招标代理机构选取各项管理规章制度

招标代理机构选取各项管理规章制度

目录

第一节招标代理相应工作制度.................................6

一、前期准备阶段.................................................6

二、人员安排.........................................................6

三、项目进场登记.................................................7

四、招标公告（资格预审公告）的发布.............7

五、接受报名和发售招标文件（资格预审文件）

........................................................................................8

六、接收并回复答疑.............................................8

七、资格预审（仅限资格预审项目）.................8

八、开标前准备工作...........................................10

九、开标、评标...................................................11

十、定标...............................................................11

十一、发布中标公告（中标候选人公告）.......11

十二、发布中标通知书.......................................12

十三、中标通知书网上备案...............................12

十四、提交招标情况书面报告...........................12

十五、签订施工合同...........................................13

十六、项目整体资料整理...................................13

第二节内部监督管理制度.......................................13

一、管理大纲.......................................................13

二、员工守则.......................................................15

1

三、招标业务管理规范.......................................15

第三节公司行政管理制度.......................................20

一、重大事项请示报告制...................................20

二、会议管理制度...............................................22

三、公司安全保卫制度.......................................28

四、公司监控系统管理制度...............................31

五、公司网站信息发布管理制度.......................34

六、公司影像资料存档管理制度.......................39

七、印章管理及使用制度...................................43

八、公司证件管理规章制度...............................46

第四节人事管理制度...............................................49

一、工作流程.......................................................49

二、员工聘用管理制度.......................................56

三、人事档案管理制度.......................................59

四、员工培训管理制度.......................................63

五、内部岗位竞聘、晋级制度...........................68

六、员工考核制度...............................................72

第五节财务管理制度...............................................78

一、总则...............................................................78

二、涉及财务的业务管理制度...........................79

三、收入、支出的管理.......................................81

四、固定资产的管理...........................................82

五、现金的管理...................................................83

六、票据管理制度...............................................85

2

七、财务档案管理办法.......................................85

八、公司印鉴管理制度.......................................86

九、收入管理制度...............................................87

十、费用报销制度...............................................90

第六节招标代理管理制度.......................................92

一、招标代理工作人员守则...............................92

二、招标公告及中标公示（告）管理制度.......93

三、招标代理合同管理制度...............................96

四、招标文件编制要求.......................................98

五、投标登记工作制度.....................................102

六、投标预备会及答疑环节工作制度.............103

七、犯罪记录查询管理制度.............................105

八、招标项目时间进度管理制度.....................107

九、投标保证金管理制度.................................107

十、答疑室管理制度.........................................108

十一、开标现场管理制度.................................110

十二、评标专家管理制度.................................113

十三、质疑投诉管理制度.................................120

十四、中标通知书管理制度.............................122

十五、工程招标档案管理制度.........................123

十六、政府采购档案管理制度.........................127

十七、招标项目备案管理制度.........................131

十八、军队物资管理办法.................................136

十九、公司招标廉洁制度.................................150

3

二十、招标代理人员廉洁制度.........................152

第七节企业服务体系和制度.................................154

一、代理机构工作制度.....................................154

二、履约过程中的人员管理制度.....................163

三、从业人员遵守职业道德的管理措施.........164

四、遵守国家行业公约.....................................165

五、与采购人和政府采购监管部门的配合措施

....................................................................................169

六、学习制度.....................................................170

第八节招标代理从业管理规定.............................174

一、总则.............................................................174

二、职位及职责.................................................175

三、内部复核工作流程的要求.........................188

四、档案资料.....................................................195

五、职业道德.....................................................202

六、业绩分派.....................................................204

七、执业风险管理.............................................204

八、附则.............................................................206

第九节合同管理制度.............................................206

第十节档案资料管理制度.....................................208

一、档案资料.....................................................208

二、归档及备案时间.........................................209

三、档案资料的整理.........................................209

四、省政府采购项目档案资料.........................210

4

五、省建设工程类项目档案资料.....................220

六、本级（各区县）政府采购项目档案资料.223

七、市本级（各区县）建设工程类项目档案资料

....................................................................................227

