工程资料管理制度1

工程资料管理制度

工程资料管理制度1

1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由

项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，

分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。

2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文

件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。

3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。

4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。

5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更

换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件

收回处理。

6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请

时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明

作废。

7、在用有效文件控制清单，项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制

清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用

有效文件及现行修订状态。

8、文件和资料的更改

a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料

更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重

新会审。

b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审

批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。

c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有

关部门。

d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处

进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或

收回原文件，并做好发放登记。

e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。

f.文件更改应做好记录和标识。

9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用

场合中撤出。

10、文件和资料的保管

a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损

坏丢失应向主管领导报告，批准后按二.5和二.6办理。

b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。

c.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记

录。

11、文件和资料的使用控制

a.文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，应经主管

部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。

b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理

部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如

确需外借，需经主管领导批准。

工程资料管理制度2

1、资料员岗位职责资料员要按工程施工资料，图纸归档的基本要求和有关

规定做好工程资料、图纸的收集，整理督促，归档工作。应及时采样记录，检查、

填写、整理、不准搞后补，回忆性资料，保证工程资料的真实性。

2、凡提供资料的部门及负责人，必须按施工工序及时向项目质检员或资料

员提供工程上的一切资料，质检员及时按分工检查资料，收集整理证齐全后，移

交项目资料员，并向项目总工汇报。

3、对项目发放的图纸，设计变更，图纸会审等有关工程技术资料，以及项

目内容形成的会议纪要，生产计划等资料，各有关人员必须严格按照TS09001

要求，妥善保管，直至工程完工。

4、施工人员因工作调离本项目，须将其签收的有关工程资料以书面形式移

交接受人，并将移交清单交项目资料审核后，方可离开。

5、所有资料提供者与接受者必须履行交接签字工作，并将收发文登记表装

订成册妥善保管。若因交接不清发生资料遗失，由各相关负责人负责补齐资料并

追究相关责任。

6、各分包单位的资料一律按我项目的资料要求收集整理，由项目部资料员

集中汇总。

工程资料管理制度3

一、工程项目资料分类：

1、文字资料：

(1)工程项目合同；

(2)监理工程师大纲、规划、条例，监理月报，指令，通知，函件;

(3)承包商报告、函件；

(4)业主指令、通知；

(5)设计图纸和设计文件；

(6)会议纪要；

(7)工程质量事故核查处理报告；

(8)施工组织设计；

(9)施工进度计划；

(10)工程报表；

(11)经济签证；

(12)现场技术核定单；

(13)认质单;

(14)认价单；

(15)工程款支付申请单；

(16)工程竣工资料;

