公司机构-办公系统建设方案

目录

第1篇什么是网络办公自动化？..............................................2

第2篇企事业单位网络办公自动化解决利器....................................4

第3篇网络办公系统的原理、功能及应用环境..................................5

3.1系统工作原理介绍.........................................................6

3.1.1系统工作原理介绍...............................................6

3.1.1.1系统针对单位领导所涵盖的功能；..............................7

3.1.1.2系统针对普通员工所涵盖的功能：..............................7

3.1.2针对管理流程的工作原理.........................................8

3.1.3系统功能概况....................................................8

3.1.3.1系统功能结构图...............................................8

3.1.3.1系统功能......................................................9

3.132系统特点.....................................................14

3.1.4功能模块........................................................17

3.1.4.1个人桌面....................................................17

3.142信息中心....................................................17

3.143人事机构....................................................21

3.1.4.4考勤管理....................................................21

3.145工作计划....................................................21

3.146公文流转....................................................22

3.147会议管理....................................................30

3.1.4.8审批登记....................................................31

3.149办公用品....................................................31

3.1410车辆管理...................................................31

3.1.4.11资料管理...................................................31

3.1.4.12文档管理..................................................31

3.1.4.13资产管理..................................................32

3.1.4.14客户资源管理..............................................32

3.1415发送手机短信息.............................................32

3.1.4.16系统管理....................................................32

笫4篇升级服务............................................................33

第5篇结构分析............................................................33

4.1系统结构图................................................................33

4.2系统详细分析..............................................................34

第1篇什么是网络办公自动化?

随着网络经济和知识经济的迅猛发展，企业间竞争一直围绕着企业内部管理进行，

强调企'也如何有效的利用自身的资源，提高生产能力、提高工作效率、降低成本。上个

世纪末，伴随着信息技术革命，全球进入了知识经济的时代。信息技术的应用加速了知

识的传递、加工和更新，提升了企业的有效利用信息的能力，从而提高了企业的工作效

率和生产能力。终于，经过近二十年的迅猛发展，世界经济由“生产能力不足”逐渐变

成“生产能力过剩”。在这种经济环境下，企业面临着前所未有的竞争压力。

这些都要求我们必须采用全新的信息处理手段，完善内部组织结构、信息系统和管

理运作流程，消除信息孤岛，建立协同工作的信息管理体制。

综上所述，在全新的知识经济时代，管理者需要一种全新的管理理念和管理手段，对

单位内部办公管理流程进行整合。于是，网络办公自动化OA（OfficeAutomation）概

念应运而生。

无论是企业还是攻府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排,

决策者需要依据纷乱的信息出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办

公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代,

办公自动化还使得不司地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。今

天的中国，“企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼，一套优秀的办公自动

化（0A）系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。

众所周知，我们绝大多数企业和非赢利单位，都采用层层授权的金字塔式的管理模

式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之

间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过的直接下属（中层管理者）外,

就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；通过中层管理人员，则有一个信息反馈的效率

和成本问题，无疑，单位的信息化能提高效率节省成本。

基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的企业信息管理系统（MIS）、

ERP等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购，销伐，库存以至财务的情况，

企业的中层到底层都置「了最高层的管理监督之下〈因此这类软件大多上级对下级控制

有余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多，人就会变成机器，工作就缺

乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻松有趣，更符合人性，更容易发挥普通人的

智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在•起，强化了机构内部员

工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、'业务流程都能在内部

局域网或互联网上进行，相互间可以亲密地交流协作！

办公自动化的发展是一个不断进化的过程，随着电脑和网络技术的发展可以分为以

下几个阶段：办公电脑化，单位有了电脑，可以打印文件，保存数据，用一些单机版软

件等。办公网络化，单位的电脑有了局域网并连上了互联网，实现了资源共享，但内部

缺乏秩序和安全。网络程序化，在办公网络化的基础上，有了网络办公软件的办公平台，

实现了轻松有序的管理。将来还可能有网络办公的智能化，办公变得越来越轻松。

办公自动化软件，具体米说有哪些作用呢？

首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，

等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。

其次是节省运营成本：包括时间和纸张。

第三是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：

公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。

第四是提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥

员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单.位的内部的凝聚力将大大增强。

第五是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑

袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合，应该

是对于单位的领导来说，0A是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据。对于

中层管理者0A是信息管理系统，而对「普通管理者，0A又是事物/业务处理系统。

0A能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作.