八、公路（交通）建设工程类项目档案资料.230

九、土地整理项目招标投标档案资料.............232

十、货物（设备）招标投标档案资料.............234

十一、未中标投标文件.....................................236

十二、资料移交.................................................238

十三、档案资料的归档程序.............................239

十四、档案资料的借阅.....................................240

十五、归档资料的销毁.....................................242

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第一节招标代理相应工作制度

一、前期准备阶段

接受招标人所委托的项目后，与招标人尽快签订招标代

理合同。接受招标人委托的项目后，我单位将在第一时间成

立专项招标服务团队，就招标人所委托项目概况进行具体分

析，制定合理可行的招标项目实施方案，项目负责人合理划

分招标小组各组成人员的分工，保证项目的时间节点及项目

招标流程进度。就招标人委托项目，项目负责人及时与招标

人进行沟通，准确的确定监管机构并根据监管机构的要求开

展招标代理工作；根据招标人的发包要求，拟定招标方案，

提前确定好资格审查方式（资格预审或资格后审）、评标办

法要点把控环节、拟采用的合同模板等。

严格执行公司内部招标项目备案制度，向行政部、财务

部、质量风险控制部进行项目备案，获取公司内部项目编号。

二、人员安排

1.安排项目拟派人员中经验丰富人员负责完成招标前

期的准备工作及进场登记工作，收集进场登记所需要的主要

资料。

2.我单位将针对招标人提供全面的事前服务，如所委托

项目需要进入公共资源交易中心工程建设平台进行交易。项

目前期资料准备时，我单位将会针对进入该公共资源中心的

6

实际要求提前向招标人提供针对该项目的招标方案，以便于

招标人提前安排各时间节点的计划，保证该项目顺利实施。

3.安排项目负责人按照招标人的发包要求、拟定的招标

方案、起草招标公告（资格预审公告）、招标文件（资格预

审文件）。

4.项目负责人编制完成招标公告（资格预审公告）、招

标文件（资格预审文件）后，交由业务主管副总经理及质量

风险控制部进行审核，审核通过后，经业务主管副总经理签

字确认后发送招标人进行审核，经招标人审核确认后打印文

件报送公共资源交易中心工程建设平台主管部门进行审核，

随后准备项目进场登记工作。（公共资源交易中心工程建设

平台监管项目）

三、项目进场登记

由项目负责人携带整理好的进场登记所需要的全部书

面及电子版上传资料，以及纸质版招标文件（资格预审文件）

前往公共资源交易中心工程建设平台办理项目进场登记工

作及招标文件（资格预审文件）的备案发布工作。

四、招标公告（资格预审公告）的发布

（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）

招标公告发布（资格预审公告）发布媒介按照招标人及

公共资源交易中心工程建设平台的相关要求在相关指定媒

体上发布公告招标公告发布（资格预审公告）。如同时在

7

“XX采购与招标网”、“XXX报”、“XXXX报”等媒介同步发布

的须提前做好各个媒介发布准备工作；（公共资源交易中心

工程建设平台监管项目）

五、接受报名和发售招标文件（资格预审文件）

各投标人（资格预审申请人）使用各自企业的CA锁在

公共资源交易中心工程建设平台上进行报名；（公共资源交

易中心工程建设平台监管项目）

注：严格按照招标公告（资格预审公告）要求执行，做

好报名统计工作，同时不得泄露报名情况。报名结束后，核

查各投标人信誉等相关信息（包括“信用中国”、“国家企业

信用信息公示系统”、“XX省建筑市场监管与诚信信息一体化

平台”、“XX建设市场诚信信息平台”），同时核查拟派项目经

理（拟派总监理工程师）是否有在建项目或不良记录并报送

招标人。

六、接收并回复答疑

严格按照招标文件（资格预审文件）规定的答疑提问时

间接收答疑问题，同时按照招标文件（资格预审文件）规定

的答疑回复时间，及时处理投标人有效的提问答疑回复，答

疑回复须以书面形式通知所有获取招标文件（资格预审文件）

的投标人（资格预审申请人）。

七、资格预审（仅限资格预审项目）

8

提前准备资格预审会议的准备工作，包括以下内容：

1.在公共资源交易中心工程建设平台上提交与监管部

门人员预订资格预审会议开标室、评标室，且同时与招标人

确认会议时间；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）

2.资格预审文件递交截止时间之前24小时内在公共资

源交易中心工程建设平台进行评标专家库抽取，招标人代表

参与评标的，须提供由招标人盖章确认的“交易项目评标

（评审）授权委托书”。资格审查委员会由招标人代表和有

关技术、经济方面的专家组成，成员为五人以上单数，其中

技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（公

共资源交易中心工程建设平台监管项目）

3.准备资格预审会议时所需要的物品、文件等。

