信息档案资料使用管理制度（2篇）

信息档案资料使用管理制度1.引言信息档案是组织机构运行与发展的关键资源，其有效管理和使用对于确保机构的正常运作至关重要。为规范这一过程并保证信息档案的安全与效能，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于所有负责组织机构信息档案管理与使用的人员，包括内部员工及外部合作伙伴。3.资料使用3.1基本准则（1）资料使用必须遵守法律法规，禁止任何违法违纪行为。（2）使用应基于实际工作需求，合法、合理进行，并保持使用记录。（3）应严格遵守保密原则，禁止泄露、篡改或不正当使用档案资料。3.2使用程序（1）申请：使用者需提前向档案管理部门提交使用申请，明确使用目的、时间及范围。（2）审批：档案管理部门将对申请进行审批，根据具体情况决定是否批准使用。（3）获取：根据审批结果，档案管理部门将提供所需档案资料。（4）使用：使用者应在规定时间内使用资料，不得超出范围，并确保资料的安全与完整。（5）归还：使用者应在指定时间内归还资料，确保资料的完好无损。4.资料管理4.1存储管理档案管理部门需对资料进行分类、整理、编号和标识，并定期检查维护，以确保安全存储。4.2保密措施（1）档案管理部门应对保密资料实施专门管理，采取各种技术与制度措施保护资料的机密性。（2）档案管理部门应定期对使用者进行安全保密教育，强化保密意识。4.3借阅规定（1）档案管理部门应建立借阅登记制度，严格控制借阅权限。（2）借阅期限通常有限制，超出需重新申请延期。（3）借阅者应对借阅资料负全责，不得擅自转借或向他人提供档案资料。5.违规处理对于违反本规定的行为，组织机构将依据相关规定进行严肃处理，可能包括警告、记过、降职、解雇等措施。6.其他条款本规定由组织机构拥有最终解释权，如需修订，须经过相应的审批程序和部门同意。信息档案资料使用管理制度（二）一、目标与适用范围本规定旨在规范和监管信息档案资料的使用，以确保其安全、完整、准确且及时地供相关人员使用。此规定适用于我单位所有相关人员，他们在使用信息档案资料时必须遵守相关规定。二、管理准则1.使用信息档案资料须遵循法律法规和相关准则，不得违反国家的保密规定。2.仅限于合法、合规的业务需求，方可使用信息档案资料，禁止私自使用或传播资料。3.使用信息档案资料需遵守保密条款，必要时需获得授权后方可使用。三、使用权限的授予1.所有使用信息档案资料的人员必须事先获得相关部门或管理人员的授权。2.授权人员应根据具体业务需求，对使用人员进行适当的权限授予，并保持相关记录。3.使用人员在使用文件资料前，应确认授权范围，以确保其有权访问该资料。四、信息档案资料的获取途径1.使用人员可以通过内部网络系统、文件柜、归档库等渠道获取信息档案资料。2.对于有特殊需求的使用人员，可向上级部门申请，经批准后获取相关资料。3.涉及到敏感信息的档案资料，必须按照保密规定进行获取和使用。五、信息档案资料的使用管理1.使用人员在使用档案资料时，应注重保护，确保其安全和完整性。2.未经许可，使用人员不得擅自修改档案内容，如有需要，需向相关负责人提交申请，并在批准后进行更改。3.使用人员不得私自复制档案资料，如有需求，应遵循规定的申请流程。4.不得将档案资料提供给非授权人员或外传，如有需要，需经上级主管部门批准。六、异常情况处理1.如发现档案资料丢失或损坏，使用人员应立即报告相关负责人，并做好记录。2.对于疑似档案被盗或泄露的情况，应立即向上级主管部门报告，启动调查处理程序。七、制度宣传与培训1.单位应定期组织相关人员进行信息档案资料使用管理制度的宣传教育，确保员工了解并遵守规定。2.单位应安排信息档案资料使用管理的培训课程，提升相关人员的管理能力和业务水平。八、责