郑州迅驰贸易有限公司正是在上述前提下，看到了未来办公管理软件的发展趋势。

基于全WEB技术开发出了办公助手软件。可以轻松的使企业实现通过INERNET进行

日常办公管理。符合未来企业管理软件的发展方向。该产品是基于

INTERNET/INTRANT平台上的企业办公自动化解决方案，采用流行的WEB开发方式，

产品化、结构化的设计方法，具有无须额外培训、单点维护、全面升级、INTRANET/

INTERNET无缝联通等显著优点，同时极大降低了各单位办公自动化的实施及维护成

本，使企事业单位内部管理轻松迈向自动化。

先进的系统设计方法使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；

采用了先进的安装盘制作方法，提供全中文安装界面提示，安装速度快，操作简便，保

证软硬件双重加密，数据安全可靠；绿色软件安装对现有系统不造成任何破坏；良好的

系统开放能力和可扩展性，使系统可根据各个不同企事业特点，为其定制增添各类业务

模块，同时还可与客户的其它信息系统进行数据互联。

第3篇网络办公系统的原理、功能及应用环境

网络办公系统是一个以日常办公管理事务为中心，通过引入数据权限和功能权限对

不同部门及员工进行权限划分，以实现信息、管理、服务协同工作的办公管理平台。通

过对信息中心、人事考勤、公文会议、计划项目、用款报销、资产资料、办公用品、车

辆补贴等日常办公内容的管理，实现对企事业单位F1常办公工作的全面管理，并能规范

办公流程，提高管理水平和管理质量，准确分析决第，达到全面提升单位办公效率的目

的。

3.1系统工作原理介绍

3.1.1系统工作原理介绍

工

系统拽制中

针对人员角色的工作原理

网络办公系统以岗位角色为核心，允许客户根据本单位的实际管理需要，员活进行

各类角色的定义，赋权工作。体现了现代管理中的定岗定员、对岗不对人的管理思想。

同时支持操作用户身兼多职，极大降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影

响。

3.1.1.1系统针对单位领导所涵盖的功能;

3.1.1.2系统针对普通员工所涵盖的功能:

消息邮件

日程安排

普通员工

信息中心

其它工具

提交请示公文办理

情

资

执

办

用

况

产

行

公

款

报

资

计

用

报

告

料

划

品

销

单位领导通过对各类职位角色的权限设定，就可以完成本单位架构体系、管理范围

的自动划分。

3.1.2针对管理流程的工作原理

可由用户通过流程设置功能对各种办公审批、请示报告等流转环节进行完全的自定

义设置，实现了各类办公文件的自由流转，充分体现流程化管理的管理思想。系统功能

模块介绍

3.1.3系统功能概况

3.1.3.1系统功能结构图

网络办公系统

业务数据库

3.1.3.1系统功能

•系统初始化

/机构配置.：机构配置管理包括部门设置.、职位设置和人员基础信息录入。部门设置、

职位设置是系统运转的基础部分，通过根据本单位的实际情况设定部门、及各种职

位权限可实现对管辖范围的划分，同时对系统内部工作流转也将产生重要的影响。

在系统中部门是一个逻辑概念，因此部门设置与真实的组织结构可以不同。系统中

部门的逻辑结构主要取决于按照组织结构划分的部门权限和工作范围。

/职位管理：系统中的职位可以自由定义。在给单位员工分配角色时可以与实际情况

一一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职

/员工管理：通过员工管理，不仅可以详细记录员工个人信息、家庭信息、教育信息、

联络信息、还可登记工作履历信息、上传相片，以及进行所属部门和担任职位的分

配。

/参数设置：系统中所有参数都可由用户自行定义，包括各类字典数据、考勤参数、

计划报告类别、公文参数、各类模版等等，在系统投入正常运转前，通过相关工作

人员将各种参数根据本单位的实际情况进行设置。可以提高系统对于本单位管理要

求的适应性。

/流程设置：系统内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。

通过流程设置，可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。实

现各种文件、请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率，同时也强化了办公

工作的规范性。

•信息中心

/信息中心：信息中心包括栏目管理、信息发布、信息浏览三大部分功能。各用户可

以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置。并根据管理规定设定各栏目相关

的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理。

实现信息发布的统一管理。信息中心栏目的构成主要取决于单位内部信息管理的划

分需要。在中根据信息类别的区别，提供了两种格式的信息发布一一普通类信息、

红头文件式信息，可以满足单位对于多样化信息管理的要求。

/常用链接：系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便

日常工作中迅速堆确的连接。

/BBS：可由用户灵活设置栏目、栏目权限、栏目用户范围的BBS,在实现内部员工

交流的同时，可以充当FI常办公讨论组的功能,大大提高了内部交流的效率。

/其它功能：为了便于用户的日常工作，在中还提供了飞机航班、火车时刻、昵编区

号等杳询管理功能。

•人事考勤

/人事管理：人事管理包括人员档案管理、调动分配管理、离职管理、及各种查询统

计。可以实现对单位员工人事信息、岗位调动变化的管理查询功能。离职管理模块

中可以自动检查员工目前未完工作，对人事管理人员进行相应提示。

,考勤管理：考勤管理由签到、签退、请假/销假、加班申请、统计查询等模块组成。

可以对单位员工的考勤情况一览无余。同时灵活的接口可以实现与其它考勤系统的

数据对接（如：打卡式考勤机。。。）

•工作计划

,计划安排：计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定，同时支

持进行计划的再分解操作。实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。

,跟踪检查：单位领导对于已经安排的工作任务可以跟踪检查，对于提交完成的工作

申请进行核准操作。实现对于工作任务时间进度、工时进度、任务进度的多种跟踪

检查。方便的穿透查询功能，可以使管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监

控管理。

/报告日志：系统提供的报告日志可以使工作任务负责人方便的进行相关报告的提

交，可以细到每人每日的日志提交功能，极大的提高了管理的精确性，实时性。同

时也为将来的工作考评提供了准确、翔实的数据。

/费用管理：通过与费用报销模块的连接，方便管理者对于相关工作任务的费用投入

情况进行直接管理。

・公文流转

/发文收文：实现了单位内部发文起草、发布来文登记的功能，通过系统提供的在线

编辑、附件上传功能可以与其它文档编辑工具进行结合。

,公文办埋：根据预先设置的公文办埋流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文

的各项办理工作，同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的加签、退签、

修改后续流程等操作。极大的满足了日常公文办理中对于操作灵活性的要求。

/催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、邮件,

跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。提高公文流转

办理的工作效率，

/归档销毁：通过与系统文档管理的连接，对于已完成流转办理的公文，可以进行相

应的归档、销毁操作。

•会议管理

/会议登记：对于各类会议进行登记，根据参加范围自动发送会议通知邮件。打印会

议通知等功能可以降低会议管理人员的工作强度。

/会议室管理：对于单位会议室安排进行预约申请，登记。使用情况查询。可以提高

对于会议室资源利用的合理性。

/纪要管理：对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使单位会

议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。

•文档管理

/类别定义：通过对于单位内部文档库的分类定义，权限划分。建立单位内部文档资

源库。

/文档发布：各相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。

/文档查询：各相关人员对在授权范围内的文档进行在线查找、浏览。提高了口常工

作效率。

•申请审批

“类别定义：系统本身提供了8种定制格式的申请审批类型。同时支持用户根据口常

办公的实际情况，自定义其它的申请、请示、报告等。通过设置相应的流转路径，

实现申请审批的自动化。

/提交申请：员工可以通过桌面系统进行各种申请、请示、报告的在线填写、提交及

回复审批跟踪。

/审批登记：管理者可以对需要自己进行审批回复的各类申请、请示、报告进行相应

的审批、回复、填写怠见等操作。

•用款报销

/用款管理：对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、借出登记、归还登记的

