《项目运营与管理》课件-模块四 项目采购与合同管理

项目运营与管理模块四项目采购与合同管理目录contents01教学目标02知识点讲解03案例04总结05课后作业01教学目标

1教学目标1.11.21.3知识目标技能目标素养目标1.1知识目标01.02.03.能认知项目采购管理的内容能掌握招标文件的撰写能认知合同管理的内容1.2技能目标01.02.03.能形成对项目采购管理的整体认知能了解项目招投标的大体流程能认知项目采购计划的制定1.3素养目标1.3.11.3.2培养法治观念和契约精神强化成本控制和风险防范意识1.3.1培养法治观念和契约精神要深刻认识到合同在商业活动中的法律约束力。严格遵守合同条款，履行合同义务，树立诚实守信、依法履约的观念，培养良好的商业道德和职业操守。1.3.2强化成本控制和风险防范意识在项目采购过程中，需要合理规划预算，控制采购成本。同时，能够准确识别合同中的风险因素，提前制定应对策略，以保障项目的顺利进行和企业的经济利益。02知识点讲解2知识点讲解2.1

项目采购管理2.2

招标投标管理2.3

项目合同管理2.1项目采购管理项目采购管理的概念采购的基本任务项目采购管理的要素2.1.1项目采购管理的概念、要素及采购的基本任务项目采购管理的过程项目采购计划的制定2.1.2项目采购管理的过程及采购计划的制定2.1.1项目采购管理的概念、要素及采购的基本任务——项目采购管理的概念项目采购管理是指在项目整个实施过程中，有关项目组织为完成项目可交付成果，而从外部积极寻求和采购项目各种所需资源的管理。项目所需资源基本上分为两大类:产品和服务。产品包括厂房、机器设备、原材料、能源等各种类型的物质;服务包括劳务、咨询设计、管理中介等各种活动。在项目诸多方面的管理中，绝不能忽视对项目采购的管理，要保证项目采购活动同项目施工进度的协调配合，保证项目实施所需的各种物资保质、及时、准确到位，这样可以有力促进项目的成功，反之则有可能发生由于资源延时到位或不符合项目要求而使项目进度受阻或导致项目失败。2.1.1项目采购管理的概念、要素及采购的基本任务——采购的基本任务首要任务是保证本单位所需物料与服务的正常供应。不断改进采购过程及供应商管理过程以提高原材料质量。控制、减少所有与采购相关的成本,包括直接采购成本和间接采购成本。建立可靠、最优的供应配套体系。利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发。建立维护本企业、本公司的良好形象。管理、控制好与采购相关的文件及信息，如程序性文件、作业指导书、供应商调研报告、供应商考核及认可报告、图纸及样品、合同、发票等。2.1.1项目采购管理的概念、要素及采购的基本任务——项目采购管理的要素1.采购什么这一方法所要管理的第一个要素是人们究竟要“采购什么”，即首先要决定项目采购的对象或内容，这包括项目所需采购资源或劳务的名称、内容、规格、特性、要求与方法、用途或使用说明、质量标准和特殊要求等。项目采购的这一要素应该写成规范的书面文件，注明所有项目所需资源和劳务的要求规格、质量和时间等，以便将其作为日后开展项目采购和签订采购合同以及进行合同履约管理的依据。2.何时采购这一方法所要管理的第二个要素是人们何时去采购项目所需的资源和劳务，即项目采购的资源和工作的时间和周期应该如何计划和安排。因为项目采购工作开展得过早会增加项目的库存量和成本，而项目采购工作开展得过迟会因项目库存量不足而造成停工待料或停料待工等问题的产生。3.如何采购这一方法所要管理的第三个要素是如何进行项目采购，这主要是指在项目采购过程中使用何种方式去获得项目所需资源和劳务，以及在项目采购中所用的大政方针和交易合同条件等。这方面的主要管理工作包括确定是否采用分批采购或交货的方式、确定采用何种产品或劳务的供应与物流方式、确定项目采购的资源和劳务的具体交付方式和地点等。4.采购多少这一方法中所要管理的第四个要素是项目采购活动究竟采购多少数量，这是有关项目采购资源和劳务数量的管理。任何项目所需资源和劳务的采购数量一定要适当，因为项目采购的资源和劳务不管是多还是少都会使项目成本上升。2.1.1项目采购管理的概念、要素及采购的基本任务——项目采购管理的要素5.向谁采购这一方法中所要管理的第五个要素是项目所需资源或劳务究竟应该向谁采购，这是有关选择供应商或承包商的项目采购管理问题。现在有许多企业和项目都被这一问题所困扰而找不出很好的解决办法，特别是对于项目劳务或服务的采购对象的评价和选择方面至今仍存在很多需要深入研究的问题。因此，项目资源或劳务的采购工作必须建立合理的项目供应商或承包商的评价标准和选择程序，人们需要依据该标准和程序做出向谁采购的科学决策。6.以何种价格采购这一方法中所要管理的第六个要素是在项目采购中以何种价格采购，这是项目采购中的定价管理问题，即确定以适当价格获得项目所需资源或劳务的管理问题。项目资源或劳务的采购不能无条件地按照最低价格原则进行，必须同时考虑项目资源或劳务采购的质量和交货期等要素。项目资源或劳务的采购应该在既定的质量、交货期限和其他交易条件下寻找最低的采购合同价格，这就是所谓的“合理低价”而不是“最低价”的项目采购方法。2.1.2项目采购管理的过程及采购计划的制定——项目采购管理的过程1.项目采购和采购工作的计划安排

