《商务英语函电》课件-Module 1 商务信函的结构和格式

BusinessCorrespondences外贸英语函电Unit1StructuresandStylesofBusinessLetter-writing

商务信函的结构和格式Introductiontothecourse1、StructureofBusinessLetter

商务信函的结构2、LayoutofBusinessLetter商务信函的格式3、GoldenRulesofWritingBusinessLetter商务信函写作遵循的原则StructuresofaBusinessLetter商务信函的结构EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信头2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation 称呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 结尾敬语7.Thesignature 落款/签名8.Theattentionline 具体收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案号11.Theenclosure 附件12.Thecarboncopynotation 抄送13.Thepostscript 附言OptionalParts附加部分Letterhead信头Generally,aletterheadwillincludethecompanylogo,company'sname,address,telephonenumber,faxnumberandemailaddress,andthewebaddressifavailable.信头一般可印在信纸的左上角、右上角或者在信纸的中央。MessrsWilliamsCompany36TowerStreetToronto4,CanadaDate日期日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。注意事项：（1）年份必须全部写出。（2）月份要写英文名称，可以用缩写。（3）日期可以用序数词或基数词。（4）月份和日期之间不要用标点，但年份前要加逗号。（5）日期切忌全部用数字表示。11/12/20--Jane3,20142ndMarch,2014Nov.30,201410thApril2004(英式英语)April10，2004(美式英语)InsideAddress封内地址Alwaysincludetherecipient'sname,addressandpostalcode.Addjobtitleifappropriate.信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。(或大约位于信头下面2-4行处，打在左边。)书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行：写上封内地址的益处：

1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误；

2）收信人读信时可以相互对照；

3）便于查阅。Salutation称呼称呼写在信内地址下面空两行处。英语中一般有四种对人的称谓，即：Mr./Ms./Mrs./Miss,我们在称呼时通常用对方的姓。比如：JamesBrown，其中James是名(givenname/Christianname/firstname)，Brown是姓(surname/familyname/lastname)。常见的正式称呼有：DearMr.Smith(未婚或已婚都可以)，DearMrs.Smith(已婚)，DearMissBrown(未婚)，DearMs.White(未婚或已婚都可以)。如果不知道对方姓名：DearSirorMadam，DearSir或者DearMadam。如果收信人是一家公司：通常用DearSirs，也可以用Gentlemen。Bodyofaletter信函的正文Thebodyofabusinesslettertypicallycontainsthreeparagraphs:1.OpeningSentence开头语（introductoryparagraph）

2.Body主体（oneormorebodyparagraphs）3.Closingsentences（concludingparagraph）Bodyofaletter信函的正文信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原则”。

Thebodyofabusinesslettertypicallycontainsthreeparagraphs:1.OpeningSentence开头语（introductoryparagraph）

2.Body主体（oneormorebodyparagraphs）3.Closingsentences（concludingparagraph）正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。

注意：需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。如：Mr.JohnSmith,Page2,June3,2005ComplimentaryClose结尾敬语信尾敬语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中文信函中的“谨上”、“敬启”等。（注意，只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一行处。）位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右。常用的有：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards；更亲切一点的有：Cordially,Cordiallyyours；再正式一些的有：Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。Formal：Truly/Sincerely/Faithfully/Respectfullyyours,Yourstruly/sincerely/faithfully/respectfully,Informal：Bestregards,Cordially,Cordiallyyours,Signature签名

签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称例如：Yourstruly,GeneralTradingCo.（Signature）JohnSmithSalesManagerAttentionLine经办人姓名表示的是承办本信件的具体个人或部门1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing4.ATTN:Mr.IversonSubjectline事由事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。位置：1.写在称呼下面、信的中间位置；2.齐头式靠左，缩格式居中；3.常要加下划线。例如：Subject：Men’sBicyclesRe：SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.：Reference：Enclosure附件假如信封内除信函外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时，注明Enclosure或Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures.说明。位置：落款之下，左对齐例如：Enclosures3:1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReferenceCarbonCopyNotation抄送发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，例如：C.C.:TheBankofChinaCopiesto:directorsC.C.to:CEOCopyto:SalesManagerCarbonCopyNotation抄送位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被抄送Blindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@10.OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6.Yourstruly,7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例组成部分分项示例1.

ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@2.Date:15thNovember,20--信头日期3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England收信人名称和地址8.Attention:ImportDept.具体收信人4.DearSirs,称呼9.AquaticProducts事由5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)信文结尾敬语落款10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice抄送13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.案号附件附言EnvelopeAddressing信封格式寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.China

OverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsＳＴＡＭＰ注意事项：（1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。（2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。（3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。（4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：如无法投递，请退交XXX。写信人在上，收信人在下信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐缩格式举例收信人名称地址：逐行右缩写信人名称地址齐头式举例收信人名称地址：左端对齐写信人名称地址LayoutofE-mails电子邮件格式外发的邮件收件人被抄送人被暗抄人事由主体部分添加附件处接收的邮件发件人被抄送人收件人事由日期附件主体部分TheLayoutofaBusinessLetter（英文商务信函的格式）商务信函要达到良好的沟通效果，一方面要撰写恰如其分的句子和段落，另一方面还必须运用恰当有效的信函格式。英文商务信函有三种常用的格式：缩进式（theindentedform），齐头式（theblockform）和简易式、混合式(Simplified/Mixedform)。TheLayoutofaBusinessLetter1.

IndentedStyle缩进式Themainfeatureinthisstyleisthateachlineofthe“InsideNameandAddress”shouldbeindented4-6spaces.2.BlockStyle齐头式

Everylineintheblockstylebeginsattheveryleftmargin.3.Simplified/Mixedform简易式、混合式

Simplifiedformissomewhatlikefullblockform.Butsomepartsareomitted,suchassalutationandcomplimentaryclose.(无称呼，无结束语，突出主题)IndentedFormat:

LetterheadDate:___________InsideAddress___________________________Salutation:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ComplimentaryClose,SignatureBodyABCTradingCo.188NewtonPlace,Norfolk,NG29OPATel:0134556792Fax:01345438923Ref.No.March15,2002ChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaiBranchShanghaiChinaGentlemen:

OrderNo.789forToolsThisistoinformyouthatMr.E.Edwards,presidentofPaulaInc.resignedfromthatcompanyandestablishedanewcompanyunderthenameofAllenInc.Wearepleasedtoplacewithyouourfirsttrialorderasenclosed,which,wehopewouldleadtogoodbusinessrelationsbetweenourtwocompanies.PleasefaxyoursalesconfirmationwithnetpricesinCIFLosAngelesbasis.Furthermore,pleasesendusyourcataloguesunderourtrialorder.YoursSincerely,AllenInc.JamesSmithEncl.IndentedStyle(缩进式的样信)FullBlockFormat:

LetterheadDate:____________

InsideAddress__________________________________

Salutation:

__________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ComplimentaryClose,SignatureBodySemi-blockFormat:Letterhead

Date:____________

InsideAddress____________________________

Salutation:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ComplimentaryClose,Signature

BodyBlockStyleABCTradingCo.188NewtonPlace,Norfolk,NG29OPATel:0134556792Fax:01345438923Ref.No.March15,2002ChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaiBranchShanghaiChinaRE:OrderNo.789forToolsGentlemen:

ThisistoinformyouthatMr.E.Edwards,presidentofPaulaInc.resignedfromthatcompanyandestablishedanewcompanyunderthenameofAllenInc.Wearepleasedtoplacewithyouourfirsttrialorderasenclosed,which,wehopewouldleadtogoodbusinessrelationsbetweenourtwocompanies.PleasefaxyoursalesconfirmationwithnetpricesinCIFLosAngelesbasis.Furthermore,pleasesendusyourcataloguesunderourtrialorder.YoursSincerely,AllenInc.

JamesSmithEncl.SimplifiedFormLetterhead

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ComplimentaryClose,

SignatureInsideAddress____________________________

Salutation:Date:___________BodySimplifiedFormABCTradingCo.188NewtonPlaceNorfolkNG29OPATel:0134556792Fax:01345438923June13,2002Ref.No.ChinaNationalImport&ExportCorp.ShanghaiBranchShanghaiChinaDearSirorMadam,Sub:OrderNo.789forToolsThisistoinformyouthatMr.E.Edwards,presidentofPaulaInc.resignedfromthatcompanyandestablishedanewcompanyunderthenameofAllenInc.Wearepleasedtoplacewithyouourfirsttrialorderasenclosed,which,wehopewouldleadtogoodbusinessrelationsbetweenourtwocompanies.PleasefaxyoursalesconfirmationwithnetpricesinCIFLosAngelesbasis.Furthermore,pleasesendusyourcataloguesunderourtrialorder.Bestregards，MaryDavies