4.资格预审会议前组织招标代理机构所有工作人员召

开标前会，合理安排资格预审会议的工作流程和具体人员工

作安排事宜，以保证资格预审会议的顺利进行。

5.提前通知招标人资格预审会议的举行时间，并提醒招

标人按时出席资格预审会议。

6.接收资格预审申请文件的递交，召开资格预审会议。

并做好资格预审会议全过程的书面记录，同时应整理好全过

程资料。

7.再次核查各合格入围的资格预审申请人的信誉等相

关信息（包括“信用中国”、“国家企业信用信息公示系统”、

“XX省建筑市场监管与诚信信息一体化平台”、“XX建设市

场诚信信息平台”），同时核查拟派项目经理（拟派总监理工

9

程师）是否有在建项目。

8.合格与不合格的资格预审申请人的名单及资格预审

报告应同时报送招标人代表进行审核、确认，随后由招标人

在资格预审报告上盖章确认；

9.发布资格预审结果。（网上项目在网上公布资格预审

结果）

八、开标前准备工作

1.在公共资源交易中心工程建设平台上提交与监管部

门人员预订开标会议的开标室、评标室，且同时与招标人确

认会议时间；（公共资源交易中心工程建设平台监管项目）

2.依法组建评标委员会

在投标文件递交截止时间前24小时内在公共资源交易

中心工程建设平台进行评标专家库抽取，招标人代表参与评

标的，须提供由招标人盖章确认的“交易项目评标（评审）

授权委托书”。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济

方面的专家组成，成员为五人以上单数，其中技术、经济方

面的专家不得少于成员总数的三分之二；（公共资源交易中

心工程建设平台监管项目）

3.准备开标会议所需要的物品，文件，费用等等。

4.组织招标代理机构工作人员召开标前会，合理安排开

标会议的工作流程和具体人员工作安排事宜，以保证会议的

顺利进行。

5.提前通知招标人开标会议时间，并提醒招标人按时出

10

席开标会议。

6.提前落实投标人投标保证金缴纳情况。

7.再次核查各投标人信誉等相关信息（包括“信用中

国”、“国家企业信用信息公示系统”、“XX省建筑市场监管与

诚信信息一体化平台”、“XX建设市场诚信信息平台”），同时

核查拟派项目经理（拟派总监理工程师）是否有在建项目。

九、开标、评标

1.注意投标文件提交截止时间，投标文件提交截止时间

过后拒收投标文件。

2.做好开标会议全过程的书面记录，并整理好开标全过

程资料，避免资料的缺失和遗漏。

十、定标

将评标委员会签字确认的书面评标报告报送招标人，由

招标人根据评标委员会提交的书面评标报告确定中标人，并

在招标代理机构编写的书面报告后确认盖章。

十一、发布中标公告（中标候选人公告）

1.招标代理机构经招标人确定中标人后，将中标结果在

公共资源交易中心工程建设平台予以公示。发布中标公告的

时候须考虑发布媒介，应与该项目发布招标公告（资格预审

公告）时的媒介须保持一致，切勿漏发；（公共资源交易中

心工程建设平台监管项目）

11

2.投标人如对本次招投标活动有问题需质疑，可以书面

形式向招标人或招标代理机构提出，招标人或招标代理机构

将按相关现行法律、法规的规定及时给予答复。

十二、发布中标通知书

中标公告公示期满后，由招标代理机构向中标人发出中

标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。

期间应提前告知招标人与中标单位，按照现行法律法规

的要求缴纳公共资源交易中心要求的交易服务费及招标文

件（招标代理合同）约定的招标代理服务费。（交易中心监

管项目）

招标代理机构及时办理中标通知书并提前通知招标人

及中标人所需加盖印鉴的具体要求，避免在加盖相关印鉴时

发生失误，从而耽误招标人签订合同的时间安排。

十三、中标通知书网上备案

中标通知书发布完毕后，须将签章齐全的中标通知书扫

描上传至公共资源交易中心工程建设平台予以备案。（公共

资源交易中心工程建设平台监管项目）

十四、提交招标情况书面报告

招标代理机构自发出中标通知书之日起十五日内，向政

府监督部门提交招投标情况书面报告。

1.包括招标范围；

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2.招标方式和发布招标公告媒体；

3.招标文件中投标人须知、技术条件、评标标准和方法；

4.评标委员会的组成和评标报告；

5.中标结果。

十五、签订施工合同

提醒招标人和中标人应在招标文件及法规规定的期限

内，按照招标文件和中标人投标文件签订书面合同，同时提

醒招标人核验中标人履约保证金缴纳情况，招标代理机构配

合招标人进行合同的审核。

十六、项目整体资料整理

招标结束后，严格按照公司质量风险控制部的要求，在

7个工作日内，将项目的招标代理全过程书面资料胶装成册，

交由质量风险控制部进行审核，审核无误后，按照招标人的

相关要求移交相应份数的招标汇总资料（包含投标文件及相

关电子光盘）。

招标代理机构将合同及招投标过程资料一并整理成册，

存档保存。

第二节内部监督管理制度

一、管理大纲

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1.为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮

大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的

规定，特制订本管理细则。

2.公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章

制度和各项决定、纪律。

3.公司禁止任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公

司财产。

4.公司禁止任何损害公司的形象、声誉行为。

5.公司禁止任何所属机构、个人为小集体、个人利益而

损害公司利益或破坏公司发展。

6.公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体

员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理

体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经

济效益。

7.公司提倡全体员工刻苦学习科学技术文化知识，公司

为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的素质

和水平，造就一支思想和业务过硬的员工队伍。

8.公司鼓励员工发挥才能，多作贡献。对有突出贡献者，

公司予以奖励、表彰。

9.公司倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和

集体创造精神。

10.公司尊重专业人才的辛勤劳动，为其创造良好的工

作条件，提供应有的待遇，充分发挥其知识为公司多作贡献。

11.公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。

14

12.公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，端正

工作作风和提高工作效率，反对办事拖拉和不负责任的工作

态度。

13.公司提倡厉行节约，反对铺张浪费；降低消耗，增

加收入，提高效益。

14.维护公司纪律，对任何人违反公司章程和各项制度

的行为，都要予以追究。

二、员工守则

1.遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。

2.维护公司声誉，保护公司利益。

3.服从领导，关心下属，团结互助。

4.爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。

5.不断学习，提高水平，精通业务。

6.积极进取，勇于开拓，求实创新。

三、招标业务管理规范

（一）基本管理制度

1.招标业务管理实行分管领导负责制。按照职责分工，

公司有关领导分别负责招标业务、质量管理、市场开发、财

务管理、机构和人员管理、信息化管理等工作。

（1）总经理职责：

1）执行公司章程，全面负责公司的经营管理，负责市

场开发、信息化管理等战略部署工作，组织和制定公司年度

15

经营、发展、财务、人事、劳资、福利等计划，主持制订公

司年度预、决算报告，代表公司对外签署合同和协议；

2）任免和调配公司管理人员、财务人员、业务员等；

3）决定员工的奖惩、定级、升级、加薪、招工、调工

（干）、雇用或解雇辞退，签发日常行政、业务和财务等文

件；

4）其他须经理处理的有关事宜。

（2）公司副总经理职责：

1）协助总经理工作；

2）负责公司所有项目的协调工作，随时和总经理沟通

项目进展情况，对各项目的质量进行把控，监管，对公司人

员进行考核，带领新职工开展工作。

3）日常事务的管理工作。

（3）项目经理职责：

1）公司业务工作以项目为依托，实行项目负责制，公

司人员有义务协助项目负责人共同完成。

2）项目小组在项目开展时按经理要求成立，在项目主

要工作完成后解散。

3）项目经理：负责受理业务，签订委托代理合同，开

展业务；负责统筹业务的工作进度，保证工作如期进行并圆

满完成；负责整体把握工作质量，保证工作的准确度和正确

性，项目服务费的收取资料的整理归档等。

（4）办公人员职责：

1）主持办公室全面工作，负责文印、档案、资料以及

16

公关工作。

2）处理公司日常行政事务，接待、处理日常事务，做

好上传下达、下情上报工作，发现问题及时向领导汇报，当

好领导参谋，遵守保密规定及工作制度，防止泄密和差错失

误。

3）处理公司的公关事务，协助项目经理整理资料等活

动，管理勤务工作和环卫工作。

4）做好档案管理工作等。

5）公司设置行政部、招标部、财务部等部门，负责其

职责范围内及本规范规定的相关工作。

2.公司招标业务操作管理实行项目经理负责制。项目经

理应按照国家有关法律法规及公司规定的职责、权利和任务

开展工作。项目经理为项目主要负责人，必须具备三年以上

的招标工作经验，全面负责所承办的招标业务。

3.公司招标业务质量管理实行质量负责人负责制。公司

副总经理为本单位的第一质量负责人，质量负责人的职责：

组织制订和实施公司的质量管理规定，全面负责公司招标业

务质量管理工作。严格执行有关法律法规，组织项目经理执

行本规范的规定及公司的各项相关规定，负责招标项目全过

程的质量控制。质量负责人有招标业务质量管理权，业务流

程审批（或审核）权，负责处理招标业务询问、异议、质疑

或投诉，并负责起草各类询问、异议、质疑或投诉答复函。

4.公司对招标业务实行定期协调制度。由主管招标业务

的领导每月定期召开招标业务例会，公司有关领导和各项目

17

的负责人参加，主要听取汇报各项目进展情况和遇到的问题、

财务收支情况，协调解决存在的问题。由办公室起草会议纪

要，经总经理签发后，发送全体员工手中。

5.项目经理应当严格按照公司招标业务审批流程办理

招标业务，公司有关领导及质量负责人应认真履行各自的职

责，严格把关。

6.公司对日常招标业务实行监管抽查制，对已经完成的

招标项目进行逐个检查，检查合格项目签字确认，并做好登

记，凡不合格项目根据公司有关处罚规定，进行处罚，对存

在严重招标质量问题，由总经理决定是否辞退该员工。

（二）项目归档

1.严格执行国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机

密安全。

2.公司明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对

本公司所有档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

3.各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、

会议纪要、商务合同、公司发文、工作计划和工作总结以及

添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

4.各项目招标资料，技术文件、图纸等由项目负责人归

档。

5.加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、

防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

6.各项目经理、档案管理员必须严格按公司档案管理规

18

定在项目完成后7日内完成项目归档工作。逾期未完成归档

工作，将给予警告，并按照公司有关规定处罚，并限期完成

归档，到期仍未完成将由总经理决定是否辞退该人员。

7.提交归档资料如发现有缺少文件资料的，按照公司处

罚制度予以处罚，情节严重者，由公司总经理决定是否辞退

该人员。

8.归档资料必须符合下列要求：

（1）文件材料齐全完整；

（2）根据档案内容合并整理、立卷；

（3）每个项目按照招标编号进行归档，每个项目只允

许有一个招标编号，每个编号的项目按照资料薄厚情况分装

于档案盒，根据档案盒数量编号（如本项目3个档案盒，则

每个档案盒编号为3-1，3-2，3-3），档案盒侧栏需写明项目

名称，项目编号等信息，档案盒正面需写明盒内详细资料名

称。

9.项目如进行电子招标，则网上电子文件和网下纸质文

件最终稿，必须保持一致，各项审批手续必须齐全，归档的

纸质文件必须是加盖有效印章的原件（复印件归档的要说明

原件存放地），严禁弄虚作假。投标文件的电子文件与纸质

文件应保持一致，项目经理归档的电子文件应无缺损、无病

毒。档案柜钥匙交予办公室人员管理，档案资料借阅需履行

登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。借阅登

记写明借阅时间，借阅资料名称以及还回时间、资料明细等

信息。

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10.项目经理离职时，应做好项目过程文件和档案文件

的移交工作后方可办理离职手续。

第三节公司行政管理制度

一、重大事项请示报告制

为了进一步加强和规范紧急重大事项的管理工作，确保

主管领导及时准确地掌握并妥善处置紧急重大事项，避免工

作失误，特建立重大事项报告制度，使人人明确责任，保证

工作正常有序地开展。

（一）重大事项的界定范围

1.董事长及总经理交办的重要工作任务完成情况。

2.下级请示、报告的重要事项。

3.凡以公司名义对外进行商业谈判和签约。

4.财务事宜。

5.所有公司经济支出（授权的除外）。

6.每月主要工作安排及完成情况。

7.当事人决策权限以外的业务事项。

8.突发性事件、事故、问题。

9.部门负责人发生违法违纪行为或工作中出现重大失

误情况。

10.公司遇到质疑、投诉事宜。

11.按公司工作程序应该请示报告的事项。

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12.需要报告的其他重大事项。

（二）重大事项报告程序和要求

1.全体员工要认真执行工作报告制度，做到事前有请示，

事后有报告，确保领导对工作进展情况做到心中有数。

2.报告要真实，不得谎报情况，不允许报喜不报忧。

3.实行逐级报告制度。报告要坚持分级负责，逐级报告

的原则，凡属职权范围的工作，要各负其责、认真落实，凡

重大问题本级无权决定的，要逐级报告，不得超越权限。

4.凡需要报告的重大事项由报告部门或个人用书面、口

头或其他形式报告，能事前报告的事要事前报告，事前无法

报告的，事后应及时补报。

5.凡重大突发事件或事故应急报告，必须在第一时间

（1小时内）报告主管领导，一般事故要及时（2小时内）

报告；可先用电话口头报告，然后再补报文字报告。来不及

报送详细情况的，可先进行初报，然后根据事态进展和处理

情况，随时进行续报。

6.凡领导交办的事情，都必须坚决执行，认真落实，不

打折扣，确实遇到困难无法办理的应及时请示、报告，不能

有抵触行为。

7.报告事项由受理人审批或请示有关领导后审批。急事

及时批复，其他事项三天内批复。特殊情况或按规定需要上

报事项由董事长办公室研究确定。

（三）纪律与责任

21

1.上级负责人对下级报告的重要事项，属自身职责范围

的要及时答复或处理，自身难以处理的，要及时上报。因自

身答复不及时、处理不当或应上报而未上报的，造成后果的

要追究当事人责任。

2.报告对象必须及时按要求如实报告，并严格按批复意

见办理，办结后将办理情况向受理人写出书面汇报或口头汇

报，未按要求报告或未按批复意见办理的，视情节轻重给予

纪律处分。

3.对突发事件，因本部门或当事人原因导致未及时上报

而造成严重后果的，要追究当事人和部门负责人的责任。

（四）处罚

凡属重大事项范围之内的事项，当事人如未按上述程序

及要求进行，每出现一次处以50元处罚，对产生严重后果

的事项追究当事人和部门负责人的责任的同时，视后果的严

重程度，对当事人和部门负责人按公司规章制度中严重过失、

重大过失进行处理。

二、会议管理制度

（一）为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议

形式的行政决策效率，特制定本制度。

（二）公司会议主要包括：年终总结会、半年工作总结

会、年度工作目标启动大会、董事长办公会、月度总结会、

项目启动及总结会、公司日常工作例会等。

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（三）会议类别

1.总经理办公会

（1）主持：由总办负责召集，总经理主持。

（2）召开时间：每周五下午16：00。

（3）参加人员：董事长、总经理、各部门负责人、总

工程师及会议相关人员。

（4）会议内容：各部门负责人汇报本部门本周工作运

情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题

等，安排下周工作计划。

（5）会议相关报表：

部门工作计划：每周五下午14:00之前各部门负责人将

工作报表电子版传至行政部；

各部门报表：招标部—招标部开表情况周报表、招标部

项目情况周报表、招标部一周新项目基础信息表；造价部—

造价部未回款项目统计、所有正在进行造价合同签订及收费

情况统计表、造价部一周新项目基础信息表（以上报表视情

况随时变动）。

2.月度总结会

（1）主持：由总经理秘书负责召集，总经理主持，总

经理未列席会议时，由副总经理或总工程师主持。

（2）召开时间：每月最后一个周五下午16:00。

（3）参加人员：董事长、总经理、各部门负责人、总

工程师及会议相关人员。外出办事、出差等原因不能参加例

会的，应提前告知本部门负责人，并在总经理秘书处进行登

23

记。

（4）会议内容：各部门负责人汇报本部门本月工作运

行情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问

题等，安排下月工作计划。

（5）研究其他各部门提出议案需要审议的重大问题。

3.部门例会

（1）主持：由各部门自行负责召集，部门负责人主持，

视工作需要，邀请董事长、总经理列席会议。

（2）召开时间：每周六上午10：00。

（3）参加人员：各部门人员。

（4）会议内容：

1）各项目负责人及项目组成员汇报上周工作完成情况，

包括计划及完成情况，各部绩效统计，着重介绍在任务执行

过程中出现的问题解决办法。

2）各项目负责人按照工作要求和指标提出下周工作计

划、人员配置需求等

3）各负责人将工作的最新动向与会人员通报。

4）部门负责人作总结和指导布置工作。

5）部门人员在工作过程遇到的问题进行总结讨论。

（四）公司各部门专业会议制度

1.项目启动会

（1）主持：由项目负责人负责召集，公司总工主持召

开。

（2）召开时间：每个项目开始前，具体时间由公司总

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工安排。

（3）参加人员：项目组成员、公司总经理、公司总工、

市场开发部项目负责人、工作相关部门人员。

（4）会议内容：

①市场开发部项目负责人介绍项目基本情况。

②讨论项目实施中可能遇到的问题、难点。

③需要有关部门配合解决协调的问题。

④公司各部门需要配合的工作、各部门人员下一步工作

衔接及分工。

⑤研究工作方案。

2.各部项目总结会

（1）主持：项目负责人召集并主持。

（2）召开时间：由项目负责人确定时间。

（3）参加人员：项目组成员、公司总经理、总工程师、

项目承揽人。

（4）会议内容：

1）总结项目进行过程成功经验。

2）指出项目进行过程不足并制定改进办法。

3）提出招标、造价模板改进建议。

4）形成书面总结材料存到公司相应文件夹。

5）共性问题形成书面案例。

（五）公司日常工作例会

1.公司早会

（1）主持：公司例行早会由周值班员负责召集并主持，

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周值班员有事外出时须委托公司其他人员代为主持。

（2）召开时间：周一上午8:00，特殊原因需要延期召

开、停开会议的由周值班员提前通知。

（3）参加人员：公司全员。

（4）会议流程及目的：周值班员按晨会流程主持会议，

以轻松愉悦的形式，行之有效的调动全员的工作热情，全员

间形成良好的工作沟通，明确每周的工作任务并落实到工作

日志中。

2.部门晨、夕会：

（1）主持：由部门负责人召集并主持。

（2）召开时间：每天早8：20，下午4:40。特殊原因

需要延期召开、停开会议的由部门负责人提前通知。

（3）参加人员：各部门人员。

（4）会议内容：早会布置一天的工作内容，夕会总结

当天布置的工作内容完成情况，各项目当日进度情况、人员

工作完成情况，确定第二天工作方案。布置安排第二天人员

工作，调配人员。

（六）会议制度要求

1.所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录

人员登记到会情况。

2.除公司日常工作例会外，所以会议均应安排记录人员

形成会议记录，保证会议落实的工作事项的实效性和监督性。

3.重要例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录

本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时

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间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会