为满足项目的需要就必须根据项目集成计划和资源需求,确定出项目在什么时间需要采购什么产品、怎么采购这些产品,并据此编制出详细可行的项目采购计划。项目采购计划是项目采购管理的核心文件,是项目采购管理的根本依据之一。同时,为保证能够按时、按质、按量获得各种货物或劳务,人们还必须制定出项目采购工作的计划。这是有关项目何时开展所需货物或劳务产品的询价、订货、签订合同等工作的具体计划,它是确保项目采购能够按时、按质、按量和在需要的时候到位的一种管理安排。2.项目采购合同的计划与安排

这是计划和安排以及准备各种项目合同订立所需各种文件,以便为后续的项目合同采购的投标邀请提供支持和为进一步的合同卖方选择工作提供支持。这包括三项工作:其一是各种用于确定项目采购提案的文件;其二是用于采购合同评价的规范;其三是项目合同工作的说明。3.项目采购的询价与工作

这是项目组织为获得各种资源所开展的采购工作的最重要步骤,这包括在项目所需商品资源的采购中搜寻市场行情,获得项目所需资源报价,以及项目各种劳务或服务资源的招投标等。这一项目采购工作的根本目的是获得项目所需资源的供应商和承包商给出的各种信息、要求、报价单、投标书等文件,所以凡属于这方面的采购工作都属于这个范畴。这一采购工作的主要作用是获得项目所需资源的卖方所提供的报价和提案等文件和信息。4.选择项目承包商和供应商

