企业内部通讯及信息共享规范作业指导书

企业内部通讯及信息共享规范作业指导书TOC\o"1-2"\h\u7577第一章总则 4144011.1制定目的 4293611.2适用范围 441151.3基本原则 419979第二章信息分类与标识 574862.1信息分类 5291872.1.1分类原则 5213882.1.2分类体系 5231892.1.3分类实施 584452.2信息标识 5245592.2.1标识原则 5160072.2.2标识内容 568242.2.3标识实施 632761第三章信息发布与审核 6324113.1信息发布流程 6255693.1.1信息采集与编辑 624913.1.2信息提交 6275493.1.3信息审核 636693.1.4信息发布 6176683.2信息审核标准 773263.2.1真实性 7231163.2.2准确性 7280353.2.3合法性 7169103.2.4合规性 72673.3信息发布权限 763083.3.1信息发布范围 7299123.3.2信息发布权限 7218083.3.3信息发布责任 731615第四章企业内部通讯管理 744.1通讯录管理 7255504.1.1通讯录的建立与更新 775074.1.2通讯录的保密性 7223434.1.3通讯录的维护 8302834.2通讯方式规范 8290084.2.1企业内部通讯方式 8317464.2.2电话通讯 873904.2.3邮件通讯 868834.2.4即时通讯工具 8216864.3通讯礼仪 8190764.3.1接听电话礼仪 86304.3.2拨打电话礼仪 8176634.3.3邮件礼仪 8232874.3.4即时通讯礼仪 927208第五章信息共享平台建设 9191575.1平台建设标准 9141125.1.1功能标准 9235785.1.2技术标准 9134475.1.3用户界面标准 916345.2平台使用规范 9112305.2.1用户注册与登录 994545.2.2信息发布与订阅 1033645.2.3信息安全与保密 10272645.3平台维护与更新 1081655.3.1系统维护 10104915.3.2功能更新 107383第六章信息安全与保密 11130826.1信息安全措施 11320626.1.1物理安全 1142806.1.2技术安全 11303466.1.3管理安全 11170236.2信息保密规定 1130246.2.1保密级别划分 11307196.2.2保密措施 12112676.2.3保密期限 12295536.2.4保密责任 12192386.3信息安全处理 12288616.3.1报告 1255726.3.2调查 12208566.3.3处理 126514第七章信息共享与协作 1276627.1信息共享原则 12210397.1.1透明性原则 12111337.1.2安全性原则 13194107.1.3及时性原则 13314337.1.4对等性原则 13163667.2协作机制 13134597.2.1沟通渠道 1371237.2.2协作平台 1387597.2.3责任明确 13306107.2.4激励机制 13100087.3跨部门协作 1336367.3.1职责界定 13108907.3.2沟通协调 1421707.3.3资源整合 1476777.3.4评估反馈 1414060第八章员工信息素养培训 14269888.1培训内容 14319918.1.1信息素养基本概念 1462428.1.2企业内部通讯规范 14323658.1.3信息共享原则与方法 14133338.1.4信息安全与保密 14270538.2培训方式 14233988.2.1线上培训 14194998.2.2线下培训 15286108.2.3内部交流与分享 1531338.3培训效果评估 1597898.3.1培训效果评估指标 15149368.3.2评估方法 15156498.3.3持续改进 1527779第九章监督与考核 15140669.1监督机制 1550109.1.1企业应建立完善的内部通讯及信息共享监督机制，保证各项规范的执行与落实。 15145519.1.2监督部门应定期对各部门的内部通讯及信息共享工作进行巡回检查，对发觉的问题及时进行整改。 1527679.1.3各部门应设立专门的监督人员，负责本部门内部通讯及信息共享工作的日常监督，保证工作规范的实施。 