2024年建筑公司档案管理制度样本（2篇）

2024年建筑公司档案管理制度样本建筑公司档案管理规定1.总则1.1制定本规定旨在规范建筑公司的档案管理，以确保档案的安全、完整、准确和可访问性。1.2本规定适用于建筑公司的所有档案管理工作，并适用于公司内部所有相关单位。1.3规定内容涵盖档案的分类、归档、检索、借阅、销毁等环节的详细规定。2.档案分类2.1根据公司的业务特性与管理需求，档案分为以下类别：2.1.1项目档案：包括建筑项目的计划、设计、施工、验收等相关文件。2.1.2经营档案：涵盖公司的经营管理活动，如合同、财务、人力资源文件。2.1.3行政档案：涉及公司的行政管理活动，如规章制度、会议纪要、报告文件等。2.1.4人事档案：记录公司员工的人事信息，包括招聘、培训、考核等相关文件。2.2档案应按分类进行编号、标识，并有序归档，以利于管理和检索。3.档案归档3.1归档流程：3.1.1档案管理员负责对新产生的档案进行编号和标识。3.1.2将编号和标识的档案按分类放入相应的卷册或盒中。3.1.3填写档案归档信息表，包括档案编号、标识、归档日期等信息。3.1.4将归档的档案存入档案库，按编号和标识进行有序管理。3.2归档要求：3.2.1档案应有序归档，确保易于查找和管理。3.2.2归档前需对档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。3.2.3归档时注意保持档案完整，防止遗失、破损和篡改。3.2.4归档后建立索引和目录，便于检索。4.档案检索4.1档案检索旨在根据需求找到特定档案，供相关部门和人员使用。4.2检索流程：4.2.1用户填写检索申请表，包括档案名称、编号、需求等信息。4.2.2档案管理员审批申请，确认其合理性与有效性。4.2.3档案管理员在档案库中找到相应档案，供用户使用。4.2.4记录使用情况：档案管理员在使用记录表中填写相关信息。5.档案借阅5.1档案借阅旨在完成工作任务或满足信息需求。5.2借阅流程：5.2.1用户填写借阅申请表，包括档案名称、编号、借阅目的等。5.2.2档案管理员审批申请，确认其合理性与有效性。5.2.3档案管理员提供档案，记录借阅信息。5.2.4用户使用完毕后，应及时归还档案，填写归还确认表。6.档案销毁6.1档案销毁针对失去使用价值和保存价值的档案。6.2档案销毁应遵循公司规定和法律法规，由专人操作。6.3档案销毁需填写销毁记录表，经相关部门和人员确认。7.档案安全保密7.1档案管理员应对档案安全负责，确保保密性和完整性。7.2采取适当措施保管档案，如安全柜存储、定期备份、防火防潮等。7.3传递和使用档案应遵守保密制度，禁止私自复制和外借。8.其他条款8.1公司各部门和员工应严格遵守本规定，承担相应责任。8.2本规定解释权归建筑公司所有，可根据需要修订和补充。8.3本规定自发布之日起生效，有效期两年，到期后需进行评估和更新。2024年建筑公司档案管理制度样本（二）建筑公司档案管理制度一、总则为规范建筑公司档案管理工作，保障档案的安全性、完整性和可查询性，提升档案管理效率与服务水平，特制定本《建筑公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。二、适用范围本制度适用于建筑公司内部所有部门及员工，包括但不限于档案管理部门、项目部门、行政部门等。三、档案管理的基本原则1.系统性原则：建筑公司档案管理应构成系统性工作，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节，确保各环节流程合理、有序。2.规范性原则：档案管理须遵循相关法律法规及公司既定政策、制度，确保档案管理的合规性和规范性。3.安全性原则：采取有效措施防范火灾、水灾、盗窃等事故，保障档案的安全性，确保档案的完整性和可用性。4.便捷性原则：提供便捷高效的档案管理服务，满足各部门及员工对档案信息的需求，确保档案易于查询和利用。四、档案管理的职责与权限1.档案管理部门：负责组织、协调和监督建筑公司的档案管理工作。制定并修订档案管理的相关制度和规范，确保档案管理的规范性和系统性。对各部门档案管理工作进行指导和培训，提供技术支持和咨询服务。负责档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。专责保密档案、重要档案及历史文献档案的管理。2.各部门：配合档案管理部门完成档案管理工作。负责本部门档案的收集、整理和归档，确保档案的完整性和及时性。依据档案管理制度和规范进行档案的利用和借阅，保障档案信息的安全和准确性。及时上报重要档案和历史文献档案，配合档案管理部门的工作。五、档案管理的基本流程1.档案收集：各部门负责收集并整理本部门产生的档案，依据档案管理部门的要求进行分类和编号。2.档案整理：档案管理部门对收集到的档案进行分类、归档和编目，确保档案整齐有序且便于查询。3.档案保管：建立和维护档案库房，制定安全措施如防火、防水等，确保档案的安全性和完整性。4.档案利用：各部门及员工根据自身需求向档案管理部门提出利用申请，经审批后进行借阅和利用，确保档案的安全和准确性。5.档案销毁：按照相关规定和程序销毁不再需要保留的档案，确保档案信息的安全和保密性。六、档案管理的监督与考核1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估，并向领导汇报档案管理情况。2.建筑公司建立档案管理考核制度，对档案管理工作进行评分和奖惩，以激励各部门及员工积极参与档案管理工作。七、档案管理的保密措施1.对涉密档案采取必要的保密措施，确保档案信息的安全和保密性。2.员工在档案管理工作中须严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。3.