这是在项目采购过程中,人们在获得多个项目供应商或分包商的报价等相关信息之后,必须按照一定的项目承包商和供应商选择评价标准或规范,从所有的候选项目供应商或承包商中选定自己要签约的项目供应商或承包商,然后就可以进行项目采购合同洽谈和订立,以便最终购买其货物或劳务的一项具体工作。通常,这种项目承包商或供应商的选择需要从四个方面综合考虑项目承包商或供应商的投标和报价:一是项目采购标的的情况;二是项目采购标的的价格;三是项目采购标的的质量;四是项目采购标的的交货期。2.1.2项目采购管理的过程及采购计划的制定——项目采购管理的过程5.项目合同的签约和管理这包括与选定的项目承包商或供应商完成具体项目采购合同的谈判和正式签约工作,以及在项目合同签订以后所开展的项目采购合同履约管理和对承包商的评价工作。这是项目采购中的买方与卖方之间基于合同关系的管理工作,主要是对于卖方在项目供应合同的履约过程的评价工作和对于买方的项目采购付款活动的管理工作。同时,项目合同采购买卖双方的信用管理也同样是项目采购合同管理的范畴,这包括项目履约保证金、付款保证金和质量保证金等,这也是对于项目采购合同的一种管理方法。6.项目合同的终结管理这是在项目采购合同全部履行完成前,或者是某项合同因故中断与终止前所开展的各种项目采购合同结算或决算工作,以及各种项目采购所涉及的各种产权和所有权的交接和交换的过程。项目合同的终结管理通常包括项目管理终结和项目合同终结两项工作,项目管理终结是指卖方所开展的一系列关于项目采购合同条款实际履行情况的总结、验证和审计等方面的管理工作,项目合同终结则是项目采购买卖双方所开展的一系列项目文件、实物和所有权等交接和管理工作,即项目采购责任和义务的终结工作。2.1.2项目采购管理的过程及采购计划的制定——项目采购计划的制定1、项目采购计划的制定内容项目采购计划是项目采购管理中第一位的和最重要的工作。一般地讲，项目采购计划的制定是指：从识别项目组织需要从外部采购哪些产品和劳务开始，然后制定出能够最好地满足项目需求的采购工作计划安排的管理过程。2.1.2项目采购管理的过程及采购计划的制定——项目采购计划的制定2、制定项目采购计划所需的信息（1）项目的范围信息。（2）项目产出物的信息。（3）项目资源需求信息。（4）市场条件。（5）其他的项目管理计划。（6）约束条件与假设前提。2.2招标投标管理供应商审核招投标的方式

2.2.1供应商审核、招投标的方式组建招标工作团队和准备招标文件发布招标公告或邀请和开展资格审查发放项目招标文件和召开项目标前会议项目的开标和评标阶段的工作项目的决标与签约阶段工作2.2.2招投标的程序招标文件的撰写招标文件的审核2.2.3招标文件的撰写与审核2.2.1供应商审核、招投标的方式——供应商审核1、供应商审核的目的供应商审核是供应商管理中的必要环节。是了解供应商优缺点、控制供应过程、促进供应商改善的有效手段，也是降低经营风险、保障持续供应的重要依据。2.2.1供应商审核、招投标的方式——供应商审核2、供应商评审的种类、层次与方法供应商评审的种类包括在供应商认可前开展的供应商评审、供应商质量体系审核、供应商表现的绩效考评等。供应商评审的层次产品层次：主要是确认、改进供应商的产品质量，含正式供应前的产品或样品认可以及供货过程中的来料质量检查；工艺过程层次：包括供应商审核时工艺过程的评审，也包括供应过程中因质量不稳定而进行的供应商现场工艺确认与调整；质量保证体系层次：就供应商的整个质量体系和过程、参照ISO9000标准或其它质量体系标准而进行的审核；公司层次：这是供应商审核的最高层次，它不仅要考察供应商的质量体系，还要审核供应商的经营管理水平、财务与成本控制、计划制造系统、设计工程能力等各主要企业管理过程。供应商评审的方法主观法，是指根据个人的印象和经验对供应商进行评判，评判的依据十分笼统。客观法，是依据事先制定的标准或准则对供应商情况进行量化考核、审定，包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。2.2.1供应商审核、招投标的方式——供应商审核（1）市场调研，搜集供应商信息供应商审核是在对供应市场进行调研分析的基础上进行的。在市场调研阶段，主要应该从供应商的市场分布，采购物品的质量、价格，供应商的生产规模等方面收集供应商的情况。（2）确定供应商审核的主要指标不同的供应商，其审核的指标也不同，因此应该针对供应商的实际情况和本单位所采购物品的特性，对所要审核的供应商制定具体的审核指标。