(17)工程检查验收资料；

(18)公司内部文件资料；

(19)各种电子文档

2、图片图象资料:工程项目照片、录音带、录像带；

3、电脑部份:现场项目管理资料；

二、工程项目资料的管理职责：

1、项目主管负责工程项目现场的资料管理；

2、现场工程项目人员应及时做好现场资料的收集、整理、归档，确保工程项

目资料的完整、正确和安全；

三、工程项目资料管理规定：

1、工程现场每周必须进行工程项目资料整理归档工作；

2、现场档案资料管理员负责审查档案资料，整理齐全后保存；

3、借阅工程资料必须履夕亍手续，不得遗失,更换；

4、工程项目资料必须建立资料台帐、资料目录。

四、工程项目文件资料的签收传递规定：

1、设立文件签收本,一切文件资料必须送达时要求签收；

2、设立文件发文本,一切文件资料必须发送时要求接收人签收；

3、公司内部指令，通知、报告必须采取书面形式，均具实名；

4、对监理工程师、承包商所有文件资料必须采取书面形式，均具实名；

5、所有对内对外文件资料必须按职责规定权限审查签发。

6、工程项目竣工移交后,现场的文件资料按公司规定和要求进行交接。

五、工程项目管理规定表格：

管理通用表格附后,工程管理过程中必须采用相关表格。

工程资料管理制度4

一、对文件的管理

1、收到建设局等政府有关部门发放的文件后,工程部资料员做好《文件收文

登记表》，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好《文件发文

记录》。

2、对发放到施工单位、监理单位的通知等,须保留一份在工程部，做好《文

件发文登记》、《文件存档记录》。

3、对施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如

要回复的,经办人应及时呈有关领导批阅处理回复。

4、所有文件，须经资料员同意后方可借此并应填写《借阅登记》。

二、对施工图纸、设计变更通知的管理

1、设计院发放到本公司工程部的施工图纸、设计变更等要做好《图纸（设计

变更）收文登记表》。

2、在收到设计院发放的图纸（设计变更）后,应及时把图纸（设计变更）及时放

发到施工单位（或监理单位），并做好《图纸（设计变更）发文登记表》，但须保留一

份在工程部存档。

三、对合同等管理

1、对于施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、

安全监督登记书等,原件留在公司存档,工程部保存一份复印件并注明原件的去

处。

2、如须借出施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登

记书、安全监督登记书等原件,须经工程部经理同意方可外借。

四、施工技术资料的管理

1、要求施工单位在每栋楼的基础、主体、竣工验收前把施工技术资料交工

程部检查验收通过后方可提交县监督站申请验收。

2、对于图纸会审、开工令，基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告，质

量保修书等需要我公司签字、盖章的，在领导签字、盖章后保留一份在工程部并

进行归档。

3、在竣工验收后,督促施工单位提交两套竣工资料,一套交当地建设行政主

管部门备案,一套留本公司工程部存档。对于备案资料应及时办理,备案后把通过

备案的《备案表》留一份工程部存档。

4、工程部定期（每月一次）对工程资料管理进行检查发现问题及时督促施工、

监理单位进行整改,确保工程资料完整。

五、对于施工过程中发生的工程质量缺陷、问题、事故资料管理

在施工过程中，若发生质量缺陷、问题、事故，要求施工单位提交《质量缺陷

（问题、事故）处理方案》，处理方案经工程部经理同意后进行存档。

六、监理单位提交的工程技术资料按现行国家文档规范收集、整理、归档。

七、对于工程签证资料的管理

签证单主要按签证规程操作，但要求做好《签证单（签证申请表）收发登记表》

及《签证单存档记录》。

八、对工程部工程日记的管理

工程部的每一位员工须把每天工地施工现场情况、遇到问题及解决方法记录

到工程日记上，每月5日前把上月的施工日记交予资料员提交工程部经理审查并

做好存档。

九、对书籍的管理

1、对本公司工程部所购买的书籍,资料员须编号并做好《书籍目录》。

2、所有的书籍,须经资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》。借阅

人须妥善保管所借书籍资料,如有遗失应原价赔偿。

十、根据实际情况,对上述工程技术资料由资料员统一进行计算机信息管理,

以便查阅。

工程资料管理制度5

1、我单位将严格遵守合同专用条款，根据业主要求对图纸执行相应保密措

施，未经业主许可不复印图纸，也不向第三方扩散，禁止借给与本项目无关人员。

待工程竣工后交回全部图纸及相应设计文件。

2、施工资料的管理由项目技术负责人直接负责，项目配备专职档案管理员，

负责施工资料的收集和整理工作。工程资料应与施工进度保持同步，按专业归类，

认真书写，做到字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。项目部对整个

工程施工资料的真实性和完整性负责，完工时由项目部向业主提交完整、准确的

工程资料。

3、工程资料的填写必须符合《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量

管理条例》、《建设工程勘察设计管理条例》及国家有关规范、标准。

4、本工程将作为我单位重点工程，工程资料采用计算机进行管理，向城建

档案馆移交的工程档案采用微缩品或光盘载体。工程资料用不易褪色的书写材料

书写、绘制。

5、项目质量检查员严格执行国家质量验评标准和施工规范，代表企业对工

程质量行使监督检查职能。负责检查施工记录和试验结果的真实性。

6、材料工作人员必须认真贯彻现行建筑工程法规、规程，应在材料进场一

周内提供随行质量文件(材质证明、合格证、准用证等)，所有材质证明文件均

应为原件，如是复印件的应加盖原件存放单位红章，并在材质上注明抄件人、日

期、进场批量、原件存放处。

7、项目试验人员必须严格按照材料检验标准有关取样的规定取样送检，对

出具的试验报告的计算，审核及结论的正确性负责，一切原始数据不准涂改，资

料不准抽撤，同时应有试验、计算、审核和负责人签字。

8、各责任工长(含测量)对所负责分项分部工程形成的技术资料负责，按

照资料员的要求填写资料，保证其内容真实、完整。

9、音像资料的收集与管理工作：音像资料是工程资料中不可缺少的部分，

它是从工程开工到工程交付使用的全过程中形成的，工程的音像资料也是优质工

程的申报资料内容的组成部分。项目经理部设专人负责音像资料的收集整理工

作，配备必要的设备保证音像资料的安全。并严格按照国家《照片档案管理规范》

(gb/tl1821—89)进行管理。

10、竣工资料的管理：严格执行市有关规定、标准。

(1)在施工阶段加强施工资料的管理工作，实行总工负责制，建立施工资

料管理岗位责任制，并配备专职城建档案管理员，负责施工资料的管理工作，并

设专人负责收集和整理。在工程竣工一个月内，向建设单位提供合格的竣工资料。

(2)在竣工前将施工资料整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收。

工程资料管理制度6

1.总则

1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使

工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》的要求，特制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产

的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研

究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、

图表和其它载体的材料。

L3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工

和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材

料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形

成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、

准确性。

2工程档案管理制度

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理

并与工程建设同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程

文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案

资料的接收和移交。

2.1.2工程建设中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和

单位指定专人办进领用手续。

2.1.3设备到货后，由技术部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的

发给施工单位的）统交行政部统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工

程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算

的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付。

2.1.4购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按计划办

理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律

由档案室签收后方可办理报销手续。

2.2归档文件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的

亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复

印件归档）。

2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联

系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印

件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名

齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用

复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

2.2.5书写规定

A）书写字迹工整，图样清晰。

B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要

求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

3工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提

供利用，特制定本制度。

3.1工程文件接收

3.1.1各单位提供给技术部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由行政

部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接

收。

3.1.2技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文

件，一律交行政部。

3.1.3设备文件，技术部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料

立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位c

3.1.4技术部对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现

问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按技

术部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。

3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密

级文件资料的借阅规定。

3.2工程文件资料发放

3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理。

3.2.2呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量。

3.2.3为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领

取单位应指定领取人名单，并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件

资料。4行政部门档案管理职责

参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自

的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要

求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从

形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档

工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档

案。

由建设单位分别向几个隼位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其

承包项目的全部文件。

设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进

行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督即审查。负责收集、

积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文

件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交

有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理

在生产技术准备和试运行中形成的文件。5施工单位归档范围

负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。负责提交分

部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。

负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录

清单（含电子版目录）。调试单位归档范围。

负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试

过程中设备缺陷处理记录。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）。设计单位归档范围

负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知

单。

负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有

关规定。负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）质量监督部门（质量监督中心

站与质量监督站）监理部门归档范围

负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文

件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实

施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备

考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证

明材料。对不符合归档要求档案的处理：

对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，行政部有权退回立卷归

档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要

求的案卷及案卷文件材料。

本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密,

又能充分发挥档案凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：

6档案、资料借阅制度

5.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可〔注明：用途、领用

时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

5.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意

即可。

5.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作

需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、

档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

5.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、

内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。

5.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。

借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不

能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停

止借阅。

5.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长

时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对

后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，行政

人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经

济责任制考核办法执行。

5.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院

或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回行政部，否则不能办理调离手续。同

时行政部如因工作需要有权将档案、资料调回行政部。

工程资料管理制度7

1、加强日常各种工作的文字记录和对文件资料的收集管理、保管工作，保

证施工都有文字记录和图片资料，以便分析、发现问题、改进工作。

2、通过对工程的控制检查，收集到大量统计数据和信息，然后进行专题分

析研究，找出工程进度、质量、材料消耗、机械使用和成本费用盈亏等方面问题,

迅速地将信息反馈给现场施工指挥和调度部门，使有关工程方面的决策更为全

面，对发现的问题及时处理，实现对现场的全面管理。

3、除处理好大量的日常性的繁杂事物以外，每一个施工管理人员都必须十

分注意以下几方面问题:

(1)经常收集、完善影响施工的基础资料。

(2)在施工进度计划的执行管理中建立完整的记录，记载施工日记。

工程资料管理制度8

工程资料是工程的重要组成部分，是项目竣工交付的必各条件，是反映结构

工程质量的重要文件，也是对工程进行检查、管理、维修、使用的依据，为了加

强施工资料的统一管理，提高工程管理水平，真正做到规范化、标准化，确保工

程档案齐全、完整、准确、系统，按照国家规范、标准和河北省有关规定、《河

北省建筑工程技术资料管理规程DB13(J)35》,结合本行业特点、集团的实

际情况，特制订本制度以规范资料员工作及工程资料管理工作。

1.实行范围

本制度适用于天保建设集团有限公司所有施工现场。

2.资料员管理制度

2.1资料员必须持证上岗；

2.2资料员应对资料工作认真负责，有强烈的责任心，对我单位和上级主管

部门领导检查发现的问题应积极整改，全力配合资料检查工作。集团每月月检、

不定期巡检对各在施项目工程资料检查时，各工程资料员必须到场，每月月检集

团部门都会提前通知各工程检查时间，资料员迟到半小时或未到场接受资料检

查，第二天将资料报到集团相关部门备查，如同一工程同一资料员连续发生上述

情况第二次进行警告，第三次进行经济处罚，罚款金额为—元。

2.3资料员采取优胜劣汰方法，技术质量部对天保集团在建工程资料员建立

台账，每名资料员全年工作表现都会记录在册，对各方面表现较差资料员，集团

有权禁止此人担任天保集团工程资料员。

3.工程技术资料管理制度

3.1为了统一和规范建筑工程资料的管理工作，实现施工单位工程资料的标

准化、规范化，依据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》以

及现行施工质量验收标准、规范，工程技术资料软件使用应选择工程所在省建筑

资料管理规程软件，所做资料表格形式、报验方式、装订形式等应符合国家、行

业或地方有关规定。

3.2工程各参建单位填写、整理的工程资料应以审批文件、承包合同、设计

文件等为依据。

3.3资料表格为打印形式。纸质载体幅面为A4,用纸应韧力大，耐久性强。

若手工书写必须用黑色或碳素墨水。

3.4总承包单位负责汇总、整理各分承包单位编制的全部施工资料，分承包

单位应各自负责分包工程施工资料的整理并移交总承包单位不少于三套。

3.5应根据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328-》和地方建设工程项

目竣工档案资料整理规范进行资料分类装订。

3.6工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入工程建设全过程管理并

与工程建设同步，及时收集、整理，保证资料的及时性。

3.7为了便于各个管理环节衔接，也便于集团公司、上级各领导部门对资料

检查和对资料员督导工作，施工现场应配备资料室、档案柜等办公设施，资料必

须放置施工现场，认真做好资料收集、汇总、整理、整改、协调、归档工作，做

好接受相关部门检查的准备，做到资料齐全完整。

3.8工程竣工验收后15日内整理一套完整资料装订成册提交天保集团技术

质量部。

3.9省优质工程应留存影像资料，照片、影像应清晰，能体现工程施工位置、

施工质量、工程特点。

4.工程技术资料质量要求

4.1做到每道工序报验前相关资料准备齐全，认真书写，字迹清楚，项目齐

全、准确、真实，有关责任方应签字盖章，并应按立卷要求归类。禁止出现资料

后补、弄虚作假、资料填写不真实与图纸设计不符等情况。

4.2施工过程中严格执行方案审批制度和技术交底制度，单位工程及分部工

程及各专项施工方案由项目技术负责人编制，公司总工审批；技术交底由项目技

术员编制，项目技术负责人审批、交底；方案一经审批后应严格遵照执行，不得

私自更改，并交底到施工人员，严禁无方案、无交底施工，严禁代签代批方案。

按规定应需监理单位审批的需经总监理工程师审批合格后遵照执行。施工方案必

须工程开工前15日内上报审核、审批。

4.3严格按设计要求使用材料，严格按见证取样制度取样送检，合格后方可

用于施工生产，及时收集整理试验报告。

工程资料管理制度9

1.总则

1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使

工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-)的要求，特

制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产

的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研

究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工

作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工

和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材

料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形

成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、

准确性。

2.工程档案管理制度

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理

并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对

工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术

档案资料的接收和移交。

2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好

地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部

门和单位指定专人办进领用手续。

2.1.4设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的

发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单

项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程

竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

2.1.5购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办

理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律

由档案室签收后方可办理报销手续。

2.2归档文件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的

亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复

印件归档）。

2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修

改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并

原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中

的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用

复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

2.2.5书写规定

A）书写字迹工整，图样清晰。

B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求;

汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

2.2.6书写材料的大小尺寸应规范，装订边空白间距应为25mm,装订边空白

间隙内不能进行书写和留有信息。

3.工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提

供利用，特制定本制度。

3.1工程文件接收

3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资

料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接

收。

3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文

件，一律交档案资料室。

3.1.3设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料

立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。

3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，

发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类

帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。

3.1.6登记完毕的工程义件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工

程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门，

3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密

级文件资料的借阅规定。

3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录

总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。

3.2工程文件资料发放

3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。

3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。

3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发

工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单

位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工

图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资

料应加盖“复制件”印章。

3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领

取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放

工程文件资料。

3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定

3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、

工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，

工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印

件供设计院编制竣工图。

3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷

册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。

4.档案部门职责

参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的

职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求

移交建设单位。

项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的

全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定

向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其

承包项目的全部文件。

建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工

艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组

织及汇总整理。

设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计

变更、试运行及维护、工程事故处理文件。

监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进

行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督知审查。负责收集、

积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文

件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交

有关专项报告。验证材料及其他监理文件。

试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。

施工单位归档范围

负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。

负责提交分部试运记录及验收签证书。

负责提交分部试运阶段的方案、措施。

负责提交移交试生产前的消缺记录。

负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）。

调试单位归档范围

负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。

负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）。

设计单位归档范围

负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。

负责提交全部设计修改通知单。

负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关

规定。

负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套

负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单（含电子版目录）

质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）

监理部门归档范围

负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文

件材料。

监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审

查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表

审核人栏签署。

负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。

对不符合归档要求档案的处理：

对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立

卷归档单位，立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改，直至提交符合规

定要求的案卷及案卷文件材料。

凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算,

各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

工程档案的鉴定和销毁

1.对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申

请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后

方可销毁。

2.对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册，提出销毁报

告，经公司总工及经理批准后实施，并对被销毁档案目录进行清除。

3.档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,

档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销

毁清册应存档。

4.在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。

其它

工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。

档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。

公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立

卷归档范围、归档时间的规定执行

5.声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,

具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以

声像为主，辅以文字说明的历史记录。

5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照

片档案、录像档案和相应的文字说明。

5.3照片档案应符合以下要求：

(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；

(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；

(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片)；

(4)使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工，光学分辨率不得小于400

万有效像素(不允许插值)。

5.4录像档案应符合以下要求：

(1)主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；

(2)需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设

施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；

(3)报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘(DVD或以上素质的格

式)。

文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开

工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄

影者等。

6.档案、资料、图书借阅制度

本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密,

乂能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须

办理下列手续：

6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用

时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意

即可。

6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作

需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、

档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、

内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。

6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。

借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不

能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停

止借阅。

6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长

时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对

后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案