管理，降低日常用款管理工作的工作强度，提高工作效率。

/报销管理：对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理，降低

口常报销管理工作的工作强度，提高工作效率。系统同时提供的与计划任务模块的

接口，可以使报销费用归口管理，为管理者监督计划项目的费用情况提供数据基础。

,统计查询：支持用户按部门、款项类别、相关计划进行相应的统计查询。方便管理

者进行各种分析决策。

•办公用品

,采购管理：用户通过系统可在线填写采购申请，相关采购管理人员进行采购登记操

作。同时通过为各种办公用品设定库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的

提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。

,领用管理：对于需要对办公用品进行领用的用户，通过在线查询、提交申请、相关

领导审批、出I库登记完成对办公用品领用的全流程管理。先进准确的移动库存计算

办法，可准确的记录相关费用，自动完成库存增减。

/统计查询：各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询。

对「办公用品库存情况、领用情况、采购情况进行管理。有效减少库存浪费、合理

监控相关费用。

•资产资料

/资料管理：通过系统建立资料管理档案，支持用户进行资料借阅的在线申请、回复、

借出登记、归还登记等全自动操作,摆脱了传统的手工管理效率低下，查找烦琐等

弊端。方便了单位员工对于各类资料的借阅操作。提高了内部资料的利用率。同时

提供的借阅统计、缺库登记等功能，对于资料管理工作提供了有效补充，可以快速

准确的了解各类资料的使用情况，获得缺库信息。提升资料管理水平。

/资产管理：资产管理由资产档案管理、使用归还管理、查询统计等功能模块组成。

可以使管理者随时对单位内部资产分布情况、使用情况做到一目了然。同时，通过

资产领用责任到人的设计，可以明确使用责任人，有效杜绝资产流失。

车辆管埋

,车辆档案：对于单位内部车辆建立相应的车辆档案，详细记录购买情况，车辆情况。

,用车管理：对于出车情况建立申请、审批、登记的流程化管理制度，对车辆使用进

行合理安排，可以有效提高车辆的利用率。

/补贴管理：对于出车司机的补贴情况进行登记管理。使管理者对于补贴费用情况一

目了然。

/维修管理：对于车辆维修的情况进行登记管理。便于对于车辆维护情况的了解。同

时对于维修费用情况可以做到清晰、准确。

•公务接待

/接待管理：对于各种来宾接待情况进行相应的登记管理。

•客户资源

,客户档案：对于发生业务往米的合作伙伴、客户、联系人等各种相关资料进行收集、

登记管理。同时可以方便查询到历史交往情况、历史销售情况。便于相关管理人员

进行分析、决策，

/联系记录：对于与客户交往的历史记录进行准确、翔实的登记管理。为市场销售人

员进行客户分析、实现个性化服务打造了坚实基础。

,销售管理：对于销售订单进行跟踪管理。对于历史销售情况进行各类查询统计。使

管理者对于销售情况了如指掌。

•个人工具

,邮件管理：通过内部邮件功能、实现内部员工通过邮件进行日常工作交流。同时具

备的POP3邮件管理功能，可以实现对外部邮箱的管理功能。附加提供的地址簿功

能，可实现与OUTLOOK邮件地址簿的相互转换功能。

/个人名片夹：员工通过个人名片夹可以方便、快捷的实现对于常用联系人的分类管

理、综合查询等功能。

,消息管理：实时短消息功能可以实现员工之间在线实时交流，极大的方便了日常办

公。目前支持的声音提示、图标提示功能进一步增强了使用友好性。同时支持的提

醒闹钟设置功能，可以进行日常按时提示的功能。

,日程管理：可以实现对个人日程的安排、提示备忘等功能。便于用户对日常工作计

划进行安排、管理。

/个人理财：可以实现员工对个人财政情况的登记管理、查询统计等功能。

,个人桌面：是员工个人工作处理的平台。友好的界面风格，方便易用的功能。对于

个人工作的合理整和，可以极大方便用户的FI常工作。

3.1.3.2系统特点

•方便易用：

完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观，完全基于浏览器界面、安装方便，

客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用

该软件，不需要做额外的使用培训。

•维护轻松：

完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、全面升级。摆脱了传统

C/S结构实施、维护工作复杂，升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。

•个性化的管理流程定义功能：

现代管理思想中十分重视过程管理(ProcessManagement)oIS09000的核心思

想正是通过对过程质量的监控，实现系统的质量保证的。过程管理是将业务划分为相对

独立的过程，一个过程的输出将成为下一个过程的输入，而对于过程内部则使用标准的

程序(Procedure)进行管理和控制。基于这种思想，将各种需要进行流程管理的口常

办公行为划分为申请梃交、审批流转、登记办理等几个层次：各种不同事务的处理过程

完全由用户自行设定，这样，可以使单位根据自身特点充分实现管理工作的个性化特色,

同时为单位随时调整管理流程变革提供了有力保证，除此以外，的工作流技术将日常办

公的各种业务工作紧密联系起来，不需要手工的干预就可以将“正确的信息在正确的时

间”传递给参与者，这样就大大提高了信息传递的效率，减少了延迟。

•支持工作流程自动化应用：

所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交

互)过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用

公文审批流转处埋、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）

发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如

发出文件、归档入库、发布）。

_L作流程自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、

状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。不仅管理工作流全过程的所

有信息和操作，而且还可主动推进工作流程的实现，如及时地自动收回或赋予不同人员

的操作权限（如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而其卜.级领导获得文件的签

署权或对内容的修改权）、主动提示和催促工作人员实现某•阶段的处理，从而整体提

高工作流处理的效率，

•一体化的工作管理平台：

单位日常办公管理工作有一个共同的特点，就是各部门的业务不是孤立的，而是在

互动的过程中相互促进，共同提升。与单一的业务管理软件不同，系统根据现代办公理

念而设计，将各种相关办公业务进行合理整合，提供了统一的操作平台，实现了办公管

理业务信息的全面共享。将各职能部门紧密结合，形成一个有机的整体，从而提升了单

