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文档简介

工程项目档案管理制度流程一、制定目的及范围为确保工程项目档案的规范管理，提高档案利用效率，保障档案信息的完整性与安全性，特制定本制度。该制度适用于公司所有工程项目的档案管理，包括项目立项、设计、施工、验收及后期维护等阶段的档案。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“真实、完整、安全、便捷”的原则，确保档案信息的真实性和完整性。2.所有档案必须按照规定的格式和标准进行整理，确保档案的可追溯性。3.各部门应指定专人负责档案管理，确保档案的及时更新与维护。三、档案管理流程1.档案收集1.1立项阶段：项目立项后，相关部门需收集立项申请、可行性研究报告等文件，形成初步档案。1.2设计阶段：设计单位需提交设计方案、设计变更记录、设计审查意见等文件，归档整理。1.3施工阶段：施工单位需定期提交施工日志、材料采购记录、施工变更通知等，确保施工过程的每一环节都有档案记录。1.4验收阶段：项目验收时，需收集验收报告、质量检测报告、竣工图纸等，形成完整的验收档案。1.5后期维护阶段：项目竣工后，需收集维护记录、维修报告等，确保后期维护档案的完整性。2.档案整理2.1分类整理：根据档案的性质和内容，将档案分为立项档案、设计档案、施工档案、验收档案和维护档案等类别。2.2编号归档：为每份档案编制唯一编号，确保档案的可追溯性和检索的便利性。2.3电子化管理：将纸质档案进行扫描，建立电子档案库，确保档案信息的安全存储与便捷访问。3.档案存储3.1物理存储：纸质档案应存放在专用档案室，确保档案的安全性和防潮、防火等措施到位。3.2电子存储：电子档案应存储在安全的服务器上，定期备份，确保数据不丢失。3.3访问控制：对档案的访问权限进行管理，确保只有授权人员能够访问相关档案。4.档案利用4.1档案查询：各部门可根据需要向档案管理人员申请查询相关档案，档案管理人员应在规定时间内提供所需档案。4.2档案借阅：如需借阅纸质档案，借阅人需填写借阅申请表，档案管理人员审核后方可借出，借阅期限不得超过规定时间。4.3档案复印：如需复印档案，需填写复印申请，档案管理人员审核后方可进行复印，复印件应注明来源。5.档案销毁5.1销毁申请：对超过保存期限的档案，相关部门需提出销毁申请，说明理由。5.2审核与批准：档案管理人员对销毁申请进行审核，必要时可向公司领导请示，获得批准后方可进行销毁。5.3销毁记录：销毁档案时，应填写销毁记录，记录销毁的档案编号、数量及销毁日期，确保档案管理的透明性。四、档案管理职责1.档案管理人员职责：负责档案的收集、整理、存储、利用及销毁等工作，确保档案管理制度的落实。2.各部门职责：各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，确保

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