《行政秘书学》 课件 第3章 文书与档案工作

行政秘书学

行政秘书学21世纪公共行政系列教材唐钧/主编中国人民大学行政秘书学21世纪公共行政系列教材课程体系第一篇概述第二篇做事与业务能力第三篇做人与职业素养行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2章办公室事务管理第3章文书与档案工作第4章会务管理第5章行政秘书的综合能力第二篇做事与业务能力第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材第2编做事与业务能力

第3章文书与档案工作

3.1文书与档案工作及其对行政秘书的能力要求3.1.1文书与档案工作的概念·文书，是人类社会活动中由于处理事务的需要，直接形成并使用的具有规范格式和法定效用的信息记录。·档案，是国家机构或其他社会组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.1.2行政秘书的文书与档案工作能力要求1.能够识别并理解文书和公文；2.能够识别文书处理流程并完成简单的办文任务；3.能够识别并运用行文规则；4，能够识别并运用公文格式；5，能够识别并表述文书的基本知识、基本结构

与写作要领；

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.1.2行政秘书的文书与档案工作能力要求6.能够完成文书起草任务；

7.能够理解档案和档案管理；8.能够掌握档案管理原则；9.能够基本掌握纸质档案与电子档案的管理。

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材公务文书事务文书商务文书

3.2文书的拟写与处理3.2.1常用文书拟写第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设公务文书（1）指导性公文：决定、批复。社区社区管理社区管理体制

（2）告知性公文：

转发性通知、批转性通知、发布性通知、

指示性通知、任免性通知、事项性通知。（3）报请性公文：（4）商洽性公文：申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。（5）记录性公文。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”事务文书（1）前言。社区社区管理社区管理体制

（2）主体。（3）结尾。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设商务文书（1）市场调研报告、可行性研究报告。社区社区管理社区管理体制

（2）招标书、投标书。（3）商务广告、商务函件。（4）意向书、协议书。（5）合同。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设3.2.2文书处理1.文书处理的原则社区社区管理社区管理体制

2.文书处理的行文关系3.文书处理的行文关系4.文书处理程序第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.文书处理的原则（1）及时、高效。（2）准确、周密。（3）精简、求实。（4）安全、可靠。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.文书处理的行文关系（1）隶属关系。（2）非隶属关系。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.文书处理的行文方式（1）逐级行文。（2）多级行文。（3）直达行文。（4）公开行文。（5）越级行文。（6）横向行文。（7）联合行文。（8）对口行文。（9）转发行文。（10）授权行文。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

4.文书处理程序（1）发文处理程序。发文处理程序是指本机关或单位制发对外文件和内部文件的处理程序，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等。（2）收文处理程序。

·第一个阶段是从签收到登记，称为收进阶段；

·第二个阶段是从分办到承办，称为阅办阶段。

一般收文处理程序包括签收、拆封、登记、审核、传阅、拟办、批办、承办，另外还有催办和注办。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.3.1档案与档案管理1.档案的特点

（1）档案是由机关团体或个人在其自身活动中积累起来的文件集合体。（2）档案是保存备查的历史文件。（3）档案是原始性的记录。（4）信息记录方式、载体形式是多样的。2.档案的作用

3.档案管理的定义

3.3档案管理第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材

3.3.2档案工作的基本原则1.统一领导，分级管理2.维护档案的完整与安全3.便于社会各方面的利用

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作1.档案整理（1）归档文件的分类。

1）按年度分类。

2）按组织机构分类。

3）按问题分类。4）按保管期限分类。

第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作1.档案整理（2）立卷。

1）按问题特征立卷。2）按作者特征立卷。3）按文种特征立卷。

4）按时间特征立卷。5）按地区特征立卷。6）按通信者特征立卷。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作1.档案整理（3）系统排列与编制案卷目录。案卷的系统排列与案卷目录的编制一般在档案室完成，案卷的系统排列就是编排并固定案卷的排列次序，编制案卷目录就是在完成立卷归档的案卷的罗列、编号和分类等系统化的整理之后，将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。第2编第3章行政秘书学21世纪公共行政系列教材3.3.3档案管理具体工作2.电子档案管理（1）电子文件收集。（2）电子文件归档。