（3）成立供应商审核小组对供应商的审核应视不同的采购物品成立相应的审核小组。对于一些标准品及金额比较低的物品，可以用采购人员自行决定的方式，由采购人员组成审核小组。（4）综合评分针对每个审核项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的分数，审核小组决定了供应的审核内容及权重后，可根据供应商反馈的调查表及实地调查的资料，编制出供应商的资格评分表。３、供应商审核程序2.2.1供应商审核、招投标的方式——供应商审核４、供应商评审的内容由于供应商自身条件的差别，必须有客观的评分的项目作为选拔合格供应商的依据。因此，供应商审核应该制定详细的审核内容，通常包括以下各项。(1)供应商的经营状况。主要包括供应商经营的历史、负责人的资历、注册资本金额、员工人数、完工纪录及绩效、主要的客户、财务状况。(2)供应商的生产能力。主要包括供应商的生产设备是否先进，生产能力是否已充分利用，厂房的空间距离，以及生产作业的人力是否充足。(3)技术能力。主要包括供应商的技术是自行开发还是从外引进，有无与国际知名技术开发机构的合作，现有产品或试制品的技术评估，产品的开发周期，技术人员的数量及受教育程度等。(4)管理制度。主要包括生产流程是否顺畅合理，产出效率如何，物料控制是否电脑化，生产计划是否经常改变，采购作业是否对成本计算提供良好的基础。(5)质量管理。主要包括质量管理方针、政策，质量管理制度的执行及落实情况，有无质量管理制度手册，有无质量保证的作业方案，有无年度质量检验的目标等。2.2.1供应商审核、招投标的方式——招投标的方式项目公开招投标的方式。公开招投标需要在媒体上发布公开招标通告，以便对有意向且符合投标条件的供应商可在规定时间内提交投标书并参加投标。项目邀请招标的方式。非国有资金项目多数可以使用这种招投标的方式，根据自己掌握的信息去邀请三家以上的供应商或承包商进行投标。实际上许多企业根据此前的合作都有自己所青睐的供应商或承包商的清单，清单中有以前交易过的或经人推荐来的供应商或承包商的能力和信誉等方面的信息。项目直接发包的方式。当项目所需服务或劳务有三种情况的时候，人们就可以使用直接发包的方式和方法进行项目所需服务或劳务的采购：其一是项目必须严格保密，第二是项目所需服务或劳务的供应商很少（不足三家），第三是项目采购时间十分有限而无法使用公开和邀请招标。另外，国家建筑业十三五发展规划甚至规定民营企业可以自行决定使用何种招投标方式，包括直接发包的方式。2.2.2招投标的程序——组建招标工作团队和准备招标文件此时需要有专门招标资质的单位（包括有资质的项目业主）去组建负责项目所需服务或劳务的招投标（也叫承发包）工作团队。项目招投标这阶段的主要工作是准备项目招标的各种文件，包括项目招标公告（媒体上发布用的）、项目招标书（供投标者购买或获得用）项目投标者的评选标准和要求文件等。2.2.2招投标的程序——发布招标公告或邀请和开展资格审查项目招标工作团队组建好后就可以发布招标公告或招标邀请了，这也必须按照国家法律规定进行，包括发布公告的媒体和邀请招标对象的个数等都符合法律的规定。然后，项目招标工作团队要对投标的承包商或供应商进行资质审查，并向经审查合格者发放招标文件。这种审查主要内容有投标者法人地位、资产财务状况、人员素质技术水平和能力、经济生产能力、企业财务与信誉和以往的交易业绩等。2.2.2招投标的程序——发放项目招标文件和召开项目标前会议项目投标方可根据项目招标文件去准备他们的投标文件，而项目招标方则应组织好投标方的现场勘察和文件答疑。这种勘察和文件答疑是一种标前会议，是为给所有投标者提供的有关项目需求和招标问题的答疑与说明会，以确保所有投标者对于项目承发包的内容、技术要求和合同要求等有清楚和统一的理解。在这种会议上，投标者的提问和招标方的解答合理部分可以作为修正条款写入项目招标文件。2.2.2招投标的程序——项目的开标和评标阶段的工作第一项工作是开标活动。这是按照招标公告中事先确定的时间、地点去由项目评标委员会和投标方代表等，在公证人员监督下将密封的项目投标文件当众启封并公开宣读报价和记录在案等项活动。第二项工作是项目投标的初审和询标。