公司档案管理规定范文（2篇）

公司档案管理规定范文第一章总则一、为规范公司档案管理工作，推动公司信息化进程，促进科学决策，特制定本规定。二、本规定适用于公司内所有档案的管理工作。第二章档案的定义与分类一、档案系指公司内生成、收购、合作获取的各类文件、记载、资料等载体。二、根据档案的不同目的和用途，将其划分为以下几类：1.办公档案：涵盖日常办公中产生的文件、通知、报告等，以及与业务活动紧密相关的资料。2.人事档案：包含与公司员工相关的所有档案资料，如员工合同、培训记录、考勤记录等。3.财务档案：涉及公司财务活动的所有档案资料，如会计凭证、财务报表等。4.业务档案：涵盖公司各类业务活动的相关档案，如业务合同、客户资料、项目文件等。5.专有档案：指公司特定部门或项目所需的档案，例如研发档案、法务档案等。第三章档案管理原则一、合规性原则：档案管理工作需严格遵守相关法律法规及公司内部规章制度。二、完整性原则：确保公司档案真实、完整地记录公司历史、业务活动和重要决策等信息。三、安全性原则：公司档案应严格保密，以保障档案的安全和完整性，防止遗失和损坏。四、便利性原则：档案需合理组织、分类和编目，以便于检索和利用。第四章档案管理责任一、公司档案管理部门负责档案管理工作，负责制定和实施相关管理制度。二、各部门应积极参与本部门档案的管理，并配合档案管理部门的工作。三、档案管理部门应建立档案管理责任制，明确各级管理人员和工作人员的职责。第五章档案的采集与整理一、档案的采集和整理需遵循规定的程序和要求，以确保档案的真实性和完整性。二、档案采集和整理工作应及时完成，并建立目录和索引，便于后续检索和利用。三、原始资料应至少保存五年以上，并进行电子备份，以确保档案的安全。第六章档案的归档与存储一、档案的归档应遵循分类和文件编号原则，将档案存放于指定档案库或存储设备中。二、定期检查和维护存储设备，以确保档案的安全和可靠性。三、档案的存储地点应符合防火、防水、防盗等安全要求。第七章档案的借阅与调阅一、公司员工借阅档案需按照管理规定和程序进行申请和审批。二、档案的调阅应迅速响应，及时提供所需档案，并做好出库和归档工作。三、借阅和调阅档案应做好记录，以确保档案的安全和可追溯性。第八章档案的销毁与归档一、档案的销毁需遵循规定的流程和程序，并经授权审批后方可进行。二、保管期限到期的已归档档案，应按规定进行归档或销毁处理。三、档案的销毁和归档应做好相关记录，以确保档案管理工作的真实性和责任追溯性。第九章档案安全管理一、档案管理部门应制定档案安全管理制度，确保档案的保密和安全。二、对档案管理人员进行培训，提高其档案安全意识和技能。三、配备必要的安全设备和措施，以保障档案的安全和完整性。第十章档案管理评估与监督一、档案管理部门应定期进行档案管理评估，以评估和改进档案管理工作的质量和效果。二、公司对档案管理工作进行定期检查和监督，确保各部门严格按照规定程序进行档案管理。三、发现档案管理工作不符合规定时，应及时纠正并追究相应责任。结语本档案管理规定范本旨在为规范公司档案管理工作提供参考。公司应根据自身实际情况，结合本范本进行适当修改和完善，以确保档案管理工作的顺利推进和高效运作。公司档案管理规定范文（二）一、目的与意义为强化公司档案管理，保障档案的安全性、完整性及便捷检索与利用，提升公司档案管理的规范化程度，特制定本规定。本规定的实施旨在规范档案的建立、使用、保管及销毁流程，加强档案管理，确保档案信息的真实、准确与完整，为公司的决策、管理及服务提供坚实支撑与保障。二、适用范围本规定适用于公司内所有部门、单位及个人，在进行档案管理活动时均需遵循的原则与规定。三、档案管理的原则1.法律依据原则：公司档案管理须严格遵循相关法律法规，确保管理活动的合法性与合规性。2.防护原则：应采取适当的技术与物理措施，保障档案的安全性与保密性，防止遗失、损坏、泄露及非法使用。3.应用原则：根据业务实际需求，对档案进行分类、整理与使用，确保档案信息的准确性与完整性，提升档案信息的利用价值。4.统一管理原则：遵循统一的管理制度，确保档案管理的有序、规范与高效。5.档案价值原则：依据档案的历史、科研、文化及价值等特点，进行鉴定、评估与定级，保护重要档案的完整性与真实性。四、档案管理的职责1.公司领导层：应高度重视档案管理工作，制定相关政策、规定与制度，确保档案管理工作的顺利推进。2.档案管理部门：作为档案管理的核心部门，负责制定管理规程与标准，并组织实施相关管理工作。3.各部门与单位：需依据公司档案管理规定，依法建立、使用、保管与销毁本部门档案，及时报送、归还与检索相关档案。4.档案管理员：作为档案管理骨干，负责本部门档案的管理工作，包括整理、分类、保存、报送与销毁等。五、档案建立与归档1.档案建立：依据相关文件、书面记录与证明材料建立档案，确保档案的真实性与可信度。2.档案归档：遵循一定分类与编号规则进行归档，确保档案的有序性与便捷性。归档时，应编制并管理档案目录、索引与标签。六、档案保管与借阅1.档案保管：应妥善保管档案，防止遗失、损坏与泄露。档案室需配备防火、防潮、防尘与防盗设施，并定期进行保管检查与防火防灾演练。2.档案借阅：借阅需符合相关法律法规与档案管理规定，借阅人需按流程申请并签署借阅责任书，确保档案的安全与完整。七、档案销毁与移交1.档案销毁：依据相关法律法规与档案管理规定进行销毁，确保档案的安全性与保密性。销毁时，需遵循一定制度，由档案管理部门负责组织实施。2.档案移交：依据相关法律法规与档案管理规定进行移交，确保档案的准确性与完整性。移交时，应编制移交清单与登记簿，并经双方签字确认。八、档案管理的监督与评估公司应建立健全档案