2015秋季课件3系统管理与企业应用平台

会计电算化会计系李蕾红课程介绍财务会计学和会计电算化会计电算化岗位设置企业会计电算化的应用情况会计电算化的基本操作流程会计信息系统的功能结构财务会计学和会计电算化按照财务会计学的基础工作即《基础会计学》或《初级财务会计学》的讲授内容——企业的供产销（筹资、融资等决策业务属于会计管理和决策的电算化，此课程暂时不安排）基本经营活动过程来进行教学的安排，也即将原来的手工记账、算账和报账的工作完全实现电算化的操作。会计电算化的岗位设置电算主管软件操作员审核记账员电算维护员电算审查员数据分析员档案保管员软件开发员企业采用较多的财务软件用友新中大金蝶浪潮国强会计电算化的基本操作流程建立账套填制凭证审核凭证记账生成报表会计信息系统的功能结构会计信息系统财务系统购销存系统总账系统薪资系统固定资产系统应收应付系统报表系统采购系统销售系统库存系统存货系统参考书目：会计信息系统实验教程用友ERP财务管理系统实验教程用友ERP供应链管理系统实验教程清华大学出版社王新玲主编第2章系统管理本章教学内容系统管理主要功能系统管理操作流程系统管理具体操作一、系统管理主要功能账套管理年度账管理用户及权限管理系统管理的主要功能是对用友ERP-U8管理系统的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。系统管理-账套管理何谓“账套”？企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。账套指的是一组相互关联的数据，一般可以为每一个独立核算的企业在系统中建立一个账套。系统最多可以建立999套账。账套是由年度账组成的，一个账中包含了企业所有的数据，把企业数据按年度划分，称为年度账。系统管理-账套管理多账套管理？在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。手工核算方式下，可以为多个会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。系统管理-年度账管理年度账与账套是什么关系？在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。

便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。工作内容建立年度账年度账的引入和输出结转上年数据清空年度数据系统管理-操作员及权限的管理必要性

企业应用ERP财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。工作内容角色管理用户管理权限管理系统管理-用户与角色角色角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的)。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。用户用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。系统管理-权限管理三个层次功能级权限管理数据级权限管理金额级权限管理权限设置系统管理员可以指定账套主管；对系统内所有账套的操作员赋权账套主管默认拥有该账套全部权限；只能对其所管辖账套的操作员进行授权系统运行监控注销当前操作员清除系统运行异常察看上机日志设置自动备份计划升级数据系统管理-系统运行安全管理年度账备份建立新年度账结转上年数据调整相关事项开始新年度业务处理系统管理-建立新年度核算体系注册系统管理设置用户建立账套设置用户权限二、系统管理操作流程

1、注册登录系统管理

系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。系统管理-系统管理员职位概要负责整个系统的安全运行和数据维护。系统默认：ADMIN工作内容按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障。保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。定期进行数据备份，保障数据安全、完整。系统管理-账套主管工作任务确定企业会计核算的规则对年度账进行管理为所管辖账套内的操作员进行赋权组织企业业务处理按既定流程运行

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套，以系统管理员身份注册进入系统管理，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户和角色，指定账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

账套主管负责所选账套的维护工作，主要包括对所选账套进行修改，对年度账的管理，以及该账套操作员权限的设置。注意一个账套中只能有一个系统管理员，但账套主管可以为多个。系统管理员有建立账套、引入和输出账套的权限，而修改账套只能由账套主管负责。2、用户管理增加操作员修改和删除操作员增加操作员(用户)操作指导如下：1、以系统管理员身份进入“系统管理”窗口。2、执行“权限/用户”命令，进入“用户管理”窗口3、在“用户管理”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加用户”对话框。4、在“增加用户”对话框中，依次输入相关内容。注意1、只有系统管理员才有权限设置操作员。2、操作员编号必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。3、所设置的操作员一旦被使用，便不能删除。3、建立账套设置账套信息输入单位信息确定核算类型确定基础信息确定分类编码方案确定数据精度注意1、账套号必须唯一，不能与已存账套号重复。2、账套路径为存储账套数据的默认路径，可以修改，但一般都使用系统的默认路径。3、启用会计期不能在机内系统日期之后。4、由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级科目，因此科目编码级次不能修改。4、操作员权限管理设置和取消账套主管增加操作员权限删除操作员权限权限分三个层次:系统管理员账套主管普通操作员5、修改账套操作指导：首先以账套主管的身份登录注册系统管理，并选择要修改的账套。然后执行“账套/修改”命令。6、账套的引入和输出

账套的输出即会计数据的备份，就是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。“账套/输出”

账套的引入即会计数据的恢复，是把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下，即利用现有数据恢复。“账套/引入”建立年度账引入和输出年度账结转上年数据清空年度数据7、年度账管理不是针对整个账套,而是针对账套中的某一年度的年度账.建账四步曲：以系统管理员身份登录系统管理增加用户在建账向导引导下完成建账过程设置用户权限账套信息单位信息核算类型基础信息编码方案数据精度建立账套建立账套建账四步曲-以系统管理员的身份登录系统管理默认的系统管理员为“admin”,密码为空单击此处可以为系统管理员增设密码建立账套建账四步曲-增加用户标识了蓝色的项目是必须输入的增加用户时可以选择用户所对应的角色建立账套建账四步曲-建立账套-账套信息建立账套建账四步曲-建立账套-单位信息单位全称用于发票打印，其他情况使用企业简称建立账套建账四步曲-建立账套-核算类型选择“新会计制度科目”建立账套建账四步曲-建立账套-基础信息建立账套建账四步曲-建立账套-编码方案建立账套建账四步曲-设置权限-指定账套主管1.选择账套2.选择操作员3.指定账套主管4.账套主管默认拥有全部权限建立账套建账四步曲-设置权限-为操作员赋权为出纳增加“出纳签字”的功能权限系统管理-账套管理账套输出保证数据安全解决集团公司数据合并问题删除账套账套引入思考题什么是账套，与年度账有哪些区别？系统允许以哪几种身份注册进入系统管理，它们之间有什么不同？进行账套输出和引入有什么作用？如何进行操作。简述系统管理有哪些主要功能？第3章企业应用平台企业应用平台-概述企业应用平台的作用是访问系统的唯一入口设置系统的公共信息和基础档案定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程工作平台基础信息设置基础档案设置基础信息设置大多数企事业单位在实现会计电算化的过程中，购买通用的商品化会计软件，它能适应一个单位不同时期会计工作的需求，也能满足不同单位会计工作的需求。

