企业内部文档管理作业指导书

企业内部文档管理作业指导书TOC\o"1-2"\h\u7165第一章总则 435901.1制定目的 467001.2适用范围 4195611.3定义及解释 4310633.1文档：指企业在日常运营过程中产生的各类信息记录，包括文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的资料。 442383.2文档管理：指对文档的收集、整理、存储、传递、使用、归档、销毁等全过程进行规范和控制的活动。 5302343.3文档分类：根据文档的性质、用途、来源等因素，将文档分为不同的类别，以便于管理和使用。 5297773.4文档编号：为便于识别和管理，对各类文档进行统一编号。 571123.5文档保密等级：根据文档内容的敏感程度，将文档分为公开、内部、秘密、机密等不同保密等级。 5294383.6文档归档：将已使用完毕的文档按照规定的要求和程序进行整理、归档，以便于查询和利用。 5104273.7文档销毁：对已失去保存价值或因保密需要而需销毁的文档，按照规定程序进行销毁处理。 510457第二章文档管理组织结构 526052.1文档管理责任部门 5123082.2文档管理职责分配 5214792.2.1企业高层管理职责 536572.2.2企业部门负责人职责 5312962.2.3文档管理员职责 6324992.3文档管理协作机制 62375第三章文档分类与编码 626803.1文档分类原则 6107643.1.1符合法规要求 658303.1.2系统性 639423.1.3简洁明了 6178073.1.4可扩展性 6280693.1.5易于维护 7219263.2文档编码规则 7320113.2.1编码结构 7102553.2.2编码长度 7176853.2.3编码规则 7201583.2.4编码示例 778793.3文档分类与编码实施 7312543.3.1文档分类实施 737373.3.2文档编码实施 7940第四章文档收集与整理 8232424.1文档收集要求 820144.1.1完整性要求 8105104.1.2时效性要求 8197554.1.3分类要求 817864.1.4保密要求 8285504.2文档整理方法 868224.2.1电子文档整理 8140634.2.2纸质文档整理 8259274.2.3多媒体文档整理 8317654.2.4交叉引用整理 940634.3文档整理流程 9212014.3.1文档收集 9149044.3.2文档整理 9127324.3.3文档归档 9181024.3.4文档维护 9182204.3.5文档借阅与审批 912746第五章文档归档与保管 9285075.1文档归档标准 9148715.1.1归档范围：企业内部所有正式文件、资料、记录均需按照归档标准进行归档，包括但不限于政策文件、管理制度、业务资料、会议记录、合同协议等。 973035.1.2归档分类：根据文档性质和内容，将文档分为以下几类：行政类、业务类、财务类、人力资源类、技术类等。 916595.1.3归档要求： 9187595.2文档保管要求 1086015.2.1保管环境：文档保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光等条件，保证文档安全。 1037005.2.2保管期限：根据文档的性质和用途，合理确定保管期限。一般分为短期、中期、长期三种，具体期限可根据实际情况进行调整。 1078425.2.3保管方式： 103315.2.4保管责任：明确各部门、各岗位的文档保管责任，保证文档安全、完整。 1065045.3文档归档与保管流程 10255275.3.1文档收集：各部门、各岗位在文件、接收、处理过程中，应及时将文档收集齐全。 1051215.3.2文档整理：对收集到的文档进行分类、排序、标注等整理工作，保证文档符合归档要求。 10163645.3.3文档归档：将整理好的文档按照归档分类存放于指定的保管场所，并做好归档记录。 1016665.3.4文档保管：定期对文档进行清查、保养，保证文档的安全、完整。 