做账实操-公司物料管理办法

会计实操文库做账实操-公司物料管理办法一、目的为加强公司物料的管理，确保物料的采购、验收、存储、领用、盘点等环节规范有序，提高物料使用效率，降低物料成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司生产经营过程中涉及的各类原材料、辅助材料、包装材料、备品备件等物料的管理。三、职责分工1.需求部门根据生产计划、项目需求、日常办公等实际工作需要，准确提出物料需求计划，明确物料名称、规格型号、数量、需求时间等信息，提交给采购部门进行采购；在物料领用后，负责合理使用物料，做好使用记录，避免浪费，并配合仓库管理部门进行物料盘点等工作。2.采购部门负责收集、汇总各部门的物料需求计划，按照公司采购政策和流程，开展物料采购工作，选择合适的供应商，通过询价、招标等方式确定采购价格和采购合同条款，确保采购的物料质量合格、价格合理、按时到货；负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题，如交货延迟、质量不符等情况；建立并维护供应商档案，对供应商的供货能力、产品质量、交货及时性等方面进行评估和管理。3.仓库管理部门负责物料的接收、验收、入库、存储、保管、发放等工作，建立健全物料仓库管理制度和库存台账，对物料进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等安全防护措施，确保物料的安全与完整；严格执行物料出入库手续，按照规定的流程和审批要求办理物料的收发业务，定期对库存物料进行盘点，及时向相关部门反馈库存信息，如库存短缺、积压等情况。4.质量检验部门（如有）对采购到货的物料进行质量检验，依据物料的质量标准、技术规格等要求，采用抽样检验或全检等方式，检查物料的外观、性能、尺寸等指标是否符合要求，出具质量检验报告，将检验合格的物料移交给仓库管理部门入库，对不合格物料按照公司相关规定进行处理，如退货、换货、让步接收（需经审批）等。5.财务部门负责物料采购资金的预算编制、审核与支付工作，监督物料采购成本的控制情况，对物料的出入库、库存等进行财务核算，确保财务数据准确反映物料的实际情况，配合仓库管理部门进行盘点工作，核对账实是否相符，为物料管理决策提供财务分析数据。四、物料需求计划1.需求预测需求部门根据公司的生产经营计划、销售预测、项目进度安排等因素，结合历史物料使用数据，对未来一段时间内（如月度、季度、年度）的物料需求进行预测，初步确定各类物料的大致需求量，为制定详细的物料需求计划提供基础数据。2.计划制定在需求预测的基础上，需求部门按照生产工单、项目任务书等具体工作要求，详细制定物料需求计划，准确填写物料的具体信息，包括名称、规格型号、单位、数量、需求日期、用途等内容，对于有特殊要求的物料（如需要特定的材质、精度等），应详细注明相关技术参数，确保采购部门能准确采购到符合要求的物料。3.计划审核与提交物料需求计划由需求部门负责人进行审核，审核重点包括需求的合理性、准确性、与生产经营计划的匹配性等方面，审核通过后，按照规定的时间节点（如每月25日前提交下月需求计划）将计划提交给采购部门，同时抄送给相关部门（如仓库管理部门、财务部门等）以便提前做好相应准备工作。五、物料采购1.供应商选择采购部门收到物料需求计划后，根据物料的种类、特性、采购金额等因素，从已有的供应商档案中筛选出符合要求的潜在供应商，或通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、参加展会等）寻找新的供应商，对供应商进行初步考察，了解其企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况等情况，选择若干家供应商进行深入的询价、比价、议价等工作，通过综合评估（可采用评分法，从质量、价格、交货期、服务等维度进行评分），确定最终的供应商，并与之签订采购合同。2.