《Excel 2021基础与应用》课件 项目三 数据输入与编辑管理

数据输入与编辑管理1071任务1输入样品检测数据2任务2

利用快速输入方法

输入产品数据3任务3

编辑个人通讯录目录CONTENTS108任务1

输入样品检测数据109学习目标1.能描述单元格的选定在数据输入中的作用。2.能描述数据输入在Excel中的基础作用。3.能在Excel中完成各类型数据的输入。4.能在Excel中完成各种选中单元格的操作。110任务描述本任务是在Excel2021中输入下表的内容。通过观察可以看到此表中包含几种不同类型的数据，需采用不同的输入方法。输入数据的过程中需要选定单元格。所谓选定单元格，就是选定一个或者多个单元格作为活动单元格，使其可以进行数据的输入。本任务将着重练习输入数据时几种单元格的选定及操作方法。111

检测数据记录表112相关知识Excel中数据的类型主要包括文本、数值、日期等。Excel对文本型数据的限制很少，一般直接显示所输入的内容。对于数值型数据，每个单元格在默认情况下只能显示11位的数值，如果大于此值，将会用科学记数法来表示。对于日期型数据，Excel中有几种不同的显示方式，可以有不同的表示方法，如“2022-3-14”“2022年3月14日”等，用户可以自己选择。113实践操作1.单个单元格的选定方法1：单击需要选择的单元格。选定后名称框中出现该单元格的名称，即列标和行号，同时单元格的边框会变成绿粗框。方法2：使用键盘。方法3：在名称框里输入要选择的单元格或者区域的名称，按Enter键，即完成单元格的选定。1142.连续单元格的选定方法1：选中第一个单元格后，按住Shift键，再选中最后一个单元格，松开鼠标即完成选定。右图所示为选定的单元格区域B3:D9。方法2：选中第一个单元格，按住鼠标左键直接拖动到要选定的最后一个单元格，松开鼠标即完成选定。方法3：在名称框里直接输入要选定的区域，按Enter键。115单元格区域B3:D9的选定3.整行或整列单元格的选定将鼠标指针放置在要选择的行号或列标处，当鼠标指针显示为粗箭头“

”或“”时，单击完成选定，如图所示。116第2行单元格的选定4.不连续单元格的选定选中一个所需的单元格，按住Ctrl键，并用鼠标依次选中所需的其他单元格，如图所示。117不连续单元格的选定5.文本型数据的输入（1）打开空白工作簿后，选中单元格C1，输入“检测数据记录表”，按Enter键，即完成此文本的输入，同时将活动单元格移到单元格C2，如图所示。118文本“检测数据记录表”的输入（2）用同样的方法在对应位置输入其他无特殊格式的文本内容，如图所示。119普通格式文本的输入（3）在单元格C3中需要输入多行数据。这种情况应首先单击单元格C3，输入“样品质量

m”，然后同时按Alt+Enter键，再输入“（g）”。按照此方法输入单元格D3的内容，如图所示。120同一单元格多行数据的输入（4）在单元格E3、F3中涉及了上标的输入。具体操作方法为输入“cm3”后，选中“3”，单击“开始”|“字体”组中的扩展按钮，在“设置单元格格式”对话框中的“特殊效果”中勾选“上标”复选框，如图所示，单击“确定”按钮。121设置上标6.数值型数据的输入（1）输入正数、小数等普通的数值型数据时，如在单元格C4中输入，要选中单元格C4，直接输入其内容。122普通数值型数据输入完成后的效果（2）如果直接输入单元格B4至B6中的内容，会发现最前面的“00”在Excel中不能显示。（3）对于单元格D5中负数的输入，在选中单元格D5后，输入“（0.8）”或“-0.8”，按Enter键，则完成了负数的输入，如图所示。123负数输入完成后的效果（4）输入单元格F4至F6的分数时，为了避免与日期的输入混淆，Excel采用“整数+空格+真分数”的形式输入和显示，故下表中的假分数须转换为带分数形式再输入，如输入表中的“513/307”，应选中单元格F4，在其中输入“1206/307”，按Enter键，若分数类型设为“分母为三位数（312/943）”，则显示为“1206/307”，而编辑栏里则显示其小数形式，如图所示。124

