《设备监理文件归档规范》

附件1-1：《设备监理文件归档规范》（征求意见稿）

XXXXXX.XXX.XX

XXX

中国设备监理协会团体标准

T/CAPEC-×××

设备监理文件归档规范

Specificationforplantengineeringconsultingdocument

（征求意见稿）

2017年11月

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

中国设备监理协会发布

目录

前言...............................................................................III

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4基本要求..........................................................................2

5监理文件归档范围..................................................................3

6监理归档文件组卷装订要求..........................................................4

7监理文件归档、保存与移交..........................................................4

附录A（资料性附录）设备监理文件归档组卷指南........................................6

II

前言

本标准依据GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准由中国设备监理协会标准化技术委员会提出并归口管理。

本标准负责起草单位：吉林梦溪工程管理有限公司

本标准参加起草单位：

本标准主要起草人：

III

设备监理（资料）文件归档规范

1范围

本标准规定了设备工程监理文件的整理、归档、移交的要求。

本标准适用于设备工程监理过程形成文件、记录的编写、整理、组卷、归档和移交。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范

GB/T26429-2010设备工程监理规范

GB/T50319-2013建设工程监理规范

GB/T50328建设工程文件归档规范

3术语和定义

GB/T26429－2010界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1设备监理(资料)文件plantengineeringconsultingdocument

设备监理单位在履行设备监理合同过程中形成或获取的文件和记录。

3.2电子文件electronicrecords

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅

读、处理并可在通信网络上传递的文件。

[GB/T18894-20023.1]

3.3监理归档文件archivalinspectionrecords

指设备监理服务过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的文件，包括文字、图纸、图

表、声像、电子文件等各种形式的文件和记录。

3.4监理记录inspectionrecord

设备监理人员通过观察、审查、记录、确认等见证方式，对文件、记录、报告、实物及工序进行监

督、检查形成的相关记录。有时也称作检验（查）记录。

注：样机验收记录、出厂验收记录、开箱检验记录等都属于监理记录。

3.5监理放行单inspectionrelease

项目监理机构对被监理单位提交的重要工序或成品报验申请单审查，具备出厂（转序）条件后，签

发的放行文件。有时也称作检验放行单。

3.6整理arrangement

按照一定的原则，对监理文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有充化的过程。

1

3.7案卷file

由互有联系的若干文件组织的档案管理单位。

[GB/T50328，2.0.13]

3.8立卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称卷组。

[GB/T50328，2.0.14]