基于会计软件通用性的特点，各单位使用财务软件进行日常业务核算前，需要针对本单位的业务性质及会计核算与决策管理的特点进行具体设定，这种具体设定工作称为账务初始化也称基础设置，即在系统中输入本单位的会计核算规则、核算方法、核算程序和基础数据等资料，将通用账务处理系统转化成适合本单位的专用账务处理系统。基础信息设置为信息系统的正式应用预先作好基础资料的准备工作结合企业的实际情况进行个性化设置购置通用会计软件必须进行的一项工作企业应用平台基本信息设置系统启用修改分类编码方案修改数据精度定义基础档案设置确定基础档案的分类编码方案基础档案整理基础档案输入企业应用平台-基础信息-系统启用系统启用：指启用和设定各个子系统开始使用的日期第一种方法：由系统管理员在建账完成后启用系统第二种方法：由账套主管在企业应用平台启用系统账套启用日期各系统的启用日期必须大于等于账套启用日期基础设置的主要内容数据精度编码方案数据精度：设定业务系统中特定数据小数位的长度。编码方案：根据企业实际情况设计编码方案，包括分级方式和各级编码长度。基础档案：设置各子系统共享公用的信息。设置时应遵循以下顺序：基础档案①外币设置--------会计科目设置----------凭证类别设置②部门设置--------职员档案③客户分类、供应商分类、地区分类--------客户档案、供应商档案④计量单位、存货分类------存货档案分类是指是否要进行分级设置。客户档案、供应商档案、存货档案分别是指处于最末级的客户、供应商、存货。例如：国外客户-----欧洲客户-----A公司编码数字的含义例：科目编码42221001库存现金

1002银行存款

100201工商银行存款

100202中央银行存款

10020201本币存款

10020202外币存款

1002020201中行美元存款

1002020201中行日元存款

编码数字怎样设定?

例：部门分类编码123

1代表数量少于10，用一位数就能表示

2代表数量少于100，用两位数字就能表示

3代表数量少于1000，用三位数字就能表示以此类推…………企业应用平台-基础档案设置必要性企业核算或汇总分析必需的基础信息，如与业务处理相关的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规范的档案。计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分析数据。要求准确、及时、完整企业应用平台-基础档案设置机构人员基础档案目录档案用途前提条件使用的系统部门档案设置与企业财务核算与管理有关的部门先设置部门编码方案所有子系统人员档案设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息先设置部门档案和人员类别，才能在其下增加职员除固定资产和成本模块外人员类别对企业的人员类别进行分类设置与管理

薪资管理企业应用平台-基础档案设置客商信息客户分类便于进行业务数据的统计、分析先确定对客户分类然后确定编码方案总账、应收客户档案便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析先建立客户分类档案总账、应收供应商分类便于进行业务数据的统计、分析先确定对供应商分类然后确定编码方案总账、应付供应商档案便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析先建立供应商分类档案总账、应付地区分类针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析先建立地区分类档案总账、应收、应付企业应用平台-基础档案录入机构人员-部门总账管理-按部门核算收入、费用薪资管理-按部门管理职工固定资产-按部门管理资产应收/付款管理-客户、供应商往来记录到部门企业应用平台-基础档案录入机构人员-人员类别分类编码人员分类名称1001企业管理人员1002经营人员企业应用平台-基础档案录入机构人员-人员档案总账-核算个人往来薪资-核算职工工资应收应付-往来记录到业务员企业应用平台-基础档案录入客商信息-客户分类及客户档案手工系统中，客户作为应收科目的明细科目进行管理，没做分类和统计要求。建立计算机系统后，要求加强客户管理，按销售性质对客户进行分类，并掌握每个客户的应收账龄、收款账龄，进行收款预测和欠款分析。部门档案1.编码和名称必须录入且唯一。2.编码录入必须逐级增加。3.若某部门被其它对象引用后就不能被删除。4.未建立职员档案前，不能选择输入负责人。待职员档案建立完成后，再修改即可，职员档案1.编号和名称必须录入，其他项目可以为空。2.若职员被其它对象引用后就不能被删除。3.职员编号和部门编码之间没有联系。（一）地区分类（二）客户分类（三）客户档案（四）供应商分类（五）供应商档案往来单位地区分类注意：地区编码的录入，必须按照所设的编码方案要求进行录入和编号。客户分类1.编号必须唯一。分类编码必须逐级增加。客户分类编码保存之后不能修改。2.已经使用的客户分类不能删除。

非末级客户分类不能删除。3.当用户在建立账套时设置客户不分类的，您将不能进行客户分类设置。客户档案注意：1.客户编号和客户简称必须输入。2.客户编号和客户分类编码之间没有联系供应商分类1.编号必须唯一。分类编码必须逐级增加。供应商分类编码保存之后不能修改。2.已经使用的供应商分类不能删除。

非末级供应商分类不能删除。3.当用户在建立账套时设置供应商不分类的，您将不能进行供应商分类设置。供应商档案