第一章建立业务关系资料讲解

国际商学系徐艳琴

邮箱：xyqmandy@出口贸易模拟和操作课堂要求1.关闭手机或将手机调成振动；2.平时分30%（考勤、作业），考试分70%；3.不定时地点名，超过三次以上没来的学生取消考试资格；4.保持课堂安静。出口贸易模拟操作任务熟悉进出口业务流程掌握各种单据的缮制第一章建立业务关系教学目的：初步了解进出口交易前应做好的各项准备工作，并掌握建立贸易关系的一般途径教学重点：学会利用所有一切渠道寻找客户教学难点：

建交函的写作格式进出口贸易中寻找客户的渠道有哪些？与客户联络可以有哪些方式？进出口业务英语函电，包括信函、电报、电传、传真及电子邮件，是当今国际间货物买卖磋商的主要载体。无论其采用何种形式，目的都是为了有效传递商务信息。因此，合格的英语函电必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，还要体现出成熟的业务思维。一笔具体的交易往往始于出口商主动向潜在的客户发函建立业务关系。就标准规范的层次而言，建立业务关系的信函一般应包括如下内容：案例引入某日，阳光公司自澳大利亚驻华大使馆商务参赞处获悉，澳大利亚悉尼市Nelson&Peterson有限公司拟购买山地车，并想在中国内地寻求与其建立长期合作关系的客户。得知此消息，阳光公司以商务函电的形式与澳大利亚N&P公司沟通。请扮演阳光公司的业务员为公司起草建交信函。DearSirorMadam,

ThroughthecourtesyoftheCommercialCounselor’sOfficeoftheAustralianembassyinchina,welearnthatyouareinthemarketforMountainbike.

Weavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanenterintolong-termbusinessrelationswithyou.

WearespecializingintheexportofMountainbikewithmorethan10years.Ourproductsenjoyedahighpopularityinternationallyfortheirhighquality,fashionabledesignandcompetitiveprice.

Togiveyouageneralideaofthevariouskindsofourproductsnowavailableforexport,weencloseabrochureandasample-cuttingbooklet.Astoourcreditstanding,pleaserefertoourbank---theBankofChina.

Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yoursfaithfully,ZhaoZhijuan初次联系写信的思路Forclients：

Howdoyouknowus?Whyareyouwritingtous?Whoareyou?Forus:信息来源----写信目的----公司和产品介绍一、说明信息来源即如何取得对方的资料作为贸易商，可以有各种途径来了解客户资料，如通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍；或在企业名录、各种传媒广告、互联网上寻得；或在某交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。WelearnedfromtheCommercialCounselor’sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinthemarketforChinesehandicraft.Mr.Jacques,CanadianAmbassadorinBeijing,hasrecommendedyoutousasaleadingimporterinKoreaoflightweightbatteriesforvehicles.WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet.OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestomporterofcasesandbagsinEgypt.二、言明去函目的一般说来，出口商主动联系进口商，总是以扩大交易地区及对象、建立长期业务关系、拓宽产品销路为目的。InordertoexpandthesalesofourproductsintoSouthAmerica,wearewritingtoyoutoseekcooperationpossibilities.Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou.三、本公司概述包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍以及对公司某些相对优势的介绍，例如，经验丰富，供货渠道稳定，有广泛的销售网等。Wearealeadingcompanywithmanyyearsofexperienceinmachineryexportbusiness.Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircleoftextile.Wehaveourprincipleas“Clients’needscomefirst”.LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolififyingproductionbasisincoastalandinlandareas.四、产品介绍在这部分，可能会出现两种不同的产品介绍：在较明确对方需求时，我们会选取某类特定产品，进行具体的推荐性介绍；否则，我们通常只就公司经营产品的整体情况，如质量标准、价格水平、目前销路等，作较为笼统的介绍。当然，附上目录、报价单或另寄样品供对方参考也是公司经常采取的做法。Art.No.76isournewlylaunchedonewithsuperbquality,fashionabledesign,andcompetitiveprice.Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetyourdifferentneeds.OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets.Togiveyouageneralideaofourproducts,weareenclosingourcatalogueforyourreference.五、激励性结尾与其他商业促销信函一样，在结尾部分，我们通常都会写上一两句希望对方给与回应或劝服对方立即采取行动的语句。Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketsdemandwillbereallyappreciated.Wearelookingforwardtoyourspecificenquiries.商务英语书信格式（一）信头（Heading）（二）信内地址（InsideAddress）（三）称呼（Salutation）（四）正文(body)（五）结尾套语(ComplimentaryClose)（六）签署(Signature)1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@2.OurRef.YourRef.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts

5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6.Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例组成部分分项示例1. ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@ OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--信头日期3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts收信人名称和地址具体收信人称呼事由5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)结尾敬语信文落款10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOf