质量环境一体化管理手册

XX科技有限公司

质量环境一体化管理手册

IS09001:2015/GB/T19001-2016

IS014001:2015/GB/T24001-2016

编写：ISO小组

审核：XXX

批准：XXX

发布日期：2017年5月2日实施日期：2017年5月2日

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AO2017.5.2/新版发行

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目录

第1章概述

1.1颁布令

1.2公司简介

1.3管理者代表任命书

1.4质量环境管理手册的管理

第2章管理体系范围

第3章手册引用文件、术语和定义

3.1引用标准文件

3.2术语和定义

第4章组织的背景

4.1理解组织及背景

4.2理解利益相关方的需求和期望

4.3确定管理体系的范围

4.4管理体系及过程

第5章领导作用

5.1领导和承诺

5.1.1领导和质量环境管理体系承诺

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5.1.2以顾客为关注焦点

5.2质量和环境方针

5.3组织角色、职责和权限

第6章质量环境管理体系策划

6.1应对风险和机遇的措施

6.1.1总则

6.1.2环境因素

6.1.3合规义务

6.1.4措施的策划

6.2质量和环境目标及其实现策划

6.3变更策划

第7章支持

7.1资源

7.1.1总则

7.1.2人员

7.1.3基础设施

7.1.4过程运行环境

7.1.5监视和测量资源

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7.1.6组织的知识

7.2能力

7.3意识

7.4沟通

7.5文件信息

7.5.1总则

7.5.2创建和更新

7.5.3文件信息控制

第8章运作

8.1运作策划和控制

8.2产品和服务要求的确定

8.2.1顾客沟通

8.2.2与产品和服务有关的要求的确定

8.2.3与产品和服务有关的要求的评审

8.3产品和服务的设计与开发

8.3.】总则

8.3.2设计和开发策划

8.3.3设计和开发输入

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8.3.4设计和开发控制

8.3.5设计和开发输出

8.3.6设计和开发变更

8.4外部供应产品和服务的控制

8.4.1总则

8.4.2外部供应商的信息

8.5产品和服务的提供

8.5.1产品和服务提供的控制

8.5.2标识和可追溯性

8.5.3属于顾客和外部供应商的财产

8.5.4防护

8.5.5交付后的活动

8.5.6变更控制

8.6产品和服务的放行

8.7不合格过程输出、产品和服务的控制

8.8环境管理运行控制

8.9应急准备和响应

第9章绩效评价

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9.1监视、测量、分析和评价

9.1.1顾客满意度

9.1.2分析和评价

9.2内部审核

9.3管理评审

第10章改进

10.1总则

10.2不合格和纠正措施

10.3持续改进

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1.1管理手册颁布令

质量环境一体化管理手册是本公司从事与质量环境管理有关的活动中必须共同遵守的纲

领性文件，是公司的基本法规之一，必须严格遵守，以确保公司质量环境管理体系的正常运

行，实现质量环境管理目标，促使公司质量环境管理工作得到持续改进与不断发展。

质量环境一体化管理手册由管理者代表负责组织编写、并经总经理批准发布，是我公司质量

环境管理工作的法规性、纲领性文件，用以统一、协调全公司的质量环境管理活动，使其基

于IS09001:2015/GB/T19001-2016和IS014001:2015/GB/T24001-2016标准要求，符合本公

司产品、服务和活动中的实际情况，能指导我公司质量环境管理工作。

现决定正式颁布实施。公司全体员工必须认真学习，严格按一体化《管理手册》规定的

标准贯彻实施。

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总经理:

日期：2017年5月2日

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L2公司简介

XX科技有限公司，注册资金3360万元，是一家以移动互联网科技为核心，

专注于“商家服务”的创新型企业，基于“商家服务平台”，整合线上线下商家

的电子券资源，开展形式各异的跨界营销推广。同时还提供收银支付、020服务、

积分运营、会员营销等服务。极有汇是中国移动优质的和包合作商，在和包的

商务、商户、支付及营销支撑方面有丰富专业的经验。目前公司业务涵盖运营

商、商超、能源、旅游、电影院线、水果生鲜等行业。

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1.3管理者代表任命书

公司所属各部门、各单位：

为实现公司的质量、环境方针和目标（指标），确保公司一体化管理体系的过程得到建立、实施和保

持，任命冯锦杨担任本公司管理者代表。其主要职责是：

>负贡按IS09001&IS014001标准的要求建立、实施、保持和改进一体化管理体系；

>向总经理报告一体化管理体系的运行情况和改进的需求；

>在整个公司内促进守法意识、环保意识意识的形成；

>批准管理体系程序文件：

>配合总经理的工作，推行公司质量/环境方针，组织制定质量/环境目标和管理方案。

>做好内部审核的组织工作：

>协助总经理做好管理评审；

>负责一体化管理体系的有关事宜的内外部联络。

总经理:

