专业会议服务合同范例

专业会议服务合同范例合同目录第一章总则1.1定义与解释1.2合同文件的优先顺序1.3法律适用1.4合同的生效与终止第二章会议服务内容2.1会议主题与目的2.2会议日期与地点2.3会议议程安排2.4会议宣传与推广2.5参会人员邀请与管理第三章服务提供方的义务3.1会议场地的提供与布置3.2会议设备的准备与调试3.3技术支持与服务3.4现场管理与安全保障3.5会议记录与资料整理第四章参会方的义务4.1参会人员的资格要求4.2参会人员的权利与义务4.3参会费用的支付与退还4.4参会人员的行为规范第五章费用与支付5.1服务费用总额5.2费用支付方式与时间5.3额外费用的承担5.4发票的开具与提供第六章知识产权保护6.1会议内容的版权保护6.2参会人员的知识产权保护6.3第三方知识产权的处理第七章保密条款7.1保密信息的定义与范围7.2保密信息的保护期限7.3保密信息的例外情况第八章责任与赔偿8.1服务提供方的责任与赔偿8.2参会方的责任与赔偿8.3不可抗力造成的损失与责任第九章争议解决9.1争议解决方式9.2仲裁地点与机构9.3仲裁结果的执行与强制力第十章合同的变更与解除10.1合同变更的条件与程序10.2合同解除的条件与程序第十一章违约责任11.1服务提供方的违约责任11.2参会方的违约责任第十二章一般条款12.1通知与送达12.2合同的转让12.3合同的分割与合并第十三章附则13.1合同的修订与更新13.2合同的终止条件与程序13.3合同的废止与替代第十四章签署页14.1合同签署日期14.2双方签署人的姓名与职务14.3双方签署人的签字与盖章合同编号_________第一章总则1.1定义与解释1.1.1本合同是指甲方（参会方）与乙方（服务提供方）就专业会议服务事宜达成的明确双方权利与义务的书面协议。1.1.2本合同中使用的术语和定义，如“甲方”、“乙方”、“会议”等，除非文中另有明确规定，否则将在本章节的定义与解释中具有相应的含义。1.2合同文件的优先顺序1.2.1本合同文件包括：本合同、附件以及双方签署的补充协议。1.3法律适用1.3.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议的解决均适用中华人民共和国法律。1.4合同的生效与终止1.4.1本合同自双方签署之日起生效，有效期至会议结束之日。1.4.2在合同有效期内，未经双方协商一致，任何一方不得单方面解除或终止本合同。第二章会议服务内容2.1会议主题与目的2.1.1会议主题：专业会议服务合同范例2.1.2会议目的：为专业人士提供一个交流平台，分享行业最新动态和技术进展。2.2会议日期与地点2.2.1会议日期：2023年4月10日至12日2.2.2会议地点：中国·北京国际会议中心2.3会议议程安排2.3.1乙方应根据甲方提供的会议主题与目的，制定并提交会议议程安排，经甲方确认后执行。2.3.2会议议程应包括主题演讲、圆桌讨论、工作坊等环节。2.4会议宣传与推广2.4.1乙方负责会议的宣传与推广工作，包括但不限于会议网站的建立与维护、社交媒体宣传、邮件邀请等。2.4.2乙方应在会议官方网站上提供甲方的企业介绍及。2.5参会人员邀请与管理2.5.1甲方负责提供参会人员名单，乙方负责邀请并管理参会人员。2.5.2乙方应确保参会人员遵守会议相关规定，维护会议秩序。第三章服务提供方的义务3.1会议场地的提供与布置3.1.1乙方负责提供符合会议需求的场地，并负责场地的布置与设施配置。3.1.2乙方应确保会议场地的安全与舒适，满足参会人员的需要。3.2会议设备的准备与调试3.2.1乙方负责提供并确保会议所需的音响、投影、网络等设备正常运行。3.2.2乙方应在会议开始前完成设备的调试工作，确保会议的顺利进行。3.3技术支持与服务3.3.1乙方应提供现场技术支持，解决会议过程中出现的技术问题。3.3.2乙方负责会议资料的打印、分发及现场答疑工作。3.4现场管理与安全保障3.4.1乙方负责会议现场的管理工作，包括但不限于参会人员签到、会场引导等。3.4.2乙方应确保会议期间的安全，制定并执行应急预案。3.5会议记录与资料整理3.5.1乙方负责记录会议过程中的重要信息，并整理会议纪要。第四章参会方的义务4.1参会人员的资格要求4.1.1甲方应确保参会人员具备相应的专业资格或背景。4.1.2甲方应对参会人员的行为负责，确保参会人员遵守会议规定。4.2参会人员的权利与义务4.2.1参会人员有权参加会议活动，获取会议资料，与同行交流。4.2.2参会人员应遵守会议纪律，不得擅自发表与会议主题无关的言论。4.3参会费用的支付与退还4.3.1甲方应按照乙方提供的费用标准支付参会费用。4.3.2如参会人员因特殊情况无法参加会议，甲方应提前通知乙方，按照乙方的规定办理退款手续。4.4参会人员的行为规范4.4.1参会人员应遵守国家法律法规，尊重他人的合法权益。4.4.2参会人员不得在会议现场进行商业宣传或分发宣传资料。第五章费用与支付5.1服务费用第八章知识产权保护8.1会议内容的版权保护8.1.1会议中发表的演讲、演示文稿、海报等材料，其版权由原作者享有。8.1.2未经原作者许可，任何单位或个人不得复制、分发或公开使用这些材料。8.2参会人员的知识产权保护8.2.1参会人员对其在会议中展示的作品或言论享有知识产权。8.2.2参会人员应确保其作品或言论不侵犯他人的知识产权。8.3第三方知识产权的处理8.3.1如会议涉及第三方知识产权的材料，乙方应事先与第三方协商并获得必要的许可。8.3.2乙方应对第三方材料的合法使用负责。第九章保密条款9.1保密信息的定义与范围9.1.1保密信息是指本合同签订过程中双方交换的、未公开的、具有商业价值的信息。9.1.2保密信息包括但不限于会议内容、参会人员名单、商业计划等。9.2保密信息的保护期限9.2.1双方对保密信息的保护期限自本合同签订之日起算，至合同终止或履行完毕之日止。9.2.2双方在保护期限内应严格保密，不得向任何第三方泄露保密信息。9.3保密信息的例外情况9.3.1法律要求或法院命令要求披露保密信息时，披露方应及时通知对方。9.3.2保密信息已成为公众信息，不再具有保密性。第十章合同的变更与解除10.1合同变更的条件与程序10.1.1合同变更应由双方协商一致，并以书面形式进行。10.1.2合同变更自双方签署变更协议之日起生效。10.2合同解除的条件与程序10.2.1合同解除应由双方协商一致，并以书面形式进行。10.2.2合同解除自双方签署解除协议之日起生效。第十一章违约责任11.1服务提供方的违约责任11.1.1乙方未按合同约定提供服务或服务质量不符合约定的，应承担违约责任。11.1.2乙方未按合同约定保护甲方知识产权的，应承担违约责任。11.2参会方的违约责任11.2.1甲方未按合同约定支付费用或提供信息的，应承担违约责任。11.2.2甲方未按合同约定参加会议的，应承担违约责任。第十二章一般条款12.1通知与送达12.1.1双方之间的通知与送达，应以书面形式进行。12.1.2通知与送达地址为本合同中双方指定的地址。12.2合同的转让12.2.1未经对方同意，任何一方不得将本合同的权利与义务转让给第三方。12.2.2经对方同意，本合同可以转让。12.3合同的分割与合并12.3.1本合同中的任何条款均可以分割或合并。12.3.2合同的分割或合并不影响合同的整体效力。第十三章附则13.1合同的修订与更新13.1.1合同的修订与更新应由双方协商一致，并以书面形式进行。13.1.2合同的修订与更新自双方签署修订协议之日起生效。13.2合同的终止条件与程序13.2.1合同终止的条件与程序应按照本合同第十章的规定执行。13.2.2合同终止后，双方应按照本合同约定的方式处理后续事宜。13.3合同的废止与替代13.3.1本合同的废止与替代应由双方协商一致，并以书面形式进行。13.3.2合同的废止与替代自双方签署废止或替代协议之日起生效。第十四章签署页14.1合同签署日期14.1.1本合同于____年__月__日签署。14.2双方签署人的姓名与职务14.2.1甲方签署人：__________，职务：__________14.2.2乙方签署人：__________，职务：__________14.3双方签署人的签字与盖章14.3.1甲方签署人签字：________多方为主导时的，附件条款及说明附件一：甲方为主导时的附加条款及说明1.额外服务的请求甲方有权要求乙方提供合同范围以外的服务，包括但不限于额外会议活动、特殊设备租赁等。甲方应提前至少__天通知乙方，并提供详细的服务要求。乙方应尽快评估并提供服务报价。