采购合同签订采购合同应明确规定物料的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等重要条款，确保合同条款清晰、准确、完整，符合公司利益和法律法规要求，采购合同经公司相关部门（如法务部门审核法律条款，财务部门审核付款条款等）审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订，合同签订后，采购部门应妥善保管合同文本，并跟踪合同执行情况。3.采购跟进与到货验收采购部门在合同签订后，持续跟进供应商的生产进度和交货情况，督促供应商按时、按质、按量交货，在物料到货前，提前通知仓库管理部门和质量检验部门做好接收和检验准备工作。物料到货后，由仓库管理部门和质量检验部门共同进行验收，仓库管理部门核对物料的数量、包装等情况，质量检验部门按照质量标准进行检验，验收合格的物料，由仓库管理部门办理入库手续；对验收不合格的物料，按照公司相关规定进行处理，如要求供应商退货、换货或采取让步接收等措施（需经审批），并记录相关情况。六、物料入库1.验收合格物料经仓库管理部门和质量检验部门验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《物料入库单》，详细记录物料的名称、规格型号、单位、数量、入库日期、供应商名称、采购订单号等信息，同时将物料按照规定的分类存放区域进行存放，确保物料摆放整齐、便于查找和取用。2.入库记录与台账更新仓库管理部门将《物料入库单》的一联留存作为仓库记账凭证，另一联传递给财务部门作为财务入账的依据，同时在库存管理系统或手工台账（根据公司实际情况）中及时更新物料的库存数量、入库时间等信息，确保库存台账数据准确、完整，反映最新的库存状况。七、物料存储与保管1.分类存放根据物料的性质、用途、规格型号等因素，对物料进行合理分类，划分不同的存储区域，如原材料区、辅助材料区、包装材料区、备品备件区等，在每个区域内再按照具体的物料类别和规格进行细分存放，设置明显的标识牌，注明物料名称、规格型号、存放位置等信息，便于快速查找和管理。2.安全防护仓库应具备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等设备，定期检查这些设施的运行情况，确保其正常有效，同时制定仓库安全管理制度，对仓库管理人员进行安全培训，要求其严格遵守安全规定，如禁止在仓库内吸烟、动火，下班前关闭门窗、切断电源等，保障物料的安全与完整。3.库存盘点定期对库存物料进行盘点，一般每月进行一次小盘点（如抽盘部分重点物料），每季度或半年进行一次全面盘点，盘点工作由仓库管理部门组织，财务部门、需求部门等相关部门参与，盘点时核对物料的实际库存数量与库存台账、财务账目是否相符，记录盘盈、盘亏情况及其他异常信息，对于盘点中发现的问题，及时查找原因，如是否存在出入库手续不完善、物料损坏丢失等情况，进行相应的调整和处理，并编制盘点报告，提交给公司相关领导和部门。会计做账流程一、建账1.根据企业所属行业、规模以及核算要求，选择适用的会计准则，如企业会计准则、小企业会计准则等。2.确定会计科目体系，涵盖资产、负债、所有者权益、成本、损益等五大类科目，依据企业业务特点，细化设置明细科目，例如制造业需细分原材料、生产成本等科目，服务业则侧重于服务收入、服务成本相关科目。3.建立账簿，包括总账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、明细账（如往来明细账、存货明细账、固定资产明细账等），可以选择手工记账或借助财务软件创建电子账簿，手工记账时需准备规范的账页格式，按序编号登录，财务软件记账则要完成系统初始化设置，录入企业基本信息、科目期初余额等。二、日常账务处理1.原始凭证审核业务发生后，获取相关原始凭证，如采购业务的发票、入库单，销售业务的发货单、销项，费用支出的报销单、发票等，对原始凭证真实性、合法性、完整性进行审核，检查凭证内容是否填写规范、签章是否齐全、金额计算是否准确，不符要求的及时退回更正补充。