小学文件档案管理制度范文（2篇）

小学文件档案管理制度范文一、总则本规定旨在规范小学文件档案的管理工作，以确保文件的安全、完整，便于查询与利用，同时提升行政管理效率和服务品质。二、基本原则1.系统性原则文件档案的组织和管理需遵循有序性，确保每一份文件能迅速、准确地被定位。2.完备性原则文件档案应包含详尽信息，如标题、来源单位、日期及主要内容，以保证文件的完整性和可信度。3.保密原则鉴于文件档案可能包含重要信息，必须确保其机密性，仅授权人员可查阅和使用。4.便利性原则文件档案的存储位置需便于访问，应有清晰的标识以简化查询过程。三、文件档案的组织与维护1.文件档案的组织(1)文件应按单位和日期顺序排列，同一单位文件按部门、科室顺序编排，并准确标注单位和日期。(2)文件应根据其性质和用途分类，如通知、成绩、学生档案等，并进行明确标记。2.文件档案的维护(1)设立专职档案管理员，负责文件的收集、整理、分类和编排工作。(2)档案管理员需定期盘点文件，确保文件的完整性和可用性。(3)采用密封存储，采取防潮、防火、防虫措施，保障文件安全。(4)借阅文件需遵循正式手续，填写借阅单并经主管批准，定期归还。(5)对无保存价值或过期文件，应按规章制度进行销毁，确保文件的及时更新。四、文件档案的保密1.保密等级划分根据国家法规，文件档案分为绝密、机密和秘密三级，应按等级进行存储和借阅管理。2.保密标识文件应明确标注密级，防止密级信息泄露。3.保密措施包括将文件存入密封柜并设置密码，定期检查审计，消除潜在风险。五、文件档案的使用与查询1.文件档案的使用(1)使用文件需遵守相关规定，查询者需填写申请单并经主管批准。(2)复制文件需符合保密要求，禁止擅自复制和传播文件。2.文件档案的查询(1)查询应快速有效，查询者可使用电子系统或向档案管理员查询，管理员需提供准确、迅速的服务。(2)查询文件需遵守保密措施，查询者需提供合法身份证明，查询后文件应归还原位，不得随意带出。六、文件档案的保存期限文件档案的保存期限应根据相关法规确定，保存期满后，应按规处理，包括销毁和归档。七、附则对于本规定未涵盖的细则和特殊情况，应根据实际情况进行补充和调整，以确保文件档案管理的规范性和便利性。小学文件档案管理制度范文（二）1.引言本规定旨在确立和规范小学文件档案管理的准则，以确保文件档案的完整性、可靠性和安全性，提升工作效率，促进工作质量与效果的提高。2.文件档案的归档与整理2.1归档规定2.1.1文件应按种类和编号进行分类归档，以维护归档的有序性；2.1.2采用统一的编号和归档标识，以确保文件的唯一性和可追溯性；2.1.3文件需附带归档登记表，详细记录文件名称、编号、归档日期等信息；2.1.4归档文件应存放在专用文件柜内，实施锁闭保管，并定期进行检查和整理。2.2整理规定2.2.1文件档案应按时间顺序进行整理，以保持档案的连续性；2.2.2整理过程中应确保文件的完整性和准确性，对缺失或不完整的文件进行补充或修复；2.2.3及时清理无关或随机附加的文件，以维持档案的纯净性和准确性。3.文件档案的查阅与借阅3.1查阅申请3.1.1查阅申请需由相关负责人或授权人员签署批准；3.1.2申请应明确查阅目的和范围，申请人需提供有效身份证明；3.1.3查阅申请需提前提交，并经过审批后方可进行。3.2查阅程序3.2.1申请人需在档案室提交申请，填写查阅登记表，包括申请日期、申请人姓名、档案目录等信息；3.2.2档案管理员根据申请安排查阅，并向申请人发放查阅凭证；3.2.3查阅时需在监督下进行，不得擅自翻阅、携带或修改档案内容；3.2.4查阅完毕后，申请人需归还查阅凭证，由档案管理员确认档案完整性后方可离开。3.3借阅与归还3.3.1借阅档案需填写借阅申请表，由相关负责人审批；3.3.2借阅期限需明确，借阅人需承诺按时归还；3.3.3借出的档案不得转借他人或移交给外部单位；3.3.4档案归还时，需经过档案管理员的检查，确保归还的档案完整无损。4.文件档案的保存与销毁4.1保存要求4.1.1文件档案的保存期限应遵循相关法律法规；4.1.2长期保存的档案应存放在专门的档案室，以防损坏和丢失；4.1.3档案室应配备防火、防潮、防虫等安全设施，确保档案安全。4.2销毁程序4.2.1文件档案销毁需遵循既定的销毁计划，获得相关部门的批准和记录；4.2.2销毁前需对档案进行核查，确保符合销毁条件；4.2.3档案销毁应由专业单位执行，并出具销毁证明；4.2.4销毁记录应妥善保存，销毁残余物应进行适当处理。5.文件档案的安全保密5.1档案室应设立保密区域，保障档案的安全性和保密性；5.2档案管理员应具备良好的保密意识，不得擅自泄露档案信息；5.3涉密档案应加密存储和管理，根据保密等级进行相应处理；5.4档案的外借和借阅需经过审批，以确保档案的安全和完整性。6.其他条款6.1未在本规定中涵盖的问题，应参照相关法律法规执行；6.2本规定的修订需经过相关部门的批准和备案；6.3本规定自发布之日起生