签署合同与协议管理制度

签署合同与协议管理制度1.前言本《签署合同与协议管理制度》（下称“本制度”）旨在确保公司内部签署合同与协议的规范性、合法性和有效性。本制度适用于我司全部员工，包含全职员工、兼职员工以及临时工。为了保证公司利益和员工权益，全部员工必需遵守本制度。2.定义2.1合同合同是指公司与外部单位或个人之间就特定事项达成的书面协议，具有法律管束力。2.2协议协议是指公司与外部单位或个人之间就特定事项达成的口头或书面协议，具有肯定管束力。3.合同与协议的签署权限3.1签署权限的划分依据员工职位和职责不同，签署合同与协议的权限划分如下：职位签署权限高级管理层全权签署合同与协议部门经理部门内相关合同与协议员工仅可参加合同与协议的谈判与审批3.2权限的授权方式3.2.1高级管理层的签署权限由董事会进行授权，并进行书面记录。3.2.2部门经理的签署权限由高级管理层授权，并进行书面记录。3.2.3员工参加合同与协议的谈判与审批需要获得部门经理的授权，并进行书面记录。3.3权限的回收与调整公司在特定情况下有权回收或调整员工的签署权限，例如：员工离职、职位调整等。回收或调整签署权限必需经过适当的程序和正式通知。4.合同和协议的审批流程4.1合同和协议的起草与准备4.1.1合同或协议的起草应经过合法授权人员进行，并确保符合法律法规和公司政策。4.1.2合同或协议的起草人员应认真记录合同的重要条款和内容，并保管相关备份文件。4.2合同和协议的谈判与审批4.2.1合同的谈判与审批由授权人员负责进行。4.2.2在谈判和审批过程中，必需充分考虑公司利益、风险掌控和合规要求。如有需要，可请相关部门的法务、财务等专业人员进行评估和看法供应。4.2.3谈判和审批过程中的沟通记录应保管，并与最终合同或协议一起存档。4.3合同和协议的签署与归档4.3.1符合审批要求的合同和协议，应由授权人员进行签署，并确保签署人具备相应的签署权限。4.3.2签署合同和协议的员工应认真核对相关内容，并在合同或协议上签署姓名、职位和日期。4.3.3签署完成后，合同和协议应及时归档并进行备份，确保管档完整和可检索。4.4合同和协议的存储与保密4.4.1合同和协议的存储应采用电子文档存档和实体文档存档相结合的方式，确保文档的安全性和可追溯性。4.4.2合同和协议的存储位置应设有限制访问权限，只允许授权人员进行查阅和处理。4.4.3合同和协议涉及到商业机密和敏感信息的，应进行加密处理，并严格掌控访问权限。5.合同和协议的更改和停止5.1更改合同和协议的程序5.1.1对已签署的合同和协议进行任何更改，必需经过相应授权人员的审批和签署，并依照相关流程进行记录和存档。5.1.2合同和协议的更改应及时通知相关人员，并确保更改后的合同和协议符合法律法规和公司政策的要求。5.2停止合同和协议的程序5.2.1对已签署的合同和协议进行停止，必需经过相应授权人员的审批和签署，并依照相关流程进行记录和存档。5.2.2合同和协议的停止应及时通知相关人员，并确保停止后的合同和协议符合法律法规和公司政策的要求。6.合同和协议管理的监督与评估6.1合同和协议管理的监督6.1.1公司内设合同和协议管理部门，负责对公司内部合同和协议的管理、监督和评估。6.1.2合同和协议管理部门应对公司内部合同和协议的签署、审批和存档情况进行定期检查和审核，确保合规、规范和有效。6.2合同和协议管理的评估6.2.1公司应定期对合同和协议管理制度进行评估，依据实际情况进行必需的调整和优化。6.2.2公司应定期对合同和协议管理的执行效果进行评估，提出改进看法和措施，不绝优化管理流程，提高管理效率。7.违规处理和纠纷解决7.1违反制度的处理7.1.1对于严重违反本制度的行为，公司将依据公司相关制度进行相应的纪律处理，包含但不限于警告、处分、辞退等。7.1.2对于细小违反本制度的行为，公司将采取适当的矫正措施，并进行相应的教育和培训。7.2纠纷解决7.2.1对于因合同和协议引起的纠纷，公司将依据相关法律法规和合同商定进行解决，维护公司和员工的合法权益。7.2.2在纠纷解决中，公司将充分调查相关事实，并依据实际情况采取合适的解决方式，包含谈判、调解、诉讼等。8.附则8.1本制度的订立和修改8.1.1本制度由公司高级管理层负责订立和修订，并进行内部公示。8.1.2本制度的修改应经过相应程序的审批和公示，确保全部员工能够了解并遵守新的制度要求。8.2本制度的解释和适用8.2.1本制度的解释权