15138249.1.4监督人员应具备较高的业务素质和责任心，对内部通讯及信息共享过程中的不规范行为进行纠正。 15240119.1.5企业应建立内部通讯及信息共享工作日志，记录日常监督情况，为考核提供依据。 1510899.2考核标准 16106369.2.1考核标准应依据企业内部通讯及信息共享规范制定，包括但不限于以下方面： 16228099.2.2考核周期为每季度一次，由监督部门负责组织实施。 16286349.2.3考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，具体评价标准如下： 16287489.3考核结果处理 16169009.3.1考核结果应及时反馈给相关部门，对优秀部门给予表彰和奖励，对不合格部门提出整改要求。 16123259.3.2对考核不合格的部门，监督部门应跟踪整改情况，保证问题得到有效解决。 16262579.3.3对连续两次考核不合格的部门，企业应启动责任追究机制，对相关责任人进行约谈、警告或处罚。 162089.3.4考核结果作为部门年终评价的重要依据，纳入部门负责人及员工绩效评价体系。 1631166第十章附则 163056810.1解释权 171810910.2实施日期 171503110.3其他规定 171844210.3.1本指导书未涉及的事项，应参照国家相关法律法规、企业规章制度以及其他相关规范性文件执行。 173039610.3.2各部门应按照本指导书的要求，结合实际情况，制定具体的内部通讯及信息共享实施细则，并报企业信息化管理部门备案。 172850410.3.3本指导书如有修改、补充，由企业信息化管理部门负责修订，并以书面形式通知相关部门。 17752210.3.4本指导书的解释和执行过程中，如涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息，各部门应严格遵守相关法律法规和企业保密制度，保证信息安全。 17661810.3.5本指导书适用于企业内部全体员工，各部门应加强宣传教育，保证员工熟悉和遵守本指导书的相关规定。 172614110.3.6本指导书的解释和执行过程中，如产生纠纷，应通过友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。 17第一章总则1.1制定目的为了加强企业内部通讯及信息共享的规范管理，保障信息传递的及时性、准确性和安全性，提高工作效率，促进企业资源的合理配置与充分利用，特制定本《企业内部通讯及信息共享规范作业指导书》。1.2适用范围本《企业内部通讯及信息共享规范作业指导书》适用于企业内部所有员工、部门及分支机构。无论书面或电子形式的通讯及信息共享，均应遵循本指导书的规定。1.3基本原则（1）合法性原则：企业内部通讯及信息共享应遵循国家相关法律法规，尊重知识产权，保护企业机密。（2）真实性原则：通讯内容应真实、准确、完整，不得故意歪曲事实或隐瞒重要信息。（3）及时性原则：企业内部通讯应保证信息传递的及时性，避免因信息滞后导致工作失误。（4）安全性原则：企业内部通讯及信息共享应采取有效措施，保证信息传输的安全性，防止信息泄露、丢失等风险。（5）有效性原则：企业内部通讯及信息共享应注重信息价值的挖掘，提高信息利用率，促进企业内部协作。（6）保密性原则：企业内部通讯及信息共享应严格遵守保密规定，对涉及企业机密的信息进行有效保护。（7）规范操作原则：企业内部通讯及信息共享应遵循规范的流程和操作方法，保证信息传递的顺利进行。第二章信息分类与标识2.1信息分类2.1.1分类原则企业内部通讯及信息共享应遵循以下分类原则：（1）按照信息的性质、内容、用途和重要性进行分类；（2）保证分类体系的合理性、科学性和可操作性；（3）根据企业发展战略和业务需求，适时调整分类体系。2.1.2分类体系企业内部信息可分为以下几类：（1）公司战略类：包括公司发展规划、经营策略、年度计划等；（2）管理类：包括行政管理、人力资源管理、财务管理等；（3）业务类：包括市场营销、生产运营、技术研发等；（4）法务类：包括法律法规、合同协议、知识产权等；（5）其他类：包括企业文化、员工福利、社会责任等。2.1.3分类实施各部门应按照以下要求进行信息分类：（1）明确信息分类标准，保证信息分类准确；（2）建立健全信息分类管理制度，规范信息分类工作；（3）加强信息分类培训，提高员工信息分类能力。2.2信息标识2.2.1标识原则信息标识应遵循以下原则：（1）简洁明了，易于识别；（2）具有唯一性，避免重复；（3）符合企业内部通讯及信息共享规范。