物资采购部管理制度

物资采购部管理制度第一章总则第一条为规范公司物资采购流程，提高采购管理效率，订立本制度。第二条本制度适用于公司物资采购部。第三条物资采购部是公司的紧要部门，负责采购公司所需的各类物资、设备和服务，保证公司运行正常。第二章组织架构第四条物资采购部设置为公司直属部门，直接向总经理负责。第五条物资采购部重要分为以下职能部门：采购规划部门：负责订立与执行公司物资采购计划，编制采购需求猜测报告。供应商管理部门：负责建立和管理供应商库，审核供应商资质，与供应商进行谈判和合作。采购执行部门：负责具体物资采购操作，包含招标、报价、议标和签订采购合同等工作。采购审核部门：负责对采购合同、发票等进行审核，并与财务部门协调支出款项。第三章采购流程第六条公司物资采购流程分为以下几个步骤：采购需求确认：物资采购部接收各部门的采购需求，并进行初步筛选和确认。供应商选择：采购规划部门与供应商管理部门协同工作，依据采购需求，筛选供应商并进行初步评估。报价和议标：采购执行部门就采购需求向选定的供应商索取报价，并组织议标会议，评估各方报价和条件，最终确定中标供应商。合同签订：采购审核部门审核选定供应商供应的合同草案，与供应商进行协商，并最终签署采购合同。质量检验和验收：采购执行部门负责对收到的物资进行质量检验，与供应商协商解决任何质量问题，并进行验收确认。付款和结算：采购审核部门审核供应商提交的发票和付款申请，与财务部门协调确认付款时间和金额，定时付款并进行结算。第七条采购流程中各部门应依照规定的时间节点和程序完成相应工作。第四章采购合同管理第八条采购合同是物资采购部与供应商之间的法律文件，规定双方的权益和责任，具体要求如下：合同编制：采购审核部门负责编制采购合同，明确物资名称、规格、数量、质量要求、价格、交付期限等内容。合同评审：采购审核部门与法务部门协同工作，对采购合同进行法律评审，确保合同内容合法、合规。合同签署：公司总经理或授权人员与供应商签署合同，确保签署人具有合同签署权限。合同备案：采购审核部门负责将合同及附件进行备案，并妥当保管。第九条合同更改和解除应符合以下原则：更改：如需更改合同内容，应经过双方协商全都，并按规定的程序进行合同更改。解除：依据合同条款和相关法律法规，如发生不行抗力、违约行为等情况，可以解除合同，并按规定进行处理。第五章供应商管理第十条供应商管理是物资采购部的紧要工作之一，旨在建立优质、稳定的供应商资源，具体要求如下：供应商筛选：供应商管理部门负责建立供应商库，审核供应商的注册资质、经验和信誉等信息，并依据采购需求进行供应商筛选。供应商评估：与采购规划部门、质量管理部门协同工作，对供应商的产品质量、交货按时性、售后服务等进行评估和监控。供应商合作：与供应商建立长期合作关系，签署供货协议或框架协议，维护双方的合法权益。供应商绩效评价：采购审核部门定期对供应商进行绩效评价，并依据评价结果采取相应的措施，包含嘉奖或扣款等。第十一条供应商管理应遵守公平竞争原则，严禁利用职务之便谋取私利，维护供应商的商业秘密和合法权益。第六章监督与考核第十二条公司应建立监督与考核制度，确保物资采购部的工作得到有效监督和考核。第十三条监督与考核可通过以下方式进行：内部审核：由内部审计部门对物资采购部的采购活动进行定期或不定期的审核。外部审核：公司可委托外部专业机构对物资采购部的采购流程和采购合同进行审核。考核评估：依据物资采购部的工作目标和绩效指标，进行定期或不定期的考核评估，并针对评估结果进行奖惩措施。第七章附则第十四条物资采购部应加强与其他部门的沟通协作，做好信息共享和业务搭配。第十五条本制度的解释权归公司