编辑与格式化工作表

编辑与格式化工作表

1.1编辑工作表

工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除，以及工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等。工作表的编辑遵循“先选定，后执行”的原则。

1.工作表中数据的编辑

向工作表输入数据的过程中，经常需要对数据进行清除、移动和复制等操作。Excel中有清除和删除两个概念，它们的区别在于：清除针对的是单元格中的数据，单元格本身仍保留在原位置；删除针对的是单元格，是把单元格连同其中的内容从工作表中删除。在移动或复制数据时，可以替换目标单元格的数据，也可以保留目标单元格的数据。要替换目标单元格的数据，可通过执行“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“剪切”或“复制”命令，再执行“粘贴”命令即可实现，也可以利用快捷键或快捷菜单进行操作。要保留目标单元格的数据，在执行“剪切”或“复制”命令后，单击“开始”选项卡“单元格”功能组中的“插入”下拉菜单（见图4-26），执行“插入复制的单元格”命令，打开“插入粘贴”对话框（见图4-27），设置活动单元格右移或下移，再单击“确定”按钮即可。

1.1编辑工作表

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在Excel中，单元格通常包含很多信息，如内容、格式、公式以及批注等。复制数据时可以复制单元格的全部信息，也可以只复制部分信息，还可以在复制数据的同时进行算术运算、行列转置等，这些都可以通过“选择性粘贴”功能来实现。先选定要复制的数据，执行“复制”命令，再单击目标单元格，单击“开始”选项卡“粘贴板”功能组中的“粘贴”下拉菜单，如图4-28所示。选择性粘贴可以通过下拉菜单中的“粘贴”“粘贴数值”“其他粘贴选项”列表中的按钮进行操作，也可以通过执行“选择性粘贴”命令打开“选择性粘贴”对话框来进行操作，如图4-29所示。

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2.单元格、行、列的插入和删除

数据在输入时难免会出现遗漏，有时是漏掉一个数据，有时可能漏掉一行或一列，这时可以通过插入操作进行修改。单元格、行、列的插入操作可以通过执行“开始”选项卡“单元格”功能组中的“插入”命令来实现，删除操作则可以通过执行“删除”命令来实现。

3.工作表的插入、移动、复制、删除、重命名

如果一个工作簿中包含多个工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能对工作表进行管理。常用的方法是：在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单（见图4-30）中选择相应的命令。Excel允许工作表在同一个或多个工作簿中进行移动或复制操作，如果在同一个工作簿中进行操作，只要单击该工作表标签，将它直接拖动至目标位置可实现移动，在拖动的同时按住Ctrl键实现复制；如果是在不同工作簿之间操作，首先要打开这些工作簿，然后单击要移动或复制的工作表，在快捷菜单中执行“移动或复制”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿，从“下列选定工作表之前”列表框中选择插入位置，再单击“确定”按钮即可。复制操作还需要选中对话框的“建立副本”复选框，如图4-31所示。

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1.2格式化工作表

格式化工作表主要包括格式化数据、调整工作表的列宽和行高、设置对齐方式、添加边框和底纹、使用条件格式、自动套用格式及冻结窗格和拆分窗格等。

1.格式化数据

在Excel中为了美化数据，经常会对数据进行字符格式化，如设置数据的字体、字形、字号，为数据加下划线、上标、下标，改变字体颜色等。可以通过“开始”选项卡的“字体”功能组进行设置，或者执行快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中完成，如图4-32所示。Excel2010还提供了大量的数据格式，并将它们分成常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊、自定义等类型。其中，常规是系统的默认格式。要设置这些格式可以在“开始”选项卡的“数字”功能组中完成，还可以在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中完成，如图4-33所示。

1.2格式化工作表

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2.调整工作表的行高和列宽设置每列的宽度和每行的高度是改善工作表外观经常用到的方法。调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成，将鼠标指针指向要调整的列宽（或行高）的列（行）号之间的分隔线上，鼠标指针会变成一个带双向箭头的十字形，拖动分隔线至需要的位置即可。

如果要精确调整列宽和行高，可以通过执行“开始”选项卡的“单元格”功能组中的“格式”下拉菜单（见图4-34）中的相应命令来实现，执行“行高”或“列宽”命令会弹出“行高”或“列宽”对话框，在相应的文本框中输入需要的高度或宽度值，再单击“确定”按钮即可，如图4-35所示。