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日期：2017年5月2日

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L4一体化管理手册的管理

1一体化管理手册简介

本管理手册（以下简称手册）是按照IS09001-2015和IS014001-2015标准及本公司的质

量环境管理要求编制的。

本手册的主要目的是规范质量环境管理体系的基本结构、阐明公司的质量环境管理方针与

目标，并明确与质量环境管理有关的立场。手册是实施和保持质量环境管理体系应遵循的文

件。

2一体化管理手册的管理与控制

本手册版权属于公司所有，未经批准任何人不得全部或部分复制，违者将追究法律责任。

手册由管理者代表负责组织编写，经总经理批准后颁布实施。

行政部负责手册的编写、评审、修改、换版及条文解释等工作，并确定手册的发放范围，

负责对手册进行统一编号，编制分发目录后以“受控文件”形式发放。

当出现以下情况时，需对手册内容进行评审及更改：

a）法律法规发生变化时;

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b）公司的活动、产品、服务发生变动时；

C）公司的质量环境方针更改时；

d）组织机构变更时；

手册的更改及换版由品保中心负责，更改或换版后的手册由总经理批准后颁布实施。

若顾客或相关方索阅质量管理手册，经管理者代表批准后，以“非受控文件”形式发放。

有关手册的控制详情，按《文件控制程序》执行。

注：手册中部分内容需要进行调整或变更时，如不涉及职责与流程变化，仅对部分章节

进行修订，使用章节修订说明进行修订（变更章节必须进行标记，便于区分），经管理者代表

批准后进行更新并发布实施。

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2范围

2.1总则

•体化管理体系涵盖了公司开发、销售及相关管理活动提供过程的管理工作，编制了管

理手册、程序文件、相关作业指导书等文件。本管理手册按IS09001/14001-2015标准要求

描述了公司的质量和环境方针、目标，部门职责及适用条款，对外用以证实本公司有能力稳

定地提供满足顾客要求的产品和服务，对内作为管理体系的最高文件，指导公司管理体系的

有效运行，实现增强顾客、相关方满意度。

一体化管理体系主要覆盖地处广州市天河区华景路180号华景会所负一层商铺1号及广

州市天河区中山大道西89号华景软件园A栋1409-12的广州极友汇科技有限公司，并应用于

软件开发服务；线上电商和线下实体销售服务（不含许可要求产品）。

本公司暂无外包过程，若有，则按照8.4进行控制。

2.2应用

本公司所有产品和服务过程符合标准所有条款、无不适用。

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3手册引用标准文件、术语和定义

3.1引用标准文件

本《管理手册》及其它一体化管理体系文件，均依照《1S09001：2015质量管理体系——

要求》、US014001：2015环境管理体系——要求及使用指南》和《IS09000：2015质量管

理体系基础和术语》而制定。

3.2术语和定义

3.2.1顾客：本公司产品的需方、项目法人v

3.2.2相关方：能影响、被影响或感受某项决策或活动影响的个人或组织。

3.2.3要求：规定的需要或期望，通常是隐含的或必须履行的义务。

3.2.4质量：一组固有特性满足要求的程度

3.2.5合格：满足要求

3.2.6不合格（不符合）：未满足要求

3.2.7缺陷：未满足与预期或规定用途6关的要求

3.3缩写说明

一体化管理体系：质量、环境管理体系

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QMS：质量管理体系

EMS：环境管理体系

QEMS：质量、环境管理体系

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4公司的背景

4.1理解公司及其背景

公司应确定外部和内部那些与公司的宗旨、战略方向有关、影响管理体系实现预期结果的能力的事务。

需要时，公司应更新这些信息。

在确定这些相关的内部和外部事宜时，公司应考虑以下方面：

1）可能对公司的目标造成影响的变更和趋势：

2）与相关方的关系，以及相关方的理念、价值观：

3）公司管理、战略优先、内部政策和承诺；

4）资源的获得和优先供给、技术变更：

5）总经理办应建立经营计划。

注h外部的环境,可以考虑法律、技术、竞争、文化、社会、经济和自然环境方面，不管是国际、

国家、地区或本地。

注2：内部环境,可以组织的理念、价值观和文化。

4.2理解利益相关方的需求和期望

4.2.1公司已确定与管理体系有关的相关方，主要如下：

1）直接顾客：

2）最终使用者：

3）供应链中的供方、分销商、零售商及其他；

4）立法机构;

