案的目录管理功能，包括人事档案电子目录导入、生成归档目录、生成干部人事档案目录及目录导出批量打印等。系统要求实现人事档案的归档数据统计分析功能，能够按照时间、类型对归档数据加以分析，便于掌控归档范围及按期提示应归档信息。系统要求实现人事档案利用的审批流程管理，实现系统流程定义、流程审批、日志记录等。系统要求实现人事档案利用台帐的自动管理，形成查阅、借阅、转递人事档案台帐。系统要求实现人事档案库房管理功能，可动态监控库房存储状态、进行库存上架盘点等功能。（二）研发内容1.系统建设内容系统建设为基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统建设，主要包含收集归档、管理利用、自动台账、库房管理四大功能模块。收集归档模块是其他功能应用的基础，运用端口模式，将人事档案数据信息跨部门实时共享，使系统保持共建共维的良性循环，同时收集归档模块具备识别配置及汇聚分散信息的功能及数据自动验证的功能，其目标在于将收集归档日常业务流程中繁杂的工作项融入系统建设，实现系统管理，减少人工干预。管理利用模块是实现自动台账管理的保障，人事档案的利用包括档案的查阅、借阅、转递，整个过程需要大量的沟通交互，管理利用模块的开发能够减少信息偏差的干扰，实现批转记录的自动日志存储及利用情况的推送。自动台账模块可以通过数据的动态匹配与实时变更，实现复杂数据结构下数据的自主调试与检验，最终达到账物相符并自动形成台账管理的目的，该系统的建设是库房管理的前提。库房管理模块是库房安全的有力保证，该系统可实现一站式管理，系统中既包括库存数据动态监控又包括完整的数据统计，为库房盘点提供了系统支持，节省了人力成本。各个子系统互相关联，最终应实现人事档案的收集、管理、存储、利用的全生命周期的系统化管理。2.系统整体功能系统整体建设实现以下功能：第一，目录管理功能，干部人事档案归档材料目录的批量导入功能，在系统内按照指定格式生成归档文件目录。在系统内按照数据的导入批次进行记录，包含导入目录的详细信息，导入操作人、操作时间、归档部门等相关信息。在系统内以人员为单位，按照指定格式形成人事档案目录。第二，档案利用流程及功能，系统内设置人事档案查阅线上审批流程。系统内设置人事档案借阅线上审批流程。系统内设置人事档案转递线上审批流程。第三，系统化台账管理功能，根据档案利用流程填写的流程单内容、操作人、操作时间等信息生成人事档案利用台账。第四，建设库房管理模块，包含库房结构定义、人事档案上架、库存数据动态监控、库存量统计、库房盘点等相应的子模块（或功能）。3.制度规范及管理流程建设制定了《公司电子文件归档与管理细则》、《公司档案数字化加工实施细则》等规章制度，用于档案信息化建设的业务指导；为适应管理系统建设，制定了收集归档、提供利用、转递等档案管理流程。项目研发的技术路线及系统开发（一）技术路线1.研究方法本课题以基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统为研究核心，在制度规范研究与理论分析基础上，强调建设策略的研究、管理标准、流程管控及应用水平提升的目标，针对具体研究问题，综合运用项目组织、文献研究、调研分析、系统建设、评价分析及评估总结方法进行课题研究。1）文献研究法对国内外关于人事档案管理系统的文献进行梳理，明确管理标准、流程管控、人事档案安全管理、统计分析等多项概念内涵；通过文献研究和理论分析探讨人事档案全生命周期管理的实施背景、顶层设计、制度基础、技术条件与组织影响的关联关系。为项目的制度规范及体系建设等提供充实的理论依据。2）案例研究法一是通过网络资源分析，对企业在人事档案管理中发生的典型案例进行分析，识别企业文化、环境、实施机制、体系组织、工具手段以及技术应用与人事档案管理实施战略之间的关系；二是实地调研，对企业中人力资源部门进行实地调研，制定调研问题，收集并分析数据，形成调研报告。主要目标为突出人事档案全生命周期管理系统研究的共性规律及其系统性和演变性。2.技术路线根据2020年公司科技项目立项选题要求，结合实施条件和自身优势，确定《基于过程控制的人事档案全生命周期管理系统研究》这一项目。