对于外来原始凭证，特别留意发票真伪查验，可通过税务部门官方平台查询，确保凭证有效，避免税务风险。2.记账凭证编制依据审核无误的原始凭证，按照复式记账原理，确定每笔业务应借记、贷记的会计科目及金额，编制记账凭证，摘要简明扼要反映业务内容，如“采购办公用品支付现金”“收到客户货款存入银行”等，记账凭证编号连续，附件张数准确填写原始凭证数量。不同业务类型账务处理示例：采购原材料，若为一般纳税人，取得增值税专用发票，价款10,000元，增值税税额1,300元，款项已付，材料入库：借：原材料10,000应交税费应交增值税（进项税额）1,300贷：银行存款11,300销售产品，售价20,000元（含税，税率13%），货物已发出，款项未收：不含税销售额=20,000÷(1+13%)≈17,699.12元增值税销项税额=17,699.12×13%≈2,300.88元借：应收账款20,000贷：主营业务收入17,699.12应交税费应交增值税（销项税额）2,300.88计提当月职工薪酬，生产工人工资8,000元，管理人员工资4,000元：借：生产成本8,000管理费用4,000贷：应付职工薪酬12,0003.记账凭证审核与登录账簿对编制好的记账凭证，由专人进行审核，重点审核科目运用是否正确、借贷金额是否相等、摘要是否清晰，审核无误后签字盖章确认。根据审核后的记账凭证，将业务记录登录到相应账簿，按日期顺序逐笔登录总账，依据明细科目分别登录明细账，做到账账相符，如现金日记账、银行存款日记账每日按业务发生时序记录收支，确保资金流清晰准确；往来明细账详细登录客户、供应商的每笔债权债务变动；存货明细账实时反映原材料、库存商品的收发存情况。登录账簿时，使用蓝黑墨水钢笔书写，数字规范、摘要完整，按规定方法更正错账，如划线更正法、红字更正法、补充登录法。三、期末处理1.账项调整期末需对一些应计未计、预提待摊等跨期业务进行调整，确保会计信息反映当期真实财务状况与经营成果。常见调整事项：计提固定资产折旧，若固定资产原值50,000元，预计使用年限5年，净残值2,500元，采用直线法，每月折旧额=(50,0002,500)÷5÷12=791.67元：借：制造费用（生产用固定资产）或管理费用（管理用固定资产）791.67贷：累计折旧791.67分摊长期待摊费用，如年初支付一年房租12,000元：每月分摊房租=12,000÷12=1,000元借：管理费用1,000贷：长期待摊费用1,000确认本期应负担但未支付的利息费用，若借款合同约定年利率6%，本月应计利息500元：借：财务费用500贷：应付利息5002.结账完成账项调整后，进行结账操作，对各损益类科目进行结转，将收入类科目余额结转至“本年利润”贷方，成本、费用类科目余额结转至“本年利润”借方，计算出当期净利润（或净亏损）。示例：结转主营业务收入50,000元：借：主营业务收入50,000贷：本年利润50,000结转主营业务成本30,000元、管理费用8,000元、财务费用1,000元：借：本年利润39,000贷：主营业务成本30,000管理费用8,000财务费用1,000结账后，损益类科目无余额，“本年利润”科目余额反映当期盈亏，可进一步结转至“利润分配未分配利润”科目，为后续利润分配做准备，同时对总账、明细账进行月结，划通栏单红线（本月合计）、通栏双红线（本年累计），注明期末余额，便于下期记账与查账。四、财务报表编制1.根据总账、明细账期末余额及发生额，编制资产负债表、利润表、现金流量表等主要财务报表。资产负债表：依据“资产=负债+所有者权益”平衡原理，将资产类科目余额列示在左边，负债、所有者权益类科目余额列示在右边，反映企业特定日期财务状况，如货币资金项目根据现金日记账、银行存款日记账期末余额合计填列，应收账款项目按应收账款明细账借方余额减去坏账准备后的净额填列。利润表：按照“收入成本费用=利润”逻辑，将当期主营业务收入、其他业务收入等收入项目列示在上部，主营业务成本、管理费用等成本费用项目列示在下部，计算得出净利润，反映企业一定期间经营成果，各项目金额根据损益类科目结转前发生额填列。现金流量表：以现金及现金