日常办公文件归档及保密制度规定

日常办公文件归档及保密制度规定TOC\o"1-2"\h\u28797第一章总则 1256621.1目的与依据 1237661.2适用范围 2131001.3基本原则 231934第二章文件归档管理 2213702.1归档范围与分类 2105912.2归档流程与要求 2317652.3归档时间与责任人 27859第三章文件保管 2242653.1保管设施与环境 2322973.2保管期限与处置 2150583.3定期检查与维护 318287第四章文件利用 3248304.1文件查阅与借阅 31384.2文件复制与传递 376624.3文件利用的登记与审批 320381第五章文件保密管理 3253895.1保密级别划分 371915.2保密措施与要求 336415.3保密责任与追究 314878第六章电子文件管理 3257886.1电子文件的归档 3313386.2电子文件的存储与备份 3223936.3电子文件的安全防护 42548第七章档案销毁 4270697.1销毁程序与审批 4102757.2销毁监督与记录 4187817.3特殊情况的处理 412127第八章附则 4172758.1解释权与修订权 428618.2制度实施时间 4257788.3相关表单与附件 4第一章总则1.1目的与依据为了加强日常办公文件的管理，提高文件的利用效率，保证文件的安全与完整，根据相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工在日常办公过程中产生的各类文件的归档、保管、利用、保密及销毁等管理工作。1.3基本原则文件管理应遵循分类明确、流程规范、安全保密、便于利用的原则。保证文件的归档、保管和利用符合公司的利益和法律法规的要求，同时保障公司的商业秘密和敏感信息不被泄露。第二章文件归档管理2.1归档范围与分类归档范围包括公司各类行政文件、业务文件、合同协议、会议记录等。文件分类应根据文件的性质、内容和用途进行，如分为行政管理类、业务经营类、财务审计类等。2.2归档流程与要求文件归档流程包括文件收集、整理、审核和归档。文件收集应保证齐全完整，整理应按照分类标准进行，审核要严格把关文件的质量和准确性，归档应按照规定的时间和方式进行。归档要求文件内容真实、完整、准确，格式规范，手续完备。2.3归档时间与责任人各类文件应在规定的时间内完成归档工作。一般文件应在形成后的一定期限内归档，重要文件应及时归档。归档责任人包括文件的形成者、部门负责人和档案管理人员，他们应各自承担相应的责任，保证文件归档工作的顺利进行。第三章文件保管3.1保管设施与环境文件保管应配备专门的保管设施，如档案柜、档案室等，并保证保管环境符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。档案室应保持适宜的温度和湿度，定期进行通风和清洁。3.2保管期限与处置根据文件的重要性和使用价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。到期文件应按照规定的程序进行处置，如销毁或移交档案馆等。3.3定期检查与维护定期对文件进行检查，查看文件是否有损坏、丢失等情况。同时对保管设施进行维护，保证其正常运行。如发觉问题，应及时采取措施进行处理。第四章文件利用4.1文件查阅与借阅公司员工因工作需要查阅文件时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。如需借阅文件，应办理借阅手续，并在规定的时间内归还。4.2文件复制与传递如需复制文件，应注明复制目的和份数，并经相关负责人批准。文件传递应通过安全的方式进行，如内部邮件、专人传递等，保证文件的安全和准确传递。4.3文件利用的登记与审批对文件的利用情况进行登记，包括查阅、借阅、复制、传递等。所有文件利用行为都应经过审批，保证符合公司的规定和要求。第五章文件保密管理5.1保密级别划分根据文件的内容和性质，将文件划分为绝密、机密、秘密三个保密级别。不同保密级别的文件应采取相应的保密措施。5.2保密措施与要求对绝密、机密、秘密文件分别采取严格的保密措施，如限制接触人员、设置密码、加密存储等。要求员工严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。5.3保密责任与追究明确员工的保密责任，对违反保密规定的行为进行追究。如造成公司损失的，应依法追究相关人员的法律责任。第六章电子文件管理6.1电子文件的归档电子文件的归档应按照规定的格式和程序进行，保证电子文件的真实性、完整性和可用性。归档时应同时保存电子文件的元数据和相关背景信息。6.2电子文件的存储与备份选择合适的存储介质存储电子文件，并定期进行备份。备份数据应存储在安全的地方，防止数据丢失或损坏。6.3电子文件的安全防护采取防火墙、加密技术、访问控制等安全防护措施，保证电子文件的安全。防止电子文件被非法访问、篡改或删除。第七章档案销毁7.1销毁程序与审批档案销毁应按照规定的程序进行。先由档案管理人员提出销毁清单，经部门负责人审核，报公司领导批准后，方可进行销毁。7.2销毁监督与记录销毁过程应由专人监督，并进行记录。记录应包括销毁文件的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。7.3特殊情况的处理在销毁过程中，如发觉有未到期或有保存价值的文件，应及时停止销毁，并进行妥善处理。第八章附则8.1解释权与修订权本制度的解