1045235.3.5文档借阅：根据工作需要，经审批后，可借阅相关文档。借阅过程中应做好登记，保证文档按时归还。 10229415.3.6文档销毁：对于过期、无效的文档，按照相关规定进行销毁，并做好销毁记录。 1029425第六章文档借阅与利用 1028556.1文档借阅规定 10120026.1.1为保证企业内部文档的安全、完整与合规使用，特制定本文档借阅规定。 11296466.1.2借阅人需具备以下条件： 11299876.1.3借阅人应遵循以下原则： 1180746.1.4借阅人需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人审批同意后，方可进行借阅。 11309886.2文档利用权限 11303546.2.1文档利用权限分为以下几类： 11254266.2.2文档利用权限的审批由文档管理部门根据文档密级和借阅人需求进行。 1189096.2.3借阅人应严格按照审批的权限范围使用文档，不得越权操作。 11292106.3文档借阅与利用流程 11159106.3.1借阅人根据实际需求，向文档管理部门提出借阅申请。 11170486.3.2文档管理部门对借阅申请进行审核，审核内容包括：借阅人身份、借阅目的、借阅范围等。 11307646.3.3审核通过后，借阅人填写《文档借阅申请表》，并提交至部门负责人审批。 11226916.3.4部门负责人审批同意后，借阅人持《文档借阅申请表》至文档管理部门办理借阅手续。 1155926.3.5文档管理部门根据借阅申请，为借阅人分配相应的利用权限。 12235226.3.6借阅人按照利用权限使用文档，并在规定时间内归还。 1211456.3.7文档管理部门对归还的文档进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，进行归档处理。 12326466.3.8借阅人如需延期借阅，应提前向文档管理部门提出申请，经审批同意后方可延期。 1216663第七章文档保密与安全 12288437.1文档保密原则 1281367.1.1保密级别划分 12186417.1.2保密原则 1268607.2文档安全措施 12115317.2.1硬件设备安全 12203317.2.2软件安全 12184017.2.3网络安全 13161097.3文档保密与安全流程 13314737.3.1文档与审批 13235857.3.2文档传输与存储 13201717.3.3文档使用与销毁 1329262第八章文档修改与更新 1368288.1文档修改要求 1362828.1.1修改原则 13273878.1.2修改范围 13155478.1.3修改流程 1493938.2文档更新流程 14276148.2.1更新原则 1454038.2.2更新范围 14269498.2.3更新流程 14226808.3文档版本管理 15299198.3.1版本命名规则 1561998.3.2版本控制 15247938.3.3版本发布 1523911第九章文档销毁与处置 15227969.1文档销毁条件 15297269.1.1文档销毁的基本条件 1548879.1.2特殊文档销毁条件 15222919.2文档销毁流程 1651449.2.1提交销毁申请 16161399.2.3实施销毁 16249289.2.4销毁记录与报告 16300209.3文档处置规定 16234509.3.1销毁后的文档处理 16190769.3.2处置过程中的保密措施 16164339.3.3处置记录与报告 1624409第十章文档管理监督与考核 162739810.1文档管理监督机制 17397110.1.1建立文档管理监督组织 1768810.1.2实施文档管理监督制度 17862010.2文档管理考核指标 171942010.2.1完成率 17968410.2.2准确率 17115710.2.3效率 172310.2.4满意度 172819110.3文档管理监督与考核流程 171913410.3.1监督流程 18970710.3.2考核流程 18第一章总则1.1制定目的为保证企业内部文档的规范管理，提高文档的使用效率与安全性，特制定本《企业内部文档管理作业指导书》。