1.2格式化工作表

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3.设置对齐方式输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Excel中不同类型的数据在单元格中会以不同的默认方式对齐。例如，文本默认左对齐，数值、日期和时间为右对齐。如果对默认的对齐方式不满意，可以自行设置对齐方式。如果只需简单地把数据设置成左对齐、居中对齐、右对齐，可以直接单击“开始”选项卡“对齐方式”功能组中的字符格式化按钮。如果有更高的要求，可以打开“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中进行相应的设置，如图4-36所示。

1.2格式化工作表

除了设置对齐方式，在选项卡中还可以对文本进行显示控制，有效解决文本的显示问题，如自动换行，缩小字头填充，将选定的区域合并为一个单元格，改变文字方向和旋转文字角度等。

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4.添加边框和底纹

工作表的边框和底纹不仅可以美化工作表，还可以使工作表更加清晰明了。

要给某一单元格或区域增加边框，首先要选中相应的区域，单击“开始”选项卡“字体”功能组中的“边框”下拉按钮，打开“边框”下拉菜单（见图4-37），选择需要的选项即可。如果需要更细致的设置，可以打开“设置单元格格式”对话框，在“边框”选项卡中进行设置，如图4-38所示。

1.2格式化工作表

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5.使用条件格式使用Excel中的条件格式功能可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。利用条件格式功能可以根据用户的要求快速地对特定单元格进行必要的标识，以达到突出显示的目的。

例如，图4-39中的教师工资表，从中快速找出所有与“讲师”相关的数据。

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首先全选所有数据，然后在“开始”选项卡中单击“条件格式”按钮，在其下拉菜单中执行“突出显示单元格规则”→“等于”命令，如图4-40所示。

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在弹出的“等于”对话框中输入“讲师”，然后设置单元格显示样式，如让单元格以“浅红填充色深红色文本”显示，设置完毕后单击“确定”按钮，如图4-41所示。

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在单击“确定”按钮后可以看到，数据表中为“讲师”的单元格已经设置为“浅红填充色深红色文本”格式。这样就可以快速查看所需信息了，如图4-42所示。

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在Excel2010中，使用条件格式不仅可以快速查找相关数据，还可以以数据条、色阶、图标的方式显示数据，让用户可以对数据一目了然。

首先，全选所有数据，然后在“开始”选项卡“样式”功能组中单击“条件格式”按钮，执行“数据条”命令，在打开的选项中单击任意颜色。当选择颜色时，即使不单击，也可以即时看到数据变化。通过条件格式就可以清楚地看到哪位教师的工资高、哪位教师的工资低，如图4-43所示。

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1.2格式化工作表6.自动套用格式如果对工作表没有特殊的格式要求，又不想为工作表的修饰花太多时间，可以使用Excel2010提供的多种漂亮的专业表格自动套用格式。所谓自动套用格式是一组已经定义好的格式组合，包括数字、字体、对齐方式、边框、颜色、行高和列宽等各种格式。

选中要应用格式的区域，单击“开始”选项卡“样式”功能组中的“套用表格格式”按钮，选择需要的格式即可，如图4-44所示。

1.2格式化工作表图4-44套用表格格式

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7.冻结窗格和拆分窗格

（1）冻结窗格。对于比较复杂的大型表格，常常需要在滚动浏览表格时固定显示表头标题行（或标题列），执行“冻结窗格”命令可以方便地实现这种效果。单击“视图”选项卡“窗口”功能组中的“冻结窗格”按钮，弹出图4-45所示的下拉菜单，其中有“冻结拆分窗格”“冻结首行”和“冻结首列”3个选项。

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冻结单元格的方法是：选中某单元格，如C4，单击“视图”选项卡的“窗口”功能组中的“冻结窗格”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“冻结拆分窗格”命令。此时，通过单元格C4左上角的两条直线把窗格分成了4个区域，其中的1、2、3区域已经被冻结，如图4-46所示。

1.2格式化工作表

1.2格式化工作表

拖动垂直滚动条，第1～2行不会随着滚动条的滚动而改变位置。同样，拖动水平滚动条，A列和B列也不会改变位置。

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