2.2.2标识内容信息标识主要包括以下内容：（1）信息类别：根据信息分类体系进行标识；（2）信息来源：包括部门、人员等；（3）信息时间：标识信息或发布时间；（4）信息密级：根据信息重要性进行标识；（5）其他标识：如紧急程度、阅读权限等。2.2.3标识实施各部门应按照以下要求进行信息标识：（1）制定信息标识规范，保证标识内容完整、准确；（2）建立信息标识制度，规范信息标识工作；（3）加强信息标识培训，提高员工信息标识能力；（4）定期检查信息标识情况，发觉问题及时整改。第三章信息发布与审核3.1信息发布流程3.1.1信息采集与编辑企业内部员工应负责信息的采集、整理与编辑。信息采集应遵循真实性、准确性和及时性的原则，保证信息的可靠性。编辑过程中，需按照企业规定的格式和标准进行排版，以提高信息可读性。3.1.2信息提交信息编辑完成后，员工需将信息提交至相关部门或负责人。提交方式包括邮件、企业内部通讯平台等。提交时，应注明信息类别、发布范围、紧急程度等要素，以便于审核和发布。3.1.3信息审核相关部门或负责人在收到信息后，应对信息内容进行审核。审核内容包括信息的真实性、准确性、合法性、合规性等。如发觉问题，应及时与信息提交者沟通，要求其修改或补充。3.1.4信息发布审核通过后，相关部门或负责人应按照企业内部通讯平台的规定，将信息发布至相应的发布范围。发布过程中，应保证信息传输的安全、及时和准确。3.2信息审核标准3.2.1真实性信息内容必须真实可靠，不得含有虚假、误导性陈述。如涉及数据、事实等，需提供相关证明材料。3.2.2准确性信息内容应准确无误，避免因表述不清或错误导致误解。涉及专业术语时，应进行适当解释。3.2.3合法性信息内容应符合国家法律法规、企业规章制度，不得含有违法违规内容。3.2.4合规性信息发布应符合企业内部通讯规范，遵循企业信息发布流程，不得随意发布。3.3信息发布权限3.3.1信息发布范围企业内部通讯平台分为公开、内部、私密等不同发布范围。信息发布者应根据信息内容、受众群体等因素，选择合适的发布范围。3.3.2信息发布权限企业内部员工均有权发布公开范围内的信息。涉及企业重要决策、敏感信息等，需经相关部门或负责人审核同意后方可发布。3.3.3信息发布责任信息发布者应对发布的信息承担相应责任。如因信息发布不当导致企业损失或其他不良影响，将追究相关责任。第四章企业内部通讯管理4.1通讯录管理4.1.1通讯录的建立与更新企业内部通讯录应包括所有员工的基本信息，如姓名、职位、部门、联系电话、邮箱等。人力资源部门负责建立和更新通讯录，保证信息的准确性和及时性。4.1.2通讯录的保密性通讯录涉及员工个人信息，应严格保密。仅限于企业内部使用，不得随意泄露给外部人员。4.1.3通讯录的维护各部门应定期检查通讯录，发觉信息有误或变动时，及时通知人力资源部门进行更新。4.2通讯方式规范4.2.1企业内部通讯方式企业内部通讯方式包括电话、邮件、即时通讯工具等。员工应根据通讯内容的性质和紧急程度选择合适的通讯方式。4.2.2电话通讯电话通讯时应注意礼仪，包括接听电话时的礼貌用语、通话过程中的语气和语速等。拨打电话时，应先确认对方是否方便接听。4.2.3邮件通讯邮件通讯时应遵循以下规范：（1）邮件主题简洁明了，能概括邮件内容。（2）邮件正文应条理清晰，语言简练。（3）邮件附件应压缩打包，避免发送多个附件。（4）邮件签名应包括发件人姓名、职位、部门等信息。4.2.4即时通讯工具使用即时通讯工具时，应遵循以下规范：（1）遵守企业规定的上班时间，不得长时间闲聊。（2）群聊时应尊重他人，不发表与工作无关的言论。（3）私下交流时，不涉及敏感话题，不泄露企业机密。4.3通讯礼仪4.3.1接听电话礼仪接听电话时，应先报出自己的姓名和部门，然后询问对方需求。通话过程中，注意倾听，不随意打断对方。4.3.2拨打电话礼仪拨打电话时，先确认对方是否方便接听。通话过程中，语气平和，语速适中。结束时，礼貌地道谢并挂断电话。4.3.3邮件礼仪回复邮件时，应在收到邮件后的24小时内回复。邮件内容应简洁明了，表达清晰。对于重要邮件，应回复确认收到。4.3.4即时通讯礼仪使用即时通讯工具时，遵守企业规定的时间限制。交流过程中，尊重他人，不发表过激言论。对于工作中的问题，及时回应，保证沟通顺畅。第五章信息共享平台建设5.1平台建设标准5.1.1功能标准信息共享平台应具备以下功能标准：（1）支持多种信息格式，包括文档、图片、音频、视频等。