人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果等。

重要例会会议纪要由会议记录员在例会结束后一个工作日

内，以电子邮件形式发送到未参加会议相关人员电子邮箱中，

并确认接收到，传达会议精神，并存档备案。

4.所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状

态下。

5.对无故不参加会议，迟到、不遵守会议纪律的人员处

罚如下：

（1）无故不参加会议罚款100元，公司工作群通报批

评；

（2）迟到罚款副总级以上人员每次罚款50元；部长级

以上人员每次罚30元；部员级以上人员每次罚款20元。

（3）开会期间不遵守会议纪律罚款20元。

（七）会议记录

1.会议记录原则遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有

必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，

临时指定会议记录员。由总经理发起、主持的领导班子会议

原则上由与会的行政部负责会议的记录工作，经理另有规定

的，依据经理指定的办法实行。

2.会议记录员应遵守的规定

（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需

要整理《会议纪要》。

（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议

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决”字样。

（3）会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不

迟于次日呈报董事长审核签名。

3.各部门应根据部门需要进行会议记录，形成会议纪要，

格式按公司统一要求进行填写，并统一交由行政部存档。

（八）会议室管理

1.管理和使用权限

（1）会议室由行政部负责管理。

（2）会议室卫生由行政部安排人员负责进行，在每次

会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

3.会议室设备管理

会议室相关设备的管理、使用和维护由行政部专人负责，

其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

（九）附则

本制度由行政部负责解释。

三、公司安全保卫制度

（一）行政部负责公司日常安全保卫工作，对公司员工

进行经常性的安全宣传教育，对公司各办公区及生活区进行

日常巡查，保障公司正常的工作秩序

（二）各部门负责人对本部门的安全保卫工作负全责。

（三）做好安全保卫工作是公司全体员工义不容辞的责

任，公司员工按照每周值勤表轮流负责每周的值勤保卫工作。

（四）公司安全防火保卫工作领导小组由下列人员组成：

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组长：xxx

副组长：xxx

组员：各部门组织委员

以上人员工作发生变化时，应随时进行调整。

（五）落实防火措施

1.办公楼内的消防栓、灭火器等不得挪作他用、要定期

检查，保证完好。

2.办公楼内不准随意拉接电线，不准随意接用各种电器。

3.办公楼内严禁存放易燃、易腐蚀品及易爆品。

4.办公楼内严禁吸烟。

5.开标期间监督开标室不准随意吸烟。

（六）落实安全用电措施

1.办公楼内一切电器设备的安装、维修必须由专业人员

负责，任何人不得私自改装、拆除或乱接电源。

2.全体员工每天下班后要做到“工停电断，人走灯灭”。

（七）落实防盗措施

1.办公室大门下班后由每周值班员负责锁门关闭，并负

责检查水、电等隐患，确保万无一失，同时由晚值班人员进

行监督检查。

2.各部门人员下班后应关好门窗，妥善保管贵重设备、

物品和锁好资料柜保密文档。

3.财务部存放现金不准超出银行规定的限额。

4.档案室、资料室由分管的负责人负责安全保卫工作。

（八）突发事件处理

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1.公司主管安全保卫工作的领导及行政中心负责人做

好公司员工人身安全受到非法侵犯事件的处理，协助公安机

关做好公司员工违章、违纪、违法事件的处理。

2.公司有大型活动、开标等相关事宜，安全保卫负责人

应组织专人对现场进行纪律维护、安全保卫等工作。

（九）奖惩

1.对发现事故隐患，及时采取措施，防止事故发生者，

公司视具体情况奖励，具体奖励金额由总经理办公会议研究

确定。

2.对因工作失职，不负责任导致安全上发生问题和事故，

给公司造成经济损失者，公司视具体情况分别给予当事人和

领导者经济处罚，具体处罚金额由总经理办公会议研究确定。

3.对因不负责任造成事故，一律追究责任，情节严重构

成犯罪的、追究法律责任。

（十）具体要求：

1.各部门安全负责人：

2.对于各部门公用设施、防火安全，由各部门负责人负

责管理，行政中心统筹管理。

3.公共区域由行政中心统一负责。

4.所有个人使用和保管的办公设备、物品均由个人负责，

丢失或损坏的由个人赔偿。

5.个人使用和保管的电脑、打印机、计算器，等办公设

备和物品由个人负责平常的保养和维护，如有丢失或人为损

坏，由个人负责赔偿和维修。

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四、公司监控系统管理制度

为保证监控系统的正常有序运行，安全可靠的发挥监控

作用，完成办公过程中的监督、管理工作，特制定本制度。

（一）管理部门与职责

1.行政部负责监控系统视频资料的管理、调取及系统日

常维护、维修。

2.为确保监控机房安全，根据岗位职责设立监控管理员，

负责对机房内各类设备，软件系统进行维护和管理。

3.监控管理员应认真履行管理职责，定期按照规定对机

房内各类设备进行检查和维护，及时发现，报告，解决硬件

系统出现的故障，保证监控系统有序进行。

4.严格按规定操作步骤进行操作，密切注意监控设备运

行状况。

5.严格遵守保密制度，数据资料必须由监控管理员负责

保管，未经允许，不得私自拷贝，下载和外借。

6.严禁任何人在监控计算机上使用未经检测允许的介

质，严禁在监控计算机上做与监控无关的事情。

7.公司各部门，不得擅自关闭电源或移动、拆装设备，

不得随意操作设备，保证监控系统安全有序运行，不得无故

中断监控、删除监控资料。

8.部门负责人要经常督促检查本制度执行情况，切实履

行管理职责，发现异常情况必须及时解决，并上报公司。

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（二）图像信息保存、使用制度

1.监控录像循环覆盖式存储，监控录像目前最多保存21

天，重要监控可在行政部备案申请延长保存或独立备份。

2.除行政部按公司要求对重要录像资料设取并备存外，

