文书档案管理制度（二篇）

文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提升工作效率，确保文件的安全性与可追溯性，特制定本制度。二、定义1.文书档案：指机关、单位在履行职责过程中产生的各类书面文件，涵盖公文、会议记录、备忘录等。2.档案管理：指对文书档案进行规范化、系统化的管理工作，涉及收集、整理、保管、利用等环节。三、管理机构和责任1.档案管理部门：各单位应设立专门的档案管理部门或指定专人负责文书档案管理工作。2.档案管理员：具体负责文书档案的管理工作，包括文件的收集、整理、登记、保管等。四、档案管理流程1.文件收集：各单位应依据文件分类标准，对产生的文件进行及时收集，并进行登记。2.文件整理：档案管理员应对收集到的文件进行整理，包括分类、编号、目录等。3.文件登记：档案管理员应对每一份文件进行登记，记录文件的编号、日期、标题、归属部门等信息。4.文件保管：收集到的文件应依据一定规则进行保管，包括使用密封袋、文件柜、密集架等档案保管工具。5.文件利用：档案管理员应根据需求，提供文件的查阅和复制服务，并确保文件的安全性和完整性。五、档案管理规范1.文件整理规则：文件整理应依据文件分类标准进行，包括按照文件的种类、用途、日期等进行分类。2.文件编号规则：文件编号应依据一定的编码规则进行，包括设定文件类别、顺序号等信息。3.文件登记规则：文件登记应采用标准的登记表格，记录文件的关键信息，以便查询和跟踪。4.文件保管规则：文件保管应依据一定的安全措施进行，包括定期检查档案柜、备份档案等。5.文件利用规则：文件利用应遵循依法、及时、准确的原则，不得随意使用和外借档案。六、档案查询与跟踪1.查询方式：档案管理员应提供多种查询方式，包括电子检索、纸质目录查询等。2.查询权限：档案查询应根据工作需求设置权限，确保信息的安全性和保密性。3.跟踪要求：对于需要跟踪的文件，档案管理员应进行特殊处理，并及时反馈查询结果。七、档案销毁1.销毁程序：档案销毁应遵循一定的程序，包括审批、备案、公告等环节。2.销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式，包括烧毁、粉碎等。3.销毁记录：档案管理员应及时记录销毁的文件信息，包括日期、数量、种类等。八、档案安全1.档案保密：档案管理员应严格遵守档案保密制度，确保档案不被泄露。2.档案备份：档案管理员应定期对重要文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。3.档案防火：档案存放地点应具备防火设施，并定期进行防火检查。九、附则本制度由各单位自行制定执行，并根据工作需求进行适当的调整和修改。十、责任追究对违反本制度的行为，将依照相关规定进行责任追究。文书档案管理制度（二）一、目的与依据为规范企业文书档案管理工作，确保文书档案的完整性、准确性、可靠性和规范性，提升工作效率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于企业内部所有文书档案管理工作。三、文书档案管理职责1.文件发放与接收：依据既定程序向相关部门或人员发放文件，并确保及时回收；2.文件归档：对回收文件进行归档处理，保障文件存储安全及便于检索；3.文件调阅：根据相关程序和要求提供文件调阅服务，并记录调阅详情；4.文件销毁：依照规定程序处理到期、废止或无效文件的销毁事宜，并记录销毁详情；5.文件备份：对重要文件执行备份操作，确保文件安全性和可靠性；6.文件整理：对文件进行分类整理，确保文件的有序性和易于检索；7.文件传送：按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送详情；8.文件编码：对文件进行编码处理，确保文件的唯一性和可识别性；9.文书档案管理制度的宣传与培训：向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，以提高管理意识和工作效率。四、文书档案管理流程1.文件发放与接收流程：(1)文件发放部门依据文件发放申请单发放文件；(2)文件接收部门或人员依据文件接收单接收文件。2.文件归档流程：(1)文件归档部门依据文件归档要求执行归档；(2)归档完成后，将归档信息录入档案管理系统。3.文件调阅流程：(1)调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2)文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3)查找到相关文件后，将文件交付申请人，并记录调阅详情。4.文件销毁流程：(1)文件销毁部门依据文件销毁要求执行销毁；(2)销毁完成后，将销毁信息录入档案管理系统。五、文书档案管理制度的宣传与培训为提升文书档案管理意识和工作效率，应定期开展宣传和培训活动。可通过组织培训班、制作宣传资料等形式进行。六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将依据企业相关规定予以处理，情节严重者