若乙方同意提供额外服务，则双方应签订补充协议，明确额外服务的条款与费用。2.参会人员变更若甲方需要更改参会人员名单，应提前至少__天通知乙方。变更后的参会人员应满足本合同第四章参会方的义务中的要求。乙方应根据甲方提供的最新名单进行参会人员的邀请与管理。3.会议内容的调整甲方有权根据实际情况调整会议内容，包括但不限于演讲主题、议程安排等。甲方应提前至少__天通知乙方，并提供最新的会议内容概要。乙方应根据甲方的调整进行相应的会议安排与宣传更新。4.会议场地与设施的变更若甲方需要更改会议场地或增加额外设施，应提前至少__天通知乙方。乙方应根据甲方的要求，尽力提供合适的场地与设施，并通知甲方相关的变更情况。如有额外费用，乙方应提供详细的费用报价。5.知识产权声明甲方应确保其及参会人员在本合同项下的所有活动不侵犯任何第三方的知识产权。若第三方对甲方的演讲、演示文稿等提出知识产权侵权指控，甲方应自行解决并与乙方及时沟通。乙方对此不承担任何责任。附件二：乙方为主导时的附加条款及说明1.服务的标准与质量乙方应按照行业标准并提供高质量的服务，确保会议的顺利进行。若甲方对乙方的服务有任何不满，甲方有权在会议结束后__天内向乙方提出书面投诉。乙方应在收到投诉后__天内采取改进措施并答复甲方。2.人员的培训与指导乙方应对其工作人员进行必要的培训与指导，确保工作人员的专业性与服务质量。乙方应确保其工作人员遵守本合同的条款，包括但不限于保密条款、知识产权保护等。3.紧急情况的处理乙方应制定并执行会议现场的应急预案，确保会议在遇到突发事件时能够及时响应并采取措施。乙方应立即通知甲方任何紧急情况，并协商解决办法。4.额外费用的承担若因乙方原因导致会议延期、取消或其他额外费用产生，乙方应承担相应的额外费用，并退还甲方已支付的相应费用。5.保险的购买乙方应购买并维持在整个会议期间所需的保险，包括但不限于公共责任保险、财产保险等。乙方应向甲方提供保险单的副本，以证明保险的有效性。附件三：第三方中介为主导时的附加条款及说明1.第三方中介的角色与责任第三方中介作为会议的组织者与协调者，应负责会议的整体策划、宣传推广、现场管理等工作。第三方中介应确保会议的合法性与合规性，并处理与甲方、乙方之间的沟通与协作。2.第三方中介的服务费用第三方中介应向甲方提供详细的服务费用报价，包括但不限于会议策划费、宣传推广费、现场管理费等。甲方应按照双方约定的支付方式和时间向第三方中介支付服务费用。3.第三方中介的违约责任若第三方中介未能按照合同约定提供服务或服务质量不符合约定，第三方中介应承担违约责任。第三方中介应保证其服务不会侵犯任何第三方的合法权益，包括但不限于知识产权。4.第三方中介的赔偿责任若第三方中介的行为导致甲方或乙方遭受损失，第三方中介应承担相应的赔偿责任。赔偿责任包括但不限于因违约造成的直接经济损失、诉讼费用、律师费用等。5.第三方中介的更换程序若甲方或乙方对第三方中介的服务不满意，甲方或乙方有权书面通知另一方更换第三方中介。更换第三方中介的程序应按照本合同第十章的约定执行。附件及其他补充说明一、附件列表：1.会议日程安排2.参会人员名单3.会议场地与设施安排4.会议宣传材料5.参会费用标准6.知识产权声明7.服务费用报价单8.第三方中介服务协议9.合同变更协议10.违约责任认定书二、违约行为及认定：1.服务提供方未能按时提供服务或服务质量不符合约定的，视为违约。2.参会方未能按时支付费用或提供信息的，视为违约。3.参会方未能遵守会议纪律或侵犯他人知识产权的，视为违约。4.第三方中介未能按照约定提供服务或服务质量不符合约定的，视为违约。5.任何一方未能履行合同中的保密义务的，视为违约。三、法律名词及解释：1.合同：双方或多方之间就权利与义务达成的一致协议。2.服务提供方：负责提供会议服务的乙方。3.参会方：参加会议的甲方。4.第三方中介：协助组织会议的第三方。5.知识产权：包括专利、商标、版权等在内的各种智力成果。6.违约：违反合同约定的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：会议场地或设施不符合约定。解决办法：及时与乙方沟通，要求乙方提供符合要求的场地或设施，或协商更换场地。2.问题：参会人员未按时到达。解决办法：提前通知参会人员会议时间和地点，并安排好接机、住宿等事宜。3.问