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5）其他与公司利益有关的个人或组织。

4.2.2公司应理解和满足影响上述相关方的需求和期望，并确定这些和期望中哪些将成为其合规义务。

4.2.3当公司的经营场所•、股东结构、产品类型、主要市场、组织架枸等发生重大变化和调整时，应更新

以上确定的结果。

4.3确定管理体系的范围

公司应界定管理体系的边界和应用，以确定其范围。

在确定管理体系范围时，公司应考虑：

1）标准4.1条款中提到的内部和外部事宜：

2）标准4.2条款的要求；

管理体系的范围应描述为组织所包含的产品、服务、主要过程和地点。

描述管理体系的范围时，对不适用的标准条款，应将管理体系的不适用及其理由形成文件。不适用应

仅限于IS09001-2015标准第7.1、4和8章节，且不影响组织确保产品和服务满足要求和顾客满意的能

力和责任。过程外包不是正当的不适用理由。

注：外部供应商可以是组织管理体系之外的供方或兄弟组织。

一体化管理体系应用范围详见第2章。

4.4管理体系及其过程

4.4.1总则

公司按GB/T19001&GB/TM001标准的要求建立管理体系、过程及其相互作用，加以实施和保持，并持

续改进。

4.4.2过程方法

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公司将过程方法应用于管理体系，按照以下原则进行：

a）确定管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用；

b）确定每个过程所需的输入和期望的输出；

c）确定这些过程的顺序和相互作用：

d）确定产生非预期的输出或过程失效对产品、服务、顾客满意和合规义务带来的风险；

e）确定所需的准则、方法、测量及相关的绩效指标，以确保这些过程的有效运行和控制;

f）确定和提供资源：

g）规定职责和权限：

h）实施所需的措施以实现策划的结果：

i）监测、分析这些过程，必要时变更，以确保过程持续产生期望的结果：

j）确保持续改进这些过程。

见下图图示：管理体系过程方法

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第5章领导作用

5.1领导作用和承诺

5.1.1领导作用和质量环境管理体系承诺

为使--体化管理体系得以有效建立并获得持续改进，总经理采取如下措施并形成相应的证据：

二）在公司工作会议上，所有部门的负责人对本职工作进行评议、讨论，并形成会议记录：部门负责人

向下传达会议精神，使各部门员工明确理解顾客的需求和相关的法律法规的重要性，提高员工的质量和环

保意识，以指导工作的开展。

2）制定并发布质量、环境方针和目标，以及绩效指标，并大力宣传贯彻实施。通过现场巡视、内审、

每月工作会议等方法来检查目标、指标及管理方案的实行情况。

3）按管理评审的要求，适时主持召开管理评审会议，对一-体化管理体系的适宜性、充分性和有效性进

行评审。

4）按照实际工作的要求，合理设置和调配人力和设备等资源，以确保符合顾客和相应法律法规的要求。

5.1.2以顾客为关注焦点

为确保顾客的需求和期望得到确定和满足，最高管理者采取如下措施：

5.1.2.1增强理念：

将“增强顾客满意”的理念明确地纳入公司的质量方针中，“使顾客满意”成为了公司中长期上下一

致货彻的服务宗旨，并要求全体员工全面理解并实施：同时在层层展开的目标中明确顾客满意的程度，通

过定期的评价来验证是否达到要求。

5.1.2.2重视信息:

公司在工作流程的各主要环节，重视法律法规的要求和顾客的信息反馈，并予以理解，确保将顾客的

要求在合同中体现和满足，并随时修正和改进自身的管理水平。

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5.1.2.3处理投诉:

如果顾客对产品实现和服务有不满意，公司需要按照《客户满意度调查控制程序》和《客户服务控制

程序》的要求持续改进。

5.2质量和环境方针

质量和环境方针（简称为方针）是全体员工必须遵守的行为准备。方针经总经理批准，由管理者代表

监督、实施。

结合公司自身的特点，制订了公司的质量、环境方针：

质量方针：

“人本科技，质量第一，持续改进，求实创新。以一流的产品和

服务，使客户完全满意。”