检测数据记录表125

实验员：王鸿儒

实验日期：2021-12-12输入分数1267.日期型数据的输入选中单元格F2，单击“开始”|“数字”组中的扩展按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，如图所示；或者单击“开始”|“单元格”|“格式”下拉按钮，在其下拉菜单中选择“设置单元格格式”。127选择日期类型任务2利用快速输入方法输入产品数据128学习目标1.能描述快速输入数据在数据输入中的作用。2.能描述快速输入数据的种类。3.能完成快速输入数据的操作。129任务描述在本任务中，需要在Excel2021中输入下表的内容。下表中的数据存在一定规律，如“月份”列的数据为连续的12个月，“产量（万吨）”列的前5行数据为连续的相同内容，此列其余数据也是连续的相同内容，“合格率”列的数据是不连续的相同内容，“市场占有率”列的数据是一个公差为2%的序列，最后一列的数据则只包含两种。本任务主要练习上述类型数据的快速输入。130

某产品一年的产量、质量以及市场占有率记录表131相关知识快速输入数据表示在不逐个输入单元格内容的情况下，采用快速输入的方法完成工作表内容的输入。其主要包括自动编辑相同的内容、自动编辑序列、编辑自定义序列、选择列表快速填充数据。132133实践操作首先创建空白工作簿，通过任务1所学的知识，在工作表中输入下表的标题、表头部分，如图所示。标题、表头部分输入完成后的效果1341.自动编辑相同的内容（1）在“产量（万吨）”列，可以看到单元格B3至B7及单元格B8至B14中相邻单元格的数据相同，则可以采用以下操作方法。方法1：选中第一个需要输入数据的单元格B3，输入“2”。将鼠标指针移到该单元格边框的右下角，鼠标指针形状变为“╋”，在Excel中称之为填充柄。按住鼠标左键，使鼠标指针形状保持为“╋”，拖动至最后一个需要输入数据的单元格B7，松开鼠标，即完成了单元格B3至B7的输入，如图所示。135单元格B3至B7输入完成后的效果136输入完成后，可以看到在数据的右下角有“”图标，单击后出现如图所示的下拉菜单，Excel默认的选项为第一个。“”图标的下拉菜单137方法2：选中单元格B8至B14，直接输入数据“2.5”，如图所示。输入“2.5”后的效果138按Ctrl+Enter键，即可完成此部分的输入，如图所示。单元格B8至B14输入完成后的效果139（2）在单元格C3至C14中，不相邻的单元格中也存在相同的数据，具体输入方法如下：选中第一个需要输入数据的单元格C3，在按住Ctrl键的同时选中输入内容与之相同的其他单元格，如图所示。选中相同内容的不连续单元格140输入“100%”，如图所示。按Ctrl+Enter键，即可完成输入，如图所示。输入“100%”“100%”输入完成后的效果141142按照同样的方法输入此列其他单元格的数据，如图所示。“合格率”列输入完成后的效果1432.自动编辑序列（1）在单元格A3至A14中，月份是连续的序列。首先选中单元格A3，输入“一月”。将鼠标指针移动到该单元格边框的右下角，变为填充柄“╋”形状后，按住鼠标左键，拖动鼠标至最后一个需要输入数据的单元格A14，松开鼠标，即完成了“月份”列的输入，如图所示。144“月份”列输入完成后的效果145（2）“市场占有率”列的内容是一个等差数列，可以采用以下操作方法。方法1：选中单元格D3，输入“5%”。选中单元格D3至D14，如图所示。选中单元格D3和D4146单击“开始”|“编辑”|“填充

