《管理信息系统设计实践教程》课件第2章

第2章

新建数据库2.1认识数据库2.2应用系统开发2.3创建数据库2.4组织数据库对象2.5操作数据库对象动手做实验

2.1认

识

数

据

库

1.概述

本章介绍Access数据库的基本知识，包括使用模板创建数据库、创建空数据库和使用现有文件创建数据库以及打开数据库的基本方法。

数据库是为了实现一定目的并按某种规则组织起来的数据的集合，随着数据库的发展，现代数据库则把这一定义发展为：数据的集合以及针对数据进行各种基本操作的对象的集合。Access具有一种独特的文件结构形式，所有对象包含在一个ACCDB文件中。正是这种特殊的文件结构，使得Access数据库应用系统的创建和发布变得非常简单。2.认识关系数据库

在数据库管理系统中，应用最为广泛的是关系型数据库管理系统。关系型数据库管理系统的基本特征是按关系数据模型组织数据库，它以其结构简单、具有较为严格的数据理论基础、数据独立性高等优点，被认为是具有很大发展前景的一类数据库。关系数据库以二维表的结构组织数据，Access就属于关系型数据库管理系统。3. Access数据库的基本概念

在关系型数据库中，数据元素是最基本的数据单元。若干个数据元素组成数据元组，若干个相同的数据元组组成一个数据表。所有相关的数据表则组成一个数据库，即关系数据库。

(1)字段。在Access中，数据元素被称为“字段”，一个数据表由若干字段构成。每一个字段作为数据表的一个列。每个字段必须具有一个唯一的名字，称为字段名。每个字段都具有一些相关属性，这些属性可以赋予不同的值。

(2)记录。在Access中，数据元组被称为“记录”，一个数据表的每一行就是一个记录。记录由若干个字段构成。每一个记录都有唯一的编号，被称为“记录号”。

(3)数据表。在Access中，具有相同字段的所有记录的集合被称为“数据表”，一个数据库中的每一个数据表均具有一个唯一的名字，被称为表名。数据表具有一系列的属性，这些属性可以取不同的值，以满足实际应用中的不同需要。

2.2应用系统开发

随着人们对数据处理需求的增加，很多用户从Excel转到Access。无论是熟悉Excel的用户，还是初次接触Access的用户，使用Access进行数据处理的首要难题是需要建立一个系统开发的概念，然后还要学会系统开发的基本方法。

作为关系数据库，Access中的数据库各类对象之间，尤其是数据表之间都存在着关系，这种关系在给数据库带来了充分利用数据资源等各种优点的同时，也带来了很多严格的约束。因此人们不能像在Excel中那样在Access中自由随意地进行各种操作了，Access中的这种关系反映了客观世界中事物之间的联系。

2.3创

建

数

据

库

Access提供了两种建立数据库的方法：一种是使用模板创建数据库，另一种是从空白开始创建数据库。使用模板创建数据库又分为样品模板、根据现有内容创建、我的模板、最近打开的模板以及从Office.com网站选择模板等几种创建方式。参见第1章图1.2中Access的启动窗口。另外，Access2010提供了两类数据库的创建，即Web数据库和传统数据库，本书以介绍传统数据库的创建和设计为主。1.使用模板创建Web数据库

使用模板是创建数据库的最快方式。如果能找到并使用与要求最接近的模板，那就最好，此方法的效果最佳。除了可以使用Access提供的本地方法创建数据库之外，还可以利用Internet网上的资源，如果在Office.com的网站搜索到所需的模板后，把模板下载到本地计算机中，就可以一步创建出所需的数据库。

【例2.1】使用模板创建任务管理数据库。操作步骤如下：

(1)启动Access。

(2)在启动窗口中的模板类别窗格中，双击样本模板，打开“可用模板”窗格，可以看到Access提供的12个示例模板。12个模板分成两组，一组是Web数据库模板，另一组是传统数据库模板——罗斯文数据库。Web数据库是Access2010新增的功能，这一组Web数据库模板可以让新老用户比较快地掌握Web数据库的创建，如图2.1所示。(3)选中“联系人Web数据库”，则自动生成一个文件名“联系人Web数据库.Accdb”，保存位置为默认Windows系统安装时所确定的“我的文档”中，显示在右侧的窗格中，参见图2.1。

图2.1“可用模板”窗格和数据库保存位置(4)单击“创建”按钮，开始创建数据库。

数据库创建完成后，自动打开“联系人Web数据库”，并在标题栏中显示“contacts”，如图2.2所示。

图2.2contacts数据库2.创建空白数据库

如果没有满足需要的模板，或在另一个程序中有要导入Access的数据，那么最好的办法是创建空白数据库。空白数据库就是建立数据库的外壳，但是是没有数据和对象的数据库。创建空白数据库后，根据实际需要，添加所需要的表、窗体、查询、报表、宏和模块等对象。这种方法最灵活，可以创建出所需要的各种数据库，但是由于需要用户自己动手创建各个对象，因此操作较为复杂。创建空白数据库的方法适合于创建比较复杂的数据库，且又没有合适的数据库模板的情形。

【例2.2】创建一个学生管理的空白数据库。操作步骤如下：

(1)在Access启动窗口中，在中间窗格的上方，单击“空数据库”。在右侧窗格的文件名文本框中，给出一个默认的文件名“Databasel.accdb”，把它修改为“教学管理”，如图2.3所示。

图2.3修改数据库名称(2)单击“打开文件夹”按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中，选择数据库的保存位置，在“E:\Example”文件夹中单击“确定”按钮，如图2.4所示。

