采购与采购流程管理制度

采购与采购流程管理制度1.前言1.1目的本规章制度的目的是为了规范企业的采购过程，确保采购活动的合法、规范和高效运作，保障企业资金的安全和采购品质的掌控。1.2适用范围本规章制度适用于公司内部全部相关采购活动，包含各级管理人员、采购部门以及与采购活动相关的其他部门和人员。1.3定义采购：指企业为满足生产经营需要而购买物品、设备或服务的活动。供应商：指能够供应企业需要物品、设备或服务的外部实体或个人。采购合同：指企业与供应商就采购活动达成的书面协议。2.采购流程管理2.1采购需求确认2.1.1需求提出任何部门对于采购需求的提出都应当通过书面形式提交给采购部门。采购部门收到需求后，应当进行评估并确认采购需求的合理性和紧急程度。2.1.2需求确认采购部门对于收到的采购需求，应当在三个工作日内进行确认并反馈给需求提出方。确认后的采购需求应当经过相关部门的审核和签字确认。2.2供应商选择与评估2.2.1供应商库管理采购部门应当建立供应商库，记录全部已与企业有合作关系的供应商信息。供应商的信息应当包含但不限于公司名称、联系人、联系方式、经营范围等。2.2.2供应商选择采购部门依据采购需求，从供应商库中选择适合的供应商进行询价或招标。供应商的选择应当以公平、公正和最有利于企业的原则进行。2.2.3供应商评估采购部门应当定期对供应商进行评估，以确保供应商的质量、服务和价格等方面能够满足企业的需求。评估结果应当依照评估报告进行记录并与供应商进行反馈。2.3采购合同签订2.3.1合同起草与审核采购部门应当负责起草采购合同，并与法务部门进行审核。合同内容应当明确规定采购物品、数量、价格、交付时间、付款方式等关键条款。2.3.2合同签订经过审核的采购合同应当由采购部门和供应商共同签署。签订后的采购合同应当存档并告知相关部门。2.4采购执行与验收2.4.1采购执行采购部门应当依照采购合同的要求，及时联系供应商进行物品的采购和交付。采购过程中应当与供应商保持良好的沟通，并及时解决可能显现的问题。2.4.2验收管理收到采购物品后，使用部门应当进行验收，并填写相应的验收报告。验收报告应当包含但不限于物品数量、质量、完整性等方面的情况。2.5采购记录与分析2.5.1采购记录采购部门应当建立完善的采购记录系统，记录全部的采购活动信息。采购记录应当包含但不限于采购需求、供应商选择、合同签订、执行情况、验收结果等。2.5.2采购分析采购部门应当定期对采购记录进行统计和分析，并编制相应的采购报告。采购报告应当包含但不限于采购本钱、供应商绩效、采购效率等方面的分析结果。2.6采购审批与监督2.6.1采购审批流程采购部门应当依据采购金额和紧要性等因素订立相应的采购审批流程。采购活动需经过相应级别的管理人员审批方可进行。2.6.2采购监督企业内部应当设立采购监督岗位，负责对采购活动的执行情况进行监督和检查。监督岗位应当与采购部门独立存在，并向企业高层报告。3.附则3.1本制度的解释权归企业管理负责人全部。3.2本制度自颁布之日起生效，如需修改或增补，应当经过相应程序的审批和批准。3.3本制度的贯彻实施由采购部门负责，并应当搭配相关部门的监督和执行。3.4违反本制度的行为将受到相应的惩罚和纪律处分，情节严重的将追究法律责任。本制度于2022年1月1日发布实施。企业管理负责人：_____________________日期：__________________