邮件合并概述

邮件合并概述CONTENTS

1.1邮件合并概述

在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人的情况。例如，电信部门催缴电话费通知，由于每份通知的正文内容相同，只是文中部分数据（如姓名、电话号码、欠费时间、欠费金额等）不同，通过Word2010的邮件合并功能即可实现批量制作。CONTENTS

Word的“邮件合并”功能能够在任何需要大量制作模板化文档的场合中使用，用户可以借助它批量处理信函、信封、标签、电子邮件。例如，日常生活或工作中常见的工资条、通知计算机应用基础项目化教程书、邀请函、明信片、准考证、成绩单、毕业证书等。把每份邮件中都相同的内容与区分不同邮件的数据合并起来。前者称为“主文档”，后者称为“数据源”。其功能实际上是在文档中插入一些域，域相当于程序设计中的变量，这些变量在邮件合并中可以用其值来代替，是能够自动地按给出的一批收信人的信息，成批生成相应的邮件。所以完整使用“邮件合并”功能通常需要三个步骤：一是创建数据源，二是创建主文档，三是邮件合并。

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1.创建数据源

数据源可以是Excel工作表、Word表格，也可以是其他类型的数据库文件，但数据源必须是标准的数据列表。将其保存为“成绩单数据源.xlsx”。

2.创建主文档在Word中新建空白文档，输入并排版，并保存“成绩单.docx”，效果如图3-109所示。

1.1邮件合并概述CONTENTS3.邮件合并邮件合并主要有3个步骤，分别是选择文档类型、链接数据源和插入合并域。

（1）选择文档类型。打开文档“成绩单.docx”，单击“邮件”选项卡中开始邮件合并”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“普通Word文档”选项。

（2）链接数据源。单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”选项，在弹出的“选取数据源”对话框中选择数据源“成绩单数据源.xlsx”。单击“打开”按钮，打开“选择表格”对话框，选择数据所在的工作表，此例是在Sheet1工作表中，单击“确定”按钮，如图3-110所示。这时，“邮件”选项卡中的多个按钮已激活。

1.1邮件合并概述CONTENTS（3）插入合并域。将光标定位在插入点（如“同学”前面），单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，打开“插入合并域”对话框，分别选择“域”列表中的“姓名”项插入。数据源“成绩单数据源.xlsx”中有5个字段，分别是“姓名”“古代汉语”“外国文学”“演讲与口才”“总成绩”，所以可以在主文档组中插入相应的域（只插入相关的域，不相关的域如“总成绩”不用插入），插入方法同上。插入合并域完成后，可以单击“预览结果”组中的“预览结果”按钮，查看合并结果，如图3-111所示。

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单击“完成并合并”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项，弹出“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选按钮，最后单击“确定”按钮。这时，Word即会生成一个合并后的新文档，在新文档的标题栏通常显示为“信函N”（N为阿拉伯数字），保存合并后的新文档。

1.1邮件合并概述CONTENTS邮件合并的基本过程主要包括4个步骤，只要理解了这些过程，就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。计算机应用基础项目化教程（1）建立主文档。主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程与新建一个Word文档一样。（2）准备数据源。邮件合并数据源是指包含要合并到文档中的信息的文件，如要在邮件合并中使用的名称和地址列表。数据源就是数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。Word邮件合并的数据源文件有MicrosoftOutlook联系人列表、MicrosoftOffice地址列表、Excel工作表、Access数据库、其他数据库文件、HTML文件等。（3）向主文档中添加域。将主文档连接到数据源文件之后，可以开始添加域。在主文档中，单击要插入域的位置，插入数据源中提供的姓名、地址或其他信息域。（4）预览合并，完成邮件合并。利用邮件合并工具，可以将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。

1.1邮件合并概述CONTENTS域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。域的一般用法：可以在任何需要的地方插入域。地址块、问候语等是Word中内置的域，用于帮助用户在进行邮件合并时快速插入收件人地址信息和问候