”下

拉

按

钮

，弹出如图所示的下拉菜单，选择“序列”。根据本工作表的需要，在对话框中的“序列产生在”中选择“列”，在“类型”中选择“等差序列”，在“步长值”中输入“2%”，如图所示，单击“确定”按钮即可完成输入，如图所示。“填充”下拉菜单147“序列”对话框148“市场占有率”列输入完成后的效果149方法2：选中第一个需要输入的单元格D3，输入“5%”，按Enter键，活动单元格移动到D4，输入“7%”，选中这两个单元格，如图所示。选中单元格D3和D4150将鼠标指针移动至单元格D3和D4绿粗框的右下角，当鼠标指针变为填充柄时，按住鼠标左键并将其拖动至最后一个需要输入数据的单元格D14，松开鼠标，结果如图所示。输入“市场占有率”列数据1513.编辑自定义序列（1）Excel中存在一些已经定义的序列，同时可以向其中添加自定义的序列。（2）如果想修改自定义的序列，则只需打开如图所示的对话框，在“输入序列”中直接修改即可。（3）如果要删除某一自定义序列，则只需打开如图所示的对话框，选中左侧“自定义序列”中要删除的序列，单击右侧的“删除”按钮，再单击“确定”按钮即可。152“自定义序列”添加完成1534.选择列表快速填充数据（1）单元格E3的数据输入完成后，在输入单元格E4的数据时，输入“是”，Excel会自动提示后面的内容，如图所示。记忆方法快速输入数据154（2）输入单元格E4的数据之后，由于已经包含了此列所有的数据内容，因此，输入单元格E5的数据时，同时按Alt键和↓键，会出现一个下拉列表，如图所示，在下拉列表中选择所需内容即可。下拉列表155按照上述方法输入余下的内容，即完成了下表全部内容的输入，如图所示。

某产品一年的产量、质量以及市场占有率记录表上表输入完成后的效果156任务3编辑个人通讯录157学习目标1.能描述数据编辑的种类及作用。2.能完成数据编辑的具体操作。158任务描述在Excel2021中建立下表的工作表。本任务是在此工作表的基础上对数据进行编辑。159个人通讯录相关知识实际生活中，建立的工作表的内容往往不是一成不变的，这就涉及工作表中数据的编辑。工作表数据的编辑主要包括以下几方面的内容：160（1）单元格中数据的编辑。这部分在实际生活中应用比较多。（2）数据的有效性编辑。此操作可帮助用户提高输入数据的正确率和工作效率。（3）添加批注。此操作可以帮助读表人了解数据的来源等相关情况。（4）单元格、行、列的移动。此操作可以帮助用户调整数据位置。（5）清除和删除。这里要清楚清除和删除的区别。清除操作是指清除单元格、行、列的内容，而删除操作不仅清除内容，还删除此单元格、行、列。161（6）撤销与恢复。用户通过撤销与恢复操作可以快速地回到工作表原来的状态。需要注意的是撤销与恢复操作是两项对应的操作。若没有执行撤销操作，则不能执行恢复操作。（7）插入。此操作的对象同样也包括单元格、行、列。（8）复制与粘贴。此操作可以帮助用户快速进行相同数据的输入。（9）查找和替换。利用此操作可以在信息量很大的工作表中快速查到需要的数据并进行替换。162163实践操作1.单元格中数据的编辑如果需要将单元格B3中的手机号码改为，有下面两种方法。方法1：双击该单元格，此时单元格中出现光标，在最下端状态栏的最左端出现“编辑”二字，如图所示。选中原来的号码，按Backspace键删除并输入新的号码，完成后按Enter键，即完成单元格B3的编辑。双击后的状态栏164方法2：选中单元格B3，单击编辑栏，删除原有的内容，在此栏中完成新内容的输入，按Enter键即可，如图所示。在编辑栏中编辑数据1652.数据的有效性编辑数据的有效性是指对Excel中单元格输入数据的类型和范围进行设置。（1）设置。我国手机号码固定为11位（如果是其他位数便是错误的），因此可对“手机”列的数据进行有效性设置，方法如下：选中此列所有数据的单元格。单击“数据”|“数据工具”|“数据验证”下拉按钮，在其下拉菜单中选择“数据验证”，如图所示，弹出如图所示的对话框。选择“数据验证”166“数据验证”对话框167168在此对话框中的“设置”选项卡中，选择“允许”下拉列表中的“整数”，如图所示。选择“整数”169在“数据”的下拉列表中选择“介于”，在“最小值”中输入“10000000000”，在“最大值”中输入“20000000000”，如图所示，单击“确定”按钮。有效性设置170（2）输入信息提示的编辑。这项内容是为了帮助用户输入时判别数据的来源等，以降低错误率。选中要设置输入信息提示的B列单元格。（3）出错警告的编辑。选中B列单元格，按照同样的方法打开“数据验证”对话框，在“出错警告”选项卡中的“样式”下拉列表中选择“停止”，在“标题”中输入“数据出错”，在“错误信息”中输入“输入的手机号码应为11位”，单击“确定”按钮。3.数据批注的编辑（1）单击要插入批注的单元格