本指导书旨在为企业内部文档管理提供统一的规范和操作指导，促进信息资源的有效整合与共享。1.2适用范围本《企业内部文档管理作业指导书》适用于公司内部所有部门、员工及涉及文档管理的相关岗位。不论文档的形式、载体和内容，均应遵循本指导书的规定执行。1.3定义及解释3.1文档：指企业在日常运营过程中产生的各类信息记录，包括文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的资料。3.2文档管理：指对文档的收集、整理、存储、传递、使用、归档、销毁等全过程进行规范和控制的活动。3.3文档分类：根据文档的性质、用途、来源等因素，将文档分为不同的类别，以便于管理和使用。3.4文档编号：为便于识别和管理，对各类文档进行统一编号。3.5文档保密等级：根据文档内容的敏感程度，将文档分为公开、内部、秘密、机密等不同保密等级。3.6文档归档：将已使用完毕的文档按照规定的要求和程序进行整理、归档，以便于查询和利用。3.7文档销毁：对已失去保存价值或因保密需要而需销毁的文档，按照规定程序进行销毁处理。第二章文档管理组织结构2.1文档管理责任部门企业内部文档管理的责任部门为企业管理部，其主要职责如下：（1）制定企业文档管理政策、制度和流程；（2）组织制定企业文档分类、编号、归档、保管、借阅等规范；（3）监督、检查企业各部门文档管理工作的执行情况；（4）组织文档管理培训，提高员工文档管理意识和能力；（5）指导、协助企业各部门解决文档管理过程中的问题；（6）负责企业文档资源的整合与共享。2.2文档管理职责分配2.2.1企业高层管理职责企业高层管理人员应负责以下文档管理职责：（1）明确企业文档管理战略，将其纳入企业整体发展战略；（2）审批企业文档管理政策、制度和流程；（3）监督、检查文档管理工作的执行情况；（4）为文档管理工作提供必要的资源支持。2.2.2企业部门负责人职责企业各部门负责人应负责以下文档管理职责：（1）组织本部门员工执行企业文档管理政策、制度和流程；（2）保证本部门文档的分类、编号、归档、保管、借阅等工作落实到位；（3）监督、检查本部门文档管理工作的执行情况；（4）为本部门员工提供文档管理培训和支持。2.2.3文档管理员职责文档管理员应负责以下文档管理职责：（1）具体负责企业文档的分类、编号、归档、保管、借阅等工作；（2）对文档管理政策、制度和流程进行解释、指导；（3）协助企业各部门解决文档管理过程中的问题；（4）定期整理、统计、分析企业文档资源，为决策提供数据支持。2.3文档管理协作机制为保证企业文档管理工作的顺利进行，应建立以下协作机制：（1）建立企业文档管理沟通平台，促进各部门之间的信息交流与协作；（2）定期召开文档管理工作会议，研究解决文档管理过程中的问题；（3）制定文档管理协作流程，明确各部门在文档管理过程中的职责和协作关系；（4）开展文档管理培训，提高员工文档管理意识和能力；（5）建立健全文档管理考核机制，对文档管理工作进行监督、评价。第三章文档分类与编码3.1文档分类原则3.1.1符合法规要求文档分类应遵循国家相关法律法规及行业标准，保证文档管理的合规性。3.1.2系统性文档分类应遵循系统性原则，保证各类文档能够有序地组织在一起，便于检索和使用。3.1.3简洁明了文档分类应简洁明了，避免过于复杂的分类体系，便于员工快速识别和理解。3.1.4可扩展性文档分类应具备可扩展性，企业业务发展和规模扩大，能够灵活调整分类体系。3.1.5易于维护文档分类应易于维护，保证文档分类体系的稳定性和可持续性。3.2文档编码规则3.2.1编码结构文档编码应采用统一的结构，包括文档类别、发布部门、年份、序号等要素。3.2.2编码长度文档编码长度应适中，既要保证编码的唯一性，又要避免过于冗长，影响使用效果。3.2.3编码规则（1）文档类别：采用两位数字表示，按照文档类别的重要性排序。（2）发布部门：采用两位字母表示，按照部门代码排序。（3）年份：采用四位数字表示，如2023。