档案资料管理规范制度

档案资料管理规范制度以下是一份《档案资料管理规范制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。档案资料管理规范制度一、目的为了加强公司档案资料的管理，提高档案资料的利用效率，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理活动。三、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案资料管理制度，并监督执行。2.负责公司各类档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责组织档案资料的鉴定和销毁工作。4.负责对各部门档案资料管理工作进行指导和检查。（二）各部门1.负责本部门档案资料的形成、积累和整理工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.负责协助档案管理部门做好档案资料的鉴定和销毁工作。3.负责本部门档案资料的安全保管和利用工作。四、档案资料的分类和编号（一）分类原则档案资料应按照其形成的时间、来源、内容和形式等进行分类，以便于管理和利用。（二）分类方法1.按照档案资料的性质和用途，分为行政管理类、业务类、财务类、人事类、技术类等。2.按照档案资料的形成时间，分为年度、季度、月度等。3.按照档案资料的来源，分为内部形成和外部接收等。（三）编号规则档案资料应按照分类进行编号，编号应具有唯一性、系统性和可扩展性。编号一般由分类号、年度号、流水号等组成。五、档案资料的形成和收集（一）形成要求1.各部门在工作活动中应及时、准确地形成各种档案资料，确保档案资料的真实性和完整性。2.档案资料应使用规范的纸张、字体和格式，书写工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.档案资料应加盖单位公章或部门印章，并由相关人员签字确认。（二）收集范围1.行政管理类：包括公司的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、报告、通知、函件等。2.业务类：包括项目策划书、项目合同、项目进度报告、项目验收报告、业务往来函件、客户资料等。3.财务类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等。4.人事类：包括员工招聘资料、劳动合同、员工培训资料、绩效考核资料、员工离职手续等。5.技术类：包括技术研发资料、技术标准、技术图纸、技术报告等。（三）收集方式1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，定期对本部门形成的档案资料进行收集和整理。2.档案管理部门应定期对各部门档案资料的收集情况进行检查和指导，确保档案资料的及时收集和完整。六、档案资料的整理和归档（一）整理要求1.档案资料应按照分类和编号的要求进行整理，做到分类清楚、编号准确、排列有序。2.档案资料应去除金属物、装订整齐，对于破损、褪色的档案资料应进行修复和复制。3.档案资料应编写目录和页码，目录应包括档案资料的名称、编号、日期、页数等信息。（二）归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前将上一年度形成的档案资料整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.对于一些重要的项目档案资料，应在项目结束后及时整理归档。（三）归档程序1.各部门在移交档案资料时，应填写档案资料移交清单，注明档案资料的名称、编号、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门在接收档案资料后，应进行审核和检查，对于不符合要求的档案资料，应要求移交部门进行整改后重新移交。3.档案管理部门应将归档的档案资料进行登记和编号，建立档案资料台账，并按照分类存放于档案库房。七、档案资料的保管和保护（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防高温、防强光等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，档案资料应存放于档案架或档案盒中，不得随意堆放。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。2.档案管理部门应根据档案资料的性质和重要性，确定其保管期限，并在档案资料目录中标明。（三）保护措施1.档案管理部门应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。2.档案资料不得外借，确因工作需要借阅的，应按照规定的程序办理借阅手续。3.档案管理部门应定期对档案资料进行备份，防止档案资料的丢失和损坏。八、档案资料的利用和查阅（一）利用原则档案资料的利用应遵循合法、安全、保密的原则，不得损害公司的利益和形象。（二）查阅程序1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位或人员因工作需要查阅档案资料的，应出具单位介绍信或个人身份证明，经公司领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门应根据查阅申请的内容和要求，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用方式1.档案资料的利用方式包括查阅、复制、摘录等。2.查阅档案资料时，不得在档案资料上涂改、圈划、批注、污损或折页。3.需要复制、摘录档案资料的，应经档案管理部门负责人同意，并办理相关手续。九、档案资料的鉴定和销毁（一）鉴定原则档案资料的鉴定应遵循客观、公正、科学的原则，根据档案资料的保管期限、利用价值和保存状况等因素进行综合评估。（二）鉴定程序1.档案管理部门应定期组织档案资料的鉴定工作，成立鉴定小组，鉴定小组成员由档案管理部门、相关业务部门和法律部门的人员组成。2.鉴定小组应根据档案资料的鉴定原则和标准，对档案资料进行逐一鉴定，确定其是否需要销毁。3.鉴定结果应形成鉴定报告，经公司领导审批后执行。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案资料，应编制档案资料销毁清单，注明档案资料的名称、编号、数量、日期等信息。2.档案资料的销毁应在档案管理部门的监督下进行，销毁方式可以采用焚烧、粉碎、删除等。3.档案资料销毁后，应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。十、监督和检查（一）内部评审1.档案管理部门应定期对本制度的执行情况进行内部评审，检查制度的有效性和适应性。2.内部评审应邀请相关部门和人员参加，收集意见和建议，对制度进行修订和完善。（二）法律审核1.本制度应经过公司法律部门的审核，确保制度的内容符合国家法律法规和政策要求。2.法律部门应根据法律法规的变化和公司实际情况，及时对制度进行修订和完善。（三）相关部门反馈1.各部门在执行本制度过程中，如发现问题或有意见和建议，应及时向档案管理部门反馈。2.档案管理部门应根据相关部门的反馈意见，对制度进行修订和完善。十一、实施计划（一）宣传培训阶段（[具体时间区间1]）1.组织公司全体员工学习本制度，了解档案资料管理的重要性和具体要求。2.对档案管理人员进行专项培训，提高其业务水平和管理能力。（二）清理整顿阶段（[具体时间区间2]）1.各部门对本部门的档案资料进行全面清理和整理，按照本制度的要求进行分类、编号和归档。2.档案管理部门对各部门移交的档案资料进行审核和检查，对不符合要求的档案资料要求整改后重新移交。（三）规范管理阶段（[具体时间区间3]起长期执行）1.按照本制度的要求，建立健全档案资料管理制度和工作流程，实现档案资料管理的规范化、标准化和科学化。2.定期对档案资料管理工作进行检查和评估，及时发现问题并加以解决，不断提高档案资料管理水平。十二、培训方案（一）培训目标1.使公司全体员工了解档案资料管理的重要性和意义，增强档案意识。2.使档案管理人员熟悉档案资料管理的业务知识和操作技能，提高管理水平。（二）培训内容1.档案资料管理的法律法规和政策要求。2.本制度的主要内容和工作流程。3.档案资料的分类、编号、整理、归档、保管、利用和销毁等业务知识和操作技能。4.档案信息化管理的基本知识和应用技巧。（三）培训方式1.集中培训：组织公司全体员工或档案管理人员参加集中培训，由档案管理部门或专业人员进行授课。2.现场指导：档案管理部门的人员到各部门进行现场指导，帮助员工解决实际工作中遇到的问题。3.在线学习：利用公司内部网络平台，提供档案资料管理的相关学习资料和视频教程，供员工自主学习。（四）培训时间和地点1.集中培训：根据公司的工作安排，定期组织集中培训，培训时间和地点另行通知。2.现场指导：根据各部门的需求，安排