位整体的管理、服务效率。

•自定义实现个性化：

拥有广泛的适用能力，能够适应不同行业、不同类型、不同管理流程、不同组织机

构的单位的需求。的适用性源于其出色的自定义能力。用户可以根据自身的管理需求和

特点自定义部门结构、角色权限、工作流程、字典参数等等。的这种灵活的机制不仅满

足不同单位的个性化需求，同时为单位日后的管理提升提供了基础。“运动是永恒的”,

世界总是处在不断的变化之中。各客户单位为了谋求发展也要不断的“求变”。当用户

单位增加新的管理项目、进行管理革新时，可以方便的满足管理变更的需求。

•先进的目标任务管理思想：

通过系统的工作计划及口志管理功能，可以实现内部工作目标的及时下达，反馈,

调整。使管理者对于目前工作的进展情况一目了然。降低了工作实施管理中的潜在风险,

提高了对于工作进度与效果的监管力度。同时提供企业员工工作业绩考核的数据依据

•支持协同工作和移动办公：

采用WEB开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，提供办公人员在办公室以外

的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可

以访问到企业办公自动化系统：将办公自动化系统应用地点由固定的物理位置延伸到其

他所有被网络覆盖的地方，可提高工作效率和减少费用，并且符合现代办公方式的发展

特点。

•与其它办公工具软件的良好结合：

信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子觇件系统作为信息传涕与共享的重要

的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。办公助手软件自主开发的WEB

一MAIL功能。可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现

内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管、邮件接收自

动分类归档等各种功能。同时可与办公助手软件内部管理功能结合，自动发送各种督办、

通知、回复等固定格式邮件。

在企业内部各种格式类型的文档应用越来越广泛，通过联达办公助手软件，可以实

现对于各种办公文件的统一流转、归档、在线调阅、管理。支持WORD、EXCEL.

POWERPOINT,图片等各种文件格式。极大加强了公司内部档案信息的管理，为用户

实现知识性管理提供了必要条件。可充分实现内部信息资源最大程度的集中共享。

•完整的安全控制功能：

办公自动化系统所处理的信息一般会涉及单位机关的机密，而且不同的办公人员在

不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系

统得以投入使用的先决条件。办公助手软件采用三级加密技术，操作系统级（配合防火

墙软件）、数据级（数据加密）、用户级（安全权限的划分限制）。为企业信息的安全畅

通提供了有力保障。

•灵活的系统体系构架:

各类型单位虽然管理模式多种多样，但究其管理内容，大同小易，在产品化开发中，

注意从提高产品适用范围的角度，充分调研各类企业单位管理模式、内容，精心选择设

计核心平台功能，为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能，实现了用户自行定义

内部管理体系结构，设置各种管理工作流程，系统参数全动态设置等功能。同时，可以

使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块，并可与其他业务系统通过定制

接口无缝衔接，实现内部信息系统间的互通、互联，

•产品化开发，降低用户成本：

产品化开发的模式可以降低软件开发商的开发费用，提高技术投入的重复利用比

率，最终反映在产品价格上，使用户的购买成本大大下降。

3.1.4功能模块

3.1.4.1个人桌面

个人事务模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里，员工

可以及时了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发

电子邮件，同时可以进行自己的日常财务管理，修改个人的登录口令等。

功能包括：员工待办事宜、我的邮件、个人办公申请、个人名片夹、个人日程、个

人理财、签退、我要离线、修改口令、收发短信息、设置定时提醒、杳看当前在线人员

情况。

3.1.4.2信息中心

信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平

台。在这里，用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事

记、机关介绍、规章制度、奖惩通报层次结构（可进行下级栏目设置，如按部

门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。。。。），

设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即进

入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等，

使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点；使用BBS功能，可以随时发表相关的

意见或针对某一问题进行讨论；信息中心同时提供飞机航班和行政区号的管理和查询功

能。

功能包括：信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、常用链接管理、常用链接、

BBS栏目管理、BBS、航班管理、航班查询、区号管理、区号查询。

1）需求描述

“公共信息”包括各业务部门对公司全体内部人员发布的业务工作情况，增进不同

业务管理部门的相互了解和信息沟通，主要是为了实现各部

门及分支机构之间的信息交流。主要提供各种公用信息的发布，如公告、简报、启

事、通知、海报等，根据具体需求设定各级权限，严格控制公告牌上所发布的内容。分

为一般信息和等级信息，一般信息是供所有用户查看的信息，等级信息是供拥有级别权

限的领导查看的信息，非发布部门或个人不能修改其内容。

1）需求分析

领导一般用户

各等级|一般

查信息向信息

询

客户端客户端

各

业

务

单

位

重要问文件

收集、整理、录入、更新、删除

图示:公共信息服务信息流程

(1)将要发布的各类信息编辑成相关文档，由拥有权限者统•整理发此功能模块具有以下功

能：

▲创建新文档，并记录公共信息。

▲记录发布人员个人资料，包括发布时间、所属部门和姓名。

▲将发布的公共信息和发布人员资料存入公共信息管理库。

(2)对公告牌上的信息设置有效期限，可删除过期信息，并可分类归档，以备查询。

上报信息

1)需求描述

上报信息是系统提供的一个比较特殊的功能，它是作为单位内的各个部门将定期的汇总

以简报、月报、年报的形式上报给有关领导。由于此类文件在公司各个部门占很大一部分工

作内容，所以要建立了这样一个系统模块，以方便应用。由于表格众多，并且表格会时常变

化，所以在这里对表格的处理要有灵活性：(一)可以以附件的形式填加到邮件中；(二)

可以调用word、Excel等工具进行文档的制作。

2)需求分析

工作流程如下:

(1)登记、汇总

各单位办事人员根据电话或传真等信息记录各种表格，并定期进行汇总，形成FI报、月报

和年报等。此功能模块具有以卜.功能：

▲如果此处没有合适的表格则要调用WORD、EXCEL等工具制作表格或取出已经作好的表

格文件。

▲填写制表人、日期等记录。

▲递交给该科室领导，

▲填写表格。并自动记录表格处理流程记录。

(2)科室领导审核

科室领导在查看文件之后填写办理意见，并有权退回。此功能模块具有以卜功能：

▲领导在相应位置填写办理意见

▲如果退回就直接回到递交人。

▲自动记录领导的个人信息。

(3)主管经理审核

主管经理在查看文件之后填写办理意见，并有权退回。此功能模块具有以下功能：

▲领导在相应位置填写办理意见。

▲如果退回就直接回到递交人。

▲自动记录领导的个人信息。

(4)签字

一把手对上交的文件进行审阅并签字。此功能模块具有以下功能:

▲查看文件。

▲签字。

▲系统自动保存文件(回到原拟稿的科室进行保存)。

(5)打印

各科室办事人员可以将报表打印保存或上报到省里有关单位。

3.1.4.3人事机构

人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、

人员的调动分配、人员信息查询统计等。

功能包括：人事信息管理、人员调动和分配、离职人员管理、人事信息统计查询、

部门人事信息查询、全体人事信息查询、人事字典维护。

3.1.4.4考勤管理

考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加

班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。

其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。

功能包括：请假/销假、销假核准、加班/确认、加班核准、生成考勤统计、考

勤统计查询、个人考勤信息杳询、全部考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设置、

请假类别字典维护。

3.1.4.5工作计划

工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人

员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将

这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况。

员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时

可以上传相应的附件。

工作计划管理和报销管理相结合，可以使相关管理人员及时了解有关计划、项

目的费用发生情况，便于对有关计划、项目的费用进行跟踪管理。

功能包括：报告类别管理、计划类别管理、工作计划管理、填写工作日志、全体日

志查询。

3.1.4.6公文流转

公文流转以用于处理口常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络

的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统

公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。

公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、

发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归

档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、

登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳

签、插签、退签、撤销等处理。

收文处理

1）需求描述

收文处理是指送给本公司阅批的文件（包括正式文件和非正式文件）处理过程。收

文处理系统有以下需求：

▲对所有的来文通过计算机进行签收、登记、贴笺、拟办、批示、办理、传阅、归档。

▲对来文进行显示、排序、查询、统计、打印。

▲可根据紧急程度对待办来文自动排序，并以不同颜色显示。

▲对要求办理的文件进行全自动跟踪、监督管理。

▲所有来文格式能转换成本系统能执行的格式。

▲系统对文件每一个收、发环节的时间自动生成记录和显示，不可更改。

2）需求分析

收文处理流程如图一

办公室（党办）

领导审阅

电子文件、纸制来文办公室（党办）签收、公司领导批

分发示

办

理

催

结

办

果

相关部门处理

图一收文处理流程

注：其中党务口的收文则到党办，行政口的收文到办公室。

党务口的收文经过书记的批示之后分发。

其他收文由一把手批示之后进行分发。

以下是对流程中各环节功能的具体描述：

1）签收、贴笺

在此涉及的文档包括所有来文，其中包括电子文件、纸制文件等。签收后由办公室（党

办）收发根据来文的各种属性：收文日月、收文号、来文机关、文件标题、来文字号、密级、

附件、收到份数、承办单位、签收入、文书处理号等，存入收文登记簿作为查询、统计和存

档依据。同时将来文以各种方式（如：扫描、录入等）存入收文管理数据库，并生成收文处理

笺内容包括：来文机关、来文号、事由、附件、份数、拟办与批办意见、阅者签字等。

2）审阅

办公室（党办）领导审阅拟办意见，井有权修改拟办结果接提交领导或者返还办公室（党

办）人员呈送。

3）领导批示

领导批示原文，填写批示意见栏后，返I可分送。

4）分送、催办

根据批示意见将文件提交相关承办科室。对到时未办的实施催办，将原文和处理过程、

办理结果进行存档，如有多个相关科室，可将文件同时发到各相关科室。

5）承办

承办部门接到来文后由相关人员办理。完毕填写办理结果，并返回办公室（党办）。

6）查询和统计

利用收文的统计查询功能可统计和查询到某一时段的收文数量，以体现办公效率和工作量

等指标°

发文处理

1）需求描述

发文管理系统实现单位内部发文的审批、签发过程的自动化，是实现各部门、事业单位

无纸化、自动化办公的重要环节。具有以下功能：

▲对所有发文能通过计算机进行起草（拟稿）、审稿、会稿、核稿、领导签发、编号、发文、

归档等。

▲W发文进行显示、排序、查询、统计、打印。

▲对发文全过程进行自动化管理，跟踪和记录。

▲对发文处理流程中核稿人、会稿人及签发人对原文的修改以不同方式（如不同颜色）予与

区分、保存、显示和存档，

▲对发文的编辑，阅读权限的控制。

2）需求分析

发文处理流程

直接领导审稿领导

____________签发

办公室编号、盖

章、分发

电

纸

子

制

文

文

件

件

打印相关科室单

位（传阅）

发文登记表

发文发文密级承办单位及签发人文件份数发往矶关文书处

日期字号拟稿人标题理号

发文稿件:

签发：核稿：

会签：主办单位和拟稿人：

事由：附件：

抄报机关：

主送机关：

抄送机关：

发文字第号年月H封发

(1)拟稿

▲拟写发文类别、文件标题。

▲创建新文档，以进行发文拟稿。

▲对文稿编辑、拟定和浏览。提供编辑文本稿件，编辑多媒体文稿，对已拟定的文稿浏览，

提供word编辑工具，在编辑过程中能应用字处理工具参考相关文档并剪辑。

▲确定核稿人、会稿科室，并提交核稿人。

▲系统自动在发文流程状态记录中记录主办单位，拟稿人姓名，送核稿时间。

▲如需会稿，拟稿人收到核完稿的发文后，根据发文稿纸中会稿部门顺序，送会稿科室会稿。

▲待会稿结束后，由拟稿人送办公室进行核稿。系统自动保存当前文档、流程状态和下一流

程操作人。

▲如拟稿未完成，可单击“保存”暂时保存，以后可以从''发文草稿”视图中打开该发文草

稿，进行修改。

(2)核稿

▲主管领导或办公室领导在个人事务系统的待办事宜中搜索要复核的文档，以醒目的方式

(红色)显示提醒。

▲主管领导或办公室领导可以对拟稿原文进行修改，编辑发文稿纸，并填写核稿意见，确定

签发领导，如果认为有必要，可以在送签发领导之前，先送办公室领导审核，审核完毕，直

接送领导签发。

▲复核时，如果认为拟稿不适合签发，也可以直接送回拟稿人。

▲系统自动在发文流程状杰记录中记录核稿人姓名，核稿时间。

(3)会稿

▲会稿科室人员在个人邮件系统的待办事宜中搜索要会签的核稿的文档，以醒目的方式(红

色)显示提醒。

▲会稿科室可以对拟稿原文进行修改，编辑发文稿纸，可填写核稿意见。全稿后返还拟稿人.

系统自动在发文流程状态记录中记录会稿人员姓名，会稿时间。

(4)签发

▲签发领导在个人事务系统的待办事宜中搜索要签发的文档的方式(红色)显示提醒。

▲签发领导可以对拟稿原文进行修改，编辑发文稿纸，并填写签发意见，送办公室分送。如

果签发领导拒绝签发，可以返回拟稿人。

▲系统自动在发文流程状态记录中记录签发领导姓名，签发时间。

(5)登记、编号、发送

▲办公室秘书在个人事务系统的待办事宜中搜索要发出的发文，对其进行登记、统一编号

后发出。

▲办公室秘书填写公文签发单：包括发文编号、文件密级、文号、文件标题、主送机关、抄

送机关、发文份数、主题词，粘贴电子公章等。

▲向联网主送单位和抄送单位发电子邮件，未联网的单位打印纸质文件，盖章分发。

(6)查询与统计

▲分别按发文单位、流程状态、文号、发文类别、发文日期等进行查询。

▲定期对发文按发文单位及统计类型进行统计。统计时输入统计的起始时间和终止时间。用

户必须输入统计的起始时间和终止时间。

(7)流程跟踪

发文在流转的过程中，自动记录流经人办理的详细记录。包括：流经人、流经时间、

办理意见，对发文内容的痕迹保留等。后序的经办人可以随时查阅发文的状态记录。

（8）发文的编辑，阅读权限的控制

在发文管理系统中，公文在流动的过程中只允许流经人才有权看到公文，而其他未流经

人不允许看到，同时要求具有编辑权限的人才能对公文进行编辑。为此，发文管理数据库中

特设置一个特殊的读者域，这样只有读者域中的人才能看到发文，发文流动时，每次发送之

前，都在读者域中增加下一操作人的姓名。

签承处理

1）需求描述

签承处理系统主要用于各科室向领导的请示，对所有签承通过计算机请示进行起草，审

批、批办等工作。

2）需求分析

签承处理系统流程如下:

签承稿纸：

密级：编号：签名：（登记者：）

签承内容:

拟稿人:

日期:

签承单位:

负责人签名：

日期：

领导批示：

签名：

日期：

办理结果:

签名：

日期：

(1)拟稿

拟稿人起草签承原文，内容包括:拟稿人,拟稿科室,拟稿日期.签承内容等。拟稿模块具有

以下功能：

▲对文稿编辑、拟定和浏览。提供编辑文本稿件，编辑多媒体稿件，链接附加文件，对已拟

定的文稿浏览，提供WORD。

▲编辑签承头纸相关内容，

▲提交领导审批，并自动填写签承处理流程记录。

▲签承完成后根据领导批示送相关科室。

⑵审批

科室领导对签承进行审批、修改、签名。

审批模块具有以下功能：

▲可修改签承内容。

▲直自动搜索待审批的文档，以醒目方式显示提醒。

▲直对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件，编辑多媒体稿件，链接附加文件，对已拟定

的文稿浏览，提供WORD编辑工具供选用。

▲填写签承头纸审批栏。

▲提交领导签批，并自动填写签承处理流程记录。

(3)批示

领导对签承进行批示，具有以下功能：

▲自动搜索待批示的文档，以醒目的方式显示提醒。

▲对文稿的浏览。

▲批示完毕，并自动填写签承处理流程记录。

▲填写签承头纸签批栏。

▲返回拟稿人

(4)相关科室提交办理结果

拟稿人发送签承给相关科室，相关科室将办理结果返回拟稿人。

(5)查询和统计，可杳询和统计到某一时期签承数量等指标.

(6)流程跟踪

自动记录签承流经所有人员概要信息，可以让每一个经手人随时查看签承当前流转状态

及处理情况。

功能包括：拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查

询、密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。

3.1.4.7会议管理

会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的

相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通功能包括：会议室管理、会议室查询、会

议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询知。

3.1.4.8审批登记

审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理，用户

可以根据本单位的实际情况，自定义员工申请类别，并对其设置相应的审批流程，使工作流

程的设置更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。

审批登记功能包括：事务审批、事务登记、事务打臼、申请类别设置。

3.1.4.9办公用品

办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能

以及库存、采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审

批登记在审批登记模块中完成。

办公用品功能包括：用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。

3.1.4.10车辆管理

车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、

油耗信息等，用车申请和维修申请在个人事务中进行，在审批登记模块中完成相应的审批登

记处理。

车辆管理功能包括：车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查

询。

3.1.4.11资料管理

资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用，库存管理等功能。其中包括：员工借阅申

请及申请回复，借阅登记，归还登记，资料统计，缺库登记和查询，资料信息维护，资料字

典维护等。

功能包括：资料信息维护、借阅申请、借阅回复、借阅登记、归还登记、缺库登记、

缺库查询、资料统计、资料字典维护。

3.1.4.12文档管理

文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工能够及时方便地查

询到自己所需要的相关信息。在文档管理中，管理员可对文档进行分类，对各个文档类别指

定相应的发布权限和查询权限。

包括：文档类别管理、文档发布、文档查询。

3.1.4.13资产管理

本功能模块的主要功能是对公司固定资产的管理，包括固定资产的卡片维护、使用情况

维护及相应的直询打印。

功能包括：资产信息管理、资产使用管理、部门资产使用查询、全部资产使用查询、资

产字典维护。

3.1.4.14客户资源管理

客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中，提供一套方便有力的管理工具，它可以帮助

企业为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资源管理，使企业的产品和服务

更加满足客户的实际需要，从而给企业带来更加丰厚的效益。

客户资源管理功能包括：销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销

售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。

3.1.4.15发送手机短信息

发送手机短信息功能是连接“计算机——手机”的桥梁，它利用internet和GSM瓯络的

及时、迅捷性，提高了企业沟通员工和客户的效率。

3.1.4.16系统管理

系统管理是为系统的正常运行提供管理功能，首次安装完联达办公助手软件后，首先要

通过系统管理中机构配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。

系统管理包括审批流程的设置，用户可自定义各种办公事务的审批流程，如：请假、加班、

用款、报销、用车、会议室预定、公务接待等等；设置各种公文的办理流程和办理权限

等。

系统管理同时提供了系统数据的备份与恢密功能，保证系统的安全正常的运行。

功能包括：机构配置管理、审批流程设置。

升级服务和售后服务是产品的重要组成部分，它从系统初始选型和运行支持两个方

面确保了的成功应用，为客户提高工作效率、节省成本。

第4篇升级服务

升级服务就是对•企业进行的组织结构、业务流程等进行深入分析和研究，结合企业

特点和管理需求、OA的理念以及产品三方面因素，进行系统功能选型、功能合理整合,

最终实现在用户单位中顺利应用的全过程。

环境不完全成熟的条件下，我们提供支持人员的上门服务，现场解决客户的困难。

在系统的版本升级时，支持人员会提供全套升级服务，为客户提供完善的后续服务。

升级服务包括：

•数据备份

•应用程序升级

•数据库升级

•数据恢复

•升级培训

•以及现场升级指导

第5篇结构分析

4.1系统结构图

办

公

系

统

工

事

务

审

批

登

4.2系统详细分析

系%管理

------------「机构.置管理f

1部门职益设