（4）序号：采用四位数字表示，不足四位时，前方补零。3.2.4编码示例例如：文档编码为“01A20230001”，表示该文档属于企业战略类文档，由企划部门发布，发布年份为2023年，序号为1。3.3文档分类与编码实施3.3.1文档分类实施（1）明确分类体系：根据企业实际情况，制定文档分类体系，包括各类文档的名称、定义和范围。（2）制定分类标准：对各类文档进行详细描述，明确分类标准，便于员工理解和操作。（3）培训与宣传：组织员工培训，提高员工对文档分类的认识，保证分类体系的实施。3.3.2文档编码实施（1）制定编码规则：根据企业实际情况，制定文档编码规则，明确编码结构和各要素的含义。（2）编制编码表：根据编码规则，编制文档编码表，保证编码的唯一性和一致性。（3）编码录入与维护：在文档管理系统中，按照编码规则录入文档编码，并定期进行维护，保证编码的准确性。第四章文档收集与整理4.1文档收集要求4.1.1完整性要求文档收集应保证完整性，包括但不限于公司内部规章制度、业务流程、项目管理文件、技术资料、合同协议、会议记录等。各部门应严格按照文件归档范围进行收集，保证文档的全面性和连续性。4.1.2时效性要求文档收集应注重时效性，对于新产生的文档，应在规定时间内完成收集工作。对于历史文档，应根据实际情况及时更新和完善，保证文档的准确性。4.1.3分类要求文档收集应根据文档的性质、内容、来源等进行分类，便于后续整理和检索。分类应遵循统一的标准，保证文档的有序性。4.1.4保密要求在收集文档过程中，要严格遵守保密规定，保证文档的安全。对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文档，应采取相应的保密措施。4.2文档整理方法4.2.1电子文档整理电子文档整理应采用统一的文件命名规则，便于检索和归档。文件命名应包含文档主题、创建时间、版本等信息。同时应采用合适的文件存储格式，保证文档的长期可读性。4.2.2纸质文档整理纸质文档整理应按照文档分类进行归档，采用合适的装订方式，保证文档的整洁、完好。对于破损、褪色等无法修复的纸质文档，应及时进行数字化处理。4.2.3多媒体文档整理多媒体文档整理应根据文档类型进行分类，如音频、视频、图片等。整理时应保证文档的清晰度、完整性，并采用合适的存储介质进行归档。4.2.4交叉引用整理对于涉及多个项目或部门的文档，应进行交叉引用整理，建立关联关系。在整理过程中，要保证引用关系的准确性和完整性。4.3文档整理流程4.3.1文档收集各部门按照文档收集要求，对产生的文档进行收集，保证文档的完整性、时效性、分类和保密要求。4.3.2文档整理根据文档类型，采用相应的整理方法进行整理，包括电子文档、纸质文档、多媒体文档和交叉引用整理。4.3.3文档归档整理完毕的文档，按照归档要求进行归档，保证文档的有序性、安全性和可检索性。4.3.4文档维护定期对归档的文档进行维护，包括更新、完善、清理等工作，保证文档的准确性和有效性。4.3.5文档借阅与审批建立文档借阅与审批制度，对文档的借阅、复制、销毁等进行严格管理，保证文档的安全和合规性。第五章文档归档与保管5.1文档归档标准5.1.1归档范围：企业内部所有正式文件、资料、记录均需按照归档标准进行归档，包括但不限于政策文件、管理制度、业务资料、会议记录、合同协议等。5.1.2归档分类：根据文档性质和内容，将文档分为以下几类：行政类、业务类、财务类、人力资源类、技术类等。5.1.3归档要求：（1）文档应保持完整、清晰、整洁，不得有涂抹、破损、折叠等现象。（2）文档应按照归档分类进行整理，同一类别的文档应按照时间顺序排列。（3）文档应标注清晰的标题、文号、发文单位、发文时间等信息。（4）电子文档应采用统一的文件格式和命名规则，便于检索和保管。5.2文档保管要求5.2.1保管环境：文档保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光等条件，保证文档安全。5.2.2保管期限：根据文档的性质和用途，合理确定保管期限。一般分为短期、中期、长期三种，具体期限可根据实际情况进行调整。