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文档简介

广告公司客户档案管理流程广告公司客户档案管理制度第一章总则为规范广告公司客户档案的管理，确保客户信息的安全、完整和有效利用，根据相关法律法规及内部管理要求，特制定本制度。客户档案是记录客户基本信息、需求、合作历史及反馈的重要文件，是公司开展业务、提升服务水平的基础。第二章适用范围本制度适用于公司所有部门涉及客户档案的管理工作，包括客户信息的收集、存储、维护、查阅、借用及更新等各个环节。所有员工在处理客户档案时应遵循本制度的规定，确保档案管理的规范性与有效性。第三章客户档案的收集与归档客户档案的收集由市场部、客户服务部及相关业务部门共同负责，内容包括客户基本信息表、合同、沟通记录、项目资料、客户反馈和其他相关文件。档案材料应确保信息的真实性、准确性和完整性，归档的材料需经过审核，确保符合公司标准。对于不符合要求的材料，由负责部门进行纠正和补充。第四章客户档案的保管客户档案由专人负责保管，存放在安全的档案管理系统中，确保档案不受损坏和泄露。系统应具备防火、防潮和防盗的安全措施，档案应定期进行备份和安全检查，以防止数据丢失。档案的存取应进行登记，确保每次操作都有记录可查。第五章客户档案的查阅与借用员工在查阅客户档案时，需向档案管理负责人提出申请，并说明查阅目的。查阅过程中需遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。借用客户档案时，需填写借用登记表，并经过相关部门批准。档案借用后应按时归还，逾期未归还的需说明原因并补办相关手续。第六章客户档案的更新与维护客户信息如有变更，相关部门需及时更新档案内容。更新的档案材料应经过审核，确保信息的准确性和及时性。定期对客户档案进行整理和清理，淘汰不再有效或过期的档案材料，确保档案管理的高效与科学。第七章客户档案的转递客户档案的转递工作需严格遵守相关规定，内部调动时档案随人转递。档案转递需填写转递通知单，确保信息的完整性与准确性。档案转递过程中，应使用机要途径，禁止个人随意携带。对转入的档案，需及时核对无误并办理回执。第八章监督与评估机制建立档案管理的监督与评估机制，定期对客户档案的管理情况进行检查。各部门应定期向档案管理负责人汇报档案的使用情况及存在的问题，确保制度的落实和改进。对违反档案管理规定的行为，应进行相应的处罚，以维护制度的严肃性和权威性。附则本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。如需修订，需经相关部门讨论并报公司管理层批准。制度的实施情况将定期进行评估，以确保其适应性和有效性。第九章附录及相关条款本制度附录包括客户档案管理相关表格样本、管理流程图及档案借用登记表等，供各部门参考和使用。各部门可根据实际情况对制度实施细则进行补充，但必须符合本制度的总体要求。第十章制度生效及修订本制度自发布之日起生效，具体实施细则可根据公司实际运营情况进行调整。修订时需充分征求各部门意见，确保制度的科学性与适用性。新修订的制度将及时传达给所有员工，确保每位员工都能

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