主要的询问和审查内容包括：项目投标文件是否符合要求，项目投标文件中的各种资料和文件是否齐全，项目投标报价的计算是否合理，项目投标中有无不可接受的附加条件，对不符合项目招标要求的投标文件应作为废标处理。这在国际上也被称为项目招投标的澄清会议。第三项工作是评标。这是指由项目评标委员会按照既定的评价原则对合格的项目投标文件从技术方法、商业价格以及法律规范等方面分别做出相应的评价。最终评标应选定２～３家较好的投标者作为下一步的项目决标使用。2.2.2招投标的程序——项目的决标与签约阶段工作第一是项目的决标工作。国际上多数使用“有管理的低价中标＂决标原则，中国现行的招投标办法也是如此。这项工作一般要在规定期限内完成，多数国家规定从项目开标到确定项目中标单位不超过30日。第二是项目的授标与签约工作，包括向项目中标人发中标通知书的工作，及随后的招投标双方开展的平等协商和谈判签约工作。按照相关法律的规定，项目评标委员会确定项目中标单位后两日内发出项目中标通知书，并在随后的１５日内与项目中标单位谈判和签订项目所需服务或劳务的采购合同。如果项目中标人逾期不签约或拒签，项目招标人有权没收其项目投标保证金以补偿自己的损失，并顺延向第二顺位项目中标人授标。对未中标的投标人应由招标者收回项目承包商买走的项目招标文件和退还他们预交的项目投标保证金。至此，项目所需服务或劳务采购工作就全部结束了，项目所需服务或劳务的买方通过招投标选择了合适的项目所需服务或劳务的卖方。需要特别说明的是，由于项目招投标中涉及诸多法律问题，而各国所使用的招投标法律又不尽相同，跨国项目必须考虑双方国家的法律规定。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的撰写１、招标文件的内容招标文件又称标书，招标文件应该详细说明：投标注意事项；合同的通用条款和专用条款；项目采购的对象、数量、规格、性能要求；投标方资格审查资料；投标书的格式内容及补充说明资料；招投标双方签订合同或协议的格式、履约保证金格式、预付款保函以及招投标双方的权利义务关系。招标文件既是投标方进行投标的依据，也是招标方进行评标的依据，同时还是招投标双方最终签订合同或协议的主要条款和内容。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的撰写标底又称底价，是招标人对招标项目所需费用的自我测算的期望值，它是评定投标价的合理性、可行性的重要依据，也是衡量招投标活动经济效果的依据。标底应具有合理性、公正性、真实性和可行性。影响标底的因素很多，在编制时要充分考虑投资项目的规模大小、技术难易、市场条件、时间要求、价格差异、质量等级要求等因素。从全局出发，兼顾国家、项目组织和投标单位三者的利益。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的撰写标底的构成包括三部分：项目采购成本、投标者合理利润、风险系数。标底直接关系到招标人的经济利益和投标者的中标率，应在合同签订前严加保密。如有泄密情况，应对责任者严肃处理，直到追究其法律责任。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的撰写2、招标文件的作用招标文件是招标人向投标人提供的为指导投标工作所必需的文件。招标文件的作用在于：告知投标人所有的要约邀请要件；阐明需要采购的货物工程、服务项目的性质，并说明采购项目的技术要求、标准和规范；告知评标办法及中标条件；编制投标文件的要求指导投标者送交投标书的程序等。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的审核1、招标文件审核的目的与原则审核招标文件的目的是确保招标文件内容完整、准确、合规，并体现公平、公正、公开的原则。在审核过程中，应遵循以下原则：（1）合规性原则：招标文件应符合国家法律法规、行业规范及招标人内部制度的要求，不得存在违法违规的内容。（2）完整性原则：招标文件应包含所有必要的章节、条款和附件，确保内容的完整性。（3）公平性原则：招标文件应对所有潜在投标人公平、公正，不得存在歧视性、倾向性条款或要求。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的审核2、招标文件审核的要点在审核招标文件时，应关注以下要点：（1）招标项目概述：审核项目背景、目的、范围、预算等是否清晰明确，是否符合项目实际需求。