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文档简介

礼品采购及领用流程一、制定目的及范围为提升公司礼品采购的效率与规范性，确保礼品的合理使用与管理，特制定本流程。该流程适用于公司所有部门的礼品采购及领用，涵盖礼品的申请、审批、采购、领用及管理等环节。二、礼品采购原则礼品采购应遵循以下原则：1.采购应以“合理、合规、经济”为原则，确保礼品的质量与价格相匹配。2.所有礼品采购需从正规渠道进行，确保供应商的合法性与信誉度。3.各部门需明确专人负责礼品的申请与管理，避免出现责任不清的情况。三、礼品采购流程1.礼品申请申请人需根据实际需求填写“礼品申请表”，并附上相关的使用说明及预算。申请表应包括礼品的种类、数量、用途及预算金额。申请人需在申请表上签字确认，确保信息的真实性与准确性。2.申请审批提交的申请表需经过部门负责人审核，确认申请的合理性与必要性。部门负责人审核后，将申请表转交至人事或行政部门进行进一步审批。人事或行政部门需在规定时间内完成审批，并将结果反馈给申请人。3.询价与采购经审批的申请将进入询价阶段。负责采购的人员需至少联系三家合格供应商，获取报价及相关信息。对比各供应商的报价、质量及交货期后，选择最优供应商进行采购。采购人员需填写“采购订单”，并确保订单信息的准确性。4.采购实施与验收采购订单确认后，供应商将按约定时间交付礼品。到货后，相关人员需对礼品进行验收，确保数量与质量符合要求。验收合格后，需填写“验收单”，并将其与采购订单一并存档。5.领用管理礼品的领用需填写“领用申请表”，申请人需说明领用目的及数量。领用申请需经部门负责人审核，确认领用的合理性。审核通过后，相关人员将根据领用申请发放礼品，并在“领用登记表”中记录领用情况。6.记录与反馈所有采购及领用的记录需定期整理，形成完整的档案，以备后续查阅。每季度需对礼品的使用情况进行总结，分析采购与领用的合理性，提出改进建议。四、特殊情况处理在特殊情况下，如紧急需求或特殊活动，申请人可直接向部门负责人提出申请，简化审批流程。此类申请需在事后进行补充审批，确保流程的合规性。五、礼品管理与监督为确保礼品的合理使用，各部门需定期对礼品的存量进行盘点，确保账实相符。人事或行政部门应对礼品的采购与领用情况进行监督，定期向管理层汇报，确保流程的透明与规范。六、采购纪律所有参与礼品采购及领用的人员需遵守相关纪律，确保采购过程的公正与透明。任何人员不得私自接受供应商的赠品或回扣，违者将受到严肃处理。七、流程优化与改进在实施过程中，各部门应根据实际情况对流程进行反馈，提出改进建议。定期召开流程评审会议，分析流程中存在的问题，及时进行调整与优化，确保流程的高效与顺畅。通

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