E3，单击“审阅”|“批注”|“新建批注”按钮，出现如图所示的批注框，其中“zhaohh”为用户名。在批注框中输入“此住址为临时住址”，如图所示。171添加批注批注输入完成后的效果172（2）如果要查看批注，需要单击该单元格E3，单击“审阅”|“批注”|“显示/隐藏批注”按钮即可。（3）如果要重新编辑单元格E3的批注，需要选中此单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“编辑批注”，若要将其删除，则选择“删除批注”。1734.移动操作如果要将下图所示的工作表中第4行单元格的内容移动到第9行，应采用如下方法：在编辑栏中编辑数据选中第4行单元格，单击“开始”|“剪贴板”|“剪切”按钮，或者在选中后单击鼠标右键，选择“剪切”，如图所示。174剪切后的效果选中移动的目标行第9行，单击“开始”|“剪贴板”|“粘贴”按钮

，或者单击鼠标右键，选择“粘贴”，即可完成操作，如图所示。175粘贴完成后的效果1765.清除和删除操作（1）如果要清除下图所示工作表的第5行数据，首先应选中此行，单击“开始”|“编辑”|“清除”下拉按钮，其下拉菜单如图所示，选择“全部清除”即可，完成后的效果如图所示。在编辑栏中编辑数据177“清除”下拉菜单178清除完成后的效果（2）若要删除第5行，则选中此行，单击“开始”|“单元格”|“删除”按钮，或者单击鼠标右键后选择“删除”即可。完成后的效果如图所示。179删除完成后的效果单击“删除”下拉按钮，则弹出如图所示的下拉菜单。也可以根据需要，选择要删除的内容。180“删除”下拉菜单6.撤销与恢复操作若要撤销上一步对工作表数据的操作，则要单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮，如图所示。或者按Ctrl+Z键，即可撤销上一步的操作。若要撤销多步操作，则单击“撤销”下拉按钮，选择相应操作即可。单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮，则又回到最近一次操作前的状态。181“撤销”按钮7.插入操作编辑工作表时，需要在两行、两列或者两个单元格之间插入数据，这就涉及插入操作，如图所示工作表的第3行与第4行之间插入一行。首先选中第4行，单击“开始”|“单元格”|“插入”按钮，或者单击鼠标右键后选择“插入”即可。182183在编辑栏中编辑数据单击“插入”下拉按钮，则弹出如图所示的下拉菜单，选择“插入工作表行”即可。完成后的效果如图所示。184插入完成后的效果“插入”下拉菜单在插入行的左下角出现“”图标，单击该图标，弹出如图所示的下拉菜单。185“”图