餐饮采购制度及流程

餐饮采购制度及流程一、制定目的及范围为确保餐饮企业的正常运营，提高采购效率，降低采购成本，保障食品安全，特制定本制度。该制度适用于餐饮企业的各类物资采购，包括但不限于食品原料、餐具、清洁用品及其他相关物资的采购。二、采购原则1.采购必须遵循“公正、公平、公开”的原则，确保选择符合质量标准的供应商。2.所有采购物资需从有资质的供应商处购入，并要求提供正式发票。3.各部门需明确专人负责采购，申购人与采购人必须为不同人员，以确保透明和公正。三、采购流程1.采购申请阶段1.1库存检查：申购人需定期向仓库管理人员询问库存情况，确认所需物品的实际需求。1.2填写申购单：根据库存情况，申购人填写“申购单”，详细列明所需物品的名称、规格、数量及预算金额。1.3申购审批：申购单需提交部门负责人审核，审核通过后，部门负责人在申购单上签字确认。2.询价阶段2.1市场调研：采购人需对市场进行调研，了解目标物品的市场价格和供应商信息。2.2获取报价：采购人需向至少三家合格供应商索取报价单，要求供应商提供详细的报价及交货时间。2.3比较分析：根据报价进行比较，选择性价比高的供应商，并记录相关信息以备后续参考。3.核价与审批阶段3.1核价：采购人参考历史采购价格及市场行情，填写流转单中的核价结果，确保所选价格合理。3.2审批流程：流转单需逐级审批，最终由餐饮企业的财务负责人审核，确保预算符合公司财务规定。4.采购实施阶段4.1下单：审批通过后，采购人根据选择的供应商下达采购订单，并明确交货日期及付款方式。4.2验收与入库：物资到货后，由指定人员进行验收，核对数量和质量，确保符合采购要求。验收合格后，将物资入库并填写入库单。4.3付款处理：根据合同约定，采购人负责将付款信息提交财务部，确保及时付款，维护与供应商的良好关系。5.特殊采购流程5.1集中采购：对于常规的办公用品和清洁用品，各部门需要在每月25日前向采购部门提交流转单，统一采购。5.2零星采购：适用于小额、偶发性采购，采购人需在获得部门负责人同意后，直接进行采购。5.3应急采购：在突发情况下，如设备故障或供应短缺，采购人可在无需询价的情况下，快速选择供应商进行采购。5.4年度采购计划：对定期需求的物资，采购人需提前制定年度采购计划，并在年初报备给公司管理层，以便于预算安排。四、备案管理所有采购完成后，采购人必须将相关文件整理归档，包括采购单、流转单、入库单及供应商发票或收据。采购记录应分为电子版和纸质版两种形式存档，以备日后审核和查询。五、采购纪律与监督1.采购人的职责：采购人需保持与供应商的良好沟通，做好市场调研，确保所采购物资符合质量标准与规范。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的赠品或回扣，违者将根据公司纪律进行处理。3.监督机制：财务部和审计部门应定期对采购流程进行检查，确保采购合法合规，发现问题及时整改。六、反馈与改进机制为确保采购流程的持续改进，采购人应定期收集各部门对采购流程的反馈意见，分析存在的问题，并提出改进建议。公司管理层应定期召开会议，讨论采购流程的有效性和可行性，确保采购制度与公司发展同步。总结餐饮采购制度及流程的制定，旨在为餐饮企业提供一套科学、合理、高效的采购管理体系。通过明确的流程与规范，确保每个环节