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文档简介

内部控制活动—关联方交易业务流程一、制定目的及范围为确保公司在关联方交易中的合规性与透明度，特制定本流程。该流程适用于所有涉及关联方的交易，包括但不限于销售、采购、融资及其他经济活动。通过明确的流程设计，旨在降低潜在的利益冲突风险，确保交易的公正性与合理性。二、关联方定义及识别关联方是指与公司存在控制关系、共同控制关系或重大影响关系的个人或实体。识别关联方的关键在于了解其与公司的关系，包括股东、董事、高级管理人员及其近亲属，以及与公司有重大交易的其他企业。公司应定期更新关联方名单，并确保所有相关人员知晓。三、关联方交易原则1.所有关联方交易必须遵循“公正、公平、合理”的原则，确保交易条件与市场条件相符。2.交易应经过充分的市场调研，确保价格和条款的合理性。3.关联方交易需经过适当的审批程序，确保透明度和合规性。4.所有交易记录应完整、准确，便于后续审计和监督。四、关联方交易流程1.交易申请交易发起部门需填写《关联方交易申请表》，详细说明交易内容、金额、目的及相关关联方信息。申请表需附上市场调研报告，证明交易条件的合理性。2.初步审核财务部门对申请表进行初步审核，确认交易是否符合公司政策及相关法律法规。审核内容包括交易的必要性、合理性及合规性。3.董事会审批初步审核通过后，申请表需提交董事会进行审批。董事会应对交易的公正性进行评估，确保没有利益冲突。若董事会成员与交易有关，则需回避表决。4.合同签署经董事会批准后，法务部门起草并审核交易合同，确保合同条款的合法性与合理性。合同签署后，相关部门应妥善保管合同文件。5.交易实施交易实施过程中，相关部门需按照合同约定执行，确保交易的顺利进行。实施过程中如遇到变更，应及时通知财务部门并进行相应的调整。6.交易记录与报告所有关联方交易需在财务系统中进行记录，确保数据的准确性与完整性。定期向管理层报告关联方交易情况，便于管理层进行监督与决策。7.后续审计定期对关联方交易进行内部审计，评估交易的合规性与合理性。审计结果应形成报告，提交给董事会及管理层，必要时进行整改。五、备案与存档所有关联方交易的相关文件，包括申请表、审核记录、合同及审计报告等，需进行备案与存档。存档文件应便于查阅，确保在需要时能够提供完整的交易记录。六、流程优化与反馈机制为确保流程的有效性与适应性，需定期对关联方交易流程进行评估与优化。各部门应反馈在实施过程中遇到的问题与建议，管理层应根据反馈进行相应的调整与改进。七、培训与宣传定期对员工进行关联方交易相关政策与流程的培训，提高员工的合规意识与风险防范能力。通过宣传与培训，确保所有员工了解关联方交易的相关规定，增强合规文化。八、纪律与责任所有参与关联方交易的员工应遵循公司制定的相关纪律，确保交易的公正性与透明度。对违反规定的行为，公司将根据相关制度进行严肃处理，确保流程的

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