（2）技术规格与要求：审核技术规格、性能指标、质量标准等是否详细、准确，是否符合项目的技术要求。（3）合同条款与格式：审核合同条款是否完整、合理，包括付款方式、履约保证、验收标准等；同时，检查投标文件格式及内容要求是否明确、规范。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的审核（4）评标办法与标准：审核评标办法和标准是否公开、公平、公正，能否确保选出最符合项目需求的投标人。（5）其他事项：审核招标文件中的其他事项，如投标截止时间、开标地点、保密要求等是否合理、明确。2.2.3招标文件的撰写与审核——招标文件的审核3、招标文件审核的步骤招标文件审核的步骤一般如下：（1）初步审查：对招标文件进行初步审查，了解整体内容和结构，确保基本符合规范。（2）详细审查：对招标文件的各个章节、条款进行逐项审查，确保内容完整、准确、合规。（3）问题汇总与反馈：将审核过程中发现的问题进行汇总，并及时向招标人或相关部门反馈，以便进行修改和完善。（4）最终确认：在招标文件修改完善后，进行最终确认，确保招标文件符合项目要求，可以正式发布。2.3项目合同管理项目采购合同自身方面的信息项目采购合同履约方面的信息项目采购方对合同履约的支付管理项目采购合同变更请求信息项目供应商或承包商工作进展信息2.3.1合同管理所需信息项目合同的变更管理项目履约绩效的评价与报告项目采购合同履约的监督与管理项目履约支付方面的系统管理项目合同纠纷的管理项目履约档案的管理2.3.2采购合同管理的内容项目管理终结与项目合同终结工作的依据项目的管理终结工作项目的合同终结工作2.3.1合同终结管理2.3.1合同管理所需信息(1)项目采购合同自身方面的信息。项目采购合同自身方面的信息包括项目所需资源采购合同和项目所需服务或劳务采购合同的信息。(2)项目采购合同履约方面的信息。这是项目供应商或承包商提供项目所需资源或所需服务或劳务的履约实际情况信息,是关于项目供应商或承包商究竟已经交付了哪些项目所需资源或所需服务或劳务等信息,项目采购方需要根据这些信息监控供应商或承包商的合同履行活动。2.3.1合同管理所需信息(3)项目采购方对合同履约的支付管理。项目所需资源或所需服务或劳务的采购方必须及时向项目承包商或供应商支付采购合同价款,而这方面的项目采购支付记录也是项目合同履约管理的直接依据。(4)项目采购合同变更请求信息。在项目实施过程中人们会对项目所需资源或所需服务或劳务的采购合同进行变更,这可能由各种原因造成的。(5)项目供应商或承包商工作进展信息。项目供应商或承包商在提供项目所需资源或提供所需服务或劳务以后,必须及时向项目采购方提交发货单或完工单,以便对已完成的供货或服务或劳务请求付款。2.3.2采购合同管理的内容1、项目合同的变更管理。在项目采购合同的实施过程中可能出现由于项目采购合同双方的因素,或其他一些因素而需要对合同条款进行变更的情况,如不可抗力事件的发生会导致项目合同变更和第三方的原因所导致的合同变更等。2、项目履约绩效的评价与报告。项目合同管理还要对项目供应商或承包商的工作进行跟踪评价,这也被称为项目所需资源和服务或劳务供应的绩效报告管理。由此所产生的项目所需资源或服务或劳务的供应绩效报告书会为项目采购管理者提供有关项目供应商或承包商履行合同的实际情况和相关信息,然后他们可根据这些信息对项目供应商或承包商开展必要的项目价款支付工作。2.3.2采购合同管理的内容3、项目采购合同履约的监督与管理。项目合同管理的主要内容是为实现项目采购计划而开展的项目合同实施情况的管理工作,项目所需资源或服务或劳务的采购者应该根据项目合同的规定实时监督和控制供应商或承包商的所需资源与服务或劳务的提供工作。4、项目履约支付方面的系统管理。有关向项目供应商或承包商进行合同支付的管理也是项目合同履约管理的一个重要内容。这方面的管理包括由项目采购者对项目供应商或承包商的履约评价和认可以及相应的货款支付的控制工作。2.3.2采购合同管理的内容5、项目合同纠纷的管理。在实际的项目合同管理中经常会出现项目采购双方的争议和经济纠纷,所以对此也必须开展必要的管理工作。6、项目履约档案的管理。在项目合同管理的