环境方针：

“绿色循环、节能减排、遵纪守法、和谐发展。”

上述方针是与本公司一贯的宗旨相适应的，适合于本公司产品研发过程、活动、服务的性质、规模，

以及环境影响、危险特性，而且体现了本公司遵守现行有关质量、环境，方面的法律法规及其他要求持续

改进的承诺。为贯彻实施方针，最高管理者采取如下措施：

1）让相关方了解和认同是公司对一体化管理体系的承诺。公司通过办公例会、专题学习、墙报、等

其他方式，加深各部门员工对方针的认识、理蒯与沟通。通过网页、宣传单、标识牌、文件的方式使方针

便于相关方获取，并通过书面协议的方式与重要供方沟通双体系方针。

2）根据上述方针制定公司和各部门的目标、指标，并通过管理评审检查目标的实施情况。

3）公司通过定期的管理评审对方针进行检查、评审。当公司内外环境发生较大变化时，应及时对质

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量和环境方针进行评审、修订，以确保其充分性和适宜性

5.3组织角色、职责和权限

5.5.1组织架构

为实施一体化管理体系，公司设立了相应的一体化管理架构，并在以下条款对公司各级部门和人员的

职责和权限进行了规定。

公司一体化管理组织架构图见F面图一。

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第6章质量环境管理体系策划

按照公司方针和目标的要求，对管理体系的各项基本活动进行策划，策划的结果在相关的管理体系文

件中予以规定。

6.1应对风险和机遇的措施

6.1.1总则

策划管理体系时，组织应考虑4.1和4.2的要求，确定需应对的风险和机遇，以便：

a）确保管理体系实现期望的结果：

b）确保组织能稳定地实现产品、服务符合要求和顾客满意：

c）预防或减少非预期的影响：

d）实现持续改进。

组织应策划：

a）风险和机遇的应对措施：

b）如何在管理体系过程中纳入和应用这些措施（见4.4）,以及评价这些措施的有效性。

采取的任何风险和机遇的应对措施都应与其对产品、服务的符合性和顾客满意的潜在影响相适应。

公司编制了《经营计划控制程序》管控公司的风险。

6.1.2环境因素

公司通过建立并保持《环境因素的识别与评价程序》，从以下几方面确定、判定、考虑和更新环境因

素:

1）识别环境因素的范围必须覆羌公司产品实现安装的全过程，以及日常管理活动的各个方面。

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2）推行小组在识别环境因素时应考虑过去、现在和将来三种时态，正常、异常和紧急三种状态箸六

个方面。

3）在评价环境因素时应考虑对环境影响的范围、影响程度、发生频次、相关方关心程度、资源消耗

及法律法规的要求。

•4）当国家环境法律法规及有关标准发生变化、产品实现安装过程发生较大变化或相关方提出合理要

求时，应重新确定、评价重要环境因素。

6.1.3合规义务

1）法律法规及其他要求由综合管理部专责按《环境法律法规及其他要求控制程序》的有关要求，通

过相关渠道获取适用的质量、环境方面法律法规及其他要求并予以执行。综合部负责编制《适用法律法规、

标准规范一览表》，并跟踪其变化，及时更新相应的法律及法规要求。

2）各部门应严格遵守已确认的相关质量、环境法律、法规、标准、规范和其他要求。

6.1.4措施的策划：

公司应采取策划行动来解决重要环境因素和合规义务，如对公司运营和管理过程中的风险和机会进行

识别和采取措施。将策划行动整合到管理体系或其他商业行为的实施过程，并评估这些策划行动的有效性。

在策划这些行动时，公司应考虑技术方案、财务、运营和业务的需求。

6.2质量和环境目标及其实现策划

公司制定了《目标控制程序》管理质量和环境目标的制定，以及对环境目标的实现进行了策划。

6.2.1目标策划：

质量和环境目标是质量和环境方针的展开，各部门根据公司每年的总体质量和环境目标、以及年度工

作计划，制订木部门的年度的质量和环境目标，经主管副总经理审核、总经理批准后，由行政部负责汇总。

确定的质量和环境目标以公司的年度工作计划下达至各部门。每年第四季度，由行政部编制“年度质量环

境管理工作计划”，确定年度质量和环境目标。各部经理组织各部门根据总目标进行分解，转化为各部门

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具体的质量环境/工作目标。行政部每月评估质量和环境目标的实现情况，以持续改善和满足相关方的要