图2.4“文件新建数据库”对话框注意：为了保证数据库安全，创建的数据库最好不要保存在Windows系统所安装的C盘上。(3)这时返回到Access启动界面，显示将要创建的数据库的名称和保存位置。如果用户未提供文件扩展名，Access将自动添加上文件扩展名。

(4)在右侧窗格下面，单击“创建”命令按钮，参见图2.5。

图2.5数据工作表视图(5)这时开始创建空白数据库，系统自动创建了一个名称为表1的数据表，并以数据工作表视图方式打开这个表1，如图2.5所示。

(6)这时光标将位于“添加新字段”列中的第一个空单元格中。现在就可以输入添加数据，或者从另一个数据源粘贴数据了。

按照用户事先对数据库的要求，现在就可以开始对工作表的设计工作了。Access数据工作表视图中有两个字段，一个是默认的ID字段，另一个是添加新字段的标识。在Access中，可以在数据工作表视图中直接进行表的快速设计，具体设计步骤将在下一章介绍。

2.4组织数据库对象

Access提供了对数据库对象的组织和管理的良好工具。导航窗格，它是对Access中的主要对象如表、查询、窗体、报表、宏和模块等进行管理的工具。在导航窗格中，Access采用多种方式组织数据库对象，以方便用户高效地管理数据库对象。这些组织方式包括对象类型、表和相关视图、创建日期、修改日期、按组筛选以及自定义。在导航窗格上部，单击“所有Access对象”右侧的下拉箭头，可以打开组织方式列表，如图2.6所示。

图2.6组织方式列表1.对象类型

对象类型可以方便地让用户按表、查询、窗体、报表等对象组织数据，这种组织方式与以前版本的组织方式相同。在对象类型中，单击其中一个对象，例如表，在导航窗格中将显示数据库中所有的表。

2.表和相关视图

表和相关视图是Access采用的一种新的组织数据的方式。这种组织方式是基于数据库对象的逻辑关系而将数据库组织起来。

(1)打开指定数据库。

(2)在导航窗格中，单击“表和相关视图”按钮。

Access开始对数据库对象进行分组(如果数据库较大，可能需花费一定的时间)。图2.7是某考勤管理系统中的部分表和相关视图。

图2.7学生表与相关视图3.自定义

自定义组织方式是一种灵活的组织方式，它允许开发者根据开发需要组织数据库的对象。例如，如果一个主窗体由两个子窗体组成，可以把该主窗体和这两个子窗体组织在一起；或者把两个相关的查询组织在一起。具体操作方法如下：

(1)打开数据库，在导航窗格中，单击“自定义”按钮，如图2.8所示。

(2)这时创建了一个自定义组，从导航窗格中，把需要的对象依次拖到自定义组1中，如图2.9所示。

图2.8自定义组织方式图2.9自定义组

2.5操作数据库对象

在Access数据库中，共有表、查询等7个基本对象。除了对这些对象进行基本的打开操作之外，还经常要对这些对象进行插入、复制和删除等操作。

1.打开数据库对象

如果需要打开某个数据库对象，可以在导航窗口中选择一种组织方式，然后双击需要打开的对象，就可以直接打开所选中的对象。

【例2.3】打开“考勤管理”数据库中的“班次配置”窗体，其操作步骤如下：

(1)打开“考勤管理”数据库，在导航窗格中，单击“所有Access对象”右侧的下拉箭头。

(2)在打开的组织方式列表中，单击“对象类型”命令，如图2.10所示。

图2.10组织方式列表(3)在展开的对象列表中，双击“班次配置”窗体图标，如图2.11所示。或者右击“班次配置”窗体图标，在弹出的快捷菜单中单击“打开”命令，如图2.12所示。

此时，打开的“班次配置”窗体在选项卡式文档窗格中显示出来，如图2.13所示。

图2.11对象列表图2.12快捷菜单图2.13“班次配置”窗体2.复制数据库对象

在Access数据库中，使用复制方法可以创建对象的副本。在修改某个对象的设计之前，创建对象的副本可以避免因修改操作错误造成的损失，一旦发生失误可以用副本还原对象。

【例2.4】复制“教学管理”系统中的“学生选课查询”。其操作步骤如下：

(1)在导航窗格中，单击“所有Access对象”右侧的下拉箭头。

(2)在打开的组织方式列表中，单击“对象类型”命令，参见图2.10。

(3)在展开的对象列表中，右击“学生选课查询”图标，在弹出的快捷菜单中，单击“复制”命令。

(4)然后再一次右击“学生选课查询”图标，在弹出的快捷菜单中，单击“粘贴”命令，参见图2.12所示。

(5)在打开的“粘贴为”对话框中，可以为复制的对象重新命名，或者使用默认的名称。然后单击“确定”按钮，如图2.14所示。

图2.14“粘贴为”对话框3.删除数据库对象

如果要删除某个数据库对象，需要先关闭要删除的数据库对象，而且不能使被删除的对象出现在选项卡文档窗格中，在多用户环境下，确保所有用户都已关闭了该数据库对象。删除数据库对象的操作步骤如下：

(1)在导航窗格中，单击“所有Access对象”右侧的下拉箭头，参见图2.10。

(2)在打开的组织方式列表中，单击“对象类型”命令，选中“表”类型，展开表对象集合，见图2.11。

(3)选中“课程的副本”，然后按“Delete”键，该对象则删除，如果被删除的表与其他的表已经建立关系，则会弹出提示框，禁止删除，如图2.15所示。Access的这种机制用来保护数据库的完整性。

提示：一旦误删除就会造成严重的问题，因此在开发过程中的每一个阶段都要做好数据库系统的备份