其总体技术思路可概括为以下三方面：一是，研究网络文献资源及相关制度规范，了解国内外研究及实践现状，通过实地调研分析对企业人事档案管理现状、管理基础情况进行梳理分析，形成需求分析报告及制定制度规范；二是，引入系统分析方法，形成系统建设体系，运用鉴别检验、分类处理、组织技术，依据各项技术手段逐步实现人事档案管理系统收管存用各项功能的分析、设计及实施。在此基础上，针对具体问题，开展系统研究及建设；三是，运用系统评价方法，从制度运行情况、系统实施情况、用户使用情况等方面探索人事档案全生命周期管理系统建设的长效机制。3.建设路线管理系统用于落实人事档案全过程管理，实现档案数据管理系统化，提高档案管理效能，确保档案质量。主要包括人事档案元数据管理、数据分级规范管理、线上收集归档、过程数据管理、规范审批管理、库房上架管理等，实现档案支撑、降低风险、全过程管理的目标。项目建设遵循与企业信息化基础融合、构建企业高质量档案数据中心的原则。BOOSTRAP页面设计技术、异步操作技术2.自动分类功能实施实现人事档案材料目录的添加功能，添加材料时系统自动生成当前分类内的顺序号，并对系统中已经存在的此类材料的形成日期进行对比核验，在发现日期顺序错误时，提示用户文件材料录入顺序错误，需要调整当前分类内材料的排序（或系统自动生成新的排序）。限制条件：选中人事档案的所属人员以及材料的分类。3.文件排序鉴别与管理功能实施实现人事档案材料目录的修改功能，除顺序号之外的所有著录项都可以进行修改，保存数据时将对此分类内材料形成日期进行对比核验，在发现日期顺序错误时，提示用户文件材料顺序错误，需要调整当前分类内材料的排序（或系统自动生成新的排序）。限制条件：不能选中多条数据同时进行修改。4.自动生成归档文件目录功能实施在系统内按照指定格式生成归档文件目录。在系统内按照数据的导入批次进行记录，包含导入目录的详细信息，导入操作人、操作时间、归档部门等相关信息，系统单独开发归档文件导入记录模块，具有权限的用户可以进入导入记录模块中进行查询导入记录信息，以及根据导入记录生成归档文件目录信息。5.生成干部人事档案目录功能实施在系统内以人员为单位，按照指定格式形成人事档案目录（人事档案卷内目录）。校验导入目录信息、归档目录、干部人事档案目录及登记信息。从管理角度上，使得人事档案目录与归档目录数据能够共享利用，降低了维护人事档案目录数据的难度。6.查阅人事档案线上审批功能实施系统内设置人事档案查阅线上审批流程。在审批完成后，档案管理员接收查阅申请审批通过的提示信息。并可通过人事档案查阅台账进行查询，在完成人事档案查阅事项后，由档案管理员关闭该流程。7.借阅人事档案线上审批功能实施系统内设置人事档案借阅线上审批流程。在审批完成后，档案管理员接收借阅申请审批通过的提示信息。并可通过人事档案借阅台账进行查询，在完成人事档案借阅事项后，由档案管理员关闭该流程。8.转递人事档案线上审批功能实施系统内设置人事档案转递线上审批流程。在审批完成后，档案管理员接收转递申请审批通过的提示信息。并可通过人事档案转递台账进行查询，在完成人事档案转递事项后，由档案管理员关闭该流程。（加入办理时限提示等信息）9.人事档案借阅及台账管理功能实施在人事档案借阅流程完成之后，由档案管理员进行档案借阅操作。并根据借阅流程填写的流程单内容、借阅操作人、操作时间等信息生成人事档案借阅台账。10.查阅人事档案及台账管理功能实施人事档案查阅台账，记录人事档案查阅的历史记录，主要记录查阅人、查阅时间、被查阅人、查阅内容、查阅部门、查阅原因、备注、档案管理员等主要信息，并针对上述记录项提供相应的检索功能。查阅人事档案台账的记录根据查阅申请流程生成。11.借阅人事档案管理台账功能实施人事档案借阅台账，记录人事档案借阅（借出）的历史记录，主要记录借阅人、借阅时间、借阅何人档案、借阅人、借阅原因、归还时间等主要信息，并针对上述记录项提供相应的检索功能。借阅人事档案台账的记录根据借阅申请流程生成。12.转递人事档案管理台账功能实施人事档案转递台账，记录人事档案转递的历史记录，主要记录转递时间、姓名、原单位职务、转去单位、转出原因、转出方式、经办人、备注等主要信息，并针对上述记录相应的检索功能。转递人事档案台账根据转递人事档案申请流程生成。13.人事档案库房管理功能实施人事档案库房管理模块包含，库房结构定义、人事档案上架盘点、库房数据展示、库存量动态监控、库存量统计等相应的子模块（或功能）。14.