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文档简介

会计档案管理流程一、制定目的及范围为提高会计档案管理的规范性和有效性，确保会计信息的安全与完整，特制定本流程。该流程适用于公司所有会计档案的收集、整理、存储、查阅及销毁等环节，涵盖财务报表、凭证、账簿及其他相关资料的管理。二、会计档案管理原则1.会计档案管理应遵循“真实、完整、安全、便捷”的原则，确保档案信息的准确性和可追溯性。2.所有会计档案必须按照法律法规及公司内部规定进行保存，确保档案的合法性和合规性。3.各部门应指定专人负责会计档案的管理，确保责任明确，操作规范。三、会计档案管理流程1.档案收集1.1凭证收集：会计人员在每月结束后，及时收集各类凭证，包括发票、收据、合同等，确保凭证的完整性。1.2账簿记录：根据收集的凭证，及时更新账簿，确保账务记录的准确性。1.3财务报表编制：每月末，依据账簿数据编制财务报表，确保报表的真实反映公司财务状况。2.档案整理2.1分类整理：将收集到的会计档案按照类别进行整理，包括凭证、账簿、报表等，便于后续查阅。2.2编号归档：为每份档案进行编号，建立档案目录，确保档案的有序管理。2.3电子化存档：将重要的纸质档案进行扫描，保存为电子档案，确保信息的备份与安全。3.档案存储3.1物理存储：将整理好的纸质档案放入专用档案柜中，确保档案的安全性和防潮、防火等措施。3.2电子存储：将电子档案存储在公司内部服务器或云存储中，设置访问权限，确保档案的安全性。3.3定期检查：定期对存储的档案进行检查，确保档案的完好性和可用性。4.档案查阅4.1查阅申请：需要查阅档案的人员需填写查阅申请表，说明查阅目的及所需档案。4.2审批流程：查阅申请由档案管理人员审核，确保查阅目的合理，避免信息泄露。4.3档案提供：经审批后，档案管理人员将所需档案提供给申请人，并做好查阅记录。5.档案销毁5.1销毁申请：对超过保存期限的档案，需填写销毁申请，说明销毁原因。5.2审批流程：销毁申请需经财务负责人及档案管理负责人审核，确保销毁的合理性。5.3销毁实施：经批准后，按照公司规定的销毁方式进行档案销毁，并做好销毁记录。四、备案与记录所有会计档案的收集、整理、存储、查阅及销毁过程均需做好记录，形成完整的档案管理台账，以备后续审计和查阅。记录内容包括档案名称、编号、存储位置、查阅人及销毁情况等。五、会计档案管理纪律1.档案管理人员职责：负责会计档案的日常管理，确保档案的完整性和安全性。2.查阅人员行为规范：查阅人员不得擅自复制、转发档案信息，违者将受到公司纪律处分。3.档案保密要求：所有会计档案均属于公司机密信息，未经授权不得

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