合同管理系统操作培训

合同管理系统操作培训演讲人：日期：合同管理系统概述合同基本信息录入与查询合同条款设置与审批流程合同履行过程管理功能介绍风险预警与防控措施分享系统维护与优化建议收集目录CONTENTS01合同管理系统概述CHAPTER系统背景随着企业规模的扩大和合同管理需求的增加，传统的手工管理方式已无法满足现代企业的要求。目的建立系统化、规范化的合同管理平台，提高企业合同管理效率，降低合同管理风险。系统背景与目的包括合同起草、审批、签署、执行、变更、终止等全生命周期管理，以及合同归档、查询、统计和分析等功能。系统功能采用先进的信息技术，实现合同信息的集中存储和统一管理；支持多人协同工作，提高工作效率；具有严格的权限控制和数据加密机制，确保合同信息的安全性和保密性。系统特点系统功能与特点合同执行合同签署后，系统会根据合同条款自动执行相关任务，如付款、发货等。同时，系统会实时跟踪合同执行情况，并记录关键节点和异常情况。合同起草用户可以在系统内创建新的合同，并填写合同基本信息，如合同编号、合同名称、合同类型等。合同审批根据企业预设的审批流程，合同需要经过相关部门的审批才能生效。系统可以自动流转审批任务，并记录审批意见和审批时间。合同签署审批通过后，合同进入签署阶段。系统支持电子签名和手写签名两种方式，确保合同的有效性和合法性。系统操作流程简介02合同基本信息录入与查询CHAPTER合同类型根据合同性质和用途，选择相应的合同类型，如采购合同、销售合同、租赁合同等。录入要求确保合同信息准确无误，包括合同名称、合同金额、合同期限、双方当事人信息等。合同类型选择及录入要求编号规则按照公司规定或系统生成的规则进行编号，确保唯一性和连续性。生成方式系统自动生成或手动输入，一般情况下建议使用系统自动生成的方式。合同编号规则与生成方式根据合同名称、合同编号、合同类型等条件进行查询。查询条件显示合同的基本信息，包括合同名称、合同编号、合同金额、合同期限、双方当事人信息等。查询结果合同基本信息查询方法常见问题及解决方案合同查询不到在系统中查询不到相关合同信息，可能是由于合同编号错误或合同尚未审核通过，应检查合同编号和状态，并联系相关人员处理。合同信息错误在录入或修改合同时，出现信息错误，应及时联系相关人员进行处理，确保合同信息的准确性。03合同条款设置与审批流程CHAPTER包括但不限于质量条款、价格条款、交付条款、违约责任等。常见条款类型根据合同实际情况，可添加自定义条款，满足特定需求。自定义条款在合同模板或合同编辑页面中，选择相应的条款类型进行设置，并填写具体内容。条款设置方法条款类型及设置方法010203审批流程配置步骤流程设计根据企业内部审批制度，设计合理的审批流程，包括审批人、审批顺序等。在合同管理系统中配置审批流程，包括设置审批节点、审批条件等。流程配置在配置完成后进行测试，确保审批流程能够正常运行。流程测试根据企业内部职责分工，为不同角色分配相应的审批权限。角色分配审批权限应严格控制，只有具备相应权限的人员才能进行审批操作。权限控制随着企业内部人员变动或审批制度调整，应及时调整审批权限。权限调整审批权限分配原则审批过程监控对于审批进度较慢的环节，可采用邮件、短信等方式进行催办，提高效率。催办技巧审批记录查询审批完成后，可查询审批记录，便于追溯和审计。在审批过程中，实时关注审批进度，及时发现并解决异常情况。审批过程监控与催办技巧04合同履行过程管理功能介绍CHAPTER提交支付申请承包单位在系统内提交进度款支付申请，并附上相关证明材料。进度款支付申请及审核流程01监理审核监理单位对申请进行初步审核，核实进度和工程量，并提出审核意见。02业主审批业主单位对监理审核后的支付申请进行审批，确认支付金额和支付条件。03财务部门支付审批通过后，财务部门按照系统内流程进行支付操作，并生成相应凭证。04在合同执行过程中，如有变更或补充事项，双方可在系统内添加变更洽商记录，并附上相关附件和说明。添加变更洽商记录在系统内可按照合同编号、变更日期等条件查询相关变更洽商记录，方便随时查阅和追踪。查询变更洽商记录对添加的变更洽商记录进行审核，确保其真实性和有效性，防止虚假变更。变更洽商审核变更洽商记录添加与查询方法索赔处理机制及操作流程提交索赔申请当合同执行过程中出现纠纷或损失时，受损方可在系统内提交索赔申请，并附上相关证明材料。索赔审核系统会对提交的索赔申请进行审核，核实损失情况和责任归属，提出初步处理意见。索赔处理根据审核结果，系统会进行索赔处理，包括赔偿金额协商、支付方式确定等。索赔记录所有索赔处理过程均会在系统内留下记录，方便随时查阅和追踪。结算资料准备在办理结算前，需准备好合同、变更洽商记录、索赔处理结果等相关资料。结算金额核对对合同金额、变更金额、索赔金额等进行核对，确保结算金额准确无误。结算审核结算资料提交后，由专业人员进行审核，确保结算的合规性和准确性。结算办理审核通过后，双方办理结算手续，并生成结算单和发票。结算办理注意事项05风险预警与防控措施分享CHAPTER风险识别类型包括合同欺诈风险、合同条款风险、合同履行风险等。风险评估方法采用定量和定性相结合的方法，包括风险概率评估、影响程度评估和风险优先级评估等。风险识别类型及评估方法通过合同管理系统建立风险预警机制，设置关键指标和阈值，实现自动预警和提醒。预警机制建立定期对预警机制的执行情况进行回顾和分析，评估预警效果，及时发现并解决存在的问题。执行情况回顾预警机制建立和执行情况回顾防控措施制定和实施效果评价实施效果评价对防控措施的实施效果进行评价，分析措施的有效性和不足之处，提出改进建议。防控措施制定针对识别出的风险，制定相应的防控措施，如加强合同条款审核、建立合同履行监控机制等。持续改进方向根据风险预警和防控措施的执行情况，不断完善合同管理系统，提高风险预警的准确性和及时性。目标设定设定明确的风险管理目标，如降低合同风险、提高合同履行率等，以指导后续的风险管理工作。持续改进方向和目标设定06系统维护与优化建议收集CHAPTER专门设立一个用户反馈邮箱，供用户随时提出问题和建议。设立用户反馈邮箱定期组织用户座谈会，邀请用户代表参加，收集用户意见和建议。定期召开用户座谈会通过在线调查问卷的方式，广泛收集用户对系统的使用情况和改进建议。推广在线调查问卷用户反馈渠道建立和推广010203将用户反馈的常见问题整理成手册，方便用户随时查阅。编制常见问题解答手册在系统中设立经验分享论坛，鼓励用户分享使用心得和技巧，促进经验交流。设立经验分享论坛根据用户反馈和实际操作情况，定期发布使用指南和操作教程，提高用户操作水平。定期发布使用指南常见问题解答和经验分享系统升级计划和时间安排安排系统测试在系统升级后，安排系统测试，确保系统稳定性和兼容性，及时修复存在的问题。提前通知用户在系统升级前，提前通知用户升级时间、升级内容和注意事项，确保用户做好相应准备。制定系统升级计划根据系统使用情况和用户需求，制定系统升级计划，明确升级目