财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程一、制定目的及范围为规范公司财务管理，提高报销效率，确保费用支出的合理性与合规性，特制定本财务报销制度。该制度适用于所有员工的费用报销，包括差旅费、业务招待费、办公用品购置费等，旨在明确报销的标准、流程及相关责任。二、报销原则1.所有报销必须遵循“真实、合法、合理”的原则，确保支出与公司业务活动相关。2.报销必须提供相关凭证，如发票、收据等，缺少凭证的报销申请将不予受理。3.各部门应指定专人负责报销工作，确保流程的顺畅与高效。4.所有费用需在预算范围内，超出预算的报销需经部门经理批准。三、报销流程1.报销申请阶段1.1填写报销单：员工在发生费用后，应及时填写报销单，详细列明费用项目、金额及用途。报销单应附上相关凭证，包括发票、收据等。1.2部门审核：填写完毕后，报销单需提交至部门负责人进行审核。审核内容包括费用合理性、合规性及是否在预算范围内。1.3补充材料：如部门负责人认为报销单不完整或有疑问，应及时要求员工补充相关材料，确保审核的准确性。2.审批阶段2.1流转审批：部门负责人审核通过后，报销单需转交至财务部进行财务审核。2.2财务审核：财务部负责核对报销凭证的真实性，确认费用的合理性与合规性，必要时可要求员工进一步说明。2.3审批意见：财务部审核通过后，需在报销单上签字确认，并将报销单归档保存。若不通过，需在报销单上注明原因，反馈给员工。3.报销支付阶段3.1生成付款单：财务部审核通过后，将报销单信息录入财务系统，生成付款单。3.2付款处理：财务根据付款单进行相关支付，常规支付方式包括银行转账或现金支付，需根据公司财务政策选择合适支付方式。3.3付款通知：财务完成支付后，应及时通知员工，确认报销款项已到账，确保员工知晓。4.报销凭证管理4.1凭证归档：所有报销单及相关凭证需在财务部进行归档，保存期限不少于五年，以备审计及后续查询。4.2电子存档：鼓励使用电子报销系统，将纸质凭证扫描存档，减少纸质文件占用的空间，提高管理效率。4.3定期检查：财务部应定期对报销凭证进行检查，确保凭证的完整性及合规性，发现问题及时纠正。四、特殊情况处理1.紧急报销：因业务紧急需要报销的，员工需填写“紧急报销申请”，并附上相关说明，部门负责人需加快审核流程。2.未按时报销：若员工未在规定时间内报销，需提供合理解释，逾期未报销的费用可能不予支付。3.报销争议：如对报销审核结果存在异议，员工可向财务部提出申诉，财务部需在规定时间内给予回复并做出合理解释。五、报销纪律1.真实报销：员工在报销过程中不得伪造凭证或虚报费用，违者将受到公司纪律处分。2.费用控制：员工应合理控制费用支出，避免不必要的开支，确保公司资源的有效利用。3.遵循流程：所有员工需严格遵循报销流程，确保报销工作的透明度与公正性。六、反馈与改进机制为确保报销流程的有效性与合理性，设立反馈机制。员工在报销过程中如有任何意见或建议，可通过内部邮件或会议反馈至财务部。财务部应定期汇总反馈意见，并对报销流程进行评估与改进，确保流程与时俱进，适应公司业务发展的需要。七、总结本财务报销制度明确了报销的目的、原则及流程，确保了费用支出的合理性与合规