医院采购工作流程

医院采购工作流程一、制定目的及范围为了提升医院的采购效率，控制采购成本，确保医院各类物资的及时供应与质量安全，特制定此医院采购工作流程。本流程适用于医院内部各科室、部门的物资采购，涵盖药品、医疗器械、办公用品及其他日常所需物资的采购工作。二、采购原则1.采购应遵循“公平、公正、公开”的原则，确保采购过程透明，选择最佳供应商。2.采购物资需符合医院的临床需求和标准，所有采购均需从合法、合规的供应商处取得，并索取合法发票。3.各科室指定专人负责采购工作，申购人和采购人不得为同一人，以防止利益冲突。4.采购决策需考虑到物资的使用效果、价格、售后服务及供货周期等因素。三、采购流程1.采购需求确认在开展采购工作之前，各科室需对当前物资的使用情况进行评估，确认是否有新的采购需求。相关人员需填写《采购申请单》，详细列出需要采购的物资名称、规格、数量及采购理由。2.申请审批采购申请由科室负责人审核，确认采购需求的合理性。经过科室负责人同意后，将申请单提交至医院采购部门进行预算审核。3.预算审核医院采购部门根据科室提交的采购申请，对预算进行审核，确保采购金额在医院预算范围内。必要时可要求科室提供更为详细的预算依据。4.供应商选择医院采购部门根据物资类别和市场情况，选择符合条件的供应商。此阶段需进行市场调研，确保选择的供应商具备信誉和资质，能够提供符合医院要求的产品。5.询价与比价采购部门向至少三家合格供应商发出询价函，要求供应商提供报价及相关资质文件。收到报价后，采购人员需要对比不同供应商的报价、服务及交货时间等，填写《询价比较表》。6.审批与决策采购部门将询价结果提交给医院管理层进行审批。审批通过后，采购部门将选择的供应商纳入采购计划。7.下单与合同签署采购部门根据审批结果向选定的供应商下单，明确交货时间、地点及其他采购条款。同时，需签署采购合同，确保采购过程中的权益保障。8.验收与入库物资到货后，由科室指定人员进行验收，检查物资的数量与质量是否符合合同要求。验收合格后，填写《验收单》，并将物资入库，入库记录需与库存管理系统进行更新。9.付款与报销采购部门根据合同约定和验收结果，向财务部门申请付款。采购人员需在规定时间内完成相关的报销手续，提交必要的单据和凭证。四、特殊采购流程1.紧急采购在突发情况下如设备故障、急需药品等，采购部门可进行紧急采购。此类采购无需经过常规的询价程序，但需在事后向医院管理层报告，并补充相关的采购记录。2.集中采购针对医院常规使用的耗材、办公用品等，采购部门可定期进行集中采购，以降低采购成本。各科室需在规定时间内提交需求清单，由采购部门统一处理。3.定点采购对于医院长期合作的供应商，可以建立定点采购关系。此类采购需定期评估供应商的服务质量和供货能力，确保长期合作的可持续性。五、备案与档案管理所有采购活动结束后，需将采购申请单、询价记录、验收单、合同及相关发票进行归档。采购部门需建立完整的采购档案，以备日后查询和审计。六、采购纪律1.采购人员职责采购人员需熟悉医院的采购流程，保证采购工作的透明和规范，定期进行市场调研，确保采购物资的质量和价格合理。2.利益冲突与廉洁自律采购人员不得接受供应商的任何形式的馈赠，必须保持独立、公正的态度，维护医院的利益。七、反馈与改进机制医院采购工作流程需定期进行评估和反馈。各科室应对采购工作提出意见与建议，采购部门应根据反馈情况不断优化和调整采购