人事档案岗位职责范文（2篇）

人事档案岗位职责范文一、岗位职责概述人事档案岗位作为企业人力资源部门的核心组成部分，承担着管理和维护全体员工档案信息的重任。其主要目标是确保档案的完整性、准确性和安全性，以支持企业的人力资源管理工作。具体职责概述如下：二、具体职责细则1.员工档案的新建与归档a.严格遵循公司规章制度及操作流程，负责新入职员工的档案创建工作，包括员工个人资料的收集、整理以及入职文件的签署与归档。b.在员工发生调动、离职等变动时，负责档案的转移、整理与重新归档，确保档案信息的连续性与完整性。2.档案信息的完整性与准确性保障a.定期对员工档案信息进行核查，确保个人基本资料、身份证明、学历证明、劳动合同等关键信息的准确无误。b.跟踪并更新员工岗位、职级、薪酬等变动信息，及时反映至档案中，保持档案信息的时效性。3.员工档案的安全维护a.严格遵守保密原则，对员工档案资料实施严格的安全管理，防止非授权访问。b.建立健全档案室安全管理制度，包括物理安全与信息安全措施，确保档案免受损毁、遗失等风险。4.档案查询与服务提供a.协助企业内部各部门进行员工档案的查询工作，及时提供所需资料与数据支持。b.响应员工个人档案查询请求，按照法律法规及公司规定提供档案服务。5.档案管理系统的构建与优化a.参与档案管理系统的规划、建设、测试等全过程，确保系统符合企业实际需求。b.持续优化档案管理系统，提升管理效率与用户体验，降低人力成本。6.档案审查与整理a.定期对员工档案进行审查，及时发现并纠正问题，确保档案合规性与准确性。b.定期开展档案整理工作，清理无效或冗余信息，保持档案库的整洁与有序。7.内外部审计配合a.协助内外部审计机构对员工档案进行审查、抽样检查等工作。b.提供必要的档案材料与数据支持，确保审计工作的顺利进行。8.参与员工福利与绩效管理a.协助完成员工福利与绩效管理工作中的档案管理任务，如绩效考核档案的整理、奖惩记录的归档等。b.参与员工福利政策的制定与实施过程中的档案管理环节，确保政策执行的公平性与合规性。三、任职要求1.具备人力资源管理、档案管理或相关专业背景与工作经验；熟悉劳动法律法规及档案管理相关政策法规。2.具备良好的组织协调能力与项目管理能力；能够高效管理并维护大量员工档案信息。3.具备强烈的责任心与保密意识；能够确保员工档案信息的安全性与保密性。4.具备良好的沟通表达能力与团队合作精神；能够与其他部门有效协作完成工作任务。5.具备较强的学习能力与适应能力；能够紧跟行业动态与技术发展趋势，不断提升自身专业素养与技能水平。总结：人事档案岗位在企业人力资源管理中占据重要地位。该岗位需全面负责员工档案信息的创建、维护、查询、安全保密及系统优化等工作。为胜任此岗位，需具备扎实的专业知识、丰富的实践经验、良好的组织协调能力、责任心与保密意识以及优秀的沟通与团队合作能力。还需保持持续学习的态度与习惯，以适应不断变化的档案管理需求与技术发展趋势。人事档案岗位职责范文（二）一、概述人事档案岗位是组织机构中非常重要的一个岗位，负责管理和维护组织内部的人事档案信息。这些档案记录了组织员工的基本信息、职业发展历程、薪酬福利等重要信息。人事档案岗位的职责是确保档案信息的准确性、完整性和机密性，并提供必要的支持和协助，以便其他相关部门能够根据需要使用档案信息。在这个岗位上，人事档案员需要具有严谨的工作态度、高度的保密意识和较强的组织能力。二、主要职责1.维护员工档案人事档案岗位的首要职责是维护员工档案，包括收集、整理、储存和更新员工档案信息。档案信息的收集包括员工入职时的基本信息、身份证件、学历证书、培训记录等。整理和储存档案信息要按照规定的程序和要求进行，确保档案的安全性和完整性。需要根据员工的变动情况及时更新档案信息，如职务变动、调动、晋升、离职等。2.档案查询与提供支持人事档案员需要根据HR部门或其他部门的需求，及时提供必要的档案信息。这不仅需要具备良好的沟通和合作能力，还需掌握企业内部的档案查询流程和规定，确保档案信息的准确性和完整性。还需要对提供档案咨询的相关问题进行专业解答和支持，提供有关法律法规的指导和建议。3.档案审查与整改人事档案岗位需要对档案信息进行审查和整改，确保档案的规范性和合规性。审查工作包括检查档案的完整性、有效性和机密性。如果发现信息有误或缺失，需要及时整改并记录。还需要定期检查和抽查档案信息，以便及时发现问题并进行处理。4.文件处理与组织人事档案岗位还需要负责文件的处理和组织工作。这包括收发文件、建立文件档案、归档和销毁等工作。文件处理要按照规定的程序进行，确保文件的安全性和敏感性。还需要根据需要组织文件归档和存储，确保档案的安全性和可访问性，以提高工作效率。5.协助和配合其他部门工作人事档案员需要积极协助和配合其他部门的工作。这包括人事部门的招聘、培训等工作，财务部门的薪资核算和福利发放等工作。协助其他部门工作要以仔细、耐心和高效的态度进行，确保工作流程的顺利进行。6.学习和提高个人知识水平人事档案岗位需要不断学习和提高个人知识水平，包括相关法律法规、档案管理制度等方面的知识。通过学习和提高，能够更好地为组织提供专业的档案管理服务。三、心态和态度人事档案岗位是一项细致入微的工作，需要保持一种严谨的工作态度和高度的责任心。在处理档案信息的过程中，需要严格遵守相关法律法规和公司制度，确保档案信息的准确性和完整性。还需要保持高度的保密意识，确保档案信息的安全性，避免信息泄露。四、技能要求1.熟练操作各类办公软件，如E____cel、Word等，能够完成各类档案数据的录入和整理工作。2.具备较强的文字处理和文档管理能力，能够独立完成文件的收