3.9归档puttingintorecord

文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室移

交的过程。

4基本要求

4.1设备监理文件的形成和积累应纳入设备监理单位监理项目管理的各个环节和有关人员的职责范围，

并具有历史查考和凭证作用，确保监理服务质量的可追溯性。

4.2设备监理应有文件化的信息明确监理文件编写及归档要求，包括内容、形式、格式（电子文件）、

份数、归档时间。

a)监理项目应有唯一性标识，如项目名称、编号等。

b)项目启动前，总监理工程师应将文件编写及归档要求，及时传达给项目相关人员。

c)监理工作中，设备监理工程师应主动了解所负责项目监理文件编制及归档管理要求，同步完

成工作范围内监理文件的编制、收集、汇总、整理，并按要求传递。

d)项目执行中，总监理工程师应督促、检查监理归档文件编写情况及质量，项目归档文件较多

时，过程中应定期或不定期组织监理文件收集整理。

e)项目结束后，项目监理机构应及时组织文件整理、组卷和归档，按照合同规定时间向委托方

移交。

4.3监理文件的名称应与GB/T26429-2010和本标准保持一致，内容应与所监理项目相符，签审批手续

齐全。

4.4监理文件形成应与监理工作同步，不得事后补编。文字、表格、图片、签字、印章等清晰，记录内

容真实完整。涉及问题整改文件应有闭合记录。

4.5归档监理文件应为原件，内容不得随意修改，当需修改时，应实行划改，并由划改人签字盖章。

4.6设备监理单位在监理过程中应统一使用GB/T26429-2010附录B、附录C中各类表格，被监理单位

宜使用附录A中各表向监理报审。

4.7监理合同签订后，总监理工程师应及时组织编制项目监理规划，设备监理单位技术负责人审批后，

报送委托方。监理规划内容应符合GB/T26429-2010中6.1.3.1的要求。

4.8监理细则应在相应监理工作开始前编制完成。监理细则应明确监理主要控制点及见证方式，总监理

工程师审批后，报送委托方。

注1：关键点检验或出厂检验可不编制监理细则，但宜制定检验计划表，明确检验项目及要求。

注2：监理细则或检验计划表拟定的检验内容应形成相应的检验记录，并有可追溯性。

4.9设备出厂（转序）检验合格后，设备监理工程师应签发监理放行单。监理放行单需总监理工程师审

批后生效。

4.10用于归档的与监理工作相关的会议纪要，应附会议签到表或会签，确保会议纪要内容真实有效。

4.11监理合同约定的各类报告（监理阶段报告、专题报告、监理工作总结报告，应按约定提报，并

按本标准要求归档保存。

2

4.12监理阶段报告的报告周期及具体内容有合同确定。监理阶段报告、监理工作总结报告宜包括以

下内容：

注1：监理阶段报告宜包括内容：

a)本阶段项目进展情况；

b)工作完成量与计划工作量比较；

c)质量状况分析、不符合的处理及跟踪；

d)存在的主要问题及相应措施的效果分析；

e)合同其他事项的处理情况，如变更、延期等；

f)本阶段项目进展的综合评价；

g)本阶段监理工作总结。

注2：监理工作总结报告宜包括内容：

a)项目进展或完成情况；

b)本项目监理人员及资源投入；

c)合同履行情况；

d)监理工作成效；

e)监理过程中出现的问题及处理情况；

f)工程或设备照片。

4.13各工序报验表签署时间应真实合理，符合工艺和时间逻辑，监理审核、审批应及时，审查结论

表述明确。

4.14监理文件书写要便于保存，书写应使用蓝黑墨水钢笔、碳素笔或中性笔，不得用铅笔、圆珠笔、

红墨水、纯蓝墨水、复写纸或易于褪色的材料书写。要求字迹工整清楚、易于辨认。

4.15所有表格及附件按A4幅面（297mm×210mm）装订成册。竖向版面的页边距设置为左（装订边）

25mm；横向版面的页边距设置为上（装订边）25mm。收集来的文件装订边若小于25mm，需要在装订边

裱糊纸条，确保装订后文字或表格内容不被装订。

4.16委托单位有权对监理文件进行监督检查，对归档文件组织审核、确认和验收。

4.17如果委托单位要求移交监理文件（资料）归档，应在监理合同中予以明确移交的文件（资料）

清单。设备监理单位应保存监理文件（资料）档案的副本备查。

4.18基于互联网技术的监理文件（资料），其程序应自动设置时限控制与记录，确保时限性与可追

溯性。

5监理文件归档范围

5.1监理过程中有关重要活动记录，具有保存价值的文件、原始记录均应收集齐全，整理立卷后归档。

5.2监理归档文件应采用纸质文件和电子文件。

a)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保

持一致。

b)电子文件应保存时间、相关软件、版本、数据类型、格式等信息。

5.3监理文件的归档范围

5.3.1驻厂监理文件（资料）归档范围

包括但不限于下列文件：

3

a)总监理工程师授权委托书（任务单）

b)委托监理合同

c)监理规划

d)监理细则

e)监理记录、检验报告

f)监理工程师通知单

g)监理工作联系单

h)监理阶段报告（监理日报/周报/月报）

i)监理专题报告

j)监理工作总结报告

k)会议纪要

l)往来信函

m)监理放行单

n)其他

5.3.2关键点、出厂检验监理文件归档范围

包括但不限于下列文件：

a)监理合同或任务单

b)监理细则/检验计划

c)监理记录/检验报告

d)监理放行单

e)监理工作总结报告