求。

6.2.2实现环境目标措施的策划

公司应该制定环境目标实现的管理方案，确定工作内容、发源、责任人、完成计划和评估方案，以确

保目标得以实现。

6.3变更策划

当存在以下情况时公司可对本手册和一体化管理体系进行变更：

1）公司组织架构、经营活动等发生重大变化时；

2）或者管理体系标准换版时；

3）或者为了满足顾客需求时：

4）以及自身持续改进等需要时。

变更需要在受控状态下实施，各级管理层要确保更改期间一体化管理体系的完整性和有效性。

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第7章支持

7.1资源

7.1.1总则

为实施、保持和持续改进一体化管理体系，增强顾客对公司产品的满意程度，公司提供如下适当的资

源配置，并及时提供到产品实现过程及相关活动中：

1）产品实现以管理为主，充分的人力资源以及先进的科学专业技术是为顾客提供满意产品质量、做

好环境保护活动的前提。公司对此特别关注，并在本手册“7.1.2人员”中予以详述。

2）良好的工作场所、相应的办公设施、生产过程所需的设备、仪器、软件和后勤支持性服务，是开

展一体化管理工作的前提（详见本手册“7.1.3基础设施”）。

3）必要的人文、气候、社会环境和信息资源影响着产品的质量、环境及员工健康安全，在做好自身

管理工作的同时也要做好与周圉环境、相关单位的协调工作（详见本手册“7.L4过程工作环境”）。

4）充分合理的财务资源是开展工作的基本条件。

7.1.2人员

为顺利实施一体化管理体系，公司在人员的工作安排上，从教育、培训、技能和经历等方面考虑员工

的能力特点，合理地安排人员承担各项工作职责，以确保在各工作岗位上的员工（包括经理、工程技术人

员、产品实现员工、检验员、办公管理人员等）都具有承担一体化管理体系规定职责的能力。

7.1.3基础设施

本公司为体系运行提供良好的基础设施，包括：

1）公司良好的工作场所与设备、设施。

2）现场独立的办公室、生活用房、办公桌椅、文件柜、空调、开水器等，以及常用的办公用品。

3）必备的电脑设备及相关应用软件。

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4）国家法律、法规标准、行业规范等工具书籍。

5）会议使用的现代办公设备（如投影仪、数码相机等）。

6）电话、传真、交通工具等后勤支持性服务。

行政部负责对办公场所及其配套设施、通讯工具的统•管理，建立台帐，明确其他各部门配合做好相

关设备设施的维护工作，行政部负责按《设备控制程序》做好相关产品实现设备的购置.、管理、使用、

维护、处置等工作，并对减少环境污染与使用、维护过程中的安全操作制订相应的要求。

7.1.4过程运行环境

本公司努力为员工营造良好的工作环境.提高产品质量、客户满意程度和业绩.并从以下方面着手：

1）营造公司内部良好、融洽的工作氛围，加强员工之间的团结协作精神，鼓励员工发挥自己的潜能,

开展创造性的工作。

2）对在现场工作的员工配备必要的劳动防护用品，制定引导员工安全操作。

3）努力取得上级主管部门对公司业务的支持和认同，以及得到相关政府部门政策方而的扶持，创造

良好的外部工作环境。

4）不断提高材料仓储过程中的温湿度等管理水平,增强对产品的防护能力。

5）尽力改善现场办公环境和居住环境，提供相应的设施用品，减少热、噪声、污染等对员工不利的

环境影响，提高工作环境的舒适度。

6）美化办公环境和产品实现场地，有计划地增加绿化面积，提高绿化水平。

公司员工都有明确的岗位和相应的职责，在工作的实施过程中，有分工也有合作，通过相互的协调和

良好的工作环境，为一体化管理体系的运作提供了必要的保障。

7.1.5监视和测量资源

本公司制定并实施，规定了对测量设备实行有效控制的职责和方法，以保证产品和环境、，符合规定

要求所需的所有设备仪器的测量不确定度为已知，且与要求的测量能力--致。

1）公司应制定测量设备周期检定计划，按规定周期将设备装置送计量部门校验，并保存校验记录及

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校验合格证。当不存在校准基准时，应记录校准的依据。

2）当测量设备长期停用后初次使用时应进行检定并保存记录，防止发生使校准实效的调整。

3）测量设备的存放场所应符合设备对环境的要求，由使用人定期维护、保养，对设备的完好负责.