其他员工调取、备份监控录像需本人申请，填写《调取监控

录像登记申请表》经行政部签字，总经理审批后由监控管理

员进行操作调取。

3.任何人不得干扰、妨碍监控系统的正常运行。

4.公司监控录像属公司内部信息，除登记在《调取监控

录像登记申请表》的用途外的不得泄露给无关第三方。

5.外来人员需要查看监控图像需管理部门负责人批准，

填写《调取监控录像登记申请表》进行登记、报总经理审批，

董事长审核后方可进行操作。

（三）安全保密制度

1.监控计算机要设置密码，并且监控室钥匙与密码分别

管理，严禁将计算机密码及钥匙告知或交给无关人员。

2.未经相关领导批准，任何人员不得将公司的监控数据、

软件及资料复制给其他单位或个人。

3.每周六对监控影像进行抽段查验，确定监控设备是否

正常运行。

4.未经公司许可，公司以外任何人员不得使用操作监控

计算机系统及相关设备。

5.对涉及公司秘密、商业秘密和员工个人隐私的监控图

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像信息予以保密。

6.任何人不得擅自复制、查询或者向公安机关以外的其

他单位和个人提供、传播监控图像信息。

7.任何人不得擅自删除、修改监控系统的运行程序和记

录。

8.任何人不得擅自改变公共安全图像信息系统的用途

和摄像设备的位置。

9.任何人不得干扰、妨碍监控系统的正常运行。

（四）具体实施办法及操作流程

1.每周必须对监控室内设备进行检查，是否出现自动断

电等现象，并填写检查记录。

2.每周五对硬盘、历史录像、操作日志等情况进行检查，

并填写检查记录。

3.对检查出现的问题，应及时处理并上报部门，并记录

好维修项目及维修办法。

4.录像调取时，申请人必须填写《调取监控录像登记申

请表》，填写调取时段、调取事由，部门负责人签字，行政

部复核，总经理审批后，由监控管理员进行调取，申请人旁

观，同时监控管理员应对调取时段的录像进行备份留存，以

便查验。

5.部门负责人应定期对《调取监控录像登记申请表》上

登记的内容进行抽查，是否按要求进行操作。

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（五）处罚

1.有下列行为之一的，公司将按员工守则中的严重过失

进行处理，承担相应责任：

（1）因个人原因泄露监控视频而损坏公司利益的；

（2）因人为操作不当，不按设备流程进行操作，而导

致视频间断流失的，给公司利益造成损失的；

（3）未经允许私自拷贝、外传公司监控录像资料的；

（4）将监控录像用于损害公司或他人名誉、隐私及对

单位欺诈、扭曲事实的；

2.有下列行为之一的，公司将按员工守则中的重大过失

进行处理，承担相应责任：

（1）不按制度流程进行审批，私自调取监控的；

（2）公司要求存储的重要监控录像没有及时储存的；

（3）因个人原因泄露监控视频而未损坏公司利益的；

（4）违反本制度中安全保密制度中要求的；

（5）其他违反公司相关制度及相关法律法规的行为。

3.因人为操作失误而造成系统损坏或出现故障（不可抗

拒自然灾害除外）被判定为外力、故意影响监控系统的行为，

按此设备修复或更换价格赔偿，并承担相应责任。

五、公司网站信息发布管理制度

（一）为了进一步加强公司网站的管理与维护，充分发

挥网站的作用，促进公司内外部信息交流与沟通，扩大公司

对外知名度，提升公司外部形象，制定本制度。

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（二）公司网站的管理机构及职责

1.公司设1名专职网站管理员，负责公司网站、公司微

信公众平台日常管理与维护，版面设计、调整、改换栏目设

置等工作。

2.公司设1名网站信息发布管理员，负责公司网站和微

信公众平台信息收集汇总、栏目内容更新、新闻发布以及其

他信息材料的管理、录入与发布。

（三）公司网络信息部负责网站防病毒、防黑客攻击以

及为网站的正常运行日常维护提供技术支持与保障。

（四）网站版面与栏目更新

1.网站主页面原则上每年进行一次审定，审定内容包括

页面的动画、颜色、栏目组合等；

2.资讯中心内的内容更新如下：

栏目公司新闻企业文化行业资讯政策法规

大事记、行业荣

招标投标、

誉、资质变化等

公司活动、造价咨询、工程咨询

情况、公司通知

内容学习培训、工程咨询类各行业

（重要岗位任命

励志文章等等相关业法规

通知、放假通知

务状态

等）

根据国家

随时、要求根据国家

更新随时、要求每月网站发布

每周更新一相关法规

时效至少一次更新动态实时

篇励志文章实时更新

更新

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3.招投标动态内的内容更新如下

栏目招标公告中标公示文件澄清

公司发布招标公公司发布中标公招标文件澄清

内容

告示内容

更新时按实际时间进行开标当天或次日有澄清时及时

间发布发布更新

3.其他版面包括：首页、关于我们、工程案例、资质荣

誉、招贤纳士、下载专区等，根据需要随时更新，如日常无

更新内容，最少半年做一次更新检查。

4.页面改版由网站管理员预先设计出方案，报网信部主

管审核、呈总经理审批后执行。

（四）信息的搜集与发布

1.网站管理员负责网站内容信息的搜集和整理，各部门

主管或专人根据部门职能及时向网站管理员提供最新相关

信息。（例如招标投标新状态、招标公告、中标公示等）

2.公司大事记、外出学习考察、访问考察、领导视察、

公司领导重要出访活动等信息由行政部提供，并由网信部归

入主站的“企业新闻”板块；

3.行业资讯、合同签订、媒体宣传、招标投标、工程咨

询、工程设计、部门大事记、各分公司动态等信息由相应业

务部门进行提供；按信息类别分别录入网站相应板块。

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4.公司学习培训、人才招聘的信息由人力资源部提供，

并由网信部录入公司网站企业文化及招贤纳士板块；

5.工程案例板块由各相应业务部门提供；

（五）网站信息报送（相关部门）

1.各部负责人审核本部门上报信息内容，要严格审核把

关，对所报送信息内容的真实性、合法性、时效性和准确性

负责，未经部门负责人审核确认不得上报（凡涉及图片信息

必须加带文字注释）。

2.各部门应指派1-2名责任心强、业务能力突出的人员

兼职网站信息员，信息员要认真做好信息采集、整理工作，

撰写校对相关稿件，经部门负责人审核后，负责将本部门所

需上报的网站信息及时上报行政部网络信息发布管理员处，

并同时做好报送信息的备案存档工作。

3.各部门上报的信息内容，需明确标注摘自来源及需发

布网站哪个版块下。

（六）网站信息发布管理员及时对各部门提供的信息，

进行统一分类、整理、汇总成发布稿件按下列程序报审批准

后发布：

1.一般信息，如公司签订合同，招标投标、工程咨询，

行业资讯等由网信部整理审核后，网站信息发布管理员24

小时内发布；

2.公司大事记（资质荣誉等）、重要商务活动，重要合