5.2.3保管方式：（1）纸质文档：采用文件夹、档案盒等容器进行整理、存放，保证文档整洁、有序。（2）电子文档：采用专业的电子文档管理系统进行存储和管理，实现文档的在线检索、借阅、审批等功能。5.2.4保管责任：明确各部门、各岗位的文档保管责任，保证文档安全、完整。5.3文档归档与保管流程5.3.1文档收集：各部门、各岗位在文件、接收、处理过程中，应及时将文档收集齐全。5.3.2文档整理：对收集到的文档进行分类、排序、标注等整理工作，保证文档符合归档要求。5.3.3文档归档：将整理好的文档按照归档分类存放于指定的保管场所，并做好归档记录。5.3.4文档保管：定期对文档进行清查、保养，保证文档的安全、完整。5.3.5文档借阅：根据工作需要，经审批后，可借阅相关文档。借阅过程中应做好登记，保证文档按时归还。5.3.6文档销毁：对于过期、无效的文档，按照相关规定进行销毁，并做好销毁记录。第六章文档借阅与利用6.1文档借阅规定6.1.1为保证企业内部文档的安全、完整与合规使用，特制定本文档借阅规定。6.1.2借阅人需具备以下条件：a)具有公司正式员工身份；b)有明确的借阅目的和需求；c)遵守公司保密规定，具备相应的保密意识。6.1.3借阅人应遵循以下原则：a)按照实际需求借阅，不得随意扩大借阅范围；b)借阅期间应妥善保管文档，防止丢失、损坏或泄露；c)借阅结束后，应及时归还文档，不得擅自延期。6.1.4借阅人需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人审批同意后，方可进行借阅。6.2文档利用权限6.2.1文档利用权限分为以下几类：a)阅览权限：仅限于查阅文档内容，不得复制、摘录、传播；b)复制权限：可对文档进行复制，但不得泄露给第三方；c)摘录权限：可对文档进行摘录，但不得泄露给第三方；d)传播权限：可对文档进行传播，但需保证传播对象的合规性。6.2.2文档利用权限的审批由文档管理部门根据文档密级和借阅人需求进行。6.2.3借阅人应严格按照审批的权限范围使用文档，不得越权操作。6.3文档借阅与利用流程6.3.1借阅人根据实际需求，向文档管理部门提出借阅申请。6.3.2文档管理部门对借阅申请进行审核，审核内容包括：借阅人身份、借阅目的、借阅范围等。6.3.3审核通过后，借阅人填写《文档借阅申请表》，并提交至部门负责人审批。6.3.4部门负责人审批同意后，借阅人持《文档借阅申请表》至文档管理部门办理借阅手续。6.3.5文档管理部门根据借阅申请，为借阅人分配相应的利用权限。6.3.6借阅人按照利用权限使用文档，并在规定时间内归还。6.3.7文档管理部门对归还的文档进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，进行归档处理。6.3.8借阅人如需延期借阅，应提前向文档管理部门提出申请，经审批同意后方可延期。第七章文档保密与安全7.1文档保密原则7.1.1保密级别划分为保证企业内部文档的安全，企业应按照文档内容的重要性和敏感性，将文档划分为不同保密级别。具体包括：公开级、内部级、敏感级和机密级。7.1.2保密原则（1）保密文档仅限于相关人员查阅，无关人员不得接触、查阅、复制、传播和销毁保密文档。（2）保密文档在传递、使用和存储过程中，应采取相应的安全措施，保证不泄露、不丢失、不被非法篡改。（3）员工应自觉遵守保密原则，不得将保密信息泄露给外部人员，不得在公共场合谈论涉及保密内容的信息。（4）离职员工应按照企业规定，办理保密解除手续，保证不带走任何保密信息。7.2文档安全措施7.2.1硬件设备安全（1）设置专门的文档存储服务器，进行物理隔离，防止外部攻击。（2）采用加密存储技术，对存储的文档进行加密处理，保证数据安全。（3）定期对硬件设备进行检查和维护，保证设备正常运行。7.2.2软件安全（1）使用正版软件，定期更新操作系统和应用程序，修补安全漏洞。（2）设置防火墙和入侵检测系统，防止非法访问和攻击。（3）采用权限控制技术，对不同级别的用户进行权限管理，防止越权操作。7.2.3网络安全（1）建立内部网络，实现内部网络与外部网络的物理隔离。