库存数据全面管理功能实施库存数据全面管理功能使用数据管理的方式实现档案库房存储的动态展示及监控功能，可根据库存情况和档案借阅及转递情况，将在库档案、借出（不在库）档案分两类展示数据，可筛选出某个库位借出及转递档案的数据。15.档案上架盘点功能实施档案上架盘点功能，借助手持带有存储功能条形码扫描枪扫描实体档案盒及档案材料，将扫描后的盒码及材料码与系统中的数据对比（以盒或件为单位），对比通过生成上架盘点验证数据。正常状态下，数据应是验证通过和已借出两种状态。项目建设过程及运行情况项目建设的进度分为四个阶段，第一阶段2020年7月至8月为需求分析及详细设计阶段，主要开展工作为开展需求分析，进行系统及数据结构设计等，其工作成果为形成《系统详细设计说明》；第二阶段2020年8月至10月为收集归档功能建设阶段，主要开展工作为组织形成《收集归档功能设计要求》，开展收集归档界面设计、分类规则嵌入工作，完成收集归档功能建设，实现规范化线上收集；第三阶段2020年11月为系统管理利用功能建设，开展工作为完成管理利用流程梳理，提出审批过程设计的要求，完成管理利用功能建设；第四阶段2020年12月为数据自动台账功能建设，开展工作为根据业务特点及相关规则完成台账过程数据管理要求，实现台账数据字典设计，并依据此要求实现数据规则性聚类及对数据的格式管理；第五阶段2021年1月至2月完成库房管理建设，开展工作为对库房上架及盘点进行调研，并形成库房上架盘点设计文档，实现系统辅助支持库房上架管理；第六阶段2021年3月至4月进行系统测试与优化，依据业务实际进行系统测试十余次，直至优化完毕。组织相关负责人员对“人事档案管理系统”进行了建设测试。测试组对系统的功能实现与运行状况进行了现场测试，并进行了抽样技术测试，技术人员对主要的功能进行了演示与操作。测试组对系统建设情况进行汇总讨论，最后形成如下意见：本系统的功能开发按照合同约定全部建设完成；所有的功能模块技术参数全部符合合同约定；经试运行后达到预期效果，系统运行正常；BS端软件系统工作正常。综上所述，人事档案管理系统通过系统测试并开始测试应用。本项目建设过程严格参照规范，并且实施成果有依据、有计划、可推广。系统建设前在人事档案管理的全过程中凸显出来一些问题。通过现状调研分析及对标标准，目前在馆共约1000余册人事档案管理中存在接收归档效率偏低、利用转递审批过多、归档范围不明确、人事档案整理环节多效率低、库房管理现代化水平不足四类问题，因此亟需改进。随着技术的升级及高效管理的需求，在此基础上提升人事档案系统化管理水平，加强前端控制，提高文档数据全面管理的规范性及增强质量管控，降低人力、物力成本，实现提质增效的目标。项目主要成果形成《馆藏人事档案管理规定》（含业务流程）、《系统详细设计说明书》（含数据库设计）。完成人事档案管理系统建设，实现全过程管理。形成信息系统源代码及源程序1套。从管理角度讲，本项目的业务创新点体现在组织架构设置、制定策略、具体实施及后评估是一个完善的、可执行的体系，保障了项目的实现效果；体现在该体系涵盖人事档案的全过程，从数据来源开始，对业务应用、过程管理等相关数据进行管控。从技术角度讲，体系建设中采用了较为前沿的信息技术，结合档案数据收集、验证、归档、管理功能，为人事档案管理提供了综合的解决方案。存在的问题及建议1.项目组织中的问题。项目组织中的问题主要体现为项目进度控制风险，应对措施主要有高层领导管控、统一布置、明确职责分工、进度计划、周进度汇报等。2.制度管理中的问题。制度风险在于制度是否能够及时跟进项目开展以及制度能否切实执行见效，主要应对措施为制度的持续修订与完善、制度宣贯、制度培训、制度落实、系统应用及定期复核。3.业务应用中的问题。业务风险主要为现有业务的开展协调是否能够与系统建设达成一致，不同的业务系统有不同的数据文件格式和基础代码，主要应对措施为业务流程梳理、规则制定、统一标准等。4.项目实施中的问题。实施风险主要有前期数据质量和完整性差，流程标准化程度低，应对措施为在数据上传之前做采用数据核对的方法和工具并尽可能早地进行数据处理，并在数据转换测试过程中转换和核对绝大多数的历史档案数据。5.系统建设中的问题。系统关系处理及集成中的风险，应对措施为厘清系统与业务系统之间的关系，制定关系架构及对接总体设计。系统测试运行中出现了以下问题，目前已经及时纠正。目录模板无法下载编辑；收集归档文件自主识别类号部分不准确；系统应实现材料录入完