f)监理归档文件组卷装订要求

5.4监理文件归档组卷原则是便于检索和查询。监理文件组卷应遵循监理文件形成的规律或成套性，保

持文件的有机联系，组卷规范合理，符合档案相关规定。

5.5监理文件按照项目或合同进行归档组卷，一个项目对应一套文件。按照文件类别立卷，按制造厂或

（合同、项目）成册。项目通用文件集中放在综合卷。组卷详见附录1《归档组卷指南》。

5.6文件组卷步骤：分类→组卷→卷内文件顺序排列→撰写案卷题名→编页码→填写卷内目录→填写卷

内备考表→填写案卷封面→案卷装订。

5.7组卷顺序：封面→卷内目录→文件→卷内备考表。卷内文件排序后，凡有书写内容页面均应编码（卷

内封面、目录、备考表不用编码），所有文件排序必须与卷内目录对应。

5.8卷中分册的，每册均应加封面、卷内目录和卷内备考表。每卷厚不超过20mm。如超过20mm应采用

分卷、册。

5.9文件装订线距左边15mm，按三孔成一线装订，中孔居中，孔间距75mm。横向表格文件装订时，其

表头应朝向左装订边。

5.10装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和

使用。

6监理文件归档、保存与移交

6.1监理归档文件（资料）应按约定时间向本单位档案管理部门移交。如果监理合同有向委托移交约定

的，依合同约定。

6.2设备监理文件（资料）移交后，应保存书面验收、移交手续。

4

6.3监理归档文件（资料）的保存期限不少于5（20）年。

5

附录A

（资料性附录）

设备监理文件归档范围

序

卷号资料名称责任人必要性保存年限及编制说明

号

一第一卷综合管理资料（通用资料）

总监理工程师授权委托书

1总监理工程师应有

（法人授权委托）

设备监理委托合同

2总监理工程师应有

（含订单）

3监理规划总监理工程师应有

设备监理工程师项目相关内外部会议

4会议纪要如有

总监理工程师纪要

设备监理工程师内外部沟通联络函

5往来信函如有

总监理工程师

设备监理工程师

6质量事故处理文件如有

总监理工程师

7监理工作总结报告总监理工程师应有项目总结

竣工资料移交后需办

8资料移交手续总监理工程师应有

理移交手续

二第二卷监理报告（按时间顺序）

监理阶段报告

1设备监理工程师应有

（日报/周报/月报）

设备监理工程师

2专题报告如有

总监理工程师

三第三卷监理过程资料（按制造厂分册）

1监理细则设备监理工程师应有

2监理日志设备监理工程师应有

过程检验记录不得少

3监理记录设备监理工程师应有

于监理细则检验项

4监理工程师通知单设备监理工程师如有总监审批

5监理备忘录设备监理工程师如有

6问题处理闭合记录设备监理工程师如有

7其他过程文件、记录设备监理工程师如有

8监理放行单设备监理工程师应有总监审批

四第四卷影像资料应有光盘或U盘

6

附件1-2：《设备监理文件归档规范》

规范编制说明

一、编制该规范背景

1、吉林梦溪多年的设备监造服务实践中，对于设备监理技术文件归档移交管理有一定

难度。经常遇到在监造工作完成后，委托方对监理技术文件归档内容要求还在变化或不明确

问题。很多业主对监理资料归档移交在合同签订时或项目启动前没有明确要求，项目执行过

程中业主到现场检查或在资料归档移交时才提出一些要求，导致设备监理单位工作非常被

动，为了满足业主要求事后补编一些资料，给被监理单位及监理单位工作增加不必要的工作

量，同时形成的监理资料质量不高。虽然各设备监理单位制定了相应的设备监理归档资料管

理制度，因没有国家或行业标准支持，业主认可有难度。

2、在与兄弟设备监理单位沟通、交流及检查过程中，了解各单位对监理归档资料编制

及管理认识差别很大，有些单位要求过多，有些单位只有一个监造报告，有些单位甚至没有

明确要求。原因有些单位成立时间较长，在实践中摸索总结一些东西，资料管理做的较比好。

有些单位几乎没有管理，因此需要行业有一个统一的标准指导、规范各监理单位的管理。

3、工程监理对监理资料管理有明确要求（包括设计、安装调试阶段）。建设工程监理

规范（50319-2013）中虽然提到制造阶段监理部分要求，但是没有考虑到制造阶段的具体情

况，有些要求不适合制造阶段监理（见50319与26429对照表），因此制造阶段监理资料及

归档要求应该说是缺失的。在实践中各单位形成的各项监理资料的名称不统一，比如监理大

纲、监理规划、监理细则、见证记录、监理通知单等这些基本的监理资料在同行业之间理解

都不一致，说法不一致，使用也不规范。

4、GB26429-2010规范里有些条款及附件对监理资料提出一些要求，并给出一些模板，

但是在监理实践中，各业主单位、监理单位、被监理单位不知道如何使用，即使使用效果不

好，有些表格（例如B类表格）监理单位必须使用，监理单位不需要再另行设计其他，因此

有必要强化26429标准执行。

二、规范编制目的与意义

1、强化各监理单位对GB26429-2010规范执行力度，特别是该标准要求形成的过程技

术文件及记录应规范使用，统一监理单位行为规范。

2、在项目试车及投产后，当被监理的设备出现质量问题时，监理单位能够提供监理服

务可追溯的记录，有效避责。

3、通过该规范进一步明确设备监造过程中，按照法律法规应形成的监理技术文件及原

始记录，避免出现重大管理纰漏。

4、统一监理行业行为标准，缩小监理单位间的管理差别。

5、给业主单位提供可以参考的标准。

三、规范使用