行政办公自动化管理制度

行政办公自动化管理制度第一章总则第一条为了提高企业行政办公效率，推动信息化建设，规范行政办公流程，订立本制度。第二条本制度适用于公司全部部门和员工，任何部门和员工都应严格遵守本制度的规定。第三条公司行政办公自动化系统是指通过计算机和相关软件，实现办公流程自动化、信息共享和办公效率提升的系统。第四条公司行政办公自动化系统应包含办公软件、电子邮件、电子公文管理系统、电子归档管理系统等。第二章办公软件使用管理第五条公司办公软件应由信息技术部门负责安装、升级和维护，用户需依照相关规定进行使用。第六条使用办公软件时，员工应确保操作规范、合法合规，并注意保护软件的安全与稳定。第七条使用办公软件时，员工应遵守公司知识产权保护政策，不得非法复制或传播软件。第八条员工使用办公软件须遵守商业秘密保护规定，不得泄露公司机密或客户信息。第九条办公软件使用过程中，员工应合理使用硬盘空间，不得滥用资源。第十条员工在离职或岗位更改时，应及时归还、注销相关办公软件权限，不得擅自保存或传递给他人。第三章电子邮件使用管理第十一条公司电子邮件系统由信息技术部门负责管理，员工需使用公司专属邮箱进行邮件往来。第十二条使用公司电子邮件时，员工应供应真实有效的信息，不得伪造发送者身份。第十三条员工在处理公司电子邮件时，应保持邮件内容的保密性，不得将机密信息发送给非授权人员。第十四条员工在使用公司电子邮件时，应遵守相关法律法规，在邮件中不得传播淫秽、暴力、恐怖信息等违法内容。第十五条公司电子邮件系统的存储空间有限，员工应定期清理邮箱，不得滥发垃圾邮件。第十六条员工在离职或岗位更改时，应将邮箱数据进行备份，并及时通知信息技术部门进行注销处理。第四章电子公文管理系统使用管理第十七条公司电子公文管理系统用于管理、归档和共享公文，应由相关部门负责维护。第十八条员工在使用电子公文管理系统时，应严格依照规定的流程进行操作，确保公文的真实性和完整性。第十九条员工在创建、修改和审批公文时，应重视文档格式的统一和规范，确保公文的美观和易读性。第二十条员工在使用电子公文管理系统时，需保护公文的机密性，不得擅自复制、传播或窜改公文。第二十一条员工在离职或岗位更改时，应将本身负责的公文进行交接，并确保公文的归档工作。第五章电子归档管理系统使用管理第二十二条公司电子归档管理系统用于对各类文档和文件进行归档和存储，应由相关部门负责管理。第二十三条员工在使用电子归档管理系统时，应依照规定的权限进行操作，不得越级访问或修改他人文件。第二十四条员工创建、上传和管理文件时，应重视文件的分类、命名和版本管理，确保文件的易查找性和可追溯性。第二十五条员工在使用电子归档管理系统时，应定期清理废弃文件，不得滥用存储空间。第二十六条员工在离职或岗位更改时，应将本身负责的文件进行交接，并确保文件的安全和完整性。第六章附则第二十七条对于违反本制度的员工，将依据公司相关规定予以纪律处分，情节严重的将追究法律责任。第二十八条本制度可依据实际需要进行调整和增补，任何修改或增补均需经过公司管理层审批。第二十九条本制度自