人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经

济责任制考核办法执行。

6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院

或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同

时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。

7.设计修改通知单、工程联系单管理规定

7.1设计变更制度

7.1.1应尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按本制度执行。

7.1.2各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工

程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会

审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需及时督促设

计单位补充、修改图纸。

7.1.3工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人，具体负责与公司总

工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负贡分发设计变更通知单。

7.1.4所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。特殊情况下，可以先

口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。

7.1.5设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并

报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。

7.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监

理单位并监督实施。

7.1.7设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并

报送项目经理审核。

7.1.8经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。

7.2签证管理制度

7.2.1签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效控制工程造价和工

期，所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审核施工单位提

交的施工组织设计，严格控制现场签证。

7.2.2发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容

及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提

下，方能实施签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理

人员共同签证，严禁事后补签。

7.2.3现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由

现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。

7.2.4一次性签定金额在10万元以内，或工期延误在5天以内，由现场专

业工程师审核后报项目经理审批。超出上述金额（或天数），项目经理需上报公司

工程部经理，经工程部经理批准后方可签证。如遇紧急情况，现场代表可先作处

理，但必须按审批程序及时补办签证手续。

7.2.5工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时，由工程监理、项

目部有关人员共同签证，必要时可进行招标确定

7.2.6已审核同意的签证，施工单位必须按期执行，否贝J,造成的损失由施

工单位承担。由于施工单位对施工图阅读不仔细等原因造成的返工不予认可，因

此延误工期由施工单位负责。

7.2.7凡涉及到施工单位为评定优质工程等需要，而增加的施工管理、技术

设施和部分材料、人工的费用，应由施工单位自行承担。

8.工程竣工图编制管理规定

8.1编制竣工图的形式和深度

8.1.1凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，

下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

8.1.2凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为

竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修

改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为

竣工图。

8.1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不

宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造

成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘

图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位

负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改

建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归

档，并在原图案卷内增补必要的说明。

8.1.4竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图

面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担

施工的技术负责人审核签认。

8.2编制竣工图的分工

8.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，

总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣

工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工

图。

8.2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负

责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。

8.2.3建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交

接等问题。

8.2.4建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工

图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改却补齐。

8.3竣工图编制的套数大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工

图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。一

般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保

存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确

规定。

8.4竣工图编制费用

竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准，增加部分的费

用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制的，复制费用由使用单位负责。

工程资料管理制度10

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的

填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

1、收发文件管理制度

1）对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收

人签字。

2）文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分,

3）外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编

号。

4）公司内发或传阅文件的具体要求

⑴公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字，注明原件存放处。

(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室

统一接收，并及时上报公司经理，由公司经理签署意见。

(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目

部接收，由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。

(4)项目发放施工队的文件规定：

发放施工队的文件、通知(不含技术交底)，均在项目备案，同时由发放责任人

保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1)项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料。

2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评

定资料、竣工图，规定的其它应交资料。

3)竣工资料的整理应符合下列要求：

(1)工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过

程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。

(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求，进行分类

组卷

(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,

进行分类组卷。

(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承

包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时，检查验证手续必须完备。

3、文件、资料保密规定

1）公司全体员工要树立爱护公司资料，保守公司秘密的观念。

2）未经公司领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用酌情

给予处罚。

3）归档的公司文件未经公司经理同意不得外借；

工程资料管理制度11

第一节、技术往来文件的管理

一般技术往来文件是指装饰工程准备阶段和工程实施工程中，建设单位（业

主）、施工单位（承包商）、设计单位和其他有关单位及人员针对某个特定工程的

往来函件，包括各种指示、通知、报告、请示、申请、邀请等文件。

一般技术往来文件是施工管理和施工索赔的原始依据之一，由专人统一分类

编号后保存，以便于今后核查。

1.技术往来文件的管理

一般技术往来文件的种类很多，可按不同的分类方式设立管理系统。

一般技术往来文件的分类及管理方法

分类管理方法

业主按日期保存来自业主的函件，以及致业主的函件副本

装饰工程施工单位按日期保存来自装饰工程施工单位的函件以及致装饰工

程施工单位的函件副本

设计单位按类保存,并按时间登记,作好分发记录

监理单位按时间保存监理单位和函件及致监理单位的函件,报告，请示，申请

等副本

分包商分类，按时间登记保存

供应商分类，按时间登记保存

其他包括专家顾问、外来检查官员、参观人士、工地服务机构、新闻媒体的

评论、观感、报道及其他资料，按时间顺序登记、排列

2.装饰工程公司在实施过程中应提交的书面通知和文件

一般技术往来文件的分类及管理方法

分类管理方法

业主按日期保存来自业主的函件，以及致业主的函件的副本

装饰工程施工单位按日期保存来自装饰工种施工单位的函件以及致装饰工

程施工单位的函件副本

设计单位按类保存,并按时间登记,作好分发记录

监理单位按时间保存监理单位和函件及致监理单位的函件、报告、请示、申

请等的副本

分包商分类，按时间登记保存

供应商分类,按时间登记分类保存

职员关于职员任命及其他职员时间的函件,应分类保存，但应同时按时间、笔

画或汉语拼音编制人员一览表

其他包括专家顾问、外来检查官、参观人士、工地服务机构、新闻媒体等的

评论、观感、报导及其他资粘，按时间顺序登记、排列

第二节、工地会议

一.认真参加业主及监理工程师组织和主持的第一次工地会议及经常性工地

会议。了解会议主要内容作好充分的准备。第一次工地会议基本上是工程师和施

工单位的第一次正式接触,要确定许多影响以后工作的制度和原则，并且是决定

工程何时或能否开工的关键环节。因此,第一次工地会议具有极其重要的作用必

须认真对待并作好会议记录。

(1).经常工地会议

1).经常工地会议的目的

a.讨论施工的问题；

b.就有关问题进行讨论结果作出决定；

c.记录有关