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作信息、重大项目开标、投标入围、公司及领导外事活动、

访问考察、领导视察等重要信息由行政及时整理审批后，交

网站信息发布管理员12小时内发布。

（七）网站管理

1.任何人未经批准，不得随意发布信息或更改网站页面

版式及内容。网站密码由部门负责控制，授权给相应责任人

进行管理，不准向任何部门或个人泄漏。

2.网站管理员发现公司网站被病毒、黑客袭击或发现网

站运行不正常，应及时向网络信息部报告，由网络信息部处

理。

3.任何人不得在公司网站上发布违反国家法律、法规、

有损国家利益、公司形象以及不道德的言论。

4.任何人不得利用公司网站传播反动、淫秽、不道德以

及其他违反国家法律、社会公德的信息。

5.任何人不得利用公司网站发布虚假信息或违反公司

规定、影响公司形象、泄露公司机密的信息。

6.网站管理员应按本规定及时对公司网站进行管理、维

护与更新。

（八）奖惩制度

1.员工发现网站错误累计15次、并提出合理化建议或

提供文章被采纳5次以上的，奖励公司移动硬盘一个。

2.网站管理员没有及时更新相关信息，导致信息发布延

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误或信息错误的，对网站管理员处以扣除月度考核分2分/

次的处罚，多次出现延误或错误，或出现重大失误的，罚款

50-200元。

3.网站管理员一经发现有违法本制度所示内容的信息，

必须立即予以删除，并追究当事者的行政或法律责任。

六、公司影像资料存档管理制度

（一）目的：为加强公司的影像档案管理，提高影像资

料利用效率，便于调取和查找，发挥其在公司管理和宣传中

的重要作用，特制订本制度。

（二）适用范围：公司或各部门在日常工作或对外活动

中的具有保存和利用价值的录音、录像、照片、影片等，一

般以光盘、移动硬盘等存储介质进行存档。

影像档案是公司档案的重要组成部分，各部门应参照本

制度认真做好收集、整理、报送、备份等工作，并由网信部

实行统一管理。

（三）影像资料主要包括以下内容：

1.公司重要发展阶段或重大历史节点的视频、照片等；

2.公司组织的各类大型活动的视频、照片等，包括启动

大会、总结会、跨年晚会、旅游活动、体育活动、扶贫活动、

培训活动等的影像资料；

3.公司对外宣传片、宣传册等宣传资料；

4.公司各部门重要活动的存档，包括参加对公司有影响

的重要活动、参加重要会议、重大项目开标以及所有大项目

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或有代表性的项目的业绩图片等资料；

5.各部门领导人参加的与公司有关的重大活动的影像

资料；

6.各新闻媒体发布的，对公司有价值的宣传、报道等资

料；

7.与公司从事行业相关的重要政策、法律法规宣讲等视

频资料；

8.其他与本公司有关的具有保存价值的重要影像资料；

9.除以上资料外，需每季度采集公司员工工作照片，公

司内部环境有明显变化时进行登记、照片采集等，有必要时

进行视频资料存档。

（四）管理部门及职责

公司影像资料实行集中与分级管理相结合的办法，网络

信息部（简称网信部）是公司影像资料归口管理部门，同时

各部门档案管理员对部门内部影像资料也有备份保管的职

责。具体职责如下：

1.网信部：负责贯彻执行《档案制度》等有关规定，对

公司影像资料管理制度进行完善和修订；负责公司影像资料

的收集、整理，并对各部门影像资料管理进行指导、监督和

检查。

2.公司配备一台专业照相机（型号：尼康D800，带有录

像功能）、一台录像机（型号：索尼HDR-SR11E）及一台航拍

机（型号：大疆mavicpro），由网信部负责保管。设备借用

需经总经理批准后，由网信部在《摄影设备借用登记表》中

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做好登记。需明确记录借用前后的设备情况，包括损坏、擦

碰等详细信息。

3.各部门影像资料档案管理员：各部门设置1-2名专门

影像资料管理员，负责本部门影像资料的收集、整理、报送

等工作。有重大活动、重大项目等认为需要进行影像资料存

档的，要指定活动负责人或项目负责人对活动进行影像资料

的拍摄，并交由部门整理存档备份，同时交网信部归档留存。

（五）影像资料归档报送要求

1.公司及各部门影像资料必须在收集后的两个工作日

内归档留存，网信部管理员在《公司影像资料存档登记表》

中做好登记，注明资料内容、收集时间、地点及报送部门等

相关信息。

2.影像资料存档格式：图片文件格式为JPG、JPEG等；

视频文件格式为MPEG、AVI等；音频文件格式为WAV、MP3

等。视频资料应为可以转刻录的视频文件。

3.存档的影像资料要图像清晰、声音清楚、保管完好。

应在存档过程中及时筛选并删除模糊或重复存档的影像资

料，如有不符合上述要求的影像资料，应及时要求重新提供。

4.网信部每半年对各部门存档影像资料进行检查，同时

核对公司总台账；每年12月31日之前并将本年度《影像资

料存档登记表》交公司检查审核。

（六）影像资料的整理归档和使用

1.同一阶段产生的影像资料存档在同一文件夹内。文件

夹命名格式：收集日期-主要内容-存档部门（例：

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2017.01.01-2017年跨年晚会-公司）

2.所有影像资料均需存原文件，公司存档影像资料文件

不允许压缩。

3.纸质照片应进行扫描后存档。

4.视频文件、照片除在公司文件存档移动硬盘中保存外，

还需单独刻录光盘，做好备注标签，在《XX公司历年光盘存

档》档案盒中存档。

5.《公司影像资料存档登记表》以年份为单位，根据不

同年份建立子表，表中设置超链接进行索引，直接链接到所

涉及文件夹。

6.影像资料存档以存档文件内容为单位，例“公司历年

启动大会、公司历年半年总结会”等。

（七）影像资料版权归属

1.公司所有影像资料版权均归公司所有。

2.未经公司批准，任何部门及个人不得私自拍摄、录制

公司日常办公事宜。不得私自撤销、抽出、清洗、销毁和涂

改。

3.影像资料借用或拷贝，需要在《公司影像资料借用登

记表》中登记。未经公司批准，任何影像资料不得私自拷贝、

外传等。

（八）奖励及处罚

1.公司对在影像资料管理工作中作出突出贡献的部门

及个人予以表彰。

2.有以下行为之一的，公司对相关部门及责任人予以通

42

报批评，并视情节轻重处以人民币50元-200元罚款不等：

（1）不规范使用影像资料，引起版权纠纷的；

（2）玩忽职守造成影像资料损坏、丢失或销毁的；

（3）未经允许私自拷贝、外传公司重要影像资料的；

（4）将影像资料用于损害公司或他人名誉、隐私及对

单位欺诈、扭曲事实的；

（5）应采集的重要影像资料没有及时向公司报备或为

告知相关责任人的；

（6）影像资料采集、保管、报送过程中敷衍塞责的；