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文档简介

公司内部下单流程一、制定目的及范围为提升公司内部的工作效率，确保各部门在物资采购、服务申请等方面的顺畅沟通与协作，特制定本下单流程。该流程适用于所有部门的日常采购需求，包括但不限于办公用品、设备采购、外包服务等。二、下单原则1.下单过程应遵循“透明、公正、高效”的原则，确保每一笔采购都经过合理的审批与审核。2.所有采购物资需从合规的供应商处获取，确保质量与价格的合理性。3.各部门需指定专人负责下单，申购人与采购人应为不同人员，以避免利益冲突。三、下单流程1.申请阶段1.1需求确认：各部门在进行采购前，需对所需物资或服务进行充分的需求确认，确保采购的必要性。1.2填写申请单：需求确认后，申购人需填写“采购申请单”，详细列明所需物资的名称、数量、预算等信息。1.3内部审核：申请单需提交部门负责人审核，确保采购的合理性与合规性。2.审批阶段2.1预算审批：对于金额较大的采购，需提交财务部门进行预算审核，确保资金的合理使用。2.2流转审批：经过预算审核后，申请单需逐级流转至相关部门进行审批，最终由公司高层进行最终审批。3.采购阶段3.1询价与选择供应商：审批通过后，采购人需对所需物资进行市场调研，至少询价三家合规供应商，确保选择性价比高的供应商。3.2核价与合同签署：根据询价结果，采购人需对价格进行核实，并与选定的供应商签署采购合同，明确交货时间、质量标准等条款。4.实施阶段4.1下单与跟踪：采购人根据合同内容下单，并对订单的执行情况进行跟踪，确保供应商按时交货。4.2验收与入库：物资到货后，相关人员需对物资进行验收，确认数量与质量符合要求后，进行入库处理。5.报销与归档5.1报销申请：采购完成后，采购人需在规定时间内提交报销申请，附上相关单据（如发票、收据等）。5.2资料归档：所有采购相关的文件（申请单、合同、验收单等）需进行整理归档，以备后续查阅与审计。四、特殊情况处理1.紧急采购：在特殊情况下，如突发事件需要紧急采购，相关部门可直接向公司高层申请，简化审批流程，确保及时响应。2.集中采购：对于常规性、批量采购的物资，各部门可在每月固定时间集中提交采购需求，由专门的采购团队进行统一采购，以降低成本。五、流程优化与反馈机制为确保下单流程的有效性与适应性，需定期对流程进行评估与优化。各部门可在实施过程中提出反馈意见，针对流程中的问题进行讨论与改进。设立专门的反馈渠道，确保每一条建议都能得到重视与处理。六、采购纪律1.采购人员职责：采购人员需保持良好的职业道德，确保采购过程的公正与透明。2.供应商管理：建立供应商档案，定期对供应商的服务质量进行评估，确保长期合作的供应商符合公司的标准与

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