（2）采用VPN技术，实现远程访问的安全连接。（3）定期对网络进行检查和维护，保证网络稳定和安全。7.3文档保密与安全流程7.3.1文档与审批（1）文档过程中，应根据文档内容的重要性和敏感性，确定保密级别。（2）文档审批过程中，应按照保密级别，对文档进行审查，保证符合保密要求。7.3.2文档传输与存储（1）根据保密级别，选择合适的传输方式和存储介质。（2）对传输和存储的文档进行加密处理，保证数据安全。7.3.3文档使用与销毁（1）使用保密文档时，应按照保密原则进行操作，保证不泄露、不丢失、不被非法篡改。（2）文档使用完毕后，应及时归还或销毁，防止保密信息泄露。（3）销毁保密文档时，应采用物理销毁或数据擦除等方式，保证信息无法恢复。第八章文档修改与更新8.1文档修改要求8.1.1修改原则文档修改应遵循以下原则：（1）保证修改内容符合公司政策、法规及标准要求；（2）修改过程应保持文档的完整性和准确性；（3）修改后的文档应能反映最新的业务需求和工作流程。8.1.2修改范围文档修改范围包括但不限于以下内容：（1）文档结构、格式调整；（2）文档内容更新、完善；（3）错误更正、遗漏补充；（4）相关法律法规、政策调整导致的文档修改。8.1.3修改流程（1）提交修改申请：文档修改前，需提交书面修改申请，说明修改原因、范围及预期效果；（2）审批：相关部门负责人对修改申请进行审批，审批通过后方可进行修改；（3）修改：按照审批意见进行文档修改，保证修改内容准确无误；（4）复核：修改完成后，由修改责任人进行复核，保证文档符合修改要求；（5）发布：复核通过后，将修改后的文档发布至相关平台。8.2文档更新流程8.2.1更新原则（1）保证更新内容符合公司政策、法规及标准要求；（2）更新过程应保持文档的连续性和完整性；（3）更新后的文档应能反映最新的业务需求和工作流程。8.2.2更新范围文档更新范围包括但不限于以下内容：（1）文档结构、格式调整；（2）文档内容更新、完善；（3）相关法律法规、政策调整导致的文档更新；（4）业务流程、工作流程调整导致的文档更新。8.2.3更新流程（1）提交更新申请：文档更新前，需提交书面更新申请，说明更新原因、范围及预期效果；（2）审批：相关部门负责人对更新申请进行审批，审批通过后方可进行更新；（3）更新：按照审批意见进行文档更新，保证更新内容准确无误；（4）复核：更新完成后，由更新责任人进行复核，保证文档符合更新要求；（5）发布：复核通过后，将更新后的文档发布至相关平台。8.3文档版本管理8.3.1版本命名规则文档版本命名应遵循以下规则：（1）采用数字、字母或两者的组合进行版本命名；（2）版本号应能反映文档的修改历史和更新顺序；（3）版本号应具有唯一性，便于追溯和查询。8.3.2版本控制（1）文档版本控制应保证每个版本都具有明确的修改原因、时间和责任人；（2）修改后的文档应保存为新的版本，原版本作为历史记录保存；（3）各版本文档应按照时间顺序进行排列，便于查阅和追溯。8.3.3版本发布（1）发布新版本文档时，需将旧版本进行存档，保证文档的连续性和完整性；（2）新版本文档发布后，应及时通知相关部门和人员，保证文档的使用和执行；（3）对于涉及重要业务和政策的文档，需进行版本公告，明确版本变更原因和影响范围。第九章文档销毁与处置9.1文档销毁条件9.1.1文档销毁的基本条件为保证企业信息安全和保密，以下情况下文档需进行销毁：（1）文档已过保存期限；（2）文档内容涉及企业机密、商业秘密或其他敏感信息；（3）文档已无利用价值，且不具备归档条件；（4）法律法规、政策及企业规章制度要求销毁的文档。9.1.2特殊文档销毁条件对于特殊文档，如合同、协议、法律法规文件等，需满足以下条件方可销毁：（1）合同、协议已履行完毕，无纠纷；（2）法律法规文件已失效或被新文件替代；（3）其他特殊文档的销毁条件，按照企业规章制度执行。9.2文档销毁流程9.2.1提交销毁申请部门或个人需填写《文档销毁申请表》，详细说明文档名称、销毁原因、预计销毁时间等信息，并提交至企业档案管理部门。（9）.2.2审批销毁申请企业档案管理部门收到销毁申请后，应对申请进行审核，确认文档是否符合销毁条件。审批通过