高校采购管理制度及流程指导手册

高校采购管理制度及流程指导手册一、制定目的及范围高校采购管理制度的制定旨在提高采购工作的效率与透明度，确保资源的合理配置与使用，降低采购成本，维护学校的合法权益。采购管理制度适用于所有与高校相关的采购活动，包括教材、实验材料、设备、服务及其他各类物资的采购。二、采购原则采购工作应遵循以下基本原则：1.公正、公开、公平：采购过程必须公开透明，确保各方利益的公正对待。2.质量优先：在同等价格条件下，应优先选择质量更高的产品或服务。3.成本控制：在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，合理利用学校资金。4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及学校相关政策。三、采购流程一般采购流程1.采购申请采购人需明确需求，向相关部门提交采购申请，填写《采购申请表》。申请表需注明采购项目、数量、预算及使用目的。2.审批流程申请提交后，相关部门负责人需对申请进行审核。审核内容包括预算是否合理、采购物品是否符合需求等。审核通过后，申请表需交由财务部门进行预算审批。3.询价经审批的采购申请，采购人需对所需物品进行市场询价，获取至少三家供应商的报价，填写《询价记录表》。若采购金额超过一定标准，需进行公开招标。4.核价收集到的报价后，采购人需进行价格比较与分析，参考历史采购价格和市场价格，填写《核价报告》。核价报告需附上询价记录，交由部门负责人审批。5.采购实施审批通过后，采购人根据核价结果选择供应商，并与其签订采购合同。合同中应明确交货时间、质量标准及售后服务等条款。6.验收与入库物资到货后，采购人应组织相关人员进行验收，填写《验收报告》。验收合格后，将物资入库，并更新库存管理系统。7.付款与报销采购完成后，需向财务部门提交《采购申请表》、《验收报告》及发票等相关资料，进行报销。报销需在合同约定的付款期限内完成。特殊采购流程1.集中采购对于大宗物资（如办公用品、实验耗材等），各部门应在规定时间内提交集中采购需求，由学校采购部门统一进行采购。2.紧急采购在特殊情况下（如突发事件、设备故障等），可进行紧急采购。采购人需填写《紧急采购申请表》，并附上紧急情况说明，快速完成采购。3.小额采购针对金额较小的采购（如低于预算标准的物品），可简化流程。采购人需征得部门负责人的口头或书面同意即可进行采购。4.服务采购针对专业性强的服务（如咨询、培训等），应明确服务内容、服务标准及费用，必要时可进行招标或比选。四、备案与归档采购活动结束后，采购人需将所有相关文件进行归档，包括《采购申请表》、《询价记录》、《核价报告》、《验收报告》和发票等。归档资料需由财务部门审核，确保资料的完整性与准确性。所有归档资料应保存至少五年，以备日后查阅。五、采购纪律1.采购人职责采购人在采购过程中应保持高度的责任感，确保所采购的物资符合学校的质量标准，及时和供应商沟通，处理相关问题。2.行为规范采购人员不得接受供应商的馈赠或回扣，任何违反采购纪律的行为将受到严肃处理。采购人应主动公开采购信息，接受监督。3.供应商管理建立供应商评价机制，定期对供应商的服务质量、交货及时性及产品质量进行评估，淘汰不合格供应商，建立良好的供应商关系。六、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性与适应性，建立反馈与改进机制至关重要。采购人、部门负责人应定期对采购流程进行评估，发现问题及时反馈给采购管理部门。采购管理部门需定期召开会议，分析反馈意见，针对流程中的不足进行改进。此外，鼓励全体教职工对采购流程提出建议与意见，建立建议反馈箱或线上反馈平台，确保采购流