4）在使用过程中发现测量设备未进行校准（包括超出校验周期）或处于失准状态时，应立即停止使

用，由产品部组织有关人员对前•阶段的测量和监控结果的有效性进行评定，并视情况需要按《纠正措施

控制程序》要求采取纠正措施。

5）保持所有校准结果的记录和表明校准状态的标识。

本公司暂无测量设备

7.1.6组织的知识

1）本公司确定各岗位对个人能力的需求，作为人员安排的重要依据，并明确规定了每个岗位的职责。

如果员工的素质达不到要求，应采取培训或其他措施以满足要求。

2）根据培训计划组织与质量、环境管理活动相关的人员进行培训，使员工具备相应的能力，以满足

本岗位的需求，胜任本职工作。对于确实难以胜任岗位要求的人员，可以考虑采用再培训、调岗或解除劳

动合同等措施，以满足体系管理的要求。

3）以各种方式如理论考试、操作考核、业绩评定及现场观察等办法对培训或其他措施的有效性进行

评价。

4）保持教育、培训、技能和经历的相关记录。

具体操作参照《人力资源控制程序》：

7.2能力

公司制定了《人力资源控制程序》，确保：

1）确定影响质量和环境绩效的工作人员所需的能力；

2）确定在适当的教育、培训或经验的基础上能够胜任：

3）确定与质量管理和体系、环境影响及环境管理体系相关的培训需求，对有关工作人员采取进行内

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外培训等措施确保其具有所需能力，并对采取的措施有效性进行评价：

4）保留证明其具有所需能力的文件记录信息等。

7.3意识

公司通过日常宣导、宣传栏和员工卡佩戴等方式使各级员工了解公司的质量和环境方针、目标。

通过管理体系文件，培训、宣导等方式让员工了解重要环境因素，及与自己所从事工作相关的实际和

潜在环境影响，意识到个人工作的改进对质量、环境绩效以及所带来的好处，同事也要了解不符合/不合

格得管理体系要求的影响，包括未全部履行本公司的合规义务所带来的影响。

7.4沟通

公司为确保在内部不同各部门和员工之间，以及与外部各相关方之间就一体化管理体系的过程与绩

效，包括质量、环境要求、目标及完成情况，以及实施的有效性，进行信息交流沟通，明确了信息处理的

方式和方法。

7.5文件化信息

7.5.1总则

根据GB/T19001、14001标准的要求，公司制定并建立了一体化管理体系文件，这些文件包括：

1）方针和目标。

2）管理手册。

3）程序文件。

4）作业文件。

5）管理体系所要求的记录。

这些文件覆盖J'公司一体化管理的全部过程，描述了一体化管理体系各过程的顺序和各环节之间的相

互关系以及对其的控制方法（具体见声品实现过程模式图），同时也符合国家有关的法律法规及其他要求。

文件的发放将根据部门和员工岗位的需要考虑发放的范围，确保所有文件得到控制。文件经发布后实施，

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通过对全体员工的宣传教育和培训学习，确保在实施过程中一体化管理体系的文件化，以及过程运作和控

制的有效性。

7.5.2创建和更新

为对一体化管理体系运行中的所有文件（包括记录的格式）进行控制，公司编制了《文件控制程序》,

对以下内容作了规定：

1）将文件进行分类，规定了各类文件的批准人，以确保文件的准确性、实用性。

2）对文件的评审、修改方法、审批手续以及文件的更新作出规定。

3）对各部门的文件作统一编码的要求，保证文件保持清晰，方便查找。

7.5.3文件信息控制

公司制定了在一体化管理体系运作过程中所需要使用的文件、资料和记录表格，并按照《文件控制程

序》和《记录控制程序》进行管理。

1）由行政部对文件进行归口管理，以保证在使用处可得到有效版本的使用文件

2）文件的更改过程予以记录，并采用修订状态的标识，以便识别文件的现行状态。

3）对外来文件和外发文件进行统一登记，并建立受控文件清单，保证外来文件得到识别，并控制其

分发。

4）规定了作废文件的处理方法，对作为参考而保留的作废文件加适当的标识以防止误用。

5）作为记录的文件，应按《文件控制程序》要求进行控制。

6）记录作为一体化管理体系有效运行的证据，必须予以保持。

7）记录的收集和初步整理由产生记录的相关部门负责。

8）记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的方法由行政部统一规定，相关部门配合实施。

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