（2）具备良好的信息检索功能，便于用户快速找到所需信息。（3）支持信息的、修改、删除等基本操作。（4）具备权限管理功能，保证信息的安全性。（5）提供信息发布、订阅、推送等功能，满足不同用户的需求。5.1.2技术标准信息共享平台的技术标准应包括以下方面：（1）采用成熟的开发框架和编程语言，保证系统的稳定性。（2）遵循Web服务器标准，支持跨平台访问。（3）具备较强的数据存储和处理能力，满足大量信息存储需求。（4）采用加密技术，保障信息传输的安全性。（5）具备良好的兼容性，支持多种浏览器和移动设备。5.1.3用户界面标准信息共享平台的用户界面应满足以下标准：（1）界面简洁明了，易于操作。（2）采用统一的视觉风格，提升用户体验。（3）提供清晰的导航栏，便于用户快速找到所需功能。（4）具备良好的适应性，支持多种分辨率和屏幕尺寸。5.2平台使用规范5.2.1用户注册与登录用户需注册账号并登录后，方可使用信息共享平台。注册时，用户需提供真实有效的个人信息，并遵守以下规范：（1）不得使用虚假信息注册。（2）不得使用他人信息注册。（3）不得恶意注册多个账号。5.2.2信息发布与订阅用户在发布信息时，应遵守以下规范：（1）不得发布违反法律法规、道德规范的信息。（2）不得发布涉及他人隐私、商业机密的信息。（3）不得发布广告性质的信息。（4）不得发布恶意攻击、诽谤他人的信息。用户在订阅信息时，应遵循以下规范：（1）不得订阅无关信息。（2）不得订阅涉及他人隐私、商业机密的信息。（3）不得订阅广告性质的信息。5.2.3信息安全与保密用户在使用信息共享平台时，应严格遵守以下信息安全与保密规范：（1）不得泄露他人信息。（2）不得传播恶意软件。（3）不得利用平台进行非法活动。（4）不得越权访问他人信息。5.3平台维护与更新5.3.1系统维护为保证信息共享平台的正常运行，需进行以下系统维护：（1）定期检查服务器硬件，保证硬件设备正常工作。（2）定期检查系统软件，修复漏洞，升级版本。（3）定期备份重要数据，防止数据丢失。（4）监控平台运行状态，及时处理故障。5.3.2功能更新根据用户需求和市场变化，对信息共享平台进行以下功能更新：（1）新增功能模块，提升平台功能。（2）优化现有功能，提高用户体验。（3）修复已知问题，保证系统稳定。（4）更新技术标准，跟进行业发展趋势。第六章信息安全与保密6.1信息安全措施6.1.1物理安全企业应采取以下物理安全措施，保证信息系统的安全稳定运行：（1）设立专门的计算机房，配置防火、防盗、防潮、防尘等设施；（2）设置门禁系统，严格控制人员出入；（3）对计算机设备进行定期检查和维护，保证设备正常运行；（4）对重要数据存储设备进行备份，以防数据丢失。6.1.2技术安全企业应采取以下技术安全措施，保障信息系统的安全：（1）采用防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防范外部攻击；（2）定期更新操作系统、数据库等软件，修复安全漏洞；（3）对员工进行网络安全培训，提高安全意识；（4）采用加密技术，对敏感数据进行加密存储和传输。6.1.3管理安全企业应采取以下管理安全措施，强化信息安全：（1）制定完善的信息安全管理制度，明确责任和权限；（2）建立信息安全组织机构，负责信息安全管理工作；（3）对员工进行信息安全考核，保证信息安全制度的落实；（4）定期进行信息安全检查，及时发觉并整改安全隐患。6.2信息保密规定6.2.1保密级别划分企业应根据信息的敏感程度，将信息划分为以下三个保密级别：（1）一般信息：对企业运营和利益影响较小的信息；（2）内部信息：对企业运营和利益有一定影响的信息；（3）重要信息：对企业运营和利益具有重要影响的信息。6.2.2保密措施企业应对不同级别的信息采取以下保密措施：（1）一般信息：进行适当的安全防护，如设置权限、加密存储等；（2）内部信息：加强安全防护，限制访问范围，进行权限管理；（3）重要信息：实行严格的安全防护，限定访问人员，进行加密存储和传输。6.2.3保密期限企业应根据信息的特点和保密级别，合理设定保密期限。保密期限届满后，可按照规定进行解密或销毁。6.2.4保密责任企业员工应严格遵守保密规定，对泄露、窃取、篡改、丢失等信息安全承担相应责任。6.3信息安全处理6.3.1报告发生信息安全后，当事人应立即向信息安全管理部门报告，说明原因、影响范围和可能造成的损失。6.3.2调查信息安全管理部门应对进行详细调查，分析原因，提出整改措施。