MaryDavies

Encl.c.c.:FloraLopezSummary

Inthischapter,wehavelearntthelayout(sevenprinciplepartsandsixoptionalparts)inabusinessletter.Weshouldatleastrememberthesevenprinciplepartsandsomeusefulandcommonoptionalparts.Weshouldalsorecitetheformatofbusinessletters.Theserulesandprinciplesarecrucialinthebusinessletters,becauseitshowsyourattitudeandabilitytodobusinesscarefullyandsuccessfully.AssignmentsArrangethefollowinginproperformastheyshouldbesetoutinaletter.UsetheBlockStyle,andthenaddresstheenvelopeaccordingly.Seller:RoyalGrosvenorPorcelainCompanyLtd.Address:GrosvenorHouse,RenfrewRoad,OakleyStaffordshireOA79AHTel:(743069)60591/2/3Buyer:ColourfloorCo.Ltd.Address:238WiltonRoad,AxminsterAXzASDate:March5,2007Subject:porcelainThemessage:TheletteriswrittenbythesellerCasestudyTask:Lookatthefollowingpage.ThisisthetoppartofabusinessletterfromaFrenchcompany.Decidewhenyouwouldusethesesalutations,insteadof“DearMr.Brown”.DearJames,DearSirs,DearMadams,DearSirorMadams.CasestudySunshineFlavoursLTD.SunriseTechnologyPark,EastHarborDriveLyonAS126KM,FranceTelephone03793832223Fax333703835550Nov14,2007Mr.JamesBrownMarketingDirectorBrownIndustriesInc.546ParkAvenueIL43301Washington,USADearMr.Brown,Thankyouforyourletterof11November,suggestingameetinginDecember.ThemostconvenientdatesfromourpointofviewareDecember6thorDecember7th.Exercises1Arrangethefollowinginformationinaproperformastheyshouldbesetoutinaletter.Sender’sname:BeijingITTHardwareProductsImp&ExpCorp.Sender’saddress:82DongAnMenStreetSender’stelephonenumber:86ender’semail:davy_qi@Date:April25,20--Receiver’sname:CompaqComputersReceiver’saddress:20555SH249,HoustonTX77070,USAAttentionofMarketingDepartmentIISalutation:DearSirsSubject:KeyBoardsThemessage:Thanksforyourofferfor“Compaq”BrandKeyBoards.Wefeelregretfulthatourbuyersfindyourpricealittlehigh.Ifa10%reductioncanbereached,wecanassureyouthatsubstantialbusinesswillmaterialize.Welookforwardtoreceivingyourkindcomments.Complimentaryclose:Yoursfaithfully2Addressanenvelopefortheaboveletter.WaysofcommunicationTelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelexWarmingup日期Date封内地址InsideAddress称呼Salutation正文Body结尾敬语ComplimentaryClose签名SignatureLayoutofBusinessLetter1.信头letterHead2.日期Date3.封内地址InsideAddress4.称呼Salutation5.

正文Body6.结尾敬语ComplimentaryClose7.签名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea参考号Ref.No.b经办人AttentionLinec抄送CarbonCopyBlockFormat齐头式Theblockformatisthesimplestformat;allofthewritingisflushagainsttheleftmargin.FormatTheindentedformat(缩进式）Alsothefirstlineofeachparagraphisindented.Thesemi-blockformatyouraddress,date,theclosing,signature,areallindentedtotherighthalfofthepage(半齐头式）Addressingtheenvelop商务函电的作用：商务函电的作用：一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。所以，在商务函电的写作应掌握7C原则什么是7C原则完整（complete）

正确（correctness）

清楚（clearness）

简洁（concreteness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）1完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。2正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。3清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。4简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。5具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。6礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。7体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。1Correctness正确这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外，还要求使用规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。如在美式书信中称呼语要用gentlemen而不是gentleman，而英式则多采用DearSirs，后跟逗号。在给商务书信签名时，应检查其内容的正确性，按照惯例检测所写内容是否合适，要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。比较下列句子，括号中为正确形式。（1）Itisthreefootslongandfourincheswide.（It'sthreefeetlongandfourincheswide.）（2）Becauseourbookisfull，sowecannotentertainanymoreorders.（Wecannotentertainanymoreorders，becauseourbookisfull.）由此可见，书信写完后要仔细校措词要准确，尤其是日期、数字不能弄错，并注意语法、标点、字母大小写要正确。由于商务函电载明的信息非常正式、严肃，一定要尽力保证其准确性。2Concreteness具体要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意，明确详细。例如：（1）Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000，inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）（2）TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.（TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2，000，000worthofbusinesswithuseachyear.）达到具体的目标并不难，只需要清晰明了，防止出现抽象、笼统、含糊不清的语句，在抽象概念词句中加上具体的事例证即可。3Clearness清楚写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。例如：（1）Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.（Wesendyouyesterday，byair，4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.）（2）AstothesteamerssailingfromShanghaitoNewYork，wehavebimonthlydirectservices.（WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkeverytwomonths.）在实务工作中，由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜，因此，信函中所述的问题必须让对方清楚明白，不会产生歧义或误解。4Conciseness简洁简洁是写作的灵魂，这话同样适用于商务书信。商务书信应开门见山，内容精炼，才能对繁忙的贸易者有吸引力。精炼是指用尽可能少的语句来表达所要传递的信息，同时又不影响书信的完整性与礼貌性。如果用词晦涩，无法让收信人理解信文，那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简练的语言，直截了当地表达意思，尽量少用令人费解的行业术语。例如：（1）Iwishtoexpressmy