物业合同管理制度

物业合同管理制度1.目的和适用范围本制度的目的是规范和管理企业的物业合同，确保合同的签订、执行和结案流程符合法律法规，并能够满足企业的生产管理需求。适用范围包含全部与物业合同有关的事项。2.定义和缩写物业合同：指企业与第三方机构或个人签订的与物业相关的合同，包含租赁合同、维护和修理合同、保洁合同等。物业管理部门：指负责管理和协调企业物业事务的部门。合同申请人：指需要签订或停止物业合同的相关部门或个人。合同执行人：指负责物业合同执行和监督的相关部门或个人。3.合同签订流程3.1合同需求申请—合同申请人依据实际需求填写《物业合同需求申请表》，包含合同类型、合同对象、合同期限、合同费用等信息。—合同申请人应将申请表提交给物业管理部门，并附上相关支持文件，如需求说明、价格比较等。3.2合同审批—物业管理部门收到合同需求申请后，进行审批。审批内容包含合同的合法性、合理性和风险评估等。—物业管理部门依据审批结果，向合同申请人提出修改看法或者批准申请。3.3合同签订—合同申请人在获得审批通过后，依据企业规定选择合同执行人。—合同执行人与合同申请人协商，就合同条款进行商讨，并达成全都。—确定合同条款后，合同执行人与合同对象进行合同签订。3.4合同备案—合同签订后，合同执行人将合同副本提交物业管理部门进行备案。—物业管理部门应及时归档和整理合同备案料子，并对合同的履行情况进行监督和检查。4.合同执行流程4.1合同履行监督—合同执行人应定期对合同的履行情况进行监督和检查，确保合同各方依照商定履行合同义务。—合同执行人应及时处理合同履行中的问题和纠纷，并记录处理过程和结果。4.2合同更改—若有必需修改合同内容，合同执行人应与合同对象进行协商，并签订更改协议。—合同执行人应将更改协议提交给物业管理部门进行备案，并通知相关部门或个人。4.3合同停止—若合同期满或双方协议停止合同，合同执行人应通知物业管理部门进行相关处理。—物业管理部门应办理合同结案手续，包含归档相关料子、结清费用等。5.合同管理与评估5.1合同跟踪与提示—物业管理部门应建立合同管理系统，对全部存在的物业合同进行跟踪与提示，避开合同失效或遗忘。5.2合同评估与优化—物业管理部门应定期对物业合同进行评估与优化。—评估内容包含合同履行情况、合同费用合理性、合同风险评估等。—物业管理部门应提出合同优化建议，并与合同执行人进行沟通和落实。6.违约处理6.1合同违约责任—若合同的任何一方违反合同商定，应承当相应的违约责任。—物业管理部门应及时记录违约情况，并进行调查和处理。6.2违约处理措施—物业管理部门依据合同商定采取相应的违约处理措施，如罚款、解除合同等。—物业管理部门应与合同执行人一起进行违约处理的协调和落实。7.附件物业合同需求申请表：用于合同申请人提交物业合同需求的申请表格，包含合同类型、合同对象、合同期限、合同费用等信息。8.相关责任和流程图物业管理部门应订立相关责任细则和流程图，明确各个部门和个人的职责和协作关系，确保合同管理流程的顺利进行。9.监督和考核监督：物业管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行监督和检查，发现问题及时整改和解决。考核：物业管理部门应依据合同管理的绩效和效率进行考核，建立绩效评估体系，并依据考核结果进行奖惩。10.修订和生效本规章制度由物业管理部门负责修订，并报相关部门审批后生效。任何对本制度的修订或增补应经过规定的程序，并及时通知相关部门或个人。以上