6.3.3处理根据调查结果，采取以下处理措施：（1）对责任人进行追责，给予相应处罚；（2）对受损信息进行修复或恢复；（3）对涉及的信息系统进行安全检查和加固；（4）完善信息安全管理制度，防止类似再次发生。第七章信息共享与协作7.1信息共享原则7.1.1透明性原则企业内部信息共享应遵循透明性原则，保证信息真实、准确、完整，便于员工理解和执行。在信息共享过程中，应避免出现误导性信息，保障企业内部信息流通的公正性和客观性。7.1.2安全性原则在信息共享过程中，要保证信息的安全性，防止信息泄露、篡改和丢失。企业应建立完善的信息安全防护体系，对共享信息进行加密处理，保证信息在传输、存储和使用过程中的安全。7.1.3及时性原则信息共享应及时，保证员工能够在第一时间获取到所需信息，提高工作效率。企业应建立高效的信息传递渠道，缩短信息传递时间，降低信息滞后带来的损失。7.1.4对等性原则企业内部信息共享应遵循对等性原则，保证各部门、各层级员工在信息获取、使用和反馈方面的权利和义务均衡，促进内部协作和沟通。7.2协作机制7.2.1沟通渠道企业应建立多元化的沟通渠道，包括线上和线下沟通方式，以满足不同场景下的协作需求。线上沟通渠道包括企业内部邮件、即时通讯工具等；线下沟通渠道包括会议、座谈会、培训等形式。7.2.2协作平台企业应搭建统一的协作平台，实现跨部门、跨地域的信息共享与协作。协作平台应具备以下功能：任务管理、文档共享、项目进度跟踪、沟通协作等。7.2.3责任明确在协作过程中，企业应明确各部门、各岗位的职责和任务，保证协作的高效执行。同时建立责任追究制度，对协作过程中出现的问题进行追溯和纠正。7.2.4激励机制企业应设立激励机制，鼓励员工积极参与协作，提高协作效果。激励机制可以包括物质奖励、精神激励和职业发展等方面。7.3跨部门协作7.3.1职责界定跨部门协作前，应明确各部门的职责和任务，保证协作目标的实现。企业应制定跨部门协作流程，规范协作行为。7.3.2沟通协调跨部门协作过程中，各部门应保持密切沟通，及时解决问题。企业应设立专门的协调人员，负责协调跨部门协作事宜。7.3.3资源整合企业应充分利用内部资源，实现跨部门资源的整合与优化。通过共享资源，提高协作效率，实现企业整体效益的最大化。7.3.4评估反馈跨部门协作完成后，企业应组织评估反馈会议，总结协作过程中的经验教训，为今后类似协作提供借鉴。同时对协作效果进行评估，为改进协作机制提供依据。第八章员工信息素养培训8.1培训内容8.1.1信息素养基本概念定义信息素养，阐述其在企业内部通讯及信息共享中的重要性。介绍信息素养的五个核心要素：信息意识、信息获取、信息处理、信息利用和信息评价。8.1.2企业内部通讯规范详细解读企业内部通讯制度，包括通讯方式、通讯频率、通讯内容等。介绍企业内部通讯工具的使用方法，如邮件、即时通讯软件、电话会议等。8.1.3信息共享原则与方法阐述信息共享的基本原则，如真实性、及时性、针对性、安全性等。介绍信息共享的方法，包括信息发布平台、文件共享系统、知识库等。8.1.4信息安全与保密分析企业信息安全风险，强调信息保密的重要性。介绍企业信息安全防护措施，如防火墙、病毒防护、数据加密等。8.2培训方式8.2.1线上培训利用网络平台，提供线上培训课程，方便员工随时学习。结合实际案例，进行互动式教学，提高员工学习兴趣。8.2.2线下培训定期举办线下培训班，邀请专业讲师授课。组织实地操作演练，帮助员工熟练掌握信息素养技能。8.2.3内部交流与分享鼓励员工之间开展内部交流，分享信息素养经验和心得。定期举办信息素养竞赛，激发员工学习热情。8.3培训效果评估8.3.1培训效果评估指标设定培训效果评估指标，包括员工信息素养提升程度、培训满意度、培训成果转化等。结合企业实际情况，调整评估指标，保证评估结果的准确性。8.3.2评估方法采用问卷调查、访谈、实地观察等多种评估方法，全面了解培训效果。对评估数据进行统计分析，为培训改进提供依据。8.3.3持续改进根据评估结果，及时调整培训内容和方法，提高培训效果。建立信息素养培训长效机制，持续关注员工信息素养提升。第九章监督与考核9.1监督机制9.1.1企业应建立完善的内部通讯及信息共享监督机制，保证各项规范的执行与落实。9.1.2监督部门应定期对各部门的内部通讯及信息共享工作进行巡回检查，对发觉的问题及时进行整改。9.1.3各部门应设立专门的监督人员，负责本部门内部通讯及信息共享工作的日常监督